Kuidas alustada sündmuste korraldamise ettevõtet: praktiline juhend

Sündmuste korraldamise ettevõtte alustamiseks otsusta, millist tüüpi üritusi korraldad, saa praktilist kogemust ja usaldusväärsete partnerite võrgustik, pane paika selged paketid ja hinnad ning kaitse end kirjalike lepingute ja ettemaksudega. Leia esimesed kliendid oma võrgustiku, kohtade ja partnerite kaudu ning kasuta iga üritust portfelli ja soovituste kogumiseks.

Sündmuste korraldamine on madala algkuluga, kuid suure panustega: iga üritus toimub ainult üks kord, kindlal kuupäeval, nende inimeste ees, kes sinu palkasid. Organiseeritus ja suhted partneritega on äri tegelikud varad.

Vali oma üritused

Erinevad üritused on sisuliselt peaaegu erinevad ärid:

Alusta seal, kus sul on juba kontakte või kogemust. Paljud korraldajad alustavad ürituse päeva koordineerimisega: klient planeerib, sina juhid päeva. See on madalama riskiga, kiiremini müüdav ja koostab portfelli kiiresti.

Saa kogemus ja loo partnerite võrgustik

Su kliendid ostavad tegelikult ligipääsu sinu otsustusvõimele ja sinu partneritele. Arenda mõlemat:

• Tööta või abista üritustel — korraldajale, kohale, cateringifirmale või vabatahtlikel üritustel.
• Kohtu partneritega: kohad, cateringifirmad, lillepoed, fotograafid, muusikud, rendifirmad, dekoraatorid, transport. Külasta neid, küsi, kuidas nad korraldajatega töötavad, ja pane tähele, kes on usaldusväärne.
• Pea partnerite nimekirja kontaktandmetega, hinnavahemikega, mahutavusega, tarneaegadega ja märkmetega igalt üritualt.
• Õpi logistikat: ajakavad, ürituse käigu dokumendid, põrandaplaanid, sisse- ja väljatoomine ning tegevus, kui midagi läheb valesti.

Suuremate või avalike ürituste puhul küsi kohalikult ohutusplaanide, lubade, alkoholi ja müra reeglite ning rahvamahutavuse kohta. Need erinevad kohati ja kohad saavad sageli öelda, mida nad vajavad.

Otsusta, kuidas tasu küsid

Levinud lähenemised:

• Kindel paketitasu — näiteks täielik planeerimine, osaline planeerimine, ürituse päeva koordineerimine. Kliendile on lihtne aru saada.
• Protsent üritusele eraldatud eelarvest — skaleerub suurusega, kuid kliendid võivad tunda, et see premeerib liigset kulutamist.
• Tunnipõhine — sobib konsultatsiooni ja väikeste ülesannete jaoks; täieliku planeerimise puhul on raske ette ennustada.
• Hübriid — põhitasu pluss tunnipõhine lisatöö.

Arvuta oma hind ürituse tegelikest tundidest: kohtumised, kohakülastused, partneritega suhtlemine, muudatused, ürituse päev ise (sageli väga pikk) ja lõpetamine. Ole läbipaistev partnerite vahendustasude suhtes — ütle kirjalikult, kas sa neid saad.

Lepingud, ettemaksud ja kindlustus

Enda kaitsmine on siin olulisem kui paljudes teenindusettevõtetes, sest tühistatud või ebaõnnestunud üritus võib maksma minna kalliks:

• Leping igale kliendile, mis katab ulatust, tasusid, makseplaani, väljajäävat, tühistamist ja edasilükkamist ning vastutust. Lase nõustajal oma mall üle vaadata.
• Mittetagastatav ettemaks enne töö alustamist ning ülejäänud tasu enne üritust.
• Partnerite lepingud — ole selge, kelle nime peal need on ja kes maksab tühistamistasud.
• Kindlustus — küsi oma olukorra jaoks avaliku vastutuse ja kutsealase vastutuskindlustuse kohta ning julgusta kliente kaaluma ürituse kindlustust.
• Ettevõtte registreerimine ja maksud — kontrolli kohalikke reegleid ja räägi raamatupidajaga.

Seadista oma planeerimissüsteem

Igal üritusel on sadu väikeseid otsuseid ja kuupäevi. Vajad:

• Kliendikirjeid — kontaktid, ürituse kuupäev, koht, eelarve, külaliste arv, eelistused.
• Ajakavasid — mis peab millal juhtuma, alates ürituse kuupäevast tagasi.
• Eelarveid — hinnang versus tegelik kulu, igal partneril eraldi.
• Partnerite broneeringuid — kes on kinnitatud, kas ettemakse on tasutud, saabumisaeg ürituse päeval.
• Külaliste haldust — kutsed, vastused, toitumisvajadused, istumiskord.
• Ürituse käik — minutipõhine päevaplaan, mis on jagatud iga partneriga.

Tabelid ja jagatud dokumendid toimivad mõne ürituse korraga. Kasvades aitavad CRM päringute haldamiseks ja kliendiportaal, kus kliendid näevad otsuseid, eelarveid ja ajakavasid, vähendada edasi-tagasi suhtlust. Osavõtmiste ja piletitega ürituste jaoks vaata kuidas ehitada ürituse registreerimise lehte.

Leia esimesed kliendid

• Sinu võrgustik — sõbrad, kolleegid ja kogukonnagrupid.
• Kohad — paljudel on soovitatud korraldajate nimekiri. Tee kohas hea töö ja palu end sinna lisada.
• Partnerid — fotograafid ja lillepoed kohtavad sageli kliente enne korraldajat. Suuna töid mõlemas suunas.
• Portfelli veebileht päris ürituste fotodega (loaga), sinu pakettide või alushindadega ning päringuvormiga.
• Ettevõtete kontaktid — kontorijuhid ja personaliosakonnad, kes korraldavad üritusi kõrvalise tööna ja annaksid need hea meelega edasi.

Vasta päringutele kiiresti. Inimesed, kes planeerivad üritust, võtavad ühendust mitme korraldajaga korraga.

Juhi ürituse päeva

Päev ise on koht, kus su maine sünnib. Mõned harjumused aitavad:

• Kinnita iga partner paar päeva ette: saabumisaeg, ligipääs, kontakt päeval ja see, mida nad kaasa toovad.
• Jaga üks ürituse käik kõigiga, nimede ja telefoninumbritega, ning hoia trükitud koopiaid, kui telefonid tühjaks saavad.
• Käi koht varakult läbi, et kontrollida paigutust, elektrit, märke, ligipääsetavust ja kohaletoimetamise ala.
• Kaasa hädaabikomplekt: teip, käärid, nõelad, laadijad, pliiatsid, esmaabi tarvikud, varukaablid ja see, mida su üritustel tavaliselt otsa saab.
• Ühel kontaktisikul kliendi jaoks, et ta ei oleks tõmmatud probleemidesse, mida ta ei pea teadma.
• Hoia üritusel märkmeid, mis töötas ja mis ei töötanud, ning millised partnerid olid suurepärased või hilinesid.

Pärast üritust saada tänukiri, tasu partnerite saldod ja palu tagasisidet ning luba fotode kasutamiseks. Lühike sisemine kokkuvõte pärast iga üritust — mida korrata, mida muuta — on see, kuidas su protsess paraneb.

Levinud vead

• Alustamine ilma lepingu või ettemaksuta.
• Iga ürituse tüübi vastuvõtmine, nii et sa ei arenda kunagi oskusi ega partnerite sügavust.
• Tundide alahindamine, eriti ürituse päeval ja viimase hetke muudatustel.
• Varuplaani puudumine ilmastiku, partnerite mitteilmumise või haigestumise jaoks — sealhulgas enda oma.
• Kõige hoidmine peas või postkastis, nii et detailid kaovad, kui võtad rohkem üritusi.
• Partnerite tasumine kliendi eest, kui kliendi raha pole käes.

Kus Mythex sobib

Mythex on tehisintellektil põhinev rakendusehitaja: kirjeldad, mida vajad, lihtsas keeles ning see ehitab veebirakenduse koos andmebaasiga, mida saab eelvaadata ja avaldada avaliku lingina. Sündmuste korraldaja võib ehitada maandusleht päringute jaoks, pulmakorraldaja CRM-i liidide ja broneeringute jaoks, kliendiportaali ajakavade ja eelarvete jaoks või osavõtulehe konkreetsele üritusele. Alustamine on tasuta; Pro-plaan lisab kohandatud domeenid, nii et ürituse leht saab oma aadressi.

Küsimused