Kako začeti podjetje za organizacijo dogodkov: praktični vodnik

Za začetek podjetja za organizacijo dogodkov izberite vrsto dogodkov, ki jih boste organizirali, pridobite praktične izkušnje in mrežo zanesljivih dobaviteljev, določite jasne pakete in cene ter se zaščitite s pisnimi pogodbami in predplačili. Prve stranke pridobite prek svojega kroga poznanstev, lokacij in dobaviteljev, vsak dogodek pa uporabite za gradnjo portfelja in priporočil.

Začetni stroški organizacije dogodkov so nizki, vloge pa visoke: vsak dogodek se zgodi enkrat, na določen datum, pred ljudmi, ki so vas najeli. Prave vrednosti podjetja sta organizacija in odnosi z dobavitelji.

Izberite svoje dogodke

Različni dogodki so skoraj različna podjetja:

Začnite tam, kjer že imate stike ali izkušnje. Mnogi organizatorji začnejo s koordinacijo na dan dogodka: stranka pripravi dogodek, vi pa vodite dan. To je manj tvegano, hitreje se proda in hitro gradi portfelj.

Pridobite izkušnje in zgradite mrežo dobaviteljev

Vaše stranke v resnici kupujejo dostop do vaše presoje in vaših dobaviteljev. Gradite oboje:

• Delajte ali pomagajte pri dogodkih — za organizatorja, lokacijo, cateringa ali pri prostovoljnih dogodkih.
• Spoznajte dobavitelje: lokacije, cateringe, cvetličarje, fotografe, glasbenike, podjetja za najem opreme, dekoraterje, prevoz. Obiščite jih, vprašajte, kako radi delajo z organizatorji, in zapišite, kdo je zanesljiv.
• Vodite seznam dobaviteljev s kontaktnimi podatki, cenovnimi razponi, zmogljivostjo, dobavnimi roki in zapiski z vsakega dogodka.
• Naučite se logistike: časovnice, dokumente o poteku dogodka, načrte prostorov, dostavo in odvoz opreme ter kaj storiti, ko gre kaj narobe.

Za večje ali javne dogodke se lokalno pozanimajte o načrtih varnosti, dovoljenjih, pravilih o alkoholu in hrupu ter o največjem številu obiskovalcev. To se razlikuje od kraja do kraja, lokacije pa vam lahko pogosto povedo, kaj potrebujejo.

Odločite se, kako boste zaračunavali

Pogosti pristopi:

• Paušalna cena paketa — npr. popolna organizacija, delna organizacija, koordinacija na dan dogodka. Strankam jo je enostavno razumeti.
• Odstotek proračuna dogodka — raste z velikostjo, vendar lahko stranke menijo, da nagrajuje porabo.
• Na uro — primerno za svetovanje in manjše naloge; težko predvidljivo za celotno organizacijo.
• Kombinacija — osnovna cena plus urna postavka za dodatke.

Ceno določite na podlagi ur, ki jih dogodek dejansko vzame: sestanki, ogledi prostora, klici z dobavitelji, popravki, sam dan dogodka (pogosto zelo dolg) in zaključek. Bodite pregledni glede provizij dobaviteljev — pisno navedite, ali jih prejemate.

Pogodbe, predplačila in zavarovanje

Zaščita je tukaj pomembnejša kot pri mnogih storitvenih dejavnostih, ker je preklicani ali neuspeli dogodek lahko drag:

• Pogodba za vsako stranko, ki pokriva obseg, cene, načrt plačil, kaj ni vključeno, odpoved in preložitev ter odgovornost. Predlogo naj pregleda svetovalec.
• Neobračunljivo predplačilo, preden začnete z delom, preostanek pa je plačan pred dogodkom.
• Pogodbe z dobavitelji — jasno določite, na čigavo ime so in kdo plača stroške odpovedi.
• Zavarovanje — vprašajte za javno odgovornost in poklicno odgovornost za vašo situacijo ter spodbudite stranke, naj razmislijo o zavarovanju dogodka.
• Registracija podjetja in davki — preverite lokalna pravila in se posvetujte z računovodjem.

Vzpostavite sistem za načrtovanje

Vsak dogodek ima na stotine majhnih odločitev in datumov. Potrebujete:

• Evidenco strank — kontakti, datum dogodka, lokacija, proračun, število gostov, želje.
• Časovnice — kaj mora kdaj biti narejeno, računano nazaj od datuma dogodka.
• Proračune — ocena v primerjavi z dejanskimi stroški po dobavitelju.
• Rezervacije dobaviteljev — kdo je potrjen, kdo ima plačan predujem, ob katerem času pride na dan dogodka.
• Upravljanje gostov — vabila, odzivi, prehranske potrebe, sedežni red.
• Potek dogodka — načrt dneva minuto za minuto, deljen z vsemi dobavitelji.

Preglednice in skupni dokumenti zadostujejo za nekaj dogodkov naenkrat. Ko rastete, CRM za povpraševanja in portal za stranke, kjer stranke vidijo odločitve, proračune in časovnice, zmanjšata pošiljanje sporočil sem ter tja. Za odzive in dogodke s vstopnicami si oglejte kako zgraditi spletno stran za prijavo na dogodek.

Poiščite prve stranke

• Vaš krog poznanstev — prijatelji, sodelavci in skupinam v skupnostih.
• Lokacije — mnoge hranijo seznam priporočenih organizatorjev. Dobro delo na lokaciji in prošnja, da vas dodajo na seznam.
• Dobavitelji — fotografi in cvetličarji pogosto srečajo stranke, preden to stori organizator. Napotujte posle v obe smeri.
• Spletna stran portfelja s fotografijami resničnih dogodkov (s soglasjem), vašimi paketi ali začetnimi cenami in obrazcem za poizvedbe.
• Podjetniški stiki — vodje pisarn in kadrovske službe, ki organizirajo dogodke ob strani in bi jih radi prepustili.

Na poizvedbe odgovorite hitro. Ljudje, ki načrtujejo dogodek, pogosto kontaktirajo več organizatorjev hkrati.

Vodite dan dogodka

Dan sam je tisti, kjer se gradi vaš ugled. Nekaj navad, ki pomagajo:

• Potrdite vsakega dobavitelja nekaj dni prej: čas prihoda, dostop, kontakt na dan dogodka in kaj prinašajo.
• Delite en potek dogodka z vsemi, z imeni in telefonskimi številkami, in hranite natisnjene izvode, če se telefoni izpraznijo.
• Zgodaj obhodite prostor, da preverite razporeditev, električne priključke, označbe, dostopnost in kam gre dostava.
• Imejte komplet za nujne primere: lepilni trak, škarje, zatiče, polnilnike, pisala, prvo pomoč, rezervne kable in tisto, kar se pri dogodkih običajno zmanjka.
• Imejte eno kontaktno osebo za stranko, da ta ni vpletena v težave, o katerih ni treba vedeti.
• Med dogodkom si zapisujte, kaj je delovalo in kaj ne, ter kateri dobavitelji so bili odlični ali zamudili.

Pozneje pošljite zahvalo, poravnajte obveznosti do dobaviteljev in prosite za oceno ter dovoljenje za uporabo fotografij. Kratka notranja analiza po vsakem dogodku — kaj ponoviti, kaj spremeniti — je način, kako izboljšate postopek.

Pogoste napake

• Začetek brez pogodbe ali predplačila.
• Da vsaki vrsti dogodka, zato nikoli ne zgradite strokovnega znanja ali globine dobaviteljev.
• Podcenjevanje ur, zlasti dneva dogodka in sprememb v zadnjem trenutku.
• Brez rezervnega načrta za vreme, dobavitelje, ki ne pridejo, ali bolezen — tudi lastno.
• Vse hranjenje v glavi ali nabiralniku, zaradi česar se podrobnosti izgubijo, ko prevzamete več dogodkov.
• Plačevanje dobaviteljev v imenu stranke, ne da bi imeli denar stranke v roki.

Kje se Mythex prilega

Mythex je AI graditelj aplikacij: opišete, kaj potrebujete, v običajnem jeziku, ta pa zgradi spletno aplikacijo z bazo podatkov, pripravljeno za predogled in objavo na javni povezavi. Organizator dogodkov lahko zgradi pristajalno stran za poizvedbe, CRM za organizatorje porok za potencialne stranke in rezervacije, portal za stranke za časovnice in proračune ali stran za odzive na določen dogodek. Za začetek je brezplačno; paket Pro dodaja domene po meri, tako da ima lahko stran dogodka svoj naslov.

Vprašanja