ఈవెంట్ ప్లానింగ్ వ్యాపారం ఎలా ప్రారంభించాలి: ఒక ప్రాక్టికల్ గైడ్

ఈవెంట్ ప్లానింగ్ వ్యాపారం ప్రారంభించడానికి, మీరు ప్లాన్ చేసే ఈవెంట్ల రకాన్ని ఎంచుకోండి, ప్రత్యక్ష అనుభవం మరియు నమ్మదగిన సప్లయర్ల నెట్‌వర్క్ పొందండి, స్పష్టమైన ప్యాకేజీలు మరియు ధరలు సెట్ చేయండి, మరియు రాతపూర్వక ఒప్పందాలు మరియు డిపాజిట్ల ద్వారా మిమ్మల్ని మీరు రక్షించుకోండి. మీ నెట్‌వర్క్, వేదికలు మరియు సప్లయర్ల ద్వారా మొదటి క్లయింట్లను పొందండి, మరియు ప్రతి ఈవెంట్‌ను పోర్ట్‌ఫోలియో మరియు రిఫరల్స్ నిర్మించడానికి ఉపయోగించండి.

ఈవెంట్ ప్లానింగ్‌కు ప్రారంభ ఖర్చు తక్కువ, కానీ ప్రమాదాలు ఎక్కువ: ప్రతి ఈవెంట్ ఒక్కసారే జరుగుతుంది, ఒక నిర్ణీత తేదీన, మిమ్మల్ని నియమించుకున్న వ్యక్తుల ముందు. వ్యవస్థీకరణ మరియు సప్లయర్ సంబంధాలే వ్యాపారానికి నిజమైన ఆస్తులు.

మీ ఈవెంట్లను ఎంచుకోండి

వివిధ ఈవెంట్లు దాదాపు వేర్వేరు వ్యాపారాలు:

మీకు ఇప్పటికే పరిచయాలు లేదా అనుభవం ఉన్న చోట మొదలుపెట్టండి. చాలా మంది ప్లానర్లు రోజు-సమన్వయంతో మొదలుపెడతారు: క్లయింట్ ప్లాన్ చేస్తారు, మీరు రోజును నడిపిస్తారు. ఇది తక్కువ రిస్క్, త్వరగా అమ్మవచ్చు, మరియు పోర్ట్‌ఫోలియోను వేగంగా నిర్మిస్తుంది.

అనుభవం పొందండి మరియు సప్లయర్ నెట్‌వర్క్ నిర్మించండి

మీ క్లయింట్లు నిజానికి మీ తీర్పు మరియు మీ సప్లయర్లకు యాక్సెస్ కొంటున్నారు. రెండింటినీ నిర్మించండి:

• ఈవెంట్లలో పని చేయండి లేదా సహాయం చేయండి — ప్లానర్, వేదిక, క్యాటరర్ దగ్గర, లేదా వాలంటీర్ ఈవెంట్లలో.
• సప్లయర్లను కలవండి: వేదికలు, క్యాటరర్లు, పూల వ్యాపారులు, ఫోటోగ్రాఫర్లు, సంగీతకారులు, అద్దె కంపెనీలు, డెకరేటర్లు, రవాణా. సందర్శించండి, వారు ప్లానర్లతో ఎలా పనిచేయడానికి ఇష్టపడతారో అడగండి, మరియు ఎవరు నమ్మదగినవారో గమనించండి.
• ప్రతి ఈవెంట్ నుండి సంప్రదింపు వివరాలు, ధర పరిధులు, సామర్థ్యం, లీడ్ టైమ్స్ మరియు గమనికలతో సప్లయర్ జాబితా ఉంచండి.
• లాజిస్టిక్స్ నేర్చుకోండి: టైమ్‌లైన్‌లు, రన్-ఆఫ్-షో డాక్యుమెంట్లు, ఫ్లోర్ ప్లాన్‌లు, లోడ్-ఇన్ మరియు లోడ్-అవుట్, మరియు ఏదైనా తప్పు జరిగితే ఏమి చేయాలి.

పెద్ద లేదా పబ్లిక్ ఈవెంట్ల కోసం, స్థానికంగా భద్రతా ప్రణాళికలు, అనుమతులు, మద్యం మరియు శబ్ద నియమాలు మరియు జనసామర్థ్య పరిమితుల గురించి అడగండి. ఇవి ప్రదేశాన్ని బట్టి మారుతాయి, మరియు వేదికలు తరచుగా తమకు ఏమి కావాలో చెప్పగలవు.

మీరు ఎలా ఛార్జ్ చేస్తారో నిర్ణయించండి

సాధారణ పద్ధతులు:

• ప్యాకేజీ ఫ్లాట్ ఫీజు — ఉదా. పూర్తి ప్లానింగ్, పాక్షిక ప్లానింగ్, రోజు-సమన్వయం. క్లయింట్లకు అర్థం చేసుకోవడం సులభం.
• ఈవెంట్ బడ్జెట్‌లో శాతం — పరిమాణంతో పాటు పెరుగుతుంది, కానీ ఎక్కువ ఖర్చు చేయడానికి ప్రోత్సహిస్తుందని క్లయింట్లకు అనిపించవచ్చు.
• గంట ఆధారంగా — కన్సల్టింగ్ మరియు చిన్న పనులకు సరిపోతుంది; పూర్తి ప్లానింగ్‌కు అంచనా వేయడం కష్టం.
• హైబ్రిడ్ — బేస్ ఫీజు ప్లస్ అదనపు పనులకు గంట రేటు.

ఒక ఈవెంట్ ఎన్ని గంటలు పడుతుందో దాని ఆధారంగా మీ ధర లెక్కించండి: మీటింగ్‌లు, సైట్ సందర్శనలు, సప్లయర్ కాల్స్, సవరణలు, ఈవెంట్ రోజు స్వయంగా (తరచుగా చాలా పొడవు) మరియు ముగింపు పని. ఏదైనా సప్లయర్ కమిషన్ల గురించి పారదర్శకంగా ఉండండి — మీరు వాటిని అందుకుంటారా లేదా అని రాతపూర్వకంగా చెప్పండి.

ఒప్పందాలు, డిపాజిట్లు మరియు బీమా

ఇక్కడ మిమ్మల్ని మీరు రక్షించుకోవడం అనేక సేవా వ్యాపారాల కంటే ఎక్కువ ముఖ్యం, ఎందుకంటే రద్దయిన లేదా విఫలమైన ఈవెంట్ చాలా ఖరీదైనది కావచ్చు:

• ప్రతి క్లయింట్‌కు ఒక ఒప్పందం: పరిధి, ఫీజులు, చెల్లింపు షెడ్యూల్, మినహాయింపులు ఏమిటి, రద్దు మరియు వాయిదా, మరియు బాధ్యత. మీ టెంప్లేట్‌ను సలహాదారు తనిఖీ చేయాలి.
• నాన్-రీఫండబుల్ డిపాజిట్, మీరు పని ప్రారంభించే ముందు, మరియు ఈవెంట్ ముందు బ్యాలెన్స్.
• సప్లయర్ ఒప్పందాలు — అవి ఎవరి పేరులో ఉన్నాయో మరియు రద్దు ఫీజులు ఎవరు చెల్లిస్తారో స్పష్టంగా ఉండాలి.
• బీమా — మీ పరిస్థితికి పబ్లిక్ లయబిలిటీ మరియు ప్రొఫెషనల్ ఇండెమ్నిటీ గురించి అడగండి, మరియు క్లయింట్లు ఈవెంట్ బీమాను పరిశీలించమని ప్రోత్సహించండి.
• వ్యాపార నమోదు మరియు పన్ను — స్థానిక నియమాలను తనిఖీ చేయండి మరియు అకౌంటెంట్‌ను సంప్రదించండి.

మీ ప్లానింగ్ వ్యవస్థను సెట్ చేయండి

ప్రతి ఈవెంట్‌కు వందల కొద్దీ చిన్న నిర్ణయాలు మరియు తేదీలు ఉంటాయి. మీకు ఇవి కావాలి:

• క్లయింట్ రికార్డులు — సంప్రదింపులు, ఈవెంట్ తేదీ, వేదిక, బడ్జెట్, అతిథుల సంఖ్య, ప్రాధాన్యతలు.
• టైమ్‌లైన్‌లు — ఏమి ఎప్పుడు జరగాలి, ఈవెంట్ తేదీ నుండి వెనక్కి లెక్కించి.
• బడ్జెట్‌లు — ప్రతి సప్లయర్‌కు అంచనా వర్సెస్ వాస్తవం.
• సప్లయర్ బుకింగ్‌లు — ఎవరు నిర్ధారించారు, డిపాజిట్ చెల్లించారా, రోజున వారి రాక సమయం.
• అతిథుల నిర్వహణ — ఆహ్వానాలు, RSVPలు, ఆహార అవసరాలు, సీటింగ్.
• రన్ ఆఫ్ షో — రోజు కోసం నిమిషం నిమిషం ప్లాన్, ప్రతి సప్లయర్‌తో పంచుకున్నది.

కొన్ని ఈవెంట్లకు స్ప్రెడ్‌షీట్లు మరియు షేర్డ్ డాక్యుమెంట్లు పనిచేస్తాయి. మీరు పెరిగేకొద్దీ, విచారణల కోసం CRM మరియు క్లయింట్లు నిర్ణయాలు, బడ్జెట్‌లు మరియు టైమ్‌లైన్‌లు చూడగలిగే క్లయింట్ పోర్టల్ తిరుగు-ముందుకు సంభాషణను తగ్గిస్తాయి. RSVPలు మరియు టికెట్ ఈవెంట్ల కోసం, ఈవెంట్ రిజిస్ట్రేషన్ సైట్ ఎలా నిర్మించాలి చూడండి.

మీ మొదటి క్లయింట్లను కనుగొనండి

• మీ నెట్‌వర్క్ — స్నేహితులు, సహోద్యోగులు మరియు కమ్యూనిటీ గ్రూపులు.
• వేదికలు — చాలా వాటికి సిఫార్సు చేసిన ప్లానర్ల జాబితా ఉంటుంది. ఒక వేదిక దగ్గర మంచి పని చేసి, దానిలో చేరమని అడగండి.
• సప్లయర్లు — ఫోటోగ్రాఫర్లు మరియు పూల వ్యాపారులు తరచుగా ప్లానర్ కంటే ముందే క్లయింట్లను కలుస్తారు. రెండు వైపులా పనిని రిఫర్ చేయండి.
• పోర్ట్‌ఫోలియో వెబ్‌సైట్, నిజమైన ఈవెంట్ల ఫోటోలతో (అనుమతితో), మీ ప్యాకేజీలు లేదా ప్రారంభ ధరలు, మరియు విచారణ ఫారమ్‌తో.
• కార్పొరేట్ సంప్రదింపులు — ఆఫీస్ మేనేజర్లు మరియు HR బృందాలు, వారు పక్క పనిగా ఈవెంట్లు నిర్వహిస్తారు మరియు వాటిని సంతోషంగా అప్పగిస్తారు.

విచారణలకు త్వరగా సమాధానమివ్వండి. ఈవెంట్ ప్లాన్ చేస్తున్న వ్యక్తులు తరచుగా ఒకేసారి అనేక ప్లానర్లను సంప్రదిస్తారు.

ఈవెంట్ రోజును నడపండి

రోజు స్వయంగా మీ ఖ్యాతిని నిర్మిస్తుంది. సహాయపడే కొన్ని అలవాట్లు:

• ప్రతి సప్లయర్‌ను కొన్ని రోజుల ముందు నిర్ధారించండి: రాక సమయం, యాక్సెస్, రోజున సంప్రదింపు, మరియు వారు తెచ్చేది.
• అందరితో ఒకే రన్ ఆఫ్ షో పంచుకోండి, పేర్లు మరియు ఫోన్ నంబర్లతో, ఫోన్లు ఆగిపోతే ప్రింట్ కాపీలు ఉంచండి.
• లేఅవుట్, పవర్, సైనేజ్, యాక్సెసిబిలిటీ మరియు డెలివరీలు ఎక్కడికి వెళ్తాయో తనిఖీ చేయడానికి వేదికను ముందుగానే నడిచి చూడండి.
• అత్యవసర కిట్ తీసుకెళ్లండి: టేప్, కత్తెర, పిన్‌లు, ఛార్జర్లు, పెన్నులు, ప్రథమ చికిత్స సామగ్రి, అదనపు కేబుళ్లు, మరియు మీ ఈవెంట్లలో సాధారణంగా తక్కువగా ఉండేవి.
• క్లయింట్ కోసం ఒకే సంప్రదింపు వ్యక్తి ఉండండి, వారు అవసరంలేని సమస్యల్లో చిక్కుకోకుండా.
• ఈవెంట్ సమయంలో ఏమి పనిచేసింది మరియు ఏమి పనిచేయలేదో, ఏ సప్లయర్లు అద్భుతంగా ఉన్నారో లేదా ఆలస్యం చేశారో నోట్స్ ఉంచండి.

ఆ తర్వాత, ధన్యవాదాల సందేశం పంపండి, సప్లయర్ బ్యాలెన్స్‌లు చెల్లించండి, మరియు రివ్యూ మరియు ఫోటోలు ఉపయోగించడానికి అనుమతి అడగండి. ప్రతి ఈవెంట్ తర్వాత ఒక చిన్న అంతర్గత డిబ్రీఫ్ — ఏమి పునరావృతం చేయాలి, ఏమి మార్చాలి — మీ ప్రక్రియ మెరుగుపడే విధానం.

సాధారణ తప్పులు

• ఒప్పందం లేదా డిపాజిట్ లేకుండా ప్రారంభించడం.
• ప్రతి ఈవెంట్ రకానికి అవును అనడం, దీనివల్ల మీరు నైపుణ్యం లేదా సప్లయర్ లోతును నిర్మించలేరు.
• గంటలను తక్కువగా అంచనా వేయడం, ముఖ్యంగా ఈవెంట్ రోజు మరియు చివరి నిమిషపు మార్పులు.
• వాతావరణం, సప్లయర్ రాకపోవడం లేదా అనారోగ్యం కోసం బ్యాకప్ ప్లాన్ లేకపోవడం — మీ స్వంత అనారోగ్యంతో సహా.
• అన్నీ మీ తలలో లేదా ఇన్‌బాక్స్‌లో ఉంచడం, దీనివల్ల మీరు ఎక్కువ ఈవెంట్లు తీసుకున్నప్పుడు వివరాలు జారిపోతాయి.
• క్లయింట్ తరపున సప్లయర్లకు చెల్లించడం, క్లయింట్ డబ్బు చేతిలో లేకుండా.

Mythex ఎక్కడ సరిపోతుంది

Mythex ఒక AI యాప్ బిల్డర్: మీకు ఏమి కావాలో సాధారణ భాషలో వివరిస్తారు, అది డేటాబేస్‌తో కూడిన వెబ్ యాప్‌ను నిర్మిస్తుంది, ప్రివ్యూ చేసి పబ్లిక్ లింక్‌కు ప్రచురించవచ్చు. ఒక ఈవెంట్ ప్లానర్ విచారణల కోసం ల్యాండింగ్ పేజీ, లీడ్‌లు మరియు బుకింగ్‌ల కోసం వెడ్డింగ్ ప్లానర్ CRM, టైమ్‌లైన్‌లు మరియు బడ్జెట్‌ల కోసం క్లయింట్ పోర్టల్, లేదా ఒక నిర్దిష్ట ఈవెంట్ కోసం RSVP పేజీని నిర్మించవచ్చు. ప్రారంభించడం ఉచితం; Pro ప్లాన్ కస్టమ్ డొమైన్లను జోడిస్తుంది, తద్వారా ఈవెంట్ సైట్ దాని స్వంత చిరునామాలో ఉండగలదు.

ప్రశ్నలు