Kako pokrenuti biznis organizovanja događaja: praktičan vodič

Da biste pokrenuli biznis organizovanja događaja, izaberite vrste događaja koje ćete organizovati, steknite praktično iskustvo i mrežu pouzdanih dobavljača, postavite jasne pakete i cene i zaštitite se pisanim ugovorima i avansima. Prve klijente pridobijte preko mreže, lokacija i dobavljača, a svaki događaj iskoristite za portfolio i preporuke.

Organizovanje događaja ima niske početne troškove, ali visok rizik: svaki događaj se dešava jednom, na određen datum, pred ljudima koji su vas angažovali. Organizacija i odnosi sa dobavljačima su prava imovina biznisa.

Izaberite vrste događaja

Različiti događaji su gotovo različiti biznisi:

Počnite tamo gde već imate kontakte ili iskustvo. Mnogi organizatori počinju sa koordinacijom na dan događaja: klijent planira, a vi vodite dan. To je manje rizično, lakše se prodaje i brzo gradi portfolio.

Steknite iskustvo i izgradite mrežu dobavljača

Vaši klijenti zapravo kupuju pristup vašoj proceni i vašim dobavljačima. Izgradite oboje:

• Radite ili pomažete na događajima — za organizatora, lokaciju, ugostitelja, ili na volonterskim događajima.
• Upoznajte dobavljače: lokacije, ugostitelje, cvećare, fotografe, muzičare, firme za iznajmljivanje, dekoratere, prevoz. Posetite ih, pitajte kako vole da rade sa organizatorima i zabeležite ko je pouzdan.
• Vodite spisak dobavljača sa kontakt podacima, rasponima cena, kapacitetom, rokovima i beleškama sa svakog događaja.
• Naučite logistiku: vremenske planove, dokumenta toka programa, planove prostora, dolazak i odlazak opreme, i šta da radite kada nešto pođe naopako.

Za veće ili javne događaje, lokalno pitajte o planovima bezbednosti, dozvolama, pravilima o alkoholu i buci i kapacitetu prostora. To se razlikuje od mesta do mesta, a lokacije vam često mogu reći šta im treba.

Odlučite kako ćete naplaćivati

Uobičajeni pristupi:

• Fiksni paket — na primer, potpuno planiranje, delimično planiranje, koordinacija na dan događaja. Klijentima je lako da razumeju.
• Procenat budžeta događaja — raste sa veličinom, ali klijenti mogu osetiti da nagrađuje trošenje.
• Po satu — dobro za konsultacije i male zadatke; teško je predvideti za potpuno planiranje.
• Hibrid — osnovna naknada plus satnica za dodatke.

Izračunajte cenu na osnovu sati koje događaj stvarno traje: sastanci, obilasci lokacije, pozivi dobavljačima, revizije, sam dan događaja (često veoma dug) i završne poslove. Budite transparentni u vezi sa provizijama dobavljača — napišite da li ih primate.

Ugovori, avansi i osiguranje

Zaštita je ovde važnija nego u mnogim uslužnim biznisima, jer otkazan ili neuspeo događaj može biti skup:

• Ugovor za svakog klijenta koji pokriva obim, naknade, raspored plaćanja, šta nije uključeno, otkazivanje i odlaganje, i odgovornost. Neka savetnik proveri vaš šablon.
• Bespovratni avans pre nego što počnete rad, a ostatak pre događaja.
• Ugovori sa dobavljačima — budite jasni na čije ime su i ko plaća troškove otkazivanja.
• Osiguranje — raspitajte se o osiguranju javne odgovornosti i profesionalnoj odgovornosti za vašu situaciju, i podstaknite klijente da razmotre osiguranje događaja.
• Registracija biznisa i porez — proverite lokalna pravila i razgovarajte sa računovođom.

Postavite sistem za planiranje

Svaki događaj ima stotine sitnih odluka i datuma. Potrebno vam je:

• Evidencija klijenata — kontakti, datum događaja, lokacija, budžet, broj gostiju, želje.
• Vremenski planovi — šta mora da se desi kada, računajući unazad od datuma događaja.
• Budžeti — procena naspram stvarnog, po dobavljaču.
• Rezervacije dobavljača — ko je potvrđen, da li je avans plaćen, vreme dolaska na dan događaja.
• Upravljanje gostima — pozivnice, potvrde dolaska, ishrana, raspored sedenja.
• Tok programa — plan dana minut po minut, podeljen sa svakim dobavljačem.

Tabele i zajednički dokumenti rade za nekoliko događaja odjednom. Kako rastete, CRM za upite i klijentski portal na kome klijenti vide odluke, budžete i vremenske planove smanjuju dopisivanje. Za potvrde dolaska i događaje sa ulaznicama pogledajte kako napraviti sajt za prijavu na događaj.

Nađite prve klijente

• Vaša mreža — prijatelji, kolege i zajednice.
• Lokacije — mnoge vode spisak preporučenih organizatora. Dobro odradite posao na jednoj lokaciji i zamolite da budete na njihovom spisku.
• Dobavljači — fotografi i cvećari često upoznaju klijente pre organizatora. Preporučujte posao u oba smera.
• Sajt portfolija sa fotografijama stvarnih događaja (uz dozvolu), vašim paketima ili početnim cenama i formom za upit.
• Korporativni kontakti — menadžeri kancelarija i HR timovi koji organizuju događaje kao sporedan posao i rado bi ih predali.

Odgovarajte na upite brzo. Ljudi koji planiraju događaj često se jave većem broju organizatora istovremeno.

Vodite dan događaja

Sam dan je mesto gde se gradi reputacija. Nekoliko navika koje pomažu:

• Potvrdite svakog dobavljača nekoliko dana ranije: vreme dolaska, pristup, kontakt na dan događaja i šta donose.
• Podelite jedan tok programa sa svima, sa imenima i brojevima telefona, i ponesite štampane kopije u slučaju da telefoni ostanu bez baterije.
• Obiđite lokaciju rano da proverite raspored, struju, oznake, pristupačnost i gde stižu isporuke.
• Ponesite komplet za hitne slučajeve: traku, makaze, igle, punjače, olovke, prvu pomoć, rezervne kablove i ono što vaši događaji obično ostanu bez.
• Imajte jednu tačku kontakta za klijenta, da ne bude uvučen u probleme koje ne mora da zna.
• Beležite tokom događaja šta je radilo, šta nije, i koji dobavljači su bili izvrsni ili kasnili.

Nakon događaja pošaljite zahvalnicu, izmirite račune dobavljačima i zamolite za recenziju i dozvolu da koristite fotografije. Kratak interni pregled posle svakog događaja — šta ponoviti, šta promeniti — način je na koji se vaš proces poboljšava.

Česte greške

• Početak bez ugovora ili avansa.
• Prihvatanje svake vrste događaja, pa nikada ne gradite stručnost ni dubinu kod dobavljača.
• Potcenjivanje sati, naročito dana događaja i poslednjih promena.
• Nema rezervnog plana za vremenske uslove, dobavljače koji ne dođu ili bolest — uključujući vašu.
• Čuvanje svega u glavi ili u sandučetu, pa detalji nestaju kako preuzimate više događaja.
• Plaćanje dobavljača u ime klijenta bez novca klijenta u ruci.

Gde se Mythex uklapa

Mythex je AI alat za pravljenje aplikacija: opišete šta vam treba običnim jezikom, a on napravi web aplikaciju sa bazom podataka, spremnu za pregled i objavljivanje na javnom linku. Organizator može napraviti stranicu za upite, CRM za venčanja za potencijalne klijente i rezervacije, klijentski portal za vremenske planove i budžete, ili stranicu za potvrdu dolaska za određeni događaj. Početak je besplatan; plan Pro dodaje prilagođene domene, pa sajt događaja može imati sopstvenu adresu.

Pitanja