Kā sākt pasākumu organizēšanas biznesu: praktisks ceļvedis

Lai sāktu pasākumu organizēšanas biznesu, izvēlies pasākumu veidus, ar kuriem strādāsi, iegūsti praktisko pieredzi un uzticamu piegādātāju tīklu, nosaki skaidrus paketes un cenas un aizsargā sevi ar rakstiskiem līgumiem un avansiem. Pirmos klientus piesaisti caur savu tīklu, norises vietām un piegādātājiem, un katru pasākumu izmanto portfolio veidošanai un ieteikumiem.

Pasākumu organizēšanai ir zemas sākuma izmaksas, bet lielas likmes: katrs pasākums notiek vienreiz, noteiktā datumā, cilvēku priekšā, kuri tevi pieaicinājuši. Organizācija un attiecības ar piegādātājiem ir īstie biznesa aktīvi.

Izvēlies savus pasākumus

Dažādi pasākumi ir gandrīz atšķirīgi biznesi:

Sāc tur, kur jau ir kontakti vai pieredze. Daudzi organizētāji sāk ar pasākuma dienas koordināciju: klients plāno, un tu vadi dienu. Tas ir mazāk riskants, ātrāk pārdodams un ātri veido portfolio.

Iegūsti pieredzi un izveido piegādātāju tīklu

Tavi klienti patiesībā pērk piekļuvi tavam spriedumam un tavajiem piegādātājiem. Veido abus:

• Strādā vai palīdzi pasākumos — organizētājam, norises vietai, ēdināšanas uzņēmumam vai brīvprātīgo pasākumos.
• Iepazīsties ar piegādātājiem: norises vietām, ēdināšanu, ziediem, fotogrāfiem, mūziķiem, nomas uzņēmumiem, dekoratoriem, transportu. Apmeklē, jautā, kā viņi strādā ar organizētājiem, un atzīmē, kas ir uzticams.
• Uztur piegādātāju sarakstu ar kontaktiem, cenu diapazoniem, kapacitāti, piegādes termiņiem un piezīmēm no katra pasākuma.
• Apgūsti loģistiku: grafikus, norises plānus, plānus ar izvietojumu, ienākšanu un izkraušanu un to, ko darīt, kad kaut kas noiet greizi.

Lielākiem vai publiskiem pasākumiem pavaicā vietēji par drošības plāniem, atļaujām, alkohola un trokšņa noteikumiem un telpas ietilpību. Tie atšķiras pa vietām, un norises vietas bieži vien var pateikt, kas vajadzīgs.

Izlemj, kā iekasēsi maksu

Biežākās pieejas:

• Fiksēta paketes maksa — piemēram, pilna plānošana, daļēja plānošana, pasākuma dienas koordinācija. Klientiem viegli saprast.
• Procents no pasākuma budžeta — mērogojas ar pasākuma lielumu, bet klienti var justies, ka tas atalgo par tēriņiem.
• Stundas likme — piemērota konsultācijām un maziem uzdevumiem; grūti paredzama pilnai plānošanai.
• Hibrīds — pamatmaksa plus stundas likme papildu darbiem.

Nosaki cenu no stundām, ko pasākums reāli prasa: sanāksmes, apskates, zvanus piegādātājiem, labojumus, pašu pasākuma dienu (bieži ļoti garu) un noslēgumu. Esi atklāts par jebkādām piegādātāju komisijām — rakstiski norādi, vai tās saņem.

Līgumi, avansi un apdrošināšana

Sevis aizsardzība šeit ir svarīgāka nekā daudzos pakalpojumu biznesos, jo atceltu vai neizdevušos pasākumu var būt dārgi izmaksāt:

• Līgums katram klientam, kas aptver apjomu, maksas, maksājumu grafiku, to, kas nav iekļauts, atcelšanu un pārcelšanu, un atbildību. Lūdz speciālistu pārbaudīt tavu sagatavi.
• Neatmaksājams avanss pirms darba sākšanas un atlikums pirms pasākuma.
• Piegādātāju līgumi — esi skaidrs, kura vārdā tie ir un kas maksā atcelšanas maksas.
• Apdrošināšana — pajautā par civiltiesisko atbildību un profesionālo atbildību tavai situācijai, un mudini klientus apsvērt pasākuma apdrošināšanu.
• Uzņēmuma reģistrācija un nodokļi — pārbaudi vietējos noteikumus un konsultējies ar grāmatvedi.

Izveido savu plānošanas sistēmu

Katrā pasākumā ir simtiem nelielu lēmumu un datumu. Tev vajag:

• Klientu ieraksti — kontakti, pasākuma datums, norises vieta, budžets, viesu skaits, vēlmes.
• Grafiki — kas jāizdara kad, sākot no pasākuma datuma atpakaļ.
• Budžeti — plānotais pret faktisko, pa piegādātājiem.
• Piegādātāju rezervācijas — kas apstiprināts, kāds avanss samaksāts, kad ierodas pasākuma dienā.
• Viesu pārvaldība — uzaicinājumi, atbildes, uztura vajadzības, sēdvietu kārtošana.
• Pasākuma norises plāns — minūtes pa minūtei plāns dienai, kopīgs ar katru piegādātāju.

Tabulas un kopīgi dokumenti strādā dažiem pasākumiem vienlaikus. Kad aug, CRM pieprasījumiem un klientu portāls, kur klienti redz lēmumus, budžetus un grafikus, samazina pārmaiņus e-pastus. Atbildēm un biļetētiem pasākumiem skati kā izveidot pasākumu reģistrācijas vietni.

Atrodi pirmos klientus

• Tavs tīkls — draugi, kolēģi un kopienu grupas.
• Norises vietas — daudzas glabā ieteicamo organizētāju sarakstu. Veic labu darbu norises vietā un lūdz tikt iekļauts sarakstā.
• Piegādātāji — fotogrāfi un ziedu veidotāji bieži satiek klientus pirms organizētāja. Sniedz savstarpējus ieteikumus.
• Portfolio vietne ar reālu pasākumu fotogrāfijām (ar atļauju), tavām paketēm vai sākuma cenām un pieteikuma formu.
• Korporatīvie kontakti — biroju vadītāji un personāla nodaļas, kas organizē pasākumus kā papildu darbu un labprāt to nodotu citiem.

Atbildi uz pieteikumiem ātri. Cilvēki, kas plāno pasākumu, bieži sazinās ar vairākiem organizētājiem vienlaikus.

Vadi pasākuma dienu

Pasākuma diena ir tā, kur veidojas tava reputācija. Dažas ieražas, kas palīdz:

• Apstiprini katru piegādātāju dažas dienas iepriekš: ierašanās laiks, piekļuve, kontaktpersona dienā un ko viņi atnes.
• Dalies ar vienu norises plānu ar visiem, kur ir vārdi un tālruņa numuri, un glabā drukātas kopijas, ja tālruņi nomirst.
• Apskati norises vietu agri, lai pārbaudītu izkārtojumu, elektrību, zīmes, pieejamību un kur ir piegādes.
• Nēsā avārijas komplektu: lenti, šķēres, saspraudes, lādētājus, pildspalvas, pirmās palīdzības līdzekļus, rezerves kabeļus un to, ko tavi pasākumi parasti beidzas.
• Ieviedi vienu kontaktpersonu klientam, lai viņš netiek iesaistīts problēmās, kas viņam nav jāzina.
• Pasākuma laikā glabā piezīmes par to, kas strādāja un kas ne, un kuri piegādātāji bija lieliski vai nokavēja.

Pēc pasākuma nosūti pateicību, norēķinies ar piegādātājiem un lūdz atsauksmi un atļauju izmantot fotogrāfijas. Īsa iekšēja pēcpārskata sanāksme pēc katra pasākuma — kas atkārtot, kas mainīt — ir veids, kā uzlabot procesu.

Biežākās kļūdas

• Sākt bez līguma vai avansa.
• Piekrist katram pasākuma veidam, tāpēc nekad neveido zināšanas vai piegādātāju bāzi.
• Nenovērtēt stundas, īpaši pasākuma dienu un pēdējā brīža izmaiņas.
• Nav rezerves plāna laikapstākļiem, piegādātāju neierašanās vai slimībai — arī pašam sev.
• Viss tiek glabāts galvā vai iesūtnē, tāpēc detaļas pazūd, kad uzņemies vairāk pasākumu.
• Maksāt piegādātājiem klienta vārdā, kamēr klienta nauda vēl nav rokās.

Kur ir Mythex

Mythex ir AI lietotņu veidotājs: apraksti, kas tev vajag, vienkāršā valodā, un tas izveido tīmekļa lietotni ar datubāzi, kuru var priekšskatīt un publicēt uz publisku saiti. Pasākumu organizētājs var izveidot lapu pieteikumiem, kāzu plānotāja CRM potenciālajiem klientiem un rezervācijām, klientu portālu grafikiem un budžetiem vai RSVP lapu konkrētam pasākumam. Sākt ir bez maksas; Pro plāns pievieno pielāgotus domēnus, lai pasākuma vietne būtu savā adresē.

Jautājumi