Das beste CRM für kleine Unternehmen 2026: 7 Tools im Vergleich

Das beste CRM für die meisten kleinen Unternehmen ist HubSpot, wenn Sie ein kostenloses CRM wollen, das leicht zu starten ist und später zu Marketing- und Service-Tools wachsen kann. Pipedrive eignet sich, wenn Ihr Team in einer Vertriebspipeline arbeitet und etwas Einfaches möchte. Zoho CRM ist die Wahl, wenn Sie einen leistungsstarken kostenlosen Tarif für bis zu drei Nutzer und danach günstige Preise wollen. Freshsales ist eine gute Budget-Option, Salesforce passt für Teams, die später tiefe Anpassungen brauchen, monday CRM für Teams, die bereits monday.com nutzen, und Capsule für sehr kleine Teams, die einen schlichten, übersichtlichen Kontaktmanager wollen. Die Preise unten gelten Stand Oktober 2026.

Small-Business-CRMs auf einen Blick

So haben wir verglichen

Wir haben die öffentlich angegebenen Funktionen, Tarife und Preise auf der jeweiligen Preisseite des Anbieters Stand Oktober 2026 verglichen. Wir haben nicht selbst getestet. Preise sind in US-Dollar angegeben, sofern die Seite sie zeigte; monday CRM wurde uns in Euro angezeigt, daher nennen wir Euro. Wo eine Seite keine Zahl zeigte, die wir bestätigen konnten, etwa der Standardpreis von Zoho CRM oder der Starter-Preis von Capsule, haben wir die Zahl weggelassen statt zu raten. CRM-Preise ändern sich oft, und viele Anbieter haben Aktionen, prüfen Sie daher die Seite, bevor Sie kaufen.

Wir haben uns auf das konzentriert, was für ein kleines Unternehmen zählt: ob es einen brauchbaren kostenlosen Tarif gibt, der Preis pro Platz im ersten kostenpflichtigen Tarif, Mindestanzahl an Plätzen und für wen das Tool wirklich gebaut ist.

HubSpot

HubSpots kostenlose Tools sind der häufigste Startpunkt für kleine Unternehmen. Stand Oktober 2026 umfasst der kostenlose Tarif bis zu 2 Nutzer, 1.000 Kontakte und 1.000 Datensätze weiterer Standardobjekte, ohne Zeitlimit. Der Support im kostenlosen Tarif besteht aus Community-Foren, HubSpot Academy und der Wissensdatenbank. Außerdem gibt es einen persönlichen Meeting-Link, der mit HubSpot-Branding erscheint.

Die kostenpflichtigen Starter-Tarife für Sales, Marketing und Service Hub zeigen auf der Preisseite einen Startpreis von 7 $ pro Platz im Monat, mit mehreren Abrechnungsoptionen (monatlich zahlen, monatlich mit Bindung, jährlich zahlen). Die Seite zeigt außerdem 20 $ pro Platz, daher sollten Sie prüfen, an welche Abrechnungsform Ihr Preis gebunden ist.

Geeignet für: Unternehmen, die einen Ort für Kontakte, Deals, E-Mails und später Marketing und Support wollen. Echte Grenzen: Die Begrenzung des kostenlosen Tarifs auf 2 Nutzer und 1.000 Kontakte ist schnell erreicht, und der Sprung vom Starter- zum Professional-Tarif ist groß. Unser Guide HubSpot vs. Salesforce behandelt diesen Kompromiss, und HubSpot-Alternativen listet weitere Optionen auf.

Zoho CRM

Die kostenlose Edition von Zoho CRM ist Stand Oktober 2026 dauerhaft kostenlos für bis zu 3 Nutzer. Sie umfasst bis zu 10 individuelle E-Mail-Vorlagen, Datenexport bis zu 10-mal und 5.000 API-Aufrufe pro Tag. Kostenpflichtige Editionen (Standard und höher) werden pro Nutzer und Monat mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung berechnet. Den genauen Preis in US-Dollar zeigt der Preisrechner der Seite, den wir nicht zuverlässig auslesen konnten, daher haben wir ihn weggelassen.

Geeignet für: kostenbewusste Teams, die viele Funktionen wollen, und Unternehmen, die bereits andere Zoho-Apps nutzen. Echte Grenzen: Es gibt viele Einstellungen und Module, daher dauert die Einrichtung länger als bei Pipedrive oder Capsule. Die Export- und Vorlagenlimits der kostenlosen Edition zählen, wenn Sie Daten oft herausholen wollen.

Pipedrive

Pipedrive basiert auf einer visuellen Vertriebspipeline. Stand Oktober 2026 gibt es keinen kostenlosen Tarif, aber eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Lite kostet 14 US$ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung (168 US$ pro Platz und Jahr), Growth kostet 39 US$, und die höheren Tarife kosten 59 US$ und 79 US$, jeweils pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung. Lite umfasst Lead-, Kalender- und Pipeline-Verwaltung, KI-gestützte Berichtserstellung und mehr als 500 Integrationen. Die vollständige E-Mail-Synchronisation mit Öffnungs- und Klick-Tracking beginnt erst mit Growth.

Geeignet für: kleine Vertriebsteams, deren Arbeitstag darin besteht, Deals voranzubringen. Das Tool ist schnell erlernt. Echte Grenzen: kein kostenloser Tarif, und die E-Mail-Synchronisation, die die meisten Vertriebsteams wollen, ist im günstigsten Tarif nicht enthalten.

Freshsales

Freshsales (Teil von Freshworks) führt einen kostenlosen Tarif, auf der Preisseite waren die Grenzen bei unserer Prüfung jedoch nicht angegeben. Growth, der erste kostenpflichtige Tarif, kostet Stand Oktober 2026 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Es gibt eine 21-tägige Testphase für kostenpflichtige Funktionen.

Geeignet für: kleine Teams, die einen niedrigen Preis pro Platz und einen kostenlosen Tarif zum Start wollen. Echte Grenzen: Die Grenzen des kostenlosen Tarifs wurden auf der Preisseite nicht veröffentlicht, prüfen Sie sie daher in einer Testphase. Die Seite nennt 20 % Ersparnis bei jährlicher Abrechnung, monatliche Abrechnung kostet also mehr als 9 $.

Salesforce

Salesforce Starter Suite kostet Stand Oktober 2026 25 $ pro Nutzer und Monat, mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung und ohne angegebene Obergrenze für Nutzer. Pro Suite startet bei 100 $ pro Nutzer und Monat, jährlich mit Vertrag abgerechnet. Es gibt eine kostenlose Testphase.

Geeignet für: Unternehmen, die in komplexe Vertriebsprozesse, individuelle Objekte und ein großes Ökosystem an Add-ons hineinwachsen wollen, oder die an Firmen verkaufen, die Salesforce erwarten. Echte Grenzen: Der Schritt von Starter zu Pro kostet das Vierfache und erfordert einen Jahresvertrag. Viele kleine Teams nutzen nie das, was Salesforce stark macht. Leichtere Optionen finden Sie unter Salesforce-Alternativen für kleine Unternehmen.

monday CRM

monday CRM ist das Vertriebsprodukt von monday.com und basiert auf denselben Boards. Stand Oktober 2026 gibt es keinen dauerhaften kostenlosen Tarif, nur eine 14-tägige Testphase. Basic kostet 12 € pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 18 € bei monatlicher Abrechnung, jeweils ohne Steuer, und Tarife beginnen bei 3 Plätzen. (Die Seite zeigte uns Euro; in Ihrer Region werden möglicherweise Dollar angezeigt.)

Geeignet für: Teams, die bereits Projekte auf monday.com führen und den Vertrieb auf derselben Plattform wollen, und Teams, die gern eigene Boards bauen. Echte Grenzen: Die Mindestanzahl von 3 Plätzen macht das Tool für eine Solo-Gründerin oder ein Zwei-Personen-Team teuer.

Capsule

Capsule ist ein einfaches CRM für kleine Teams. Der Free-Tarif erlaubt Stand Oktober 2026 250 Kontakte und höchstens 2 Nutzer. Bezahlte Tarife beginnen mit Starter, berechnet pro Nutzer und Monat mit jährlicher Abrechnung. Die Seite zeigte uns keinen Dollarbetrag, daher haben wir ihn weggelassen.

Geeignet für: sehr kleine Unternehmen, die eine übersichtliche Kontaktliste, Aufgaben und eine einfache Pipeline ohne viel Einrichtung wollen. Echte Grenzen: 250 Kontakte im kostenlosen Tarif sind wenig, und es gibt weniger Automatisierungs- und Marketingfunktionen als bei HubSpot oder Zoho.

So wählen Sie

1. Zählen Sie Nutzer und Kontakte. Kostenlose Tarife begrenzen beides. Zwei Personen mit 1.000 Kontakten passen in den kostenlosen HubSpot-Tarif, drei Personen in den kostenlosen Zoho-CRM-Tarif.
2. Kalkulieren Sie die Plätze, die Sie in einem Jahr haben werden, nicht die von heute. Multiplizieren Sie den Preis pro Platz mit Ihrer Teamgröße und prüfen Sie Mindestanzahlen (monday CRM startet bei 3).
3. Prüfen Sie, ob die wichtigste Funktion im Tarif enthalten ist, den Sie kaufen. E-Mail-Synchronisation, Automatisierungen und Berichte liegen oft eine Stufe höher, als Sie erwarten.
4. Testen Sie eine echte Woche in der Testphase. Importieren Sie Ihre tatsächlichen Leads und erledigen Sie Ihre tatsächlichen Nachfass-Aufgaben, bevor Sie zahlen.

Wann ein eigenes CRM sinnvoller ist

Standard-CRMs sind um eine generische Vertriebspipeline herum gebaut: Lead, Kontakt, Deal, gewonnen. Das passt zu vielen Unternehmen. Weniger gut passt es, wenn Ihr Prozess Schritte hat, die das CRM nicht kennt, etwa Vor-Ort-Termine, Aufmaß, Angebote, Montagen und Wartungsverträge, oder wenn Sie für zehn Plätze zahlen und drei Bildschirme nutzen.

In diesen Fällen kann ein kleines individuelles CRM genau die Felder, Phasen und Berichte abbilden, die Sie verwenden. Mit Mythex beschreiben Sie das CRM im Chat, sehen es in einer Live-Vorschau und veröffentlichen es mit einem Klick unter einer URL, wobei bei Bedarf eine Datenbank, ein Login und Dateispeicher hinzukommen. Der kostenlose Tarif gibt 5 Credits pro Tag; Pro startet bei 25 $ im Monat und ergänzt Code-Export, GitHub sowie Android- und iPhone-Apps. Unser Guide So bauen Sie ein CRM führt Schritt für Schritt durch den Prozess.

Der ehrliche Kompromiss: E-Mail-Synchronisation, Sequenzen, Anrufaufzeichnung und einen Marktplatz mit Hunderten Integrationen bekommen Sie nicht direkt mit. Für die meisten kleinen Vertriebsteams ist HubSpot, Pipedrive oder Zoho CRM die schnellere Antwort. Bauen Sie ein eigenes CRM, wenn der Ablauf genau das ist, was die Standardtools falsch machen. Unser Guide Software selbst bauen oder kaufen behandelt diese Entscheidung ausführlicher.

Für wen welches Tool passt

• Kostenlos und einfach zu starten, mit Raum zum Wachsen: HubSpot.
• Kostenlos für drei Nutzer, viele Funktionen: Zoho CRM.
• Vertriebsteam mit Pipeline-Fokus: Pipedrive.
• Niedrigster Preis pro Platz: Freshsales.
• Komplexer Vertriebsprozess steht an: Salesforce.
• Bereits auf monday.com: monday CRM.
• Einfache Kontaktverwaltung für zwei Personen: Capsule.
• Ein Prozess, den kein CRM abdeckt: ein eigenes CRM.

Fazit

Starten Sie mit einem kostenlosen Tarif, HubSpot oder Zoho CRM, und zahlen Sie erst, wenn Sie an eine echte Grenze stoßen, etwa bei Nutzern, Kontakten oder E-Mail-Synchronisation. Wenn Ihr Team in Deals und Phasen denkt, testen Sie Pipedrive. Wählen Sie Salesforce nur, wenn Sie sicher wissen, dass Sie seine Tiefe brauchen, und kalkulieren Sie den nächsten Tarif, bevor Sie sich festlegen. Egal, wofür Sie sich entscheiden: Das CRM funktioniert nur, wenn das Team Anrufe und nächste Schritte tatsächlich erfasst. Wählen Sie also das Tool, das die Leute wirklich nutzen.

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