Как да създадете система за записване в клиника: специалисти, часове, напомняния и поверителност

Система за записване в клиника позволява на пациентите да резервират час при специалист в момент, който наистина е свободен, и дава на персонала ясна картина на деня. За да я изградите, са ви нужни специалисти със собствено работно време, видове прегледи с продължителност, процес на записване, който предотвратява двойни резервации, отказ и пренасрочване, напомняния и защитена зона за персонала. Тази част е стандартно приложение за резервации с няколко правила, специфични за клиниката. Различното е поверителността: данните за прегледите често се смятат за здравна информация, а здравните данни са обхванати от специални закони в много страни. Изяснете кои правила важат за вас, преди в създадената система да попаднат реални данни на пациенти.

Правилата за здравни данни са на първо място

Това ръководство не е правен съвет, а правилата зависят от мястото, където се намирате, и от вида на доставчика, който сте. Ето какво може да се каже със сигурност:

• Правилата за защита на здравните данни съществуват и често се прилагат за планирането на часове. В САЩ HIPAA обхваща много доставчици на здравни услуги и фирмите, които обработват информация за пациенти от тяхно име, а може да изисква подписани споразумения с тези фирми. Във Великобритания и ЕС GDPR третира здравните данни като специална категория с по-строги условия. Много други държави и щати имат собствени правила.
• „Само часове“ може все пак да се смята за здравна информация. Резервация, която показва име на човек, записал се при определен вид специалист, може да разкрие здравна информация.
• Има значение всяка услуга, която се допира до данните: хостингът, базата данни, доставчиците на имейл и SMS, инструментите за анализ и резервните копия.

Преди да започнете, проверете с квалифициран консултант или с професионалната си организация кои правила важат, какви споразумения ви трябват с всеки доставчик и какви мерки за сигурност се изискват. След това изберете инструменти, които изрично поддържат тези изисквания. Ако доставчик не потвърди в писмен вид, че поддържа вашето изискване, приемете, че не го поддържа.

Един практичен начин да намалите риска е да направите системата си тясна: събирайте само това, което е нужно за резервацията, дръжте клиничните подробности извън нея и оставяйте всичко медицинско на система, одобрена за клинични досиета.

Определете формата на системата

• Моментално записване или заявка с потвърждение? Много клиники предпочитат заявки, които регистратурата потвърждава, защото някои видове прегледи изискват проверка първо (насочвания, подходящ специалист, подходящ кабинет или апаратура).
• Кой може да бъде резервиран? Конкретни специалисти или „първият свободен“?
• Нови срещу връщащи се пациенти. На новите пациенти често са нужни по-дълги часове и попълване на входни документи.
• Ресурси. Стаи или апаратура, които ограничават колко прегледа могат да вървят едновременно.
• Плащания. Плащане в клиниката, депозит или застраховка, уредена другаде.
• Телемедицина. Видео прегледите добавят връзка и различно напомняне, а видео инструментът има собствени въпроси за поверителност.

Какво трябва да има системата

Данни

Поддържайте полетата за причината за посещението кратки и незадължителни или ги пропуснете. Журналът за действията на персонала се очаква по много режими за здравни данни и е полезен и сам по себе си.

Страници

• Публични: видове прегледи, избор на специалист или „първият свободен“, свободни часове, минимален формуляр за записване, потвърждение и връзка за отказ или пренасрочване със защитен токен.
• Регистратура: програмата за деня при всички специалисти, потвърждаване или отказ на заявки, преместване на прегледи, отбелязване на пристигания и неявявания, блокиране на време.
• Специалист: собствената му програма за деня и седмицата.
• Администратор: специалисти, работно време, видове прегледи, кабинети, служебни профили.

Права

Пациентите виждат само своите прегледи, през защитена връзка или с вход за пациенти. Регистратурата вижда цялата програма. Специалистите виждат собствения си списък и, евентуално, наличността на колегите без имена на пациенти. Администраторите управляват настройките. Служебните входове трябва да са индивидуални, никога споделена парола, а двуфакторното удостоверяване е разумно подразбиращо се; вижте как да добавите вход в приложението си и двуфакторно удостоверяване.

Трудните части

• Двойни резервации. Проверявайте наличността на сървъра при запис, а не само при зареждане на страницата, и включете ограниченията за кабинетите, ако ги имате.
• Часови зони и летен час. Съхранявайте времената в UTC и ги показвайте в местното време на клиниката.
• Напомняния. Напомнянията намаляват неявяванията, но изискват планирана задача и доставчик на имейл или SMS. Пишете текста на напомнянията общо („Имате час във вторник в 10:00 в клиника Ривърсайд“) и не включвайте специалността на лекаря или причината за посещението. Проверете дали доставчикът на съобщения отговаря на задълженията ви за поверителност. Нашето ръководство за изпращане на имейли от приложението ви разглежда страната на доставчиците.
• Отмени. Определете прозореца за късна отмяна и какво става със освободения час.
• Входни формуляри. Подробните медицински въпросници са клинични данни. Обработвайте ги в система, одобрена за целта, или изобщо не онлайн.

Първа подкана, която работи

Тази подкана създава прототип, с който да тествате процеса, само с измислени данни:

Създай прототип на система за записвания за Riverside Physio, клиника с трима физиотерапевти, като използваш само измислени примерни данни. Видове прегледи: Нова оценка (60 мин), Проследяващ преглед (30 мин), всеки с 10-минутен буфер. Всеки физиотерапевт има собствено работно време и може да блокира време. Пациентите избират вид преглед, физиотерапевт или „първият свободен“, и виждат свободни часове за следващите четири седмици, след което въвеждат само име, имейл и телефон. Новите оценки са заявки, които регистратурата потвърждава; проследяващите прегледи се резервират веднага. Потвърждението включва връзка за отказ и пренасрочване със защитен случаен токен. Регистратурата има дневен изглед за всички физиотерапевти, за да потвърждава заявки, премества прегледи и отбелязва пристигания и неявявания. Физиотерапевтите виждат само собствената си програма. Записвай всяко преглеждане и промяна от персонала в таблица за журнал. Проверявай наличността отново на сървъра при запис. Съхранявай времената в UTC и показвай местното време на клиниката. Спокоен, достъпен дизайн с голям текст.

Стъпки за изграждане

1. Проверете кои правила за поверителност важат и какво изискват от инструментите и доставчиците ви.
2. Направете прототип с измислени данни: видове прегледи, специалисти, работно време, процес на записване.
3. Изгледи за регистратурата и за специалистите.
4. Служебни входове с роли: индивидуални профили и двуфакторно удостоверяване.
5. Журнал за действията на персонала и промените.
6. Връзки за отказ и пренасрочване със защитени токени.
7. Напомняния чрез доставчик, който отговаря на задълженията ви за поверителност.
8. Преглед за достъпност: четим текст, навигация с клавиатура, ясни етикети. Пациенти от всички възрасти и възможности ще го ползват.
9. Преглед за сигурност преди пускане; нашият контролен списък за сигурност за приложения, създадени с ИИ е отправна точка, а не заместител на преглед за спазване на нормативните изисквания.

Чести грешки

• Слагане на реални данни на пациенти в прототип. Използвайте измислени данни, докато системата и доставчиците ѝ не бъдат одобрени за здравни данни.
• Събиране на симптоми и история във формуляра за записване.
• Подробни напомняния. Специалността и причината за посещението не трябва да се виждат в преглед на SMS.
• Споделени служебни входове. Губите следите от действията.
• Проверка на часовете само в браузъра.
• Предположение, че даден инструмент е съвместим само защото е популярен или се ползва от други клиники.

Кога софтуерът за здравно планиране е по-добрият избор

За повечето клиники правилният избор е софтуер за управление на практиката или медицинско планиране, създаден за здравеопазването. Тези продукти обикновено съчетават планирането с досиета на пациенти, фактуриране и застраховка, а много от тях посочват кои правила за поверителност поддържат и подписват споразуменията, които тези правила изискват. Питайте доставчиците директно и получавайте отговорите в писмен вид.

Персонализираната разработка подхожда за по-тесни случаи: публичен формуляр за заявки за часове, който подава данни към съществуващата ви система, вътрешен инструмент за планиране, който не съдържа клинична информация, или здравен продукт, който създавате със съответната правна и нормативна работа зад него.

Изграждане с Mythex

Документацията на Mythex не съдържа твърдения за съответствие с HIPAA или друго законодателство за здравни данни, затова не третирайте приложение, хостнато в Mythex, като отговарящо на тези изисквания. Полезен е за прототипиране: опишете процеса на записване в чата, тествайте го в живия преглед с измислени данни и използвайте /test, за да накарате агента да премине през записване, отказ и пренасрочване. Страницата за случая на употреба „страница за резервации“ в документацията предлага да започнете с формуляр за заявки и административен списък, което добре отговаря на клиника.

Ако системата ще съдържа реални данни на пациенти, потвърдете с консултанта си къде трябва да работи. В Pro можете да експортирате проекта или да го синхронизирате с GitHub (GitHub и експорт) и да го публикувате на инфраструктура, която отговаря на задълженията ви.

Въпроси