Si të ndërtoni një sistem për rezervimin e takimeve në klinikë: specialistët, orari, kujtesat dhe privatësia

Një sistem rezervimi për klinikën i lejon pacientët të rezervojnë me një specialist në një orar që është me të vërtetë i lirë, dhe i jep stafit një pamje të qartë të ditës. Për ta ndërtuar, të duhen specialistë me orarin e tyre, lloje takimesh me kohëzgjatje, një procedurë rezervimi që parandalon dyfishimin e orareve, anulimin dhe riplanifikimin, kujtesat dhe një zonë të mbrojtur për stafin. Kjo pjesë është një aplikacion rezervimi standard me disa rregulla specifike për klinikat. Ajo që është e ndryshme është privatësia: detajet e takimeve shpesh trajtohen si informacion shëndetësor, dhe të dhënat shëndetësore mbulohen nga ligje specifike në shumë vende. Përpara se të futet çfarëdo e dhëne reale e pacientëve në një sistem që ndërtoni, përcaktoni cilat rregulla zbatohen për ju.

Rregullat për të dhënat shëndetësore vijnë së pari

Ky udhëzues nuk është këshillë ligjore, dhe rregullat varen nga vendi ku ndodheni dhe lloji i ofruesit që jeni. Ajo që mund të thuhet me siguri:

• Rregullat për privatësinë e të dhënave shëndetësore ekzistojnë dhe shpesh zbatohen për planifikimin e takimeve. Në SHBA, HIPAA mbulon shumë ofrues shëndetësorë dhe shitësit që trajtojnë informacionin e pacientëve për ta, dhe mund të kërkojë marrëveshje të nënshkruara me këta shitës. Në Mbretërinë e Bashkuar dhe BE, GDPR e trajton të dhënat shëndetësore si kategori të veçantë me kushte më të ashpra. Shumë vende dhe shtete të tjera kanë rregullat e tyre.
• "Vetëm takime" mund të jetë akoma e mbrojtur. Një rezervim që tregon një person me emër që po sheh një lloj të caktuar specialisti mund të zbulojë informacion shëndetësor.
• Çdo shërbim që prek të dhënat ka rëndësi: hostimi, baza e të dhënave, ofruesit e email-eve dhe SMS-ve, mjetet e analitikës dhe kopjet rezervë.

Para ndërtimit, konsultohuni me një këshilltar të kualifikuar ose me organin tuaj profesional për rregullat që zbatohen, marrëveshjet që duhen me secilin shitës dhe masat e sigurisë që kërkohen. Pastaj zgjidhni mjete që mbështesin qartë ato kërkesa. Nëse një shitës nuk thotë me shkrim se e mbështet kërkesën tuaj, supozoni se nuk e mbështet.

Një mënyrë praktike për të zvogëluar rrezikun është ta mbani atë që ndërtoni të ngushtë: mblidhni vetëm atë që i duhet një rezervimi, mbani detajet klinike jashtë tij, dhe lëreni një sistem të miratuar për të dhënat klinike të mbajë çdo gjë mjekësore.

Vendosni formën e sistemit

• Rezervim i menjëhershëm apo kërkesë e konfirmuar? Shumë klinika preferojnë kërkesa që recepsioni i konfirmon, sepse disa lloje takimesh kanë nevojë për kontroll paraprak (referime, specialisti i duhur, dhoma ose pajisja e duhur).
• Kush mund të rezervohet? Specialistë të caktuar, apo "i pari i lirë"?
• Pacientë të rinj kundrejt atyre të rregullt. Pacientët e rinj shpesh kanë nevojë për orare më të gjata dhe dokumente pranimi.
• Burimet. Dhoma ose pajisje që kufizojnë sa takime mund të zhvillohen njëkohësisht.
• Pagesat. Paguhet në klinikë, me depozitë, apo sigurimi trajtohet diku tjetër.
• Telemjekësia. Takimet me video shtojnë një lidhje dhe një kujtesë të ndryshme, dhe mjeti i videos ka pyetjet e veta për privatësinë.

Çfarë i duhet sistemit

Të dhënat

Mbajini fushat e arsyes së vizitës të shkurtra dhe opsionale, ose hiqini fare. Një regjistër auditimi i aksesit të stafit pritet sipas shumë rregullave për të dhënat shëndetësore, dhe është i dobishëm edhe pa to.

Faqet

• Publike: llojet e takimeve, zgjedhja e specialistit ose "i pari i lirë", orare të lira, një formular minimal rezervimi, konfirmimi, dhe një lidhje anulimi ose riplanifikimi me një token të sigurt.
• Recepsioni: orari i sotëm për të gjithë specialistët, konfirmimi ose refuzimi i kërkesave, zhvendosja e takimeve, shënimi i mbërritjeve dhe mungesave, bllokimi i kohës.
• Specialisti: orari i tij për ditën dhe javën.
• Administratori: specialistët, oraret, llojet e takimeve, dhomat, llogaritë e stafit.

Lejet

Pacientët shohin vetëm takimet e tyre, përmes një lidhjeje të sigurt ose një hyrjeje si pacient. Recepsioni sheh orarin e plotë. Specialistët shohin listën e tyre, dhe ndoshta disponueshmërinë e kolegëve pa emrat e pacientëve. Administratorët menaxhojnë cilësimet. Hyrjet e stafit duhet të jenë individuale, kurrë një fjalëkalim i përbashkët, dhe hyrja me dy faktorë është një parazgjedhje e arsyeshme; shih si të shtoni hyrje në aplikacionin tuaj dhe autentikimi me dy faktorë.

Pjesët e vështira

• Dyfishimi i rezervimeve. Kontrolloni disponueshmërinë në server kur ruani, jo vetëm kur hapet faqja, dhe përfshini kufijtë e dhomave nëse i keni.
• Zonat kohore dhe ora veror. Ruajini kohët në UTC dhe shfaqini në orën lokale të klinikës.
• Kujtesat. Kujtesat ulin mungesat, por kanë nevojë për një punë të planifikuar dhe për një ofrues email ose SMS. Mbajeni tekstin e kujtesës të përgjithshëm ("Keni një takim të martën në orën 10:00 në Klinikën Riverside") dhe mos përfshini specialitetin e specialistit ose arsyen e vizitës. Kontrolloni nëse ofruesi i mesazheve përshtatet me detyrimet tuaja për privatësinë. Udhëzuesi ynë për dërgimin e email-eve nga aplikacioni juaj mbulon anën e ofruesit.
• Anulimet. Vendosni dritaren tuaj për anulim të vonë dhe çfarë ndodh me orarin e liruar.
• Formularët e pranimit. Pyetësorët e detajuar mjekësorë janë të dhëna klinike. Trajtojini në një sistem të miratuar për këtë, ose mos i bëni fare online.

Një kërkesë e parë që funksionon

Kjo kërkesë ndërton një prototip për të testuar rrjedhën me vetëm të dhëna të trilluara:

Ndërto një prototip sistemi takimesh për Riverside Physio, një klinikë me tre fizioterapistë, duke përdorur vetëm të dhëna shembull të trilluara. Llojet e takimeve: Vlerësim i ri (60 min), Vizitë vijuese (30 min), secila me një rezervë 10-minutëshe. Çdo fizioterapist ka orarin e vet të punës dhe mund të bllokojë kohë. Pacientët zgjedhin një lloj takimi, një fizioterapist ose "i pari i lirë", dhe shohin orare të lira për katër javët e ardhshme, pastaj shkruajnë vetëm emrin, email-in dhe telefonin. Vlerësimet e reja janë kërkesa që recepsioni i konfirmon; vizitat vijuese rezervohen menjëherë. Konfirmimet përfshijnë një lidhje anulimi dhe riplanifikimi me një token të sigurt të rastësishëm. Recepsioni ka një pamje ditore të të gjithë fizioterapistëve për të konfirmuar kërkesat, për të zhvendosur takimet dhe për të shënuar mbërritjet dhe mungesat. Fizioterapistët shohin vetëm orarin e tyre. Regjistro çdo pamje dhe ndryshim të stafit në një tabelë auditimi. Kontrollo përsëri disponueshmërinë në server kur ruan. Ruaj kohët në UTC dhe shfaq orën lokale të klinikës. Dizajn i qetë dhe i aksesueshëm me tekst të madh.

Hapat e ndërtimit

1. Kontrolloni cilat rregulla privatësie zbatohen dhe çfarë kërkojnë nga mjetet dhe shitësit tuaj.
2. Bëni një prototip me të dhëna të trilluara: llojet e takimeve, specialistët, oraret, rrjedha e rezervimit.
3. Pamjet e recepsionit dhe të specialistit.
4. Hyrje për stafin me role, llogari individuale dhe hyrje me dy faktorë.
5. Regjistri i auditimit i aksesit dhe ndryshimeve të stafit.
6. Lidhjet e anulimit dhe riplanifikimit me token të sigurt.
7. Kujtesat përmes një ofruesi që përshtatet me detyrimet tuaja për privatësinë.
8. Kalim i aksesueshmërisë: tekst i lexueshëm, navigim me tastierë, etiketa të qarta. Pacientë të të gjitha moshave dhe aftësive do ta përdorin.
9. Rishikim sigurie para publikimit; lista e kontrollit të sigurisë për aplikacionet e ndërtuara me AI është një pikënisje, jo zëvendësim i një rishikimi të pajtueshmërisë.

Gabimet e zakonshme

• Vendosja e të dhënave reale të pacientëve në një prototip. Përdorni të dhëna të trilluara deri sa sistemi dhe shitësit e tij të jenë miratuar për të dhëna shëndetësore.
• Mbledhja e simptomave dhe historikut në formularin e rezervimit.
• Kujtesat e detajuara. Specialiteti dhe arsyeja e vizitës nuk i takojnë një paraqitjeje SMS.
• Hyrje të përbashkëta për stafin. Humbet gjurma e auditimit.
• Kontrollimi i orareve vetëm në shfletues.
• Supozimi se një mjet është i pajtueshëm sepse është i njohur ose sepse e përdorin klinika të tjera.

Kur softueri i planifikimit shëndetësor është zgjedhja më e mirë

Për shumicën e klinikave, softueri i menaxhimit të praktikës ose i planifikimit mjekësor i ndërtuar për kujdesin shëndetësor është zgjedhja e duhur. Këta produkte zakonisht e kombinojnë planifikimin me regjistrat e pacientëve, faturimin dhe sigurimin, dhe shumë prej tyre thonë cilat rregullore për privatësinë i mbështesin dhe pranojnë marrëveshjet që kërkojnë ato rregulla. Pyetni shitësit drejtpërdrejt dhe merrni përgjigjet me shkrim.

Një ndërtim i personalizuar i përshtatet rasteve më të ngushta: një formular publik kërkese rezervimi që furnizon sistemin tuaj ekzistues, një mjet i brendshëm planifikimi që nuk mban informacion klinik, ose një produkt shëndetësor që po e ndërtoni me punën e duhur ligjore dhe pajtueshmërisë pas tij.

Ndërtimi me Mythex

Dokumentacioni i Mythex nuk bën pretendime për pajtueshmëri me HIPAA ose me ndonjë rregullore tjetër për të dhënat shëndetësore, ndaj mos e konsideroni një aplikacion të hostuar nga Mythex si të plotësuar këto kërkesa. Ajo që është e dobishme këtu është prototipimi: përshkruani rrjedhën e takimeve në chat, testojeni në pamjen e drejtpërdrejtë me të dhëna të trilluara, dhe përdorni /test që agjenti të klikojë përmes rezervimit, anulimit dhe riplanifikimit. Rasti i përdorimit për faqen e rezervimit në dokumentacion sugjeron të filloni me një formular kërkese dhe një listë për administratorin, që i përshtatet mirë një klinike.

Nëse sistemi do të mbajë të dhëna reale të pacientëve, konfirmoni me këshilltarin tuaj ku duhet të funksionojë. Në Pro mund ta eksportoni projektin ose ta sinkronizoni me GitHub (GitHub dhe eksportimi) dhe ta vendosni në infrastrukturë që plotëson detyrimet tuaja.

Pyetje