Hvernig á að búa til tímapantanakerfi fyrir heilsustofu: meðferðaraðilar, tímar, áminningar og persónuvernd

Tímapantanakerfi fyrir heilsustofu gerir sjúklingum kleift að bóka tíma hjá meðferðaraðila á tíma sem er í raun laus og gefur starfsfólki skýra yfirsýn yfir daginn. Til að byggja slíkt kerfi þarftu meðferðaraðila með eigin vinnutíma, tegundir tíma með lengd, bókunarferli sem kemur í veg fyrir tvöfaldar bókanir, afbókun og endurskipulagningu, áminningar og lokað svæði fyrir starfsfólk. Sá hluti er venjulegt bókunarapp með nokkrum reglum sem eiga við heilsustofur. Það sem er ólíkt er persónuverndin: upplýsingar um tíma eru oft meðhöndlaðar sem heilsufarsupplýsingar og heilsufarsgögn falla undir sérstök lög í mörgum löndum. Finndu út hvaða reglur gilda um þig áður en raunveruleg sjúklingagögn fara í kerfi sem þú smíðar.

Reglur um heilsufarsgögn koma fyrst

Efni þessarar greinar er ekki lögfræðiráðgjöf og reglurnar fara eftir því hvar þú ert og hvers konar þjónustuaðili þú ert. Þetta er óhætt að segja:

• Reglur um persónuvernd heilsufarsgagna eru til og gilda oft um tímabókun. Í Bandaríkjunum nær HIPAA yfir marga heilbrigðisþjónustuaðila og söluaðila sem vinna með upplýsingar sjúklinga fyrir þá, og getur krafist undirritaðra samninga við þá söluaðila. Í Bretlandi og ESB flokkar GDPR heilsufarsgögn sem sérstakan flokk með strangari skilyrðum. Mörg önnur lönd og fylki hafa sínar eigin reglur.
• „Bara tímar“ geta samt talist heilsufarsupplýsingar. Bókun sem sýnir nafn einstaklings hjá tilteknum sérfræðingi getur afhjúpað heilsufarsupplýsingar.
• Sérhver þjónusta sem snertir gögnin skiptir máli: hýsingin, gagnagrunnurinn, tölvupósts- og SMS-þjónustur, greiningartól og afrit.

Áður en þú byrjar að smíða skaltu athuga hjá hæfum ráðgjafa eða fagfélagi þínu hvaða reglur gilda, hvaða samninga þú þarft við hvern söluaðila og hvaða öryggisráðstafanir eru kröfur. Veldu síðan verkfæri sem styðja þær kröfur skýrt. Ef söluaðili segir ekki skriflega að hann styðji kröfu þína, gerðu ráð fyrir að hann geri það ekki.

Ein hagnýt leið til að minnka áhættu er að halda því sem þú smíðar þröngu: safnaðu aðeins því sem bókun þarfnast, hafðu klínískar upplýsingar utan kerfisins og láttu kerfi sem er samþykkt fyrir klínískar skrár geyma allt læknisfræðilegt.

Ákveddu hvernig kerfið á að vera

• Strax bókun eða beiðni sem er staðfest? Margar stofur kjósa beiðnir sem móttakan staðfestir, því sumar tegundir tíma þurfa yfirferð fyrst (tilvísanir, rétti meðferðaraðilinn, rétt herbergi eða búnaður).
• Hvern má bóka? Tiltekna meðferðaraðila eða „fyrsta laus“?
• Nýir á móti þekktum sjúklingum. Nýir sjúklingar þurfa oft lengri tíma og eyðublöð við komu.
• Auðlindir. Herbergi eða búnaður sem takmarkar hversu margir tímar geta verið í gangi á sama tíma.
• Greiðslur. Greitt á stofunni, staðgreiðsla fyrirfram eða tryggingar afgreiddar annars staðar.
• Fjarlæknisþjónusta. Myndsímtalstímar bæta við hlekk og annarri áminningu, og myndsímtalsverkfærið hefur sínar eigin persónuverndarspurningar.

Það sem kerfið þarf

Gögn

Hafðu reiti um ástæðu komu stutta og valfrjálsa, eða slepptu þeim. Aðgerðaskrá yfir aðgang starfsfólks er krafist samkvæmt mörgum reglum um heilsufarsgögn og er gagnleg hvort sem er.

Síður

• Opinberar: tegundir tíma, val á meðferðaraðila eða „fyrsta laus“, lausir tímar, einföld bókunarbeiðni, staðfesting og hlekkur til að afbóka eða breyta tíma með öruggu tákni.
• Móttaka: dagskrá dagsins hjá öllum meðferðaraðilum, staðfesta eða hafna beiðnum, færa tíma, skrá komu og forföll, loka fyrir tíma.
• Meðferðaraðili: eigin dagskrá fyrir daginn og vikuna.
• Stjórnun: meðferðaraðilar, vinnutími, tegundir tíma, herbergi, aðgangur starfsfólks.

Heimildir

Sjúklingar sjá aðeins eigin tíma, með öruggum hlekk eða innskráningu sjúklings. Móttakan sér alla dagskrána. Meðferðaraðilar sjá eigin lista og hugsanlega framboð samstarfsfólks án nafna sjúklinga. Stjórnendur sjá um stillingar. Innskráningar starfsfólks eiga að vera einstaklingsbundnar, aldrei sameiginlegt lykilorð, og tveggja þátta innskráning er skynsamlegt sjálfgefið. Sjá hvernig þú bætir innskráningu við appið þitt og tveggja þátta auðkenningu.

Erfiðu hlutirnir

• Tvöfaldar bókanir. Athugaðu framboð á þjóninum þegar vistað er, ekki aðeins við hleðslu síðunnar, og taktu með takmarkanir á herbergjum ef þær eru til staðar.
• Tímabelti og sumar- og vetrartími. Geymdu tíma í UTC og birtu þá í staðartíma stofunnar.
• Áminningar. Áminningar draga úr forföllum en þurfa tímasett verk og tölvupósts- eða SMS-þjónustu. Hafðu texta áminninga almennan („Þú átt tíma á þriðjudag kl. 10:00 á Riverside-stofunni“) og sleppir sérgrein meðferðaraðilans eða ástæðu komunnar. Athugaðu hvort skilaboðaþjónustan þín uppfylli skyldur þínar um persónuvernd. Leiðbeiningin okkar um að senda tölvupóst úr appinu þínu fjallar um þjónustuhliðina.
• Afbókanir. Ákveddu hvaða frest þú gefur fyrir síðbúnar afbókanir og hvað gerist við tímann sem losnar.
• Eyðublöð við komu. Ítarlegir læknisfræðilegir spurningalistar eru klínísk gögn. Meðhöndlaðu þá í kerfi sem er samþykkt til þess, eða alls ekki á netinu.

Fyrsta fyrirmæli sem virkar

Fyrirmælin hér smíða frumgerð til að prófa flæðið með eingöngu tilbúnum gögnum:

Smíðaðu frumgerð af tímapantanakerfi fyrir Riverside Physio, stofu með þremur sjúkraþjálfurum, með eingöngu gervigögnum. Tegundir tíma: Nýtt mat (60 mín.) og Eftirfylgni (30 mín.), hvor með 10 mínútna biðtíma. Hver sjúkraþjálfari hefur sinn vinnutíma og getur lokað fyrir tíma. Sjúklingar velja tegund tíma, sjúkraþjálfara eða „fyrsta laus“ og sjá lausa tíma næstu fjórar vikurnar, og slá síðan inn aðeins nafn, netfang og símanúmer. Nýtt mat eru beiðnir sem móttakan staðfestir; eftirfylgni er bókuð strax. Staðfestingar innihalda hlekk til að afbóka og breyta tíma sem notar öruggt slembitákn. Móttakan hefur dagsýn yfir alla sjúkraþjálfara til að staðfesta beiðnir, færa tíma og skrá komu og forföll. Sjúkraþjálfarar sjá aðeins eigin dagskrá. Skráðu hverja skoðun og breytingu starfsfólks í aðgerðatöflu. Athugaðu framboð aftur á þjóninum þegar vistað er. Geymdu tíma í UTC og birtu staðartíma stofunnar. Rólegt og aðgengilegt útlit með stórum texta.

Byggingarskref

1. Athugaðu hvaða reglur um persónuvernd gilda og hvað þær krefjast af verkfærum þínum og söluaðilum.
2. Frumgerð með tilbúnum gögnum: tegundir tíma, meðferðaraðilar, vinnutími, bókunarferli.
3. Síður fyrir móttöku og meðferðaraðila.
4. Innskráning starfsfólks með hlutverkum, einstaklingsreikningar og tveggja þátta innskráning.
5. Aðgerðaskrá yfir aðgang starfsfólks og breytingar.
6. Hlekkir til að afbóka og breyta tíma með öruggum táknum.
7. Áminningar í gegnum þjónustu sem hentar persónuverndarskyldum þínum.
8. Aðgengisyfirferð: læsilegur texti, leiðsögn með lyklaborði, skýrir merkimiðar. Sjúklingar á öllum aldri og með mismunandi getu munu nota kerfið.
9. Öryggisyfirferð fyrir opnun; öryggislistinn okkar fyrir öpp smíðuð með gervigreind er upphafspunktur, ekki staðgengill fyrir yfirferð á samræmi við reglur.

Algeng mistök

• Að setja raunveruleg sjúklingagögn inn í frumgerð. Notaðu tilbúin gögn þar til kerfið og söluaðilar þess eru samþykkt fyrir heilsufarsgögn.
• Að safna einkennum og sjúkrasögu í bókunareyðublaðinu.
• Ítarlegar áminningar. Sérgrein og ástæða komu eiga ekki heima í forskoðun SMS-skilaboða.
• Sameiginleg innskráning starfsfólks. Þá tapast rekjanleiki aðgerða.
• Að athuga tíma eingöngu í vafranum.
• Að gera ráð fyrir að verkfæri sé samræmt af því að það er vinsælt eða notað af öðrum stofum.

Þegar bókunarhugbúnaður fyrir heilbrigðisþjónustu er betri kostur

Fyrir flestar stofur er stjórnunarhugbúnaður fyrir stofur eða tímabókunarhugbúnaður sem er smíðaður fyrir heilbrigðisþjónustu rétti kosturinn. Þessar vörur sameina yfirleitt tímabókun, sjúklingaskrár, reikninga og tryggingar, og margar tilgreina hvaða persónuverndarreglur þær styðja og undirrita þá samninga sem reglurnar krefjast. Spurðu söluaðila beint og fáðu svörin skriflega.

Sérsmíði hentar þrengri tilvikum: opinbert beiðnaeyðublað fyrir bókanir sem sendir gögn í kerfið sem þú hefur nú þegar, innra tímabókunarverkfæri sem geymir engar klínískar upplýsingar, eða heilbrigðisvara sem þú smíðar með viðeigandi lögfræðilegri og samræmisvinnu á bak við.

Að byggja það með Mythex

Skjöl Mythex gera engar fullyrðingar um samræmi við HIPAA eða aðrar reglur um heilsufarsgögn, svo ekki líta á app sem Mythex hýsir sem uppfyllandi þær kröfur. Það sem það hentar vel til hér er frumgerðasmíði: lýstu bókunarflæðinu í spjallinu, prófaðu það í beinni forskoðun með tilbúnum gögnum og notaðu /test til að láta aðstoðarmanninn fara í gegnum bókun, afbókun og endurskipulagningu. Leiðbeiningin um bókunarsíður í skjölunum mælir með því að byrja á beiðnaeyðublaði og lista fyrir stjórnendur, sem passar vel fyrir stofu.

Selji kerfið raunveruleg sjúklingagögn skaltu staðfesta með ráðgjafa þínum hvar það þarf að keyra. Í Pro-áskrift geturðu flutt verkefnið út eða samstillt það við GitHub (GitHub og útflutningur) og sett það á innviði sem uppfylla skyldur þínar.

Spurningar