ક્લિનિક એપોઇન્ટમેન્ટ સિસ્ટમ કેવી રીતે બનાવવી: પ્રેક્ટિશનર, સ્લોટ, રિમાઇન્ડર અને ગોપનીયતા

ક્લિનિક એપોઇન્ટમેન્ટ સિસ્ટમ દર્દીઓને એવા સમયે પ્રેક્ટિશનર સાથે બુકિંગ કરવા દે છે જ્યારે સમય ખરેખર ખાલી હોય, અને સ્ટાફને દિવસનું સ્પષ્ટ ચિત્ર આપે છે. એક બનાવવા માટે તમને એવા પ્રેક્ટિશનર જોઈએ જેમના પોતાના કલાકો હોય, એપોઇન્ટમેન્ટના પ્રકાર જેમાં સમયગાળો નક્કી હોય, એવો બુકિંગ ફ્લો જે ડબલ બુકિંગ અટકાવે, રદ કરવાની અને સમય બદલવાની સુવિધા, રિમાઇન્ડર, અને સુરક્ષિત સ્ટાફ વિસ્તાર. એ ભાગ ક્લિનિકના થોડા ખાસ નિયમો સાથેની એક સામાન્ય બુકિંગ એપ જેવો છે. જે ભાગ અલગ છે તે ગોપનીયતા છે: એપોઇન્ટમેન્ટની વિગતોને ઘણી વાર આરોગ્ય-માહિતી ગણવામાં આવે છે, અને ઘણા દેશોમાં આરોગ્ય-ડેટા માટે ચોક્કસ કાયદા લાગુ પડે છે. તમે બનાવેલી સિસ્ટમમાં કોઈ પણ વાસ્તવિક દર્દીનો ડેટા નાખતા પહેલાં કયા નિયમો લાગુ પડે છે તે નક્કી કરી લો.

આરોગ્ય-ડેટાના નિયમો સૌથી પહેલા

આ માર્ગદર્શિકા કાનૂની સલાહ નથી, અને નિયમો તમે ક્યાં છો અને તમે કયા પ્રકારના પ્રદાતા છો તેના પર આધાર રાખે છે. સલામત રીતે કહી શકાય તેવી વાતો આ છે:

• આરોગ્ય-ડેટા ગોપનીયતાના નિયમો અસ્તિત્વમાં છે અને ઘણી વાર શેડ્યૂલિંગ પર લાગુ પડે છે. યુ.એસ.માં HIPAA ઘણા આરોગ્ય પ્રદાતાઓને અને તેમના વતી દર્દીની માહિતી સંભાળતા વિક્રેતાઓને આવરી લે છે, અને એ વિક્રેતાઓ સાથે સહી કરેલા કરારની જરૂર પડી શકે છે. યુ.કે. અને EU માં GDPR આરોગ્ય-ડેટાને ખાસ શ્રેણી ગણે છે, જેની શરતો વધુ કડક છે. બીજા ઘણા દેશો અને રાજ્યોના પોતાના નિયમો છે.
• "ફક્ત એપોઇન્ટમેન્ટ" હજી પણ ગણાઈ શકે. જે બુકિંગમાં કોઈ નામ સાથે દેખાય કે તે વ્યક્તિ ચોક્કસ પ્રકારના નિષ્ણાતને મળી રહી છે, ત્યાં આરોગ્ય-માહિતી ખુલ્લી પડી શકે છે.
• ડેટાને સ્પર્શતી દરેક સેવા મહત્વની છે: હોસ્ટિંગ, ડેટાબેઝ, ઈમેઇલ અને SMS પ્રદાતાઓ, એનાલિટિક્સ ટૂલ્સ અને બેકઅપ.

બનાવતા પહેલાં, કોઈ લાયકાત ધરાવતા સલાહકાર કે તમારી વ્યવસાયિક સંસ્થા પાસેથી તપાસો કે કયા નિયમો લાગુ પડે છે, દરેક વિક્રેતા સાથે કયા કરારની જરૂર છે, અને કઈ સુરક્ષા વ્યવસ્થા ફરજિયાત છે. પછી એવા ટૂલ્સ પસંદ કરો જે એ જરૂરિયાતોને સ્પષ્ટપણે સપોર્ટ કરે. જો કોઈ વિક્રેતા લેખિતમાં ન કહે કે તે તમારી જરૂરિયાત પૂરી કરે છે, તો માની લો કે તે નથી કરતો.

જોખમ ઘટાડવાની એક વ્યવહારુ રીત એ છે કે તમે જે બનાવો તે સીમિત રાખો: બુકિંગ માટે જરૂરી હોય તેટલી જ માહિતી લો, તેમાં ક્લિનિકલ વિગતો ન રાખો, અને કોઈ પણ તબીબી માહિતી ક્લિનિકલ રેકોર્ડ માટે મંજૂર સિસ્ટમમાં જ રાખો.

સિસ્ટમનો આકાર નક્કી કરો

• તરત બુકિંગ કે વિનંતી-અને-પુષ્ટિ? ઘણા ક્લિનિક એવી વિનંતીઓ પસંદ કરે છે જેની રિસેપ્શન પુષ્ટિ કરે, કારણ કે કેટલાક એપોઇન્ટમેન્ટ પ્રકારોને પહેલાં તપાસ જોઈએ (રેફરલ, યોગ્ય પ્રેક્ટિશનર, યોગ્ય રૂમ કે સાધન).
• કોને બુક કરી શકાય? ચોક્કસ પ્રેક્ટિશનર, કે "પહેલો ઉપલબ્ધ"?
• નવા વિરુદ્ધ પાછા આવતા દર્દીઓ. નવા દર્દીઓને ઘણી વાર લાંબા સ્લોટ અને ઇન્ટેક પેપરવર્ક જોઈએ છે.
• સંસાધનો. રૂમ કે સાધનો જે એકસાથે કેટલી એપોઇન્ટમેન્ટ ચાલી શકે તેને મર્યાદિત કરે છે.
• ચુકવણી. ક્લિનિકમાં ચુકવણી, ડિપોઝિટ, કે વીમો બીજે સંભાળાય.
• ટેલિહેલ્થ. વિડિઓ એપોઇન્ટમેન્ટમાં લિંક અને અલગ રિમાઇન્ડર ઉમેરાય છે, અને વિડિઓ ટૂલના પોતાના ગોપનીયતા પ્રશ્નો હોય છે.

સિસ્ટમને શું જોઈએ

ડેટા

મુલાકાતનું કારણ લખવાના ફીલ્ડ ટૂંકા અને વૈકલ્પિક રાખો, અથવા કાઢી નાખો. સ્ટાફની પહોંચનો ઓડિટ લૉગ ઘણા આરોગ્ય-ડેટા નિયમોમાં અપેક્ષિત છે અને ઉપયોગી પણ છે.

પેજ

• જાહેર: એપોઇન્ટમેન્ટના પ્રકારો, પ્રેક્ટિશનરની પસંદગી કે પહેલો ઉપલબ્ધ, ખાલી સ્લોટ, ન્યૂનતમ બુકિંગ ફોર્મ, પુષ્ટિ, અને સુરક્ષિત ટોકનવાળી રદ કરો કે સમય બદલો લિંક.
• રિસેપ્શન: બધા પ્રેક્ટિશનરનું આજનું શેડ્યૂલ, વિનંતીઓની પુષ્ટિ કે અસ્વીકાર, એપોઇન્ટમેન્ટ ખસેડવી, આગમન અને ગેરહાજરી ચિહ્નિત કરવી, સમય બ્લોક કરવો.
• પ્રેક્ટિશનર: દિવસ અને અઠવાડિયા માટેનું પોતાનું શેડ્યૂલ.
• એડમિન: પ્રેક્ટિશનર, કલાકો, એપોઇન્ટમેન્ટના પ્રકારો, રૂમ, સ્ટાફ ખાતાં.

પરવાનગીઓ

દર્દીઓ ફક્ત પોતાની એપોઇન્ટમેન્ટ જુએ છે, સુરક્ષિત લિંક કે દર્દી લૉગિન દ્વારા. રિસેપ્શન આખું શેડ્યૂલ જુએ છે. પ્રેક્ટિશનર પોતાની યાદી જુએ છે, અને કદાચ સાથીઓની ઉપલબ્ધતા દર્દીના નામ વગર. એડમિન સેટિંગ્સ સંભાળે છે. સ્ટાફ લૉગિન વ્યક્તિગત હોવા જોઈએ, એક સહિયારો પાસવર્ડ નહીં, અને ટુ-ફેક્ટર સાઇન-ઇન એક સમજદાર ડિફોલ્ટ છે; જુઓ તમારી એપમાં લૉગિન કેવી રીતે ઉમેરવું અને ટુ-ફેક્ટર ઓથેન્ટિકેશન.

મુશ્કેલ ભાગો

• ડબલ બુકિંગ. સેવ કરતી વખતે સર્વર પર ઉપલબ્ધતા તપાસો, ફક્ત પેજ લોડ થતી વખતે નહીં, અને જો હોય તો રૂમની મર્યાદા પણ ગણો.
• સમય ઝોન અને ડેલાઇટ સેવિંગ. સમય UTC માં સ્ટોર કરો અને ક્લિનિકના સ્થાનિક સમયમાં બતાવો.
• રિમાઇન્ડર. રિમાઇન્ડર ગેરહાજરી ઘટાડે છે, પણ તેને શેડ્યૂલ્ડ જોબ અને ઈમેઇલ કે SMS પ્રદાતા જોઈએ. રિમાઇન્ડરનો લખાણ સામાન્ય રાખો ("તમારી એપોઇન્ટમેન્ટ મંગળવારે 10:00 વાગ્યે Riverside Clinic ખાતે છે") અને પ્રેક્ટિશનરની વિશેષતા કે મુલાકાતનું કારણ બહાર રાખો. તપાસો કે તમારો મેસેજિંગ પ્રદાતા તમારી ગોપનીયતાની જવાબદારીઓ સાથે બંધબેસે છે. પ્રદાતાની બાજુ માટે તમારી એપમાંથી ઈમેઇલ કેવી રીતે મોકલવા વિશેની અમારી માર્ગદર્શિકા જુઓ.
• રદ કરવું. લેટ-કેન્સલ વિન્ડો નક્કી કરો, અને મુક્ત થયેલા સ્લોટનું શું થાય તે પણ.
• ઇન્ટેક ફોર્મ. વિગતવાર તબીબી પ્રશ્નાવલી એ ક્લિનિકલ ડેટા છે. તેને તે માટે મંજૂર સિસ્ટમમાં સંભાળો, અથવા ઓનલાઇન બિલકુલ નહીં.

એક પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ જે કામ કરે છે

આ પ્રોમ્પ્ટ ફક્ત કાલ્પનિક ડેટા સાથે ફ્લો ચકાસવા માટે પ્રોટોટાઇપ બનાવે છે:

Riverside Physio માટે એક પ્રોટોટાઇપ એપોઇન્ટમેન્ટ સિસ્ટમ બનાવો, જે એક ક્લિનિક છે અને તેમાં ત્રણ ફિઝિયોથેરાપિસ્ટ છે, ફક્ત કાલ્પનિક નમૂના ડેટાનો ઉપયોગ કરીને. એપોઇન્ટમેન્ટના પ્રકારો: નવું મૂલ્યાંકન (60 મિનિટ), ફોલો-અપ (30 મિનિટ), દરેકમાં 10-મિનિટનો બફર. દરેક ફિઝિયો પાસે પોતાના કામના કલાકો હોય અને તે સમય બંધ કરી શકે. દર્દીઓ એપોઇન્ટમેન્ટનો પ્રકાર, ફિઝિયો કે "પહેલો ઉપલબ્ધ" પસંદ કરે, આગામી ચાર અઠવાડિયાના ખાલી સ્લોટ જુએ, અને પછી ફક્ત નામ, ઈમેઇલ અને ફોન દાખલ કરે. નવા મૂલ્યાંકન એવી વિનંતીઓ છે જેની રિસેપ્શન પુષ્ટિ કરે; ફોલો-અપ તરત બુક થાય. પુષ્ટિમાં સુરક્ષિત રેન્ડમ ટોકનનો ઉપયોગ કરતી રદ કરો અને સમય બદલો લિંક હોય. રિસેપ્શન પાસે બધા ફિઝિયોનો દિવસનો વ્યૂ હોય જેથી વિનંતીઓની પુષ્ટિ થાય, એપોઇન્ટમેન્ટ ખસેડાય, અને આગમન તથા ગેરહાજરી ચિહ્નિત થાય. ફિઝિયો ફક્ત પોતાનું શેડ્યૂલ જુએ. દરેક સ્ટાફ વ્યૂ અને ફેરફાર ઓડિટ ટેબલમાં લૉગ કરો. સેવ કરતી વખતે સર્વર પર ફરી ઉપલબ્ધતા તપાસો. સમય UTC માં સ્ટોર કરો અને ક્લિનિકનો સ્થાનિક સમય બતાવો. શાંત, સુલભ ડિઝાઇન, મોટા લખાણ સાથે.

બિલ્ડ સ્ટેપ્સ

1. ચકાસો કે કયા ગોપનીયતા નિયમો લાગુ પડે અને તે તમારા ટૂલ્સ અને વિક્રેતાઓ પાસેથી શું માંગે છે.
2. કાલ્પનિક ડેટા સાથે પ્રોટોટાઇપ: એપોઇન્ટમેન્ટના પ્રકારો, પ્રેક્ટિશનર, કલાકો, બુકિંગ ફ્લો.
3. રિસેપ્શન અને પ્રેક્ટિશનર વ્યૂ.
4. ભૂમિકાઓ સાથે સ્ટાફ લૉગિન, વ્યક્તિગત ખાતાં અને ટુ-ફેક્ટર સાઇન-ઇન.
5. સ્ટાફ પહોંચ અને ફેરફારોનો ઓડિટ લૉગ.
6. સુરક્ષિત ટોકન સાથે રદ કરો અને સમય બદલો લિંક.
7. રિમાઇન્ડર એવા પ્રદાતા મારફતે જે તમારી ગોપનીયતા જવાબદારીઓને બંધબેસે.
8. સુલભતા તપાસ: વાંચી શકાય એવો લખાણ, કીબોર્ડ નેવિગેશન, સ્પષ્ટ લેબલ. બધી ઉંમર અને ક્ષમતાના દર્દીઓ તેનો ઉપયોગ કરશે.
9. લાઇવ જતાં પહેલાં સુરક્ષા સમીક્ષા; અમારી AI-બનાવેલી એપ માટે સુરક્ષા ચેકલિસ્ટ એ શરૂઆત છે, કમ્પ્લાયન્સ સમીક્ષાનો વિકલ્પ નથી.

સામાન્ય ભૂલો

• પ્રોટોટાઇપમાં વાસ્તવિક દર્દી ડેટા મૂકવો. સિસ્ટમ અને તેના વિક્રેતાઓને આરોગ્ય-ડેટા માટે મંજૂરી ન મળે ત્યાં સુધી કાલ્પનિક ડેટા વાપરો.
• બુકિંગ ફોર્મમાં લક્ષણો અને ઇતિહાસ એકઠા કરવા.
• વિગતવાર રિમાઇન્ડર. વિશેષતા અને મુલાકાતનું કારણ SMS પ્રિવ્યૂમાં ન હોવું જોઈએ.
• સ્ટાફના સહિયારા લૉગિન. ઓડિટ ટ્રેઇલ ખોવાઈ જાય છે.
• ફક્ત બ્રાઉઝરમાં સ્લોટ તપાસવા.
• કોઈ ટૂલ કમ્પ્લાયન્ટ છે એમ માની લેવું, કારણ કે તે લોકપ્રિય છે કે બીજા ક્લિનિક વાપરે છે.

ક્યારે આરોગ્ય શેડ્યૂલિંગ સોફ્ટવેર વધુ સારું છે

મોટા ભાગના ક્લિનિક માટે, આરોગ્ય માટે બનેલું પ્રેક્ટિસ મેનેજમેન્ટ કે મેડિકલ શેડ્યૂલિંગ સોફ્ટવેર યોગ્ય પસંદગી છે. આ ઉત્પાદનો સામાન્ય રીતે શેડ્યૂલિંગને દર્દી રેકોર્ડ, બિલિંગ અને વીમા સાથે જોડે છે, અને ઘણા જણાવે છે કે તેઓ કયા ગોપનીયતા નિયમોને સપોર્ટ કરે છે અને તે નિયમોને જરૂરી કરારો પર સહી કરશે. વિક્રેતાઓને સીધું પૂછો અને જવાબ લેખિતમાં લો.

કસ્ટમ બિલ્ડ નાના કિસ્સાઓમાં બંધબેસે છે: તમારી હાલની સિસ્ટમને ફીડ કરતું જાહેર બુકિંગ-વિનંતી ફોર્મ, કોઈ ક્લિનિકલ માહિતી ન ધરાવતું આંતરિક શેડ્યૂલિંગ ટૂલ, અથવા યોગ્ય કાનૂની અને કમ્પ્લાયન્સ કામ સાથે તમે બનાવતા આરોગ્ય ઉત્પાદન.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex ના ડૉક્સ કોઈ HIPAA કે અન્ય આરોગ્ય-ડેટા કમ્પ્લાયન્સનો દાવો કરતા નથી, તેથી Mythex-હોસ્ટ કરેલી એપને એ જરૂરિયાતો પૂરી કરતી ન ગણો. અહીં તે જે માટે સારું છે તે પ્રોટોટાઇપિંગ છે: ચેટમાં એપોઇન્ટમેન્ટનો ફ્લો વર્ણવો, લાઇવ પ્રિવ્યૂમાં કાલ્પનિક ડેટા સાથે ચકાસો, અને એજન્ટ બુકિંગ, રદ અને સમય બદલવાની ક્લિક કરે તે માટે /test વાપરો. ડૉક્સમાં બુકિંગ પેજ યુઝ કેસ એક વિનંતી ફોર્મ અને એડમિન યાદીથી શરૂ કરવાનું સૂચવે છે, જે ક્લિનિકને સારી રીતે બંધબેસે છે.

જો સિસ્ટમ વાસ્તવિક દર્દી ડેટા રાખશે, તો તે ક્યાં ચાલવી જોઈએ તે તમારા સલાહકાર સાથે પુષ્ટિ કરો. Pro પર તમે પ્રોજેક્ટ એક્સપોર્ટ કરી શકો છો અથવા GitHub સાથે સિંક કરી શકો છો (GitHub અને એક્સપોર્ટ) અને તમારી જવાબદારીઓ પૂરી કરતા ઇન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર પર ડિપ્લોય કરી શકો છો.

પ્રશ્નો