Клиникаға жазылу жүйесін қалай құру: мамандар, уақыт слоттары, еске салулар және құпиялылық

Клиника жазылу жүйесі пациентке нақты бос уақытта маманға жазылуға мүмкіндік береді және қызметкерлерге күнді анық көрсетеді. Оны жасау үшін өз жұмыс уақыты бар мамандар, ұзақтығы көрсетілген қабылдау түрлері, қос жазылуды болдырмайтын жазылу ағыны, бас тарту және уақытын ауыстыру, еске салулар және қорғалған қызметкерлер аймағы қажет. Бұл бөлім клиникаға тән бірнеше ережесі бар стандартты жазылу қолданбасына ұқсас. Ерекше бөлігі — құпиялылық: қабылдау туралы мәлімет көп жерде денсаулық туралы ақпарат болып саналады, ал денсаулық деректері көп елде арнайы заңдармен қорғалады. Нақты пациент деректері өзі жасаған жүйеге түспес бұрын, қандай ережелер қолданылатынын анықтаңыз.

Денсаулық деректерінің ережелері ең алдымен келеді

Бұл нұсқаулық заңи кеңес емес, ал ережелер сіз қайда тұрасыз және қандай провайдер екеніңізге байланысты. Нақты айтуға болатыны:

• Денсаулық деректерінің құпиялылық ережелері бар және жиі жазылуға қатысты болады. АҚШ-та HIPAA көптеген денсаулық сақтау провайдерлерін және олардың атынан пациент ақпаратын өңдейтін сатушыларды қамтиды, сондай-ақ сол сатушылармен қол қойылған келісімдерді талап етуі мүмкін. Ұлыбританияда және ЕО-да GDPR денсаулық деректерін қатаң шарттары бар ерекше санат ретінде қарайды. Басқа көптеген ел мен штатта өз ережелері бар.

• «Жай ғана қабылдау» да денсаулық деректері болуы мүмкін. Аты-жөні көрсетілген адамның белгілі бір маманға жазылғаны денсаулық туралы ақпаратты аша алады.

• Деректермен жұмыс істейтін әрбір қызмет маңызды: хостинг, дерекқор, электрондық пошта және SMS провайдерлері, талдау құралдары және резервтік көшірмелер.

Құрастырмас бұрын білікті кеңесшіңізбен немесе кәсіби ұйымыңызбен қай ережелер қолданылатынын, әр сатушымен қандай келісімдер керек екенін және қандай қауіпсіздік шаралары міндетті екенін тексеріңіз. Содан кейін осы талаптарды анық қолдайтын құралдарды таңдаңыз. Егер сатушы талапты қолдайтынын жазбаша растамаса, оны қолдамайды деп есептеңіз.

Тәуекелді азайтудың практикалық жолы — құрастыратын жүйені тар ұстау: жазылуға қажетті ғана мәлімет жинау, клиникалық белгілерді одан алып тастау, ал медициналық нәрсенің бәрін клиникалық жазбаларға рұқсат етілген жүйеде сақтау.

Жүйенің пішінін анықтаңыз

• Бірден жазылу ма, әлде сұрау мен растау ма? Көп клиника сұрауларды қабылдайды, себебі кейбір қабылдау түрлері алдын ала тексеруді талап етеді (жолдама, дұрыс маман, дұрыс бөлме немесе жабдық).
• Кімге жазылуға болады? Нақты мамандарға, әлде «алғашқы бос уақыт» бойынша ма?
• Жаңа және қайтып келген пациенттер. Жаңа пациенттерге әдетте ұзағырақ слот және қабылдауға арналған құжаттар қажет.
• Ресурстар. Бір уақытта қанша қабылдау өтетінін шектейтін бөлмелер немесе жабдық.
• Төлемдер. Клиникада төлеу, алдын ала төлем немесе сақтандыру басқа жерде өңделеді.
• Телемедицина. Бейнеқабылдауларға сілтеме мен басқа еске салу қосылады, ал бейне құралының өз құпиялылық сұрақтары бар.

Жүйеге не қажет

Деректер

Қабылдау себебі өрістерін қысқа және міндетті емес етіңіз немесе мүлде алып тастаңыз. Қызметкерлер кіруінің аудит журналы көптеген денсаулық деректерінің режимдерінде талап етіледі және бәрібір пайдалы.

Беттер

• Жария: қабылдау түрлері, маман таңдауы немесе «алғашқы бос», бос слоттар, минималды жазылу нысаны, растау, және қауіпсіз токені бар бас тарту немесе уақытын ауыстыру сілтемесі.
• Қабылдау бөлмесі: барлық мамандар бойынша күн кестесі, сұрауларды растау немесе бас тарту, қабылдауларды ауыстыру, келу мен келмеуді белгілеу, уақытты бұғаттау.
• Маман: өзінің күн және апта кестесі.
• Әкімші: мамандар, жұмыс уақыты, қабылдау түрлері, бөлмелер, қызметкер аккаунттары.

Рұқсаттар

Пациент тек өзінің қабылдауларын көреді, қауіпсіз сілтеме немесе пациент логині арқылы. Қабылдау бөлмесі толық кестені көреді. Маман өз тізімін, ал әріптестерінің қолжетімділігін пациент аттарынсыз көруі мүмкін. Әкімші параметрлерді басқарады. Қызметкерлер логині жеке болуы керек, ортақ құпиясөз емес, ал екі факторлы кіру қалыпты әдепкі болып табылады; қараңыз: қолданбаңызға логин қосу және екі факторлы аутентификация.

Қиын бөліктер

• Қос жазылулар. Қолжетімділікті сақтау кезінде беттің жүктелуінде ғана емес, серверде тексеріңіз, және бар болса бөлме шектеулерін қосыңыз.
• Уақыт белдеулері және жазғы уақыт. Уақытты UTC форматында сақтаңыз және клиниканың жергілікті уақытында көрсетіңіз.
• Еске салулар. Еске салулар келмеуді азайтады, бірақ жоспарланған тапсырманы және электрондық пошта немесе SMS провайдерін қажет етеді. Еске салу мәтінін жалпы етіңіз («Сізде сейсенбі күні сағат 10:00-де Riverside клиникасында қабылдау бар») және маманның мамандығын немесе қабылдау себебін алып тастаңыз. Хабарлама провайдеріңіз құпиялылық міндеттеріңізге сәйкес екенін тексеріңіз. Провайдер жағы туралы қолданбадан электрондық хат жіберу нұсқаулығында бар.
• Бас тарту. Кеш бас тарту терезесін және босаған слотпен не болатынын шешіңіз.
• Кіру нысандары. Егжей-тегжейлі медициналық сауалнамалар — клиникалық деректер. Оларды мұндай деректерге арналған мақұлданған жүйеде өңдеңіз, немесе онлайн мүлде жинамаңыз.

Жұмыс істейтін бірінші сұраныс

Бұл сұраныс ағынды тек ойдан шығарылған деректермен сынау үшін прототип жасайды:

Riverside Physio клиникасына үш физиотерапевті бар жазылу прототипін жасаңыз, тек ойдан шығарылған үлгі деректерді пайдаланыңыз. Қабылдау түрлері: Алғашқы бағалау (60 мин), Қайта қабылдау (30 мин), әрқайсысында 10 минуттық үзіліс. Әрбір физиотерапевтің өз жұмыс уақыты бар және демалысқа уақытты бұғаттай алады. Пациенттер қабылдау түрін, физиотерапевт немесе «алғашқы бос» таңдайды және келесі төрт апта бойы бос слоттарды көреді, содан кейін тек аты, электрондық пошта және телефонды енгізеді. Алғашқы бағалаулар — қабылдау бөлмесі растайтын сұраулар; қайта қабылдаулар бірден жазылады. Растау хабарламаларында қауіпсіз кездейсоқ токені бар бас тарту және уақытын ауыстыру сілтемесі болады. Қабылдау бөлмесінде барлық физиотерапевттер бойынша күн көрінісі бар: сұраулар мен қабылдауларды растау, уақытын ауыстыру, келу мен келмеуді белгілеу. Физиотерапевттер тек өз кестесін көреді. Қызметкерлердің әр көрінісі мен өзгерісін аудит кестесіне жазыңыз. Сақтау кезінде қолжетімділікті серверде қайта тексеріңіз. Уақытты UTC форматында сақтап, клиниканың жергілікті уақытын көрсетіңіз. Үлкен мәтіні бар, тыныш және қолжетімді дизайн.

Құрудың қадамдары

1. Қандай құпиялылық ережелері қолданылатынын және олардың құралдар мен сатушылардан не талап ететінін тексеріңіз.
2. Ойдан шығарылған деректермен прототип жасаңыз: қабылдау түрлері, мамандар, жұмыс уақыты, жазылу ағыны.
3. Қабылдау бөлмесі мен маман көріністері.
4. Рөлдері бар қызметкер логині, жеке аккаунттар және екі факторлы кіру.
5. Қызметкерлер кіруі мен өзгерістерінің аудит журналы.
6. Қауіпсіз токендері бар бас тарту және уақытын ауыстыру сілтемелері.
7. Еске салулар құпиялылық міндеттеріңізге сәйкес провайдер арқылы.
8. Қолжетімділік тексеруі: оқылатын мәтін, пернетақтамен навигация, анық белгілер. Барлық жастағы және мүмкіндігі әртүрлі пациенттер оны пайдаланады.
9. Іске қосар алдында қауіпсіздік тексеруі; AI көмегімен жасалған қолданбаларға арналған қауіпсіздік тізімі бастапқы нұсқа болып табылады, сәйкестік тексеруінің орнын баспайды.

Жиі кездесетін қателер

• Прототипке нақты пациент деректерін салу. Жүйе мен оның сатушылары денсаулық деректеріне рұқсат алғанға дейін ойдан шығарылған деректерді пайдаланыңыз.
• Жазылу нысанына белгілер мен тарихты жинау.
• Егжей-тегжейлі еске салулар. Мамандық пен қабылдау себебі SMS алдын ала көрінісіне кірмеуі керек.
• Ортақ қызметкер логиндері. Аудит ізі жоғалады.
• Слоттарды тек браузерде тексеру.
• Құралдың сәйкес екеніне сену, өйткені ол танымал немесе басқа клиникалар пайдаланады.

Денсаулық сақтау кестесі бағдарламасы қай кезде жақсырақ

Көп клиника үшін денсаулық сақтауға арналған практикаларды басқару немесе медициналық кестелеу бағдарламасы дұрыс таңдау. Бұл өнімдер әдетте кестелеуді пациент жазбаларымен, есеп айырысумен және сақтандырумен біріктіреді, көбі қандай құпиялылық ережелерін қолдайтынын көрсетеді және сол ережелер талап ететін келісімдерге қол қояды. Сатушылардан тікелей сұраңыз және жауаптарын жазбаша алыңыз.

Жеке әзірлеме тар жағдайларға жарайды: бар жүйеге беретін жария жазылу-өтініш нысаны, клиникалық ақпарат сақтамайтын ішкі кестелеу құралы, немесе заңи және сәйкестік жұмысы жасалған денсаулық сақтау өнімі.

Mythex арқылы жасау

Mythex құжаттарында HIPAA немесе басқа денсаулық деректері бойынша сәйкестік туралы ешқандай мәлімдеме жоқ, сондықтан Mythex-те хостингтелген қолданбаны осы талаптарға сай деп қарастырмаңыз. Оның осы жерде пайдасы — прототип жасау: жазылу ағынын чатта сипаттаңыз, оны тірі алдын ала көрінісінде ойдан шығарылған деректермен сынаңыз және жазылуды, бас тартуды және уақытын ауыстыруды агенттің /test командасы арқылы өткізіңіз. Құжаттардағы жазылу беті use case клиника үшін өте сәйкес келетін сұраныс нысаны мен әкімші тізімінен бастауды ұсынады.

Егер жүйе нақты пациент деректерін сақтайтын болса, кеңесшіңізбен оның қай жерде жұмыс істеуі керек екенін растаңыз. Pro жоспарында жобаны экспорттауға немесе GitHub-қа синхрондауға болады (GitHub және экспорт), содан кейін оны міндеттемелеріңізге сай инфрақұрылымға орналастырыңыз.

Сұрақтар