Jinsi ya Kujenga Mfumo wa Miadi ya Kliniki: Wataalamu, Nafasi, Vikumbusho na Faragha

Mfumo wa miadi ya kliniki unamwezesha mgonjwa kuweka miadi na mtaalamu kwa wakati ambao kweli uko wazi, na unawapa wafanyakazi mwonekano wazi wa siku nzima. Ili kuujenga unahitaji wataalamu wenye saa zao wenyewe, aina za miadi zenye muda wake, mtiririko wa kuweka miadi unaozuia miadi kuingiliana, kughairi na kupanga upya, vikumbusho, na eneo la wafanyakazi lililolindwa. Sehemu hiyo ni programu ya kuweka miadi ya kawaida yenye sheria chache mahususi za kliniki. Kinachotofautiana ni faragha: maelezo ya miadi mara nyingi huchukuliwa kama taarifa za afya, na data ya afya inalindwa na sheria mahususi katika nchi nyingi. Tambua ni sheria zipi zinakuhusu kabla data yoyote halisi ya mgonjwa haijaingia kwenye mfumo unaojenga.

Sheria za data ya afya zinakuja kwanza

Mwongozo huu si ushauri wa kisheria, na sheria zinategemea mahali ulipo na aina ya mtoa huduma wewe ni nani. Kinachoweza kusemwa kwa uhakika ni hiki:

• Sheria za faragha ya data ya afya zipo na mara nyingi zinatumika kwa ratiba. Nchini Marekani, HIPAA inashughulikia watoa huduma wengi wa afya pamoja na wauzaji wanaoshughulikia taarifa za wagonjwa kwao, na inaweza kuhitaji mikataba iliyotiwa saini na wauzaji hao. Nchini Uingereza na EU, GDPR inaichukulia data ya afya kama aina maalumu yenye masharti makali zaidi. Nchi nyingi na majimbo mengine yana kanuni zao.
• "Miadi tu" bado inaweza kuhesabiwa kuwa data ya afya. Miadi inayoonyesha jina la mtu akimwona aina fulani ya mtaalamu inaweza kufichua taarifa za afya.
• Kila huduma inayogusa data ni muhimu: hosting, database, watoa huduma wa barua pepe na SMS, zana za uchambuzi na nakala rudufu (backups).

Kabla ya kujenga, wasiliana na mshauri aliyehitimu au chama chako cha kitaaluma ili kujua kanuni zipi zinatumika, ni mikataba gani inahitajika na kila muuzaji, na hatua gani za usalama zinahitajika. Kisha chagua zana zinazotangaza wazi kuunga mkono mahitaji hayo. Ikiwa muuzaji hajasema kwa maandishi kwamba anaunga mkono mahitaji yako, dhani kwamba hayaungi mkono.

Njia moja ya vitendo ya kupunguza hatari ni kuweka unachojenga chembamba: kukusanya tu kile ambacho miadi inahitaji, kuweka maelezo ya kitabibu nje yake, na kuacha mfumo ulioidhinishwa kwa rekodi za kitabibu ushike chochote cha kimatibabu.

Amua umbo la mfumo

• Kuweka miadi papo hapo au ombi na uthibitisho? Kliniki nyingi zinapendelea maombi ambayo mapokezi huyathibitisha, kwa sababu baadhi ya aina za miadi zinahitaji ukaguzi kwanza (rufaa, mtaalamu sahihi, chumba au kifaa sahihi).
• Nani anaweza kuwekewa miadi? Wataalamu mahususi, au "aliye wa kwanza kupatikana"?
• Wagonjwa wapya dhidi ya wanaorudi. Wagonjwa wapya mara nyingi wanahitaji nafasi ndefu zaidi na karatasi za kuingia.
• Rasilimali. Vyumba au vifaa vinavyozuia idadi ya miadi inayoweza kuendelea kwa wakati mmoja.
• Malipo. Kulipa kliniki, amana, au bima inayoshughulikiwa mahali pengine.
• Telehealth. Miadi ya video inaongeza kiungo na kikumbusho tofauti, na zana ya video ina maswali yake ya faragha.

Mfumo unahitaji nini

Data

Weka sehemu za sababu ya ziara fupi na za hiari, au ziache kabisa. Kumbukumbu ya ukaguzi ya ufikiaji wa wafanyakazi inatarajiwa chini ya kanuni nyingi za data ya afya, na ina manufaa hata bila kanuni hizo.

Kurasa

• Za umma: aina za miadi, uchaguzi wa mtaalamu au "wa kwanza kupatikana", nafasi zilizo wazi, fomu ndogo ya kuweka miadi, uthibitisho, na kiungo cha kughairi au kupanga upya chenye tokeni salama.
• Mapokezi: ratiba ya leo kwa wataalamu wote, kuthibitisha au kukataa maombi, kuhamisha miadi, kuweka alama za kuwasili na kutokuja, na kuzuia muda.
• Mtaalamu: ratiba yake binafsi ya siku na wiki.
• Msimamizi: wataalamu, saa, aina za miadi, vyumba, akaunti za wafanyakazi.

Ruhusa

Mgonjwa anaona miadi yake pekee, kupitia kiungo salama au kuingia kwa mgonjwa. Mapokezi yanaona ratiba yote. Wataalamu wanaona orodha yao, na pengine upatikanaji wa wenzao bila majina ya wagonjwa. Wasimamizi wanasimamia mipangilio. Kuingia kwa wafanyakazi kunapaswa kuwa binafsi kwa kila mmoja, si nenosiri moja la pamoja, na uthibitishaji wa hatua mbili ni chaguo-msingi zuri; ona jinsi ya kuongeza kuingia kwenye programu yako na uthibitishaji wa hatua mbili.

Sehemu ngumu

• Miadi kuingiliana. Hakiki upatikanaji kwenye seva wakati wa kuhifadhi, si kwenye ukurasa pekee, na jumuisha kikomo cha vyumba ukiwa nacho.
• Saa za eneo na mabadiliko ya saa za mchana. Hifadhi muda kwa UTC na uuonyeshe kwa saa za eneo la kliniki.
• Vikumbusho. Vikumbusho vinapunguza wasiokuja, lakini vinahitaji kazi iliyopangwa na mtoa huduma wa barua pepe au SMS. Weka maandishi ya kikumbusho ya jumla ("Una miadi Jumanne saa 10:00 kwenye Kliniki ya Riverside") na uache taaluma ya mtaalamu au sababu ya ziara nje. Hakikisha mtoa huduma wako wa ujumbe analingana na wajibu wako wa faragha. Mwongozo wetu wa kutuma barua pepe kutoka kwenye programu yako unashughulikia upande wa watoa huduma.
• Kughairi. Amua dirisha lako la kughairi kwa kuchelewa na kinachotokea kwa nafasi iliyoachwa.
• Fomu za kuingia. Dodoso refu la kitabibu ni data ya kitabibu. Ishughulikie kwenye mfumo ulioidhinishwa kwa hilo, au usiifanye mtandaoni kabisa.

Prompt ya kwanza inayofanya kazi

Prompt hii inajenga prototaipu ya kujaribu mtiririko kwa data ya kubuni pekee:

Jenga prototaipu ya mfumo wa miadi kwa Riverside Physio, kliniki yenye wataalamu watatu wa tiba ya viungo, kwa kutumia data ya mfano ya kubuni tu. Aina za miadi: Tathmini Mpya (dakika 60), Ufuatiliaji (dakika 30), kila moja na bafa ya dakika 10. Kila mtaalamu ana saa zake za kazi na anaweza kuzuia muda. Wagonjwa wanachagua aina ya miadi, mtaalamu au "wa kwanza kupatikana", na kuona nafasi zilizo wazi kwa wiki nne zijazo, kisha wanaingiza jina, barua pepe na simu pekee. Tathmini mpya ni maombi ambayo mapokezi yanathibitisha; ufuatiliaji unawekwa papo hapo. Uthibitisho unajumuisha kiungo cha kughairi na kupanga upya chenye tokeni salama ya nasibu. Mapokezi yana mwonekano wa siku kwa wataalamu wote kuthibitisha maombi, kuhamisha miadi na kuweka alama za kuwasili na kutokuja. Wataalamu wanaona ratiba yao pekee. Rekodi kila mwonekano na mabadiliko ya wafanyakazi kwenye jedwali la ukaguzi. Hakiki upatikanaji tena kwenye seva wakati wa kuhifadhi. Hifadhi muda kwa UTC na uonyeshe saa za eneo la kliniki. Muundo tulivu na unaoweza kufikiwa, wenye maandishi makubwa.

Hatua za ujenzi

1. Angalia kanuni za faragha zinazotumika na kile zinachohitaji kutoka kwa zana na wauzaji wako.
2. Tengeneza prototaipu kwa data ya kubuni: aina za miadi, wataalamu, saa, mtiririko wa kuweka miadi.
3. Mionekano ya mapokezi na ya mtaalamu.
4. Kuingia kwa wafanyakazi wenye majukumu, akaunti binafsi na uthibitishaji wa hatua mbili.
5. Kumbukumbu ya ukaguzi ya ufikiaji na mabadiliko ya wafanyakazi.
6. Viungo vya kughairi na kupanga upya vyenye tokeni salama.
7. Vikumbusho kupitia mtoa huduma anayolingana na wajibu wako wa faragha.
8. Ukaguzi wa upatikanaji: maandishi yanayosomeka, urambazaji wa kibodi, lebo wazi. Wagonjwa wa umri na uwezo wote watautumia.
9. Ukaguzi wa usalama kabla ya kuzindua; orodha yetu ya usalama kwa programu zilizojengwa kwa AI ni mwanzo, si mbadala wa ukaguzi wa kufuata kanuni.

Makosa ya kawaida

• Kuweka data halisi ya mgonjwa kwenye prototaipu. Tumia data ya kubuni hadi mfumo na wauzaji wake waidhinishwe kwa data ya afya.
• Kukusanya dalili na historia kwenye fomu ya kuweka miadi.
• Vikumbusho vya kina. Taaluma na sababu ya ziara hazipaswi kuonekana kwenye onyesho la SMS.
• Kushiriki kuingia kwa wafanyakazi. Unapoteza kumbukumbu ya ukaguzi.
• Kukagua nafasi kwenye kivinjari pekee.
• Kudhani zana imefuata kanuni kwa sababu ni maarufu au kliniki nyingine zinaitumia.

Wakati programu ya ratiba ya huduma za afya ni chaguo bora zaidi

Kwa kliniki nyingi, programu ya usimamizi wa mazoezi au ya ratiba ya kitabibu iliyojengwa kwa huduma za afya ndiyo chaguo sahihi. Bidhaa hizi kwa kawaida huchanganya ratiba na rekodi za wagonjwa, malipo na bima, na nyingi zinaeleza kanuni za faragha wanazozingatia na zitasaini mikataba inayohitajika. Waulize wauzaji moja kwa moja na upate majibu kwa maandishi.

Ujenzi maalumu unafaa kwa hali nyembamba zaidi: fomu ya umma ya maombi ya miadi inayolisha mfumo wako uliopo, zana ya ndani ya ratiba isiyoshikilia taarifa za kitabibu, au bidhaa ya huduma za afya unayoijenga ukiwa na kazi ya kisheria na ya kufuata kanuni nyuma yake.

Kujenga nayo na Mythex

Nyaraka za Mythex hazidai kufuata HIPAA wala kanuni nyingine za data ya afya, kwa hiyo usichukulie programu iliyohostiwa na Mythex kama inayokidhi mahitaji hayo. Inachofaa hapa ni prototaipu: eleza mtiririko wa miadi kwenye mazungumzo, uujaribu kwenye onyesho la moja kwa moja kwa data ya kubuni, na utumie /test kumwagiza wakala apitie kuweka, kughairi na kupanga upya miadi. Ukurasa wa matumizi ya kuweka miadi kwenye nyaraka unapendekeza kuanza na fomu ya maombi na orodha ya msimamizi, jambo linalofaa kliniki vizuri.

Ikiwa mfumo utashikilia data halisi ya wagonjwa, thibitisha na mshauri wako mahali unapotakiwa kuendeshwa. Kwenye Pro unaweza kuhamisha mradi au kuusawazisha na GitHub (GitHub na usafirishaji) na kuusambaza kwenye miundombinu inayotimiza wajibu wako.

Maswali