Kaip sukurti klinikos registracijų sistemą: specialistai, laikai, priminimai ir privatumas

Klinikos registracijų sistema leidžia pacientams užsiregistruoti pas specialistą tuo metu, kuris iš tiesų laisvas, ir suteikia darbuotojams aiškų dienos vaizdą. Norint ją sukurti, reikia specialistų su jų pačių darbo valandomis, vizitų tipų su trukmėmis, registracijos eigos, kuri neleidžia dvigubų rezervacijų, atšaukimo ir perkėlimo, priminimų bei apsaugotos darbuotojų zonos. Ši dalis yra standartinė registracijų programėlė su keliomis klinikai būdingomis taisyklėmis. Kitokia yra privatumo dalis: vizitų duomenys dažnai laikomi sveikatos informacija, o sveikatos duomenys daugelyje šalių saugomi specialiais įstatymais. Prieš įkeliant bet kokius tikrų pacientų duomenis į sistemą, kurią kuriate, išsiaiškinkite, kokios taisyklės jums taikomos.

Sveikatos duomenų taisyklės pirmiausia

Šis gidas nėra teisinė konsultacija, o taisyklės priklauso nuo to, kur esate ir koks teikėjas esate. Štai ką galima pasakyti tikrai:

• Sveikatos duomenų privatumo taisyklės egzistuoja ir dažnai taikomos ir registracijoms. JAV HIPAA taikomas daugeliui sveikatos priežiūros teikėjų ir tiekėjų, kurie tvarko pacientų informaciją jų vardu, ir gali reikalauti pasirašytų sutarčių su tiekėjais. JK ir ES BDAR sveikatos duomenis priskiria ypatingai kategorijai, todėl taikomos griežtesnės sąlygos. Daugelis kitų šalių ir valstijų turi savo taisykles.
• „Tik vizitai“ vis tiek gali būti jautri informacija. Registracija, rodanti konkretų asmenį, pas tam tikros srities specialistą, gali atskleisti sveikatos informaciją.
• Svarbus kiekvienas paslaugos teikėjas, liečiantis duomenis: talpinimas, duomenų bazė, el. pašto ir SMS paslaugų teikėjai, analitikos įrankiai ir atsarginės kopijos.

Prieš kurdami sistemą, pasitarkite su kvalifikuotu patarėju ar savo profesine organizacija, kokios taisyklės taikomos, kokių sutarčių reikia su kiekvienu tiekėju ir kokių saugumo priemonių reikalaujama. Tada rinkitės įrankius, kurie aiškiai palaiko šiuos reikalavimus. Jei tiekėjas raštu nepatvirtina, kad palaiko jūsų reikalavimą, laikykite, kad jo nepalaiko.

Vienas praktiškas būdas sumažinti riziką – išlaikyti sistemą siaurą: rinkti tik tai, ko reikia registracijai, į ją neįtraukti klinikinių detalių, o visa medicininė informacija laikoma sistemoje, patvirtintoje klinikiniams įrašams.

Nuspręskite sistemos pobūdį

• Momentinė registracija ar užklausa su patvirtinimu? Daugelis klinikų renkasi užklausas, kurias patvirtina registratūra, nes kai kuriems vizitų tipams reikia patikrinimo (siuntimai, tinkamas specialistas, tinkamas kabinetas ar įranga).
• Kas gali būti užregistruotas? Konkretūs specialistai ar „pirmas laisvas“?
• Nauji ir grįžtantys pacientai. Naujiems pacientams dažnai reikia ilgesnių laiko tarpų ir pildomų dokumentų.
• Ištekliai. Kabinetai ar įranga, ribojantys, kiek vizitų gali vykti vienu metu.
• Mokėjimai. Mokėjimas klinikoje, avansas ar draudimas tvarkomas kitur.
• Telemedicina. Vaizdo vizitams reikia nuorodos ir kito priminimo, o vaizdo įrankis turi savo privatumo klausimų.

Ko reikia sistemai

Duomenys

Priežasčių laukus laikykite trumpus ir neprivalomus arba jų visai nedėkite. Darbuotojų prieigos žurnalas daugelyje sveikatos duomenų reglamentų yra tikimasi, be to, jis naudingas ir pats savaime.

Puslapiai

• Viešieji: vizitų tipai, specialisto pasirinkimas arba „pirmas laisvas“, laisvi laikai, minimali registracijos forma, patvirtinimas ir atšaukimo ar perkėlimo nuoroda su saugiu raktu.
• Registratūra: šiandienos tvarkaraštis visiems specialistams, užklausų patvirtinimas ar atmetimas, vizitų perkėlimas, atvykimų ir neatvykimų žymėjimas, laiko blokavimas.
• Specialistas: jo tvarkaraštis dienai ir savaitei.
• Administravimas: specialistai, darbo valandos, vizitų tipai, kabinetai, darbuotojų paskyros.

Teisės

Pacientas mato tik savo vizitus – per saugią nuorodą ar paciento prisijungimą. Registratūra mato visą tvarkaraštį. Specialistas mato savo sąrašą ir galbūt kolegų laisvus laikus be pacientų vardų. Administratoriai tvarko nustatymus. Darbuotojų prisijungimai turi būti asmeniniai, niekada ne bendras slaptažodis, o dviejų veiksnių prisijungimas – protingas numatytasis pasirinkimas; žr. kaip pridėti prisijungimą prie programėlės ir dviejų veiksnių autentifikaciją.

Sunkiausios dalys

• Dvigubos rezervacijos. Patikrinkite laisvumą serveryje išsaugant, o ne tik įkeliant puslapį, ir įtraukite kabinetų ribas, jei jų turite.
• Laiko juostos ir vasaros laikas. Laikykite laikus UTC formatu, o rodykite klinikos vietiniu laiku.
• Priminimai. Priminimai mažina neatvykimus, bet reikia suplanuoto darbo ir el. pašto ar SMS paslaugos teikėjo. Priminimo tekstas turi būti bendras („Turite vizitą antradienį 10:00 Riverside klinikoje“), be specialisto srities ar vizito priežasties. Patikrinkite, ar pranešimų teikėjas atitinka jūsų privatumo įsipareigojimus. Mūsų gidas apie siuntimą el. laiškų iš programėlės aprašo teikėjo pusę.
• Atšaukimai. Nustatykite vėlyvo atšaukimo langą ir tai, kas nutinka atlaisvintam laikui.
• Anketos. Išsamios medicininės anketos yra klinikiniai duomenys. Tvarkykite jas sistemoje, skirtoje tam, arba visai ne internetu.

Pirmoji veikiantis užklausa

Ši užklausa sukuria prototipą, kuriuo galima išbandyti eigą, naudojant tik išgalvotus duomenis:

Sukurk registracijų sistemos prototipą klinikai Riverside Physio, kurioje dirba trys fizioterapeutai, naudojant tik išgalvotus pavyzdžius. Vizitų tipai: pirminė konsultacija (60 min.) ir kontrolinis vizitas (30 min.), kiekvienam su 10 min. tarpu. Kiekvienas fizioterapeutas turi savo darbo valandas ir gali blokuoti laiką. Pacientai pasirenka vizito tipą, fizioterapeutą arba „pirmą laisvą“ ir mato laisvus laikus artimiausias keturias savaites, tada įveda tik vardą, el. paštą ir telefoną. Pirminės konsultacijos yra užklausos, kurias patvirtina registratūra; kontroliniai vizitai registruojami iš karto. Patvirtinimuose yra atšaukimo ir perkėlimo nuoroda su atsitiktiniu saugiu raktu. Registratūra turi dienos vaizdą visiems fizioterapeutams, kuriame gali patvirtinti užklausas, perkelti vizitus ir žymėti atvykimus bei neatvykimus. Fizioterapeutai mato tik savo tvarkaraštį. Kiekvieną personalo peržiūrą ir pakeitimą įrašyk į veiksmų lentelę. Laisvumą patikrink serveryje išsaugant. Laikus saugok UTC formatu ir rodyk klinikos vietinį laiką. Ramus, prieinamas dizainas su dideliu tekstu.

Kūrimo žingsniai

1. Patikrinkite, kokios privatumo taisyklės taikomos ir ko jos reikalauja iš jūsų įrankių bei tiekėjų.
2. Prototipas su išgalvotais duomenimis: vizitų tipai, specialistai, darbo valandos, registracijos eiga.
3. Registratūros ir specialistų vaizdai.
4. Darbuotojų prisijungimai su vaidmenimis, asmeninės paskyros ir dviejų veiksnių prisijungimas.
5. Veiksmų žurnalas darbuotojų prieigai ir pakeitimams.
6. Atšaukimo ir perkėlimo nuorodos su saugiais raktais.
7. Priminimai per teikėją, atitinkantį jūsų privatumo įsipareigojimus.
8. Prieinamumo peržiūra: skaitomas tekstas, navigacija klaviatūra, aiškios etiketės. Sistemą naudos pacientai visų amžių ir gebėjimų.
9. Saugumo peržiūra prieš paleidžiant; mūsų saugumo kontrolinis sąrašas dirbtinio intelekto kurtoms programėlėms yra pradžios taškas, o ne atitikties peržiūros pakaitalas.

Dažniausios klaidos

• Tikrų pacientų duomenų įkėlimas į prototipą. Naudokite išgalvotus duomenis, kol sistema ir jos tiekėjai nepatvirtinti sveikatos duomenims.
• Simptomų ir istorijos rinkimas registracijos formoje.
• Išsamūs priminimai. Specialybė ir vizito priežastis nepriklauso SMS peržiūrai.
• Bendri darbuotojų prisijungimai. Prarandate veiksmų istoriją.
• Laisvumo tikrinimas tik naršyklėje.
• Prielaida, kad įrankis atitinka reikalavimus, nes jis populiarus ar jį naudoja kitos klinikos.

Kada geresnis pasirinkimas – sveikatos priežiūros registracijų programinė įranga

Daugeliui klinikų geriausias pasirinkimas – praktikos valdymo ar medicininio planavimo programinė įranga, skirta sveikatos priežiūrai. Šie produktai paprastai sujungia registracijas su pacientų įrašais, sąskaitomis ir draudimu, o daugelis nurodo, kokias privatumo taisykles palaiko, ir sutiks pasirašyti reikalingas sutartis. Tiekėjams klauskite tiesiogiai ir atsakymus gaukite raštu.

Individuali sistema tinka siauresniais atvejais: viešai registracijos užklausos formai, kuri perduoda duomenis į jūsų esamą sistemą, vidinei registracijų priemonei, kurioje nėra klinikinės informacijos, arba sveikatos produktui, kurį kuriate su tinkamu teisiniu ir atitikties darbu.

Kuriame su Mythex

Mythex dokumentacijoje nėra jokių HIPAA ar kitų sveikatos duomenų atitikties teiginių, todėl nelaikykite Mythex talpinamos programėlės atitinkančia šiuos reikalavimus. Ji tinka prototipams: aprašykite vizitų eigą pokalbyje, išbandykite tiesioginėje peržiūroje su išgalvotais duomenimis ir naudokite /test, kad agentas perbėgtų registraciją, atšaukimą ir perkėlimą. Registracijų puslapio naudojimo atvejis dokumentacijoje siūlo pradėti nuo registracijos užklausos formos ir administratoriaus sąrašo, o tai gerai tinka klinikai.

Jei sistema saugos tikrus pacientų duomenis, su patarėju patikrinkite, kur ji turi veikti. Pro plane galite eksportuoti projektą arba sinchronizuoti jį su GitHub (GitHub ir eksportas) ir įdiegti infrastruktūroje, atitinkančioje jūsų įsipareigojimus.

Klausimai