Kuidas luua kliiniku aegade süsteemi: spetsialistid, ajavahemikud, meeldetuletused ja privaatsus

Kliiniku aegade süsteem võimaldab patsientidel broneerida aja spetsialistiga sellel ajal, mis on tegelikult vaba, ning annab personalile selge ülevaate päevast. Selle loomiseks vajad spetsialiste oma tööaegadega, visiiditüüpe koos kestustega, broneerimisvoogu, mis väldib topeltbroneeringuid, tühistamist ja ümberplaneerimist, meeldetuletusi ning kaitstud personaliala. See osa on tavaline broneerimisrakendus mõne kliinikuspetsiifilise reegliga. Erinev on privaatsus: aegade üksikasju käsitletakse sageli tervisteabena ning tervisteabe kohta kehtivad paljudes riikides eriseadused. Selgita välja, millised reeglid sinu puhul kehtivad, enne kui mõnda päris patsiendiandmet süsteemi, mille ise ehitad, lisad.

Tervisteabe reeglid tulevad esimesena

See juhend ei ole õigusnõu ning reeglid sõltuvad sellest, kus sa asud ja milline teenusepakkuja oled. Kindlalt võib öelda järgmist:

• Tervisteabe privaatsusreeglid on olemas ja kehtivad aegade planeerimisele sageli. USA-s hõlmab HIPAA paljusid tervishoiuteenuse osutajaid ja nende nimel patsiendiandmeid töötlevaid partnereid ning see võib nõuda nendega allkirjastatud lepinguid. Ühendkuningriigis ja EL-is käsitleb GDPR terviseandmeid eriliigi andmetena, mille suhtes kehtivad rangemad tingimused. Paljudel muudel riikidel ja osariikidel on oma reeglid.
• "Lihtsalt ajad" võivad siiski loeda tervisteabeks. Broneering, mis näitab nimega inimest, kes käib teatud liiki eriarsti juures, võib paljastada tervisealast teavet.
• Oluline on iga teenus, mis andmetega kokku puutub: majutus, andmebaas, e-posti- ja SMS-teenuse pakkujad, analüütikavahendid ja varundused.

Enne ehitamist küsi kvalifitseeritud nõustajalt või oma kutseorganisatsioonilt, millised reeglid kehtivad, milliseid lepinguid vajad iga partneriga ja milliseid turvameetmeid nõutakse. Seejärel vali vahendid, mis neid nõudeid selgelt toetavad. Kui teenusepakkuja ei kinnita kirjalikult, et toetab sinu nõuet, eelda, et ei toeta.

Üks praktiline viis riske vähendada on hoida loodav süsteem kitsas: kogu ainult seda, mida broneering vajab, hoia kliinilised üksikasjad sellest välja ja lase kõik meditsiinilised andmed hoida süsteemis, mis on heaks kiidetud kliinilisteks kirjeteks.

Otsusta süsteemi kuju

• Kohene broneerimine või taotlus ja kinnitamine? Paljud kliinikud eelistavad taotlusi, mida registratuur kinnitab, sest mõni visiiditüüp vajab eelnevat kontrolli (suunamised, õige spetsialist, õige ruum või seadmed).
• Keda saab broneerida? Kindlaid spetsialiste või "esimene vaba"?
• Uued ja tagasipöörduvad patsiendid. Uutele patsientidele kulub sageli pikem aeg ja nad vajavad vastuvõtuvorme.
• Ressursid. Ruumid või seadmed, mis piiravad, mitu visiiti saab korraga toimuda.
• Maksed. Maksmine kliinikus, ettemaks või kindlustus, mida käsitletakse mujal.
• Telemeditsiin. Videovisiidid lisavad lingi ja teistsuguse meeldetuletuse ning videotööriistal on oma privaatsusküsimused.

Mida süsteem vajab

Andmed

Hoia visiidi põhjuse väljad lühikesed ja valikulised või jäta need üldse välja. Personali ligipääsu auditilogi on paljude tervisandmete režiimide järgi nõutav ning on igal juhul kasulik.

Lehed

• Avalik: visiiditüübid, spetsialisti valik või "esimene vaba", vabad ajad, minimaalne broneerimisvorm, kinnitus ning tühistamis- või ümberplaneerimislink turvalise tokeniga.
• Registratuur: päeva ajakava kõigi spetsialistide lõikes, taotluste kinnitamine või tagasilükkamine, visiitide ümberplaneerimine, saabumiste ja mitteilmumiste märkimine, aja blokeerimine.
• Spetsialist: tema enda ajakava päeva ja nädala lõikes.
• Administraator: spetsialistid, tööajad, visiiditüübid, ruumid, personali kontod.

Õigused

Patsient näeb ainult oma visiite, turvalise lingi või patsiendikonto kaudu. Registratuur näeb täielikku ajakava. Spetsialist näeb oma nimekirja ning võib-olla kolleegide vaba aja, ilma patsientide nimedeta. Administraatorid haldavad seadeid. Personali sisselogimised peaksid olema individuaalsed, mitte ühine parool, ning kahefaktoriline sisselogimine on mõistlik vaikeseade; vt kuidas lisada rakendusele sisselogimine ja kahefaktoriline autentimine.

Rasked osad

• Topeltbroneeringud. Kontrolli vaba aja olemasolu serveris salvestamise hetkel, mitte ainult lehe laadimisel, ning arvesta ruumide piiranguid, kui neid on.
• Ajavööndid ja suveaeg. Salvesta ajad UTC-s ning kuva need kliiniku kohaliku aja järgi.
• Meeldetuletused. Meeldetuletused vähendavad mitteilmumisi, kuid vajavad ajastatud tööd ning e-posti- või SMS-teenuse pakkujat. Hoia meeldetuletuse tekst üldine ("Sul on aeg teisipäeval kell 10:00 Riverside'i kliinikus") ja jäta välja spetsialisti eriala või visiidi põhjus. Kontrolli, kas sinu sõnumiteenuse pakkuja sobib sinu privaatsuskohustustega. Meie juhend e-kirjade saatmisest oma rakendusest käsitleb teenusepakkuja poolt.
• Tühistamised. Otsusta, mis on sinu hilise tühistamise aken ja mis saab vabanenud ajast.
• Vastuvõtuvormid. Üksikasjalikud meditsiinilised küsimustikud on kliinilised andmed. Käsitle neid süsteemis, mis selleks heaks kiideti, või ära täida neid üldse veebis.

Esimene töötav käsk

See käsk loob prototüübi, millega voogu testida, ning kasutab ainult väljamõeldud andmeid:

Ehita prototüüpne aegade süsteem kliinikule Riverside Physio, kus töötab kolm füsioterapeuti, kasutades ainult väljamõeldud näidisandmeid. Visiiditüübid: esmane hindamine (60 min) ja järelkontroll (30 min), kumbki 10-minutilise puhveraja. Igal füsioterapeudil on oma tööajad ja ta saab blokeerida aega. Patsient valib visiiditüübi, füsioterapeudi või "esimese vaba" ning näeb vabu aegu järgmise nelja nädala jaoks, seejärel sisestab ainult nime, e-posti ja telefoni. Esmased hindamised on taotlused, mille registratuur kinnitab; järelkontrollid broneeritakse kohe. Kinnitustes on tühistamis- ja ümberplaneerimise link, mis kasutab turvalist juhuslikku tokenit. Registratuuril on päevavaade kõigi füsioterapeutide üle taotluste kinnitamiseks, visiitide ümberplaneerimiseks ning saabumiste ja mitteilmumiste märkimiseks. Füsioterapeudid näevad ainult oma ajakava. Logi iga personali vaatamine ja muutus auditi tabelisse. Kontrolli vaba aega uuesti serveris salvestamisel. Salvesta ajad UTC-s ning kuva kliiniku kohalik aeg. Rahulik ja ligipääsetav disain suure tekstiga.

Ehituse sammud

1. Kontrolli, millised privaatsusreeglid kehtivad ja mida nad nõuavad sinu vahenditelt ning partneritelt.
2. Koosta prototüüp väljamõeldud andmetega: visiiditüübid, spetsialistid, tööajad, broneerimisvoog.
3. Registratuuri ja spetsialisti vaated.
4. Personali sisselogimised rollidega, individuaalsed kontod ja kahefaktoriline sisselogimine.
5. Auditilogi personali ligipääsu ja muudatuste kohta.
6. Tühistamise ja ümberplaneerimise lingid turvaliste tokenitega.
7. Meeldetuletused teenusepakkuja kaudu, kes sobib sinu privaatsuskohustustega.
8. Ligipääsetavuse ülevaatus: loetav tekst, klaviatuurinavigeerimine, selged sildid. Patsiendid igas vanuses ja erinevate võimetega kasutavad seda.
9. Turvakontroll enne avalikustamist; meie turvakontrollnimekiri AI-ga ehitatud rakendustele on lähtepunkt, mitte vastavuskontrolli asendaja.

Levinud vead

• Päris patsiendiandmete panemine prototüüpi. Kasuta väljamõeldud andmeid, kuni süsteem ja selle partnerid on tervisandmete jaoks heaks kiidetud.
• Sümptomite ja haigusloo kogumine broneerimisvormis.
• Üksikasjalikud meeldetuletused. Eriala ja visiidi põhjus ei kuulu SMS-i eelvaatesse.
• Ühised personali sisselogimised. Kaotad auditijälje.
• Vabade aegade kontrollimine ainult brauseris.
• Eeldamine, et vahend on vastavuses, sest see on populaarne või teised kliinikud seda kasutavad.

Millal on parem valik tervishoiu aegade tarkvara

Enamikule kliinikutele on õige valik praktikajuhtimise või tervishoiule loodud meditsiinilise ajastamise tarkvara. Need tooted ühendavad tavaliselt ajastamise patsiendikirjete, arvelduse ja kindlustusega ning paljud sätestavad, milliseid privaatsusreegleid nad toetavad, ja sõlmivad lepingud, mida need reeglid nõuavad. Küsi müüjatelt otse ja nõua vastuseid kirjalikult.

Kohandatud arendus sobib kitsamatel juhtudel: avalik broneerimistaotluse vorm, mis edastab andmed olemasolevasse süsteemi, sisemine ajastamise tööriist, mis ei hoia kliinilist teavet, või tervishoiutoode, mida ehitad korraliku õigus- ja vastavustööga.

Ehitamine Mythexiga

Mythexi dokumentatsioon ei esita HIPAA ega muid tervisandmete vastavusväiteid, seega ära käsitle Mythexis hostitud rakendust kui vastavat nendele nõuetele. Siin on see kasulik prototüüpimiseks: kirjelda aegade voogu vestluses, testi seda reaalajas eelvaates väljamõeldud andmetega ning kasuta /test käsku, et agent läbiks broneerimise, tühistamise ja ümberplaneerimise. Broneerimislehe kasutusjuhend dokumentatsioonis soovitab alustada taotlusvormi ja administraatori nimekirjaga, mis sobib kliinikule hästi.

Kui süsteem hakkab hoidma päris patsiendiandmeid, kinnita oma nõustajaga, kus see peab töötama. Pro-paketis saad projekti eksportida või sünkroonida GitHubiga (GitHub ja eksport) ning juurutada selle infrastruktuuril, mis vastab sinu kohustustele.

Küsimused