Klinikan ajanvarausjärjestelmän rakentaminen: hoitajat, ajat, muistutukset ja tietosuoja

Klinikan ajanvarausjärjestelmän avulla potilaat voivat varata ajan hoitajalle vapaaksi todetulle ajankohdalle, ja henkilökunta saa selkeän kuvan päivän aikataulusta. Sen rakentamiseen tarvitset hoitajat omine työaikoineen, ajanvarausten tyypit kestoineen, varausprosessin, joka estää päällekkäiset varaukset, peruutuksen ja siirron, muistutukset sekä suojatun henkilökunnan alueen. Tämä osa on tavallinen varausohjelma muutamin klinikkakohtaisin säännöin. Erityistä on tietosuoja: ajanvarauksen tiedot katsotaan usein terveystiedoiksi, ja terveystietoja säädellään monissa maissa erityislailla. Selvitä, mitkä säännöt koskevat sinua, ennen kuin oikeita potilastietoja viedään järjestelmään, jonka rakennat.

Terveystietojen säännöt tulevat ensin

Tämä opas ei ole oikeudellista neuvontaa, ja säännöt riippuvat siitä, missä toimit ja millainen palveluntarjoaja olet. Varmasti voi sanoa seuraavaa:

• Terveystietojen tietosuojasäännöt ovat olemassa, ja ne koskevat usein ajanvarausta. Yhdysvalloissa HIPAA koskee monia terveydenhuollon palveluntarjoajia ja niiden kanssa toimivia palveluntarjoajia, joilta se voi vaatia allekirjoitetut sopimukset. Isossa-Britanniassa ja EU:ssa GDPR käsittelee terveystietoja erityisryhmänä, jolle asetetaan tiukemmat ehdot. Monilla muilla mailla ja osavaltioilla on omat sääntönsä.
• "Pelkät ajanvaraukset" voivat silti olla terveystietoja. Varaus, joka näyttää nimetyn henkilön varaavan ajan tietylle erikoislääkärille, voi paljastaa terveystietoa.
• Jokainen tietoja käsittelevä palvelu on merkityksellinen: hosting, tietokanta, sähköposti- ja tekstiviestipalvelut, analytiikkatyökalut ja varmuuskopiot.

Ennen rakentamista tarkista pätevältä neuvonantajalta tai ammattijärjestöltäsi, mitkä säännöt pätevät, mitä sopimuksia tarvitset kullekin palveluntarjoajalle ja mitä turvatoimia vaaditaan. Valitse sitten työkalut, jotka tukevat nimenomaisesti nämä vaatimukset. Jos palveluntarjoaja ei kirjallisesti sano tukevansa vaatimustasi, oleta, ettei se tue.

Yksi käytännön tapa vähentää riskiä on pitää rakennelma kapeana: kerää vain se, mitä varaus tarvitsee, pidä kliiniset tiedot sen ulkopuolella ja anna kaikki lääketieteellinen sisältö järjestelmälle, joka on hyväksytty kliinisille tiedoille.

Päätä järjestelmän muoto

• Välitön varaus vai pyyntö ja vahvistus? Monet klinikat suosivat pyyntöjä, jotka vastaanotto vahvistaa, koska jotkin ajanvarauksen tyypit vaativat tarkistuksen: lähetteet, oikea hoitaja, oikea huone tai laite.
• Kenelle aikoja voi varata? Tietylle hoitajalle vai "ensimmäiseen vapaaseen"?
• Uudet ja palaavat potilaat. Uudet potilaat tarvitsevat usein pidempiä aikoja ja lomakkeita.
• Resurssit. Huoneet tai laitteet, jotka rajoittavat samanaikaisten ajanvarausten määrää.
• Maksut. Maksu klinikalla, ennakkomaksu tai vakuutus hoidetaan muualla.
• Etävastaanotot. Videoajat tarvitsevat linkin ja erilaisen muistutuksen, ja videotyökalulla on omat tietosuojakysymyksensä.

Mitä järjestelmä tarvitsee

Tiedot

Pidä käyntisyy-kentät lyhyinä ja valinnaisina, tai jätä ne pois. Lokitiedot henkilökunnan käytöstä odotetaan monissa terveystietosäännöissä, ja ne ovat hyödyllisiä muutenkin.

Sivut

• Julkiset: ajanvarauksen tyypit, hoitajan valinta tai ensimmäinen vapaa, vapaat ajat, minimaalinen varauslomake, vahvistus sekä peruutus- ja siirtolinkki suojatulla tunnisteella.
• Vastaanotto: päivän aikataulu kaikille hoitajille, pyyntöjen vahvistus tai hylkääminen, aikojen siirto, saapumisten ja poissaolojen merkintä sekä ajan estäminen.
• Hoitaja: oma päivä- ja viikkoaikataulu.
• Ylläpito: hoitajat, työajat, ajanvarauksen tyypit, huoneet ja henkilökunnan tunnukset.

Oikeudet

Potilas näkee vain omat ajanvarauksensa suojatun linkin tai potilastunnuksen kautta. Vastaanotto näkee koko aikataulun. Hoitaja näkee oman listansa ja ehkä kollegoidensa vapaat ajat ilman potilasnimiä. Ylläpito hallitsee asetuksia. Henkilökunnan tunnukset kannattaa olla henkilökohtaisia, ei yhteistä salasanaa, ja kaksivaiheinen kirjautuminen on järkevä oletus. Katso näin lisäät kirjautumisen sovellukseesi ja kaksivaiheinen todennus.

Vaikeat osat

• Päällekkäiset varaukset. Tarkista vapaat ajat palvelimella tallennettaessa, ei vain sivun latautuessa, ja ota mukaan huonerajoitukset, jos niitä on.
• Aikavyöhykkeet ja kesäaika. Tallenna ajat UTC-aikana ja näytä ne klinikan paikallisajassa.
• Muistutukset. Muistutukset vähentävät poissaoloja, mutta ne tarvitsevat ajastetun tehtävän ja sähköposti- tai tekstiviestipalvelun. Pidä muistutusteksti yleisenä ("Sinulla on aika tiistaina klo 10.00 Riverside-klinikalla") äläkä kerro hoitajan erikoisalaa tai käynnin syytä. Tarkista, että viestipalvelusi sopii tietosuojavelvoitteisiisi. Oppaamme sähköpostien lähettäminen sovelluksestasi kertoo palveluntarjoajan puolen.
• Peruutukset. Päätä myöhäisen peruutuksen aikaraja ja se, mitä vapautuneelle ajalle tapahtuu.
• Esitietolomakkeet. Yksityiskohtaiset terveyskyselyt ovat kliinistä dataa. Käsittele niitä järjestelmässä, joka on siihen hyväksytty, tai älä kerää niitä verkossa lainkaan.

Ensimmäinen toimiva kehote

Tämä kehote rakentaa prototyypin, jolla voi testata kulun, ja se käyttää vain keksittyä dataa:

Rakenna prototyyppi ajanvarausjärjestelmästä Riverside Physiolle, klinikalle, jolla on kolme fysioterapeuttia. Käytä vain fiktiivistä esimerkkidataa. Ajanvarauksen tyypit: Uusi arvio (60 min) ja Seurantakäynti (30 min), kummallekin 10 minuutin puskuri. Jokaisella fysioterapeutilla on omat työajat, ja hän voi estää aikaa. Potilas valitsee ajanvarauksen tyypin, fysioterapeutin tai "ensimmäisen vapaan" ja näkee vapaat ajat seuraavilta neljältä viikolta. Sitten hän syöttää vain nimen, sähköpostin ja puhelinnumeron. Uudet arviot ovat pyyntöjä, jotka vastaanotto vahvistaa; seurantakäynnit varataan heti. Vahvistuksissa on peruutus- ja siirtolinkki, joka käyttää satunnaista suojattua tunnistetta. Vastaanotolla on päivänäkymä kaikille fysioterapeuteille pyyntöjen vahvistamiseen, aikojen siirtoon sekä saapumisten ja poissaolojen merkintään. Fysioterapeutit näkevät vain oman aikataulunsa. Kirjaa jokainen henkilökunnan katselu ja muutos lokitauluun. Tarkista vapaus uudelleen palvelimella tallennettaessa. Tallenna ajat UTC-aikana ja näytä klinikan paikallisaika. Rauhallinen, saavutettava muotoilu ja iso teksti.

Rakennusvaiheet

1. Tarkista, mitkä tietosuojasäännöt koskevat sinua ja mitä ne vaativat työkaluiltasi ja palveluntarjoajiltasi.
2. Tee prototyyppi fiktiivisellä datalla: ajanvarauksen tyypit, hoitajat, työajat, varausprosessi.
3. Vastaanoton ja hoitajan näkymät.
4. Henkilökunnan tunnukset rooleilla, henkilökohtaiset tilit ja kaksivaiheinen kirjautuminen.
5. Lokitiedot henkilökunnan käytöstä ja muutoksista.
6. Peruutus- ja siirtolinkit suojatuilla tunnisteilla.
7. Muistutukset palveluntarjoajan kautta, joka sopii tietosuojavelvoitteisiisi.
8. Saavutettavuuden tarkistus: luettava teksti, näppäimistöllä käytettävyys, selkeät nimilaput. Kaikenikäiset ja -kykyiset potilaat käyttävät sitä.
9. Tietoturvatarkistus ennen julkaisua. Tietoturvatarkistuslista tekoälyllä rakennetuille sovelluksille on lähtökohta, ei korvike vaatimustenmukaisuustarkistukselle.

Yleisiä virheitä

• Oikean potilasdatan laittaminen prototyyppiin. Käytä keksittyä dataa, kunnes järjestelmä ja sen palveluntarjoajat on hyväksytty terveystiedoille.
• Oireiden ja sairaushistorian kerääminen varauslomakkeella.
• Yksityiskohtaiset muistutukset. Erikoisala ja käynnin syy eivät kuulu tekstiviestin esikatseluun.
• Yhteiset henkilökunnan tunnukset. Menetät lokitiedon.
• Vapaiden aikojen tarkistaminen vain selaimessa.
• Oletus, että työkalu on vaatimustenmukainen, koska se on suosittu tai muut klinikat käyttävät sitä.

Milloin terveydenhuollon ajanvarausohjelmisto on parempi valinta

Useimmille klinikoille paras valinta on terveydenhuoltoon tehty vastaanottotoiminnan tai lääketieteellisen ajanvarauksen ohjelmisto. Nämä tuotteet yhdistävät yleensä ajanvarauksen potilastietoihin, laskutukseen ja vakuutuksiin, ja monet kertovat, mitä tietosuojasääntöjä ne tukevat, sekä allekirjoittavat tarvittavat sopimukset. Kysy myyjiltä suoraan ja pyydä vastaukset kirjallisina.

Oma rakennelma sopii kapeampiin tapauksiin: julkiseen varauspyyntölomakkeeseen, joka syöttää olemassa olevaan järjestelmääsi, sisäiseen aikataulutyökaluun, joka ei sisällä kliinistä tietoa, tai terveysalan tuotteeseen, jonka takana on kunnolliset oikeudelliset ja vaatimustenmukaisuustyöt.

Rakentaminen Mythexillä

Mythexin dokumentaatiossa ei ole HIPAA- tai muita terveystietojen vaatimustenmukaisuusväitteitä, joten älä pidä Mythexissä isännöityä sovellusta vaatimustenmukaisena. Siinä on hyötyä prototyypin tekemisessä: kuvaile ajanvarauksen kulku chatissa, testaa se live-esikatselussa fiktiivisellä datalla ja käytä /test-komentoa, jolla agentti käy läpi varauksen, peruutuksen ja siirron. Varaussivun käyttötapaus dokumentaatiossa suosittelee aloittamaan pyyntölomakkeella ja ylläpidon listalla, mikä sopii klinikalle hyvin.

Jos järjestelmä käsittelee oikeaa potilasdataa, varmista neuvonantajasi kanssa, missä sen täytyy toimia. Pro-tasolla voit viedä projektin tai synkronoida sen GitHubiin (GitHub ja vienti) ja julkaista sen infrastruktuurissa, joka täyttää velvoitteesi.

Kysymykset