Kā izveidot klīnikas pieraksta sistēmu: speciālisti, laiki, atgādinājumi un privātums

Klīnikas pieraksta sistēma ļauj pacientiem pierakstīties pie speciālista laikā, kas tiešām ir brīvs, un dod personālam skaidru dienas pārskatu. Lai to izveidotu, vajag speciālistus ar saviem darba laikiem, vizīšu veidus ar ilgumu, pieraksta plūsmu, kas novērš dubultus pierakstus, vizītes atcelšanu un pārcelšanu, atgādinājumus un aizsargātu personāla zonu. Šī daļa ir standarta rezervēšanas lietotne ar dažiem klīnikai specifiskiem noteikumiem. Atšķirīgā daļa ir privātums: vizīšu informācija bieži tiek uzskatīta par veselības informāciju, un veselības datus daudzās valstīs regulē īpaši likumi. Noskaidrojiet, kuri noteikumi jums attiecas, pirms jebkādi reāli pacientu dati nonāk sistēmā, ko veidojat.

Veselības datu noteikumi ir pirmie

Šis ceļvedis nav juridisks padoms, un noteikumi atkarīgi no tā, kur atrodaties un kāda veida pakalpojumu sniedzējs esat. Par ko var droši runāt:

• Veselības datu privātuma noteikumi pastāv un bieži attiecas uz pierakstu. ASV HIPAA attiecas uz daudziem veselības aprūpes sniedzējiem un pakalpojumu sniedzējiem, kas apstrādā pacientu informāciju viņu vārdā, un tas var prasīt parakstītus līgumus ar šiem pakalpojumu sniedzējiem. Lielbritānijā un ES GDPR veselības datus uzskata par īpašu kategoriju ar stingrākiem nosacījumiem. Daudzām citām valstīm un štatiem ir savi noteikumi.
• „Tikai pieraksti” joprojām var būt jutīgi. Rezervācija, kurā redzams konkrēts cilvēks pie noteikta veida speciālista, var atklāt veselības informāciju.
• Svarīgs ir katrs pakalpojums, kas saskaras ar datiem: hosting, datubāze, e-pasta un SMS pakalpojumu sniedzēji, analītikas rīki un dublējumi.

Pirms izstrādes pārbaudiet ar kvalificētu konsultantu vai savu profesionālo asociāciju, kuri noteikumi attiecas uz jums, kādi līgumi nepieciešami ar katru pakalpojumu sniedzēju un kādi drošības pasākumi ir obligāti. Pēc tam izvēlieties rīkus, kas skaidri atbalsta šīs prasības. Ja pakalpojumu sniedzējs rakstiski neapliecina, ka atbalsta jūsu prasību, pieņemiet, ka neatbalsta.

Viens praktisks veids, kā mazināt risku, ir turēt izveidoto sistēmu šauru: vākt tikai to, kas nepieciešams pierakstam, neievietot klīniskās detaļas un ļaut sistēmai, kas apstiprināta klīniskajiem ierakstiem, glabāt visu medicīnisko.

Nosakiet sistēmas formu

• Tūlītēja rezervācija vai pieprasījums ar apstiprinājumu? Daudzas klīnikas dod priekšroku pieprasījumiem, ko apstiprina reģistratūra, jo dažiem vizīšu veidiem nepieciešama pārbaude (nosūtījumi, pareizais speciālists, pareizā telpa vai aprīkojums).
• Kas var tikt rezervēts? Konkrēti speciālisti vai „pirmais brīvais”?
• Jaunie un atgriezušies pacienti. Jaunajiem pacientiem bieži vajag ilgākus laikus un uzņemšanas dokumentus.
• Resursi. Telpas vai aprīkojums, kas ierobežo, cik vizīšu var notikt vienlaikus.
• Maksājumi. Maksāt klīnikā, avansu vai apdrošināšanu kārtot citur.
• Telemedicīna. Video vizītes pievieno saiti un citu atgādinājumu, un video rīkam ir savi privātuma jautājumi.

Ko sistēmai vajag

Dati

Iemesla lauku vizītes laikā turiet īsus un neobligātus vai neiekļaujiet tos vispār. Auditācijas žurnāls par personāla piekļuvi daudzos veselības datu režīmos ir sagaidāms, un tas ir noderīgs arī citādi.

Lapas

• Publiskā: vizīšu veidi, speciālista izvēle vai „pirmais brīvais”, brīvie laiki, minimāla pieraksta veidlapa, apstiprinājums un atcelšanas vai pārcelšanas saite ar drošu marķieri.
• Reģistratūra: šīs dienas grafiks visiem speciālistiem, pieprasījumu apstiprināšana vai noraidīšana, vizīšu pārcelšana, ierašanās un neierašanās atzīmēšana, laika bloķēšana.
• Speciālists: savs grafiks dienai un nedēļai.
• Administrators: speciālisti, darba laiki, vizīšu veidi, telpas, personāla konti.

Atļaujas

Pacienti redz tikai savas vizītes, izmantojot drošu saiti vai pacienta pieteikšanos. Reģistratūra redz visu grafiku. Speciālisti redz savu sarakstu un varbūt kolēģu pieejamību bez pacientu vārdiem. Administratori pārvalda iestatījumus. Personāla pieteikšanās jābūt individuālai, nevis kopīgai parolei, un divfaktoru pieteikšanās ir saprātīgs noklusējums; skatiet kā pievienot pieteikšanos savai lietotnei un divfaktoru autentifikāciju.

Grūtākās daļas

• Dubultie pieraksti. Pārbaudiet pieejamību serverī saglabāšanas brīdī, nevis tikai lapas ielādes laikā, un iekļaujiet telpu ierobežojumus, ja tādi ir.
• Laika joslas un vasaras laiks. Glabājiet laikus UTC un rādiet tos klīnikas vietējā laikā.
• Atgādinājumi. Atgādinājumi samazina neierašanās, bet vajag ieplānotu darbu un e-pasta vai SMS pakalpojumu sniedzēju. Atgādinājuma teksts jābūt vispārīgs („Jums ir vizīte otrdien plkst. 10:00 klīnikā Riverside”), bez speciālista specialitātes vai vizītes iemesla. Pārbaudiet, vai jūsu ziņojumu pakalpojumu sniedzējs atbilst jūsu privātuma pienākumiem. Mūsu ceļvedis par e-pasta sūtīšanu no lietotnes aptver pakalpojumu sniedzēja pusi.
• Atcelšana. Izlemiet, cik ilgs ir vēlais atcelšanas logs un kas notiek ar atbrīvoto laiku.
• Uzņemšanas veidlapas. Detalizēti medicīniskie jautājumi ir klīniskie dati. Apstrādājiet tos sistēmā, kas tam ir apstiprināta, vai neveiciet tiešsaistē vispār.

Pirmais uzvedni, kas strādā

Šis uzvedne izveido prototipu plūsmas pārbaudei tikai ar izdomātiem datiem:

Izveido pieraksta sistēmas prototipu klīnikai Riverside Physio ar trim fizioterapeitiem, izmantojot tikai izdomātus paraugdatus. Vizīšu veidi: Jaunā novērtēšana (60 min) un Turpinājums (30 min), katram ar 10 minūšu buferi. Katram fizioterapeitam ir savs darba laiks, un viņš var bloķēt laiku. Pacienti izvēlas vizīšu veidu, fizioterapeitu vai „pirmo brīvo” un redz brīvos laikus nākamajām četrām nedēļām, pēc tam ievada tikai vārdu, e-pastu un tālruni. Jaunās novērtēšanas ir pieprasījumi, ko apstiprina reģistratūra; turpinājumi tiek rezervēti uzreiz. Apstiprinājumos ir atcelšanas un pārcelšanas saite ar drošu nejaušu marķieri. Reģistratūrai ir dienas skats visiem fizioterapeitiem, lai apstiprinātu pieprasījumus, pārceltu vizītes un atzīmētu ierašanos un neierašanos. Fizioterapeiti redz tikai savu grafiku. Katru personāla skatījumu un izmaiņu ieraksti auditācijas tabulā. Saglabājot, no jauna pārbaudi pieejamību serverī. Glabā laikus UTC un rādi klīnikas vietējo laiku. Mierīgs, pieejams dizains ar lielu tekstu.

Izveides soļi

1. Pārbaudiet, kuri privātuma noteikumi attiecas uz jums un ko tie prasa no jūsu rīkiem un pakalpojumu sniedzējiem.
2. Izveidojiet prototipu ar izdomātiem datiem: vizīšu veidi, speciālisti, darba laiki, pieraksta plūsma.
3. Reģistratūras un speciālistu skati.
4. Personāla pieteikšanās ar lomām: individuāli konti un divfaktoru pieteikšanās.
5. Auditācijas žurnāls par personāla piekļuvi un izmaiņām.
6. Atcelšanas un pārcelšanas saites ar drošiem marķieriem.
7. Atgādinājumi caur pakalpojumu sniedzēju, kas atbilst jūsu privātuma pienākumiem.
8. Pieejamības pārbaude: lasāms teksts, navigācija ar tastatūru, skaidras etiķetes. Ar sistēmu strādās pacienti dažādos vecumos un ar dažādām spējām.
9. Drošības pārskats pirms palaišanas. Mūsu drošības kontrolsaraksts AI veidotām lietotnēm ir sākumpunkts, nevis atbilstības pārbaudes aizstājējs.

Biežākās kļūdas

• Reālu pacientu datu ievietošana prototipā. Lietojiet izdomātus datus, kamēr sistēma un tās pakalpojumu sniedzēji nav saņēmuši atļauju veselības datiem.
• Simptomu un vēstures vākšana pieraksta veidlapā.
• Detalizēti atgādinājumi. Specialitāte un vizītes iemesls nepieder SMS priekšskatījumam.
• Kopīgi personāla konti. Zūd auditācijas pēdas.
• Laika pārbaude tikai pārlūkprogrammā.
• Pieņemšana, ka rīks ir atbilstošs, jo tas ir populārs vai to izmanto citas klīnikas.

Kad labāka ir veselības nozares plānošanas programmatūra

Lielākajai daļai klīniku labākā izvēle ir prakses vadības vai medicīniskās plānošanas programmatūra, kas veidota veselības nozarei. Šie produkti parasti apvieno plānošanu ar pacientu ierakstiem, norēķiniem un apdrošināšanu, un daudzi norāda, kurus privātuma noteikumus atbalsta, un parakstīs līgumus, ko šie noteikumi prasa. Jautājiet pārdevējiem tieši un saņemiet atbildes rakstiski.

Pielāgota izstrāde der šaurākiem gadījumiem: publiskai pieteikuma veidlapai, kas ievada jūsu esošo sistēmu, iekšējam plānošanas rīkam bez klīniskās informācijas vai veselības produktam, ko veidojat ar pienācīgu juridisko un atbilstības darbu aiz tā.

Veidošana ar Mythex

Mythex dokumentācijā nav HIPAA vai citu veselības datu atbilstības apgalvojumu, tāpēc neuzskatiet Mythex hostēto lietotni par atbilstošu šīm prasībām. Tā ir noderīga prototipēšanai: aprakstiet vizīšu plūsmu tērzēšanā, pārbaudiet to tiešajā priekšskatījumā ar izdomātiem datiem un izmantojiet /test, lai aģents izietu cauri rezervēšanai, atcelšanai un pārcelšanai. Rezervēšanas lapas lietojuma piemērs dokumentācijā iesaka sākt ar pieteikuma veidlapu un administratora sarakstu, kas klīnikai labi piemērots.

Ja sistēmā glabāsiet reālus pacientu datus, konsultējieties ar savu konsultantu par to, kur tai jādarbojas. Pro versijā varat eksportēt projektu vai sinhronizēt to ar GitHub (GitHub un eksports) un izvietot to infrastruktūrā, kas atbilst jūsu pienākumiem.

Jautājumi