Kako izraditi sustav za upravljanje školom

Sustav za upravljanje školom čuva zapise na kojima škola radi: tko su učenici, u kojim su razredima, jesu li došli i kako napreduju. Korisna prva verzija manja je nego što većina ljudi misli – učenici, razredi, dolasci i ocjene, s odvojenim prijavama za administratore, nastavnike i roditelje. Dobro je izgradite, pažljivo testirajte dopuštenja i dodajte raspored sati, naplatu i poruke kasnije.

Ovaj vodič namijenjen je malim školama, centrima za podučavanje, jezičnim školama, izvannastavnim programima i pružateljima obuke koji smatraju da su veliki sustavi preteški ili preskupi za ono što im treba.

Što sustav za upravljanje školom treba

Podaci

Većina sustava ovisi o šest tablica:

Dodajte provjere znanja (test ili zadatak u razredu, s najvišim bodovima i težinom) i ocjene (rezultat jednog učenika na jednoj provjeri) kada dolasci budu radili.

Tablica upisa važnija je nego što se čini. Učenici mijenjaju razrede usred polugodišta. Ako „razred” čuvate izravno na učeniku, gubite povijest i vaša izvješća o dolascima prestaju se zbrajati.

Stranice

• Administratorska nadzorna ploča: dolasci za danas na prvi pogled, učenici kojima nedostaje upis u dnevnik, nedavne promjene.
• Popis učenika i profil: pretraga, filtriranje po razredu ili godini i profil s razredima, dolascima i ocjenama.
• Stranica razreda: popis učenika, dnevnik za danas i ocjenjivačka knjiga.
• Zaslon dnevnika: onaj koji nastavnici koriste svaki dan. Mora trajati sekunde na mobitelu ili tabletu – svi su prema zadanom prisutni, dodirnete da promijenite.
• Ocjenjivačka knjiga: provjere kao stupci, učenici kao retci, s izračunatim prosjekom.
• Prikaz za roditelje: samo dolasci, ocjene i obavijesti vlastite djece, samo za čitanje.

Dopuštenja

Tu školski sustavi uspijevaju ili propadaju. Zapišite pravila prije izrade:

• Administratori vide i uređuju sve.
• Nastavnici vide i uređuju samo razrede koje predaju i samo učenike u njima.
• Roditelji vide samo vlastitu djecu, samo za čitanje.
• Učenici (ako se uopće prijavljuju) vide samo vlastite zapise.

„Samo” mora se provoditi na poslužitelju, a ne samo skrivanjem gumba. Roditelj koji promijeni broj u adresi stranice ne smije moći otvoriti profil drugog djeteta. Naš vodič o kontroli pristupa temeljenoj na ulogama pokriva taj obrazac.

Odluke prije početka

Tko se prijavljuje u prvoj verziji? Samo osoblje mnogo je jednostavnije. Roditelji i učenici umnožavaju slučajeve dopuštenja i zahtjeve za podrškom. Mnoge škole počinju s prijavama za osoblje i šalju roditeljima ispis ili izvješće e-poštom dok jezgra ne postane stabilna.

Kako se računaju ocjene? Ponderirani prosjeci, odbacivanje najnižih rezultata, pojasevi slovnih ocjena, položeno/nije položeno – odaberite jednu shemu i zapišite je s primjerom. Logika ocjenjivanja dio je koji se najviše isplati ručno provjeriti.

Što je „polugodište” (termin)? Razredi, upisi i izvješća ovise o tome. Odlučite koristite li tromjesečja, semestre ili jednu akademsku godinu i napravite to tablicom, a ne slobodnim tekstom.

Uvoz, a ne ponovni unos. Učenike gotovo sigurno već imate u tablici. Od prvog dana planirajte uvoz CSV datoteke za učenike, skrbnike i upise. Pogledajte kako pretvoriti tablicu u aplikaciju.

Gdje su podaci i tko ih smije vidjeti. Zapisi učenika su osjetljivi. Na mnogo mjesta na njih se odnose posebna pravila – FERPA u SAD-u, GDPR u EU-u i Ujedinjenom Kraljevstvu i druga pravila drugdje. Provjerite što vrijedi za vas prije unosa stvarnih imena i, ako niste sigurni, zatražite savjet stručnjaka. Barem: privatno prema zadanom, evidencija tko je što promijenio i način da izvezete ili uklonite podatke učenika.

Prvi upit koji radi

Napravi web aplikaciju za upravljanje školom za malu školu. Osoblje se prijavljuje e-poštom i lozinkom; uloge su administrator i nastavnik. Podaci: učenici (ime, datum rođenja, razred, status), skrbnici povezani s učenicima, osoblje, polugodišta, razredi (naziv, predmet, nastavnik, polugodište, tjedni raspored) i upisi koji povezuju učenike s razredima s datumima početka i završetka. Nastavnici vide samo razrede koje predaju i učenike upisane u njih; administratori vide sve. Izradi stranicu razreda s popisom učenika i dnevnim dnevnikom u kojem su svi prema zadanom prisutni, a nastavnik dodirne da označi odsutan, kasni ili opravdan, uz neobaveznu bilješku. Administratori dobivaju nadzornu ploču koja pokazuje koji razredi još nisu popunili dnevnik za danas. Dodaj uvoz CSV datoteke za učenike i skrbnike. Sve spremi u bazu podataka. Ocjene, prijave roditelja i naplatu ostavi za kasnije.

Primijetite što upit radi: imenuje uloge, jednom rečenicom navodi pravilo dopuštenja, detaljno opisuje zaslon koji se najviše koristi i kaže što treba izostaviti.

Koraci izgradnje

1. Model podataka i probni podaci. Zatražite tablice i mali, jasno lažan primjer škole – dva polugodišta, pet razreda, četrdeset učenika. Nikada ne koristite stvarne zapise učenika dok gradite.
2. Zasloni za administratore. Popis učenika, profil, popis razreda, uređivanje upisa. Provjerite da premještanje učenika u drugi razred čuva stari upis s datumom završetka.
3. Prijave nastavnika i dnevnik. Prijavite se kao nastavnik i provjerite da vidite samo svoje razrede. Vodite dnevnik na zaslonu veličine mobitela.
4. Testovi dopuštenja. Prijavite se kao dva različita nastavnika i pokušajte otvoriti tuđe razrede putem URL-a. Oba pokušaja trebaju ne uspjeti.
5. Uvoz. Uvezite svoju stvarnu tablicu u kopiju, popravite stupce koji se ne podudaraju i tek onda odlučite jeste li spremni za rad uživo.
6. Ocjene. Dodajte provjere i ocjenjivačku knjigu. Testirajte prosjek na primjeru koji ste sami ručno izračunali.
7. Izvješća. Postotak dolazaka po učeniku i po razredu za zadano razdoblje – izvješće koje administratori najčešće traže.
8. Pristup roditelja, ako ga trebate. Prijave skrbnika dodajte posljednje, s pregledima samo za čitanje i najstrožim testovima dopuštenja.

Česte pogreške

• Čuvanje razreda na učeniku. Koristite upise s datumima ili nestaje povijest.
• Dopuštenja samo u sučelju. Skriveni gumbi nisu sigurnost. Testirajte preko URL-a i API-ja.
• Spor dnevnik. Ako dolasci traju duže nego na papiru, nastavnici će prestati koristiti sustav.
• Stvarni podaci u testiranju. Koristite izmišljena imena dok se dopuštenja ne dokažu.
• Brisanje učenika. Označite ih kao napustili. Prošli dolasci i ocjene i dalje pripadaju zapisima škole.
• Izgradnja svega odjednom. Raspored, naplata, poruke, izvješća o ocjenama i roditeljska aplikacija zajedno su godina rada. Prvo isporučite dnevnik.
• Nema revizijskog traga. Kada se ocjena promijeni, netko će pitati tko ju je i kada promijenio. Zabilježite to.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Uspostavljeni sustavi za upravljanje školom i informacijski sustavi za učenike rješavaju stvari koje prilagođena izrada teško može dostići: izvješćivanje državi i ispitnim odborima, složeno planiranje sati, integraciju s platformama za učenje, naplatu školarina i godine rubnih slučajeva. Ako vodite veliku školu, imate zakonske obveze izvješćivanja ili trebate da dobavljač preuzme podršku i usklađenost, kupite jedan.

Izrada ima smisla kada su vaše potrebe uže ili neuobičajene: centar za podučavanje koji prati sate i napredak, jezična škola s kontinuiranim upisima, pružatelj obuke s grupama polaznika ili mala škola koja koristi tek petinu skupog sustava. Usredotočen alat koji radi upravo vaš tijek rada može nadmašiti veliki koji se svaki dan borite savladati. Naš vodič o izradi naspram kupnje softvera prolazi kroz taj kompromis, a kako izraditi interni alat pokriva verziju samo za osoblje.

Izrada u Mythexu

Na Mythexu sustav opišete u chatu i gledate kako se oblikuje u pregledu uživo. Prije nego se napiše bilo kakav kod, prvo koristite način Plan kako biste dogovorili tablice i uloge. Mythex dodaje namjensku bazu podataka kada aplikacija treba spremište, a pohranu datoteka ako želite priložiti dokumente profilima učenika. Prijava za vaše osoblje i roditelje je vlastita za aplikaciju: Mythex ne pruža ugrađeni proizvod za prijavu, pa agent povezuje pristup koji vi odaberete – pogledajte dodavanje prijave u aplikaciju. Objavite na mythex.ai poveznici ili na vlastitoj domeni na planu Pro – adresa je javna, pa su prijava vaše aplikacije i provjere dopuštenja ono što čuva zapise privatnima. Kao polazište pogledajte predložak alata za ocjenjivanje nastavnika ili stranicu za izradu sustava za centar za podučavanje.

Pitanja