Si të ndërtoni një sistem menaxhimi shkollor

Një sistem menaxhimi shkollor mban regjistrimet mbi të cilat funksionon një shkollë: kush janë nxënësit, në cilat klasa janë, nëse kanë ardhur, dhe si po shkojnë. Një version i dobishëm i parë është më i vogël se sa mendojnë shumë njerëz — nxënës, klasa, frekuentim dhe nota, me kyçje të veçanta për administratorët, mësuesit dhe prindërit. Ndërtojeni mirë, testoni fort lejet, dhe shtoni orarët, tarifat dhe mesazhet më vonë.

Ky udhëzues është për shkollat e vogla, qendrat e tutorimit, shkollat e gjuhëve, programet pas orarit shkollor dhe ofruesit e trajnimit që i gjejnë sistemet e mëdha shumë të rënda ose shumë të shtrenjta për atë që u duhet.

Çfarë i duhet një sistemi menaxhimi shkollor

Të dhënat

Shumica e sistemit varet nga gjashtë tabela:

Shtoni vlerësimet (një test ose detyrë në një klasë, me pikë maksimale dhe peshë) dhe notat (rezultati i një nxënësi në një vlerësim) pasi frekuentimi të funksionojë.

Tabela e regjistrimeve ka më shumë rëndësi nga sa duket. Nxënësit ndryshojnë klasë gjatë semestrit. Nëse e ruani "klasën" direkt te nxënësi, humbni historikun dhe raportet e frekuentimit pushojnë së përputhuri.

Faqet

• Paneli i administratorit: frekuentimi i sotëm me një vështrim, nxënësit që mungojnë në regjistër, ndryshimet e fundit.
• Lista e nxënësve dhe profili: kërkim, filtrim sipas klasës ose vitit, dhe një profil që tregon klasat, frekuentimin dhe notat.
• Faqja e klasës: lista e nxënësve, regjistri i sotëm, dhe libri i notave.
• Ekrani i regjistrit: ai që mësuesit e përdorin çdo ditë. Duhet të zgjasë sekonda në telefon ose tablet — të gjithë fillojnë si të pranishëm, prekni për të ndryshuar.
• Libri i notave: vlerësimet si kolona, nxënësit si rreshta, me mesataren e llogaritur.
• Pamja për prindërit: vetëm frekuentimi, notat dhe njoftimet e fëmijëve të tyre, vetëm për lexim.

Lejet

Këtu sistemet e shkollave ose dështojnë ose sukses. Shkruani rregullat para ndërtimit:

• Administratorët shohin dhe redaktojnë çdo gjë.
• Mësuesit shohin dhe redaktojnë vetëm klasat që japin, dhe vetëm nxënësit në to.
• Prindërit shohin vetëm fëmijët e tyre, vetëm për lexim.
• Nxënësit (nëse kyçen fare) shohin vetëm regjistrimet e tyre.

"Vetëm" duhet zbatuar në server, jo vetëm duke fshehur butona. Një prind që ndryshon një numër në adresën e faqes nuk duhet të hapë profilin e një fëmije tjetër. Udhëzuesi ynë për kontrollin e aksesit me role mbulon modelin.

Vendimet para se të filloni

Kush kyçet në versionin e parë? Vetëm stafi është shumë më e thjeshtë. Prindërit dhe nxënësit shumëzojnë rastet e lejeve dhe kërkesat për mbështetje. Shumë shkolla nisen me kyçje për stafin dhe u dërgojnë prindërve një raport të printuar ose me email deri sa baza të jetë e qëndrueshme.

Si llogariten notat? Mesatare e peshuar, eliminim i notës më të ulët, intervale me shkronja, kalim/ndalim — zgjidhni një skemë dhe shkruajeni me një shembull. Logjika e notave është pjesa që më shumë meriton të kontrollohet me dorë.

Çfarë është një "semestër"? Klasat, regjistrimet dhe raportet varen nga ai. Vendosni nëse përdorni semestra, trimestra ose një vit të vetëm akademik, dhe bëjeni atë tabelë, jo fushë teksti.

Importoni, mos ri-shkruani. Pothuajse sigurisht keni nxënësit tashmë në një spreadsheet. Planifikoni një import CSV për nxënësit, kujdestarët dhe regjistrimet që nga dita e parë. Shih si ta kthesh një spreadsheet në aplikacion.

Ku jetojnë të dhënat dhe kush mund t'i shohë. Regjistrimet e nxënësve janë të ndjeshme. Në shumë vende mbulohen nga rregulla të veçanta — FERPA në SHBA, GDPR në BE dhe Mbretërinë e Bashkuar, dhe të tjera gjetkë. Kontrolloni çfarë zbatohet për ju përpara se të ngarkoni emra reale, dhe kërkoni një këshilltar nëse nuk jeni i sigurt. Të paktën: private si parazgjedhje, auditim i kujt ndryshoi çfarë, dhe një mënyrë për të eksportuar ose hequr të dhënat e një nxënësi.

Një prompt i parë që funksionon

Ndërto një aplikacion web për menaxhimin e një shkolle të vogël. Stafi kyçet me email dhe fjalëkalim; rolet janë administrator dhe mësues. Të dhënat: nxënësit (emri, datëlindja, klasa vjetore, statusi), kujdestarët të lidhur me nxënësit, stafi, semestrat, klasat (emri, lënda, mësuesi, semestri, orari javor) dhe regjistrimet që lidhin nxënësit me klasat, me datat e fillimit dhe mbarimit. Mësuesit shohin vetëm klasat që japin dhe nxënësit e regjistruar në to; administratorët shohin gjithçka. Ndërto një faqe klase me listën e nxënësve dhe një regjistër ditor ku të gjithë fillojnë si të pranishëm dhe mësuesi prek për të shënuar të munguar, me vonesë ose të arsyeshëm, me një shënim opsional. Administratorët marrin një panel që tregon cilat klasa nuk e kanë mbushur regjistrin e sotëm. Shto një import CSV për nxënësit dhe kujdestarët. Ruaj gjithçka në një bazë të dhënash. Lëri notat, kyçjet e prindërve dhe tarifat për më vonë.

Vini re çfarë bën prompt-i: emërton rolet, thotë rregullin e lejeve në një fjali, përshkruan në detaj ekranin më të përdorur, dhe thotë çfarë të lihet jashtë.

Hapat e ndërtimit

1. Modeli i të dhënave dhe të dhëna shembull. Kërkoni tabelat dhe një shkollë shembull të qartë të rreme — dy semestra, pesë klasa, dyzet nxënës. Mos përdorni kurrë regjistrime reale nxënësish gjatë ndërtimit.
2. Ekranet e administratorit. Lista e nxënësve, profili, lista e klasave, redaktimi i regjistrimeve. Kontrolloni që zhvendosja e një nxënësi nga një klasë në tjetrën ruan regjistrimin e vjetër me datë mbarimi.
3. Kyçjet e mësuesve dhe regjistri. Kyçuni si mësues dhe konfirmoni që shihni vetëm klasat tuaja. Mbani regjistrin në një ekran në madhësi telefoni.
4. Testet e lejeve. Kyçuni me dy mësues të ndryshëm dhe provoni të hapni klasat e njëri-tjetrit me URL. Të dy tentativat duhet të dështojnë.
5. Importi. Importoni spreadsheet-in tuaj real në një kopje, rregulloni kolonat që nuk përputhen, pastaj vendosni nëse jeni gati për ta hapur.
6. Notat. Shtoni vlerësimet dhe librin e notave. Testoni mesataren me një shembull të punuar me dorë.
7. Raportet. Përqindja e frekuentimit për nxënës dhe për klasë, për një interval datash — raporti që administratorët kërkojnë më shpesh.
8. Qasja për prindërit, nëse ju duhet. Shtoni kyçjet e kujdestarëve të fundit, me pamje vetëm për lexim dhe testet më të rrepta të lejeve.

Gabimet më të zakonshme

• Ruajtja e klasës te nxënësi. Përdorni regjistrime me data, ose historiku zhduket.
• Lejet vetëm në ndërfaqe. Butonat e fshehur nuk janë siguri. Testoni me URL dhe me API.
• Një regjistër i ngadaltë. Nëse marrja e frekuentimit zgjat më shumë se letra, mësuesit do ta ndalojnë përdorimin.
• Të dhëna reale në testim. Përdorni emra të shpikur derisa lejet të jenë të provuara.
• Fshirja e nxënësve. Shënojini si të larguar. Frekuentimi dhe notat e kaluara i përkasin ende regjistrimeve të shkollës.
• Ndërtimi i gjithçkaje njëherësh. Orari, tarifat, mesazhet, raportet e notave dhe një aplikacion për prindërit së bashku janë një vit punë. Lançoni fillimisht regjistrin.
• Pa gjurmë auditimi. Kur ndryshon një notë, dikush do të pyesë kush e ndryshoi dhe kur. Regjistrojeni.

Kur një produkt gati është zgjidhja më e mirë

Sistemet e vendosura për menaxhimin e shkollave dhe për informacionin e nxënësve trajtojnë gjëra që një ndërtim i personalizuar do ta kishte të vështirë t'i arrijë: raportimin qeveritar dhe të bordit të provimeve, orarin e ndërlikuar, integrimet me platformat e mësimit, mbledhjen e tarifave dhe vite raste të veçanta. Nëse drejtoni një shkollë të madhe, keni detyrime raportimi ligjore, ose keni nevojë që një shitës të mbajë mbështetjen dhe pajtueshmërinë, blini një të tillë.

Ndërtimi ka kuptim kur nevojat tuaja janë më të ngushta ose të veçanta: një qendër tutorimi që gjurmon seancat dhe progresin, një shkollë gjuhësh me regjistrim të vazhdueshëm, një ofrues trajnimi me kohorta, ose një shkollë e vogël që përdor vetëm një të pestën e një sistemi të shtrenjtë. Një mjet i fokusuar që bën saktësisht rrjedhën tuaj mund ta mposhtë një të madh me të cilin luftoni çdo ditë. Udhëzuesi ynë për ndërtimin kundrejt blerjes së softuerit shqyrton kompromisin, dhe si të ndërtoni një mjet të brendshëm mbulon versionin vetëm për stafin.

Ndërtimi me Mythex

Në Mythex e përshkruani sistemin në chat dhe e shihni duke marrë formë në një pamje paraprake të drejtpërdrejtë. Përdorni modalitetin Plan fillimisht për të rënë dakord për tabelat dhe rolet përpara se të shkruhet ndonjë kod. Mythex shton një bazë të dhënash të dedikuar kur aplikacioni ka nevojë për të, dhe hapësirë për skedarë nëse doni të bashkëngjitni dokumente te profilet e nxënësve. Kyçja për stafin dhe prindërit është e aplikacionit tuaj: Mythex nuk ofron produkt të integruar kyçjeje, kështu që agjenti lidh një qasje që zgjidhni ju — shih shto kyçjen në aplikacionin tuaj. Publikoni te një lidhje mythex.ai, ose në domenin tuaj në Pro — adresa është publike, kështu që kyçja dhe kontrollet e lejeve të aplikacionit janë ato që mbajnë regjistrimet private. Për një pikënisje, shikoni shabllonin e mjetit të vlerësimit për mësuesit ose faqen e ndërtuesit për qendrën e tutorimit.

Pyetje