Okul Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur

Okul yönetim sistemi, bir okulun üzerinde çalıştığı kayıtları tutar: öğrencilerin kim olduğunu, hangi sınıflarda olduklarını, derse gelip gelmediklerini ve nasıl gittiklerini. Kullanışlı bir ilk sürüm çoğu insanın düşündüğünden daha küçüktür: öğrenciler, sınıflar, yoklama ve notlar; yöneticiler, öğretmenler ve veliler için ayrı girişlerle. Bunu iyi kurun, izinleri sıkı biçimde test edin ve ders programlarını, ücretleri ve mesajlaşmayı daha sonra ekleyin.

Bu rehber, büyük sistemleri ihtiyaçları için fazla ağır veya pahalı bulan küçük okullar, etüt merkezleri, dil okulları, okul sonrası programlar ve eğitim sağlayıcıları içindir.

Bir okul yönetim sistemi neye ihtiyaç duyar

Veriler

Sistemin büyük kısmı altı tabloya bağlıdır:

Yoklama çalışmaya başladıktan sonra değerlendirmeler (bir sınıftaki sınav veya ödev, en yüksek puan ve ağırlıkla) ve notlar (bir öğrencinin bir değerlendirmedeki sonucu) ekleyin.

Kayıt tablosu göründüğünden daha önemlidir. Öğrenciler dönem ortasında sınıf değiştirir. "Sınıf" bilgisini doğrudan öğrencinin üzerinde saklarsanız geçmişi kaybedersiniz ve yoklama raporlarınız tutmaz hale gelir.

Sayfalar

• Yönetici paneli: bugünkü yoklamaya bir bakışta göz atma, yoklaması eksik öğrenciler, son değişiklikler.
• Öğrenci listesi ve profili: arama, sınıfa veya yıla göre filtreleme ve sınıfları, yoklamayı ve notları gösteren bir profil.
• Sınıf sayfası: sınıf listesi, bugünkü yoklama ve not defteri.
• Yoklama ekranı: öğretmenlerin her gün kullandığı ekran. Telefonda veya tablette saniyeler sürmeli; herkes varsayılan olarak "var" işaretli gelir, değiştirmek için dokunulur.
• Not defteri: sütunlar olarak değerlendirmeler, satırlar olarak öğrenciler ve hesaplanmış ortalama.
• Veli görünümü: yalnızca kendi çocuklarının yoklaması, notları ve duyuruları.

İzinler

Okul sistemlerinin başarısı ya da başarısızlığı burada belli olur. Oluşturmadan önce kuralları yazın:

• Yöneticiler her şeyi görür ve düzenler.
• Öğretmenler yalnızca ders verdikleri sınıfları ve bu sınıflardaki öğrencileri görür ve düzenler.
• Veliler yalnızca kendi çocuklarını görür, salt okunur.
• Öğrenciler (hiç giriş yapacaklarsa) yalnızca kendi kayıtlarını görür.

"Yalnızca" kuralı, yalnızca düğmeleri gizleyerek değil, sunucuda zorunlu kılınmalıdır. Sayfa adresindeki bir sayıyı değiştiren bir veli, başka bir çocuğun profilini açabilmemelidir. Bu deseni rol tabanlı erişim kontrolü nasıl eklenir rehberimizde bulabilirsiniz.

Başlamadan önce verilecek kararlar

İlk sürümde kim giriş yapacak? Yalnızca personel çok daha basittir. Veliler ve öğrenciler izin durumlarını ve destek taleplerini çoğaltır. Birçok okul, çekirdek sistem kararlı hale gelene kadar personel girişleriyle başlar ve velilere basılı veya e-posta ile rapor gönderir.

Notlar nasıl hesaplanır? Ağırlıklı ortalamalar, en düşük puanın düşürülmesi, harf notu aralıkları, geçti/kaldı: bir yöntem seçin ve bir örnekle yazıya dökün. Not hesaplama mantığı, elle kontrol edilmeye en değer kısımdır.

"Dönem" nedir? Sınıflar, kayıtlar ve raporlar bunun üzerine kuruludur. Dönemleri, yarıyılları veya tek bir akademik yılı kullanıp kullanmayacağınıza karar verin ve bunu serbest metin alanı yerine bir tablo yapın.

Yeniden yazmak değil, içe aktarmak. Büyük ihtimalle öğrencileriniz zaten bir tabloda. İlk günden öğrenciler, velayet sahipleri ve kayıtlar için bir CSV içe aktarma planlayın. Bkz. bir elektronik tabloyu uygulamaya nasıl dönüştürürsünüz.

Verilerin nerede saklandığı ve kimlerin görebildiği. Öğrenci kayıtları hassastır. Birçok yerde bu konuda özel kurallar geçerlidir: ABD'de FERPA, AB ve Birleşik Krallık'ta GDPR ve diğer yerlerde başka düzenlemeler. Gerçek isimleri yüklemeden önce size neyin uygulandığını kontrol edin ve emin değilseniz bir danışmana sorun. En azından: varsayılan olarak özel, kimin neyi değiştirdiğinin kaydı ve bir öğrencinin verilerini dışa aktarma veya silme yolu.

İşe yarayan bir ilk istem

Küçük bir okul için bir okul yönetimi web uygulaması oluştur. Personel e-posta ve şifreyle giriş yapar; roller yönetici ve öğretmendir. Veriler: öğrenciler (ad, doğum tarihi, sınıf düzeyi, durum), öğrencilere bağlı velayet sahipleri, personel, dönemler, sınıflar (ad, ders, öğretmen, dönem, haftalık program) ve öğrencileri sınıflara başlangıç ve bitiş tarihleriyle bağlayan kayıtlar. Öğretmenler yalnızca ders verdikleri sınıfları ve bu sınıflara kayıtlı öğrencileri görür; yöneticiler her şeyi görür. Bir sınıf sayfası oluştur: sınıf listesi ve herkesin varsayılan olarak "var" işaretli geldiği, öğretmenin yok, geç veya mazeretli olarak işaretleyebildiği günlük bir yoklama; isteğe bağlı bir not ile. Yöneticiler için bugünkü yoklamasını almamış sınıfları gösteren bir panel olsun. Öğrenciler ve velayet sahipleri için CSV içe aktarma ekle. Her şeyi bir veritabanında sakla. Notları, veli girişlerini ve ücretleri sonraya bırak.

İstemin neyi yaptığına dikkat edin: rolleri adlandırır, izin kuralını tek cümleyle belirtir, en çok kullanılan ekranı ayrıntılı anlatır ve neyin dışarıda bırakılacağını söyler.

Oluşturma adımları

1. Veri modeli ve örnek veriler. Tabloları ve küçük, açıkça sahte bir örnek okul isteyin: iki dönem, beş sınıf, kırk öğrenci. Oluştururken asla gerçek öğrenci kayıtlarını kullanmayın.
2. Yönetici ekranları. Öğrenci listesi, profil, sınıf listesi, kayıt düzenleme. Bir öğrenciyi sınıflar arasında taşıdığınızda eski kaydın bitiş tarihiyle korunduğunu kontrol edin.
3. Öğretmen girişleri ve yoklama. Bir öğretmen olarak giriş yapın ve yalnızca kendi sınıflarınızı gördüğünüzü doğrulayın. Telefon boyutunda bir ekranda yoklama alın.
4. İzin testleri. İki farklı öğretmen olarak giriş yapın ve birbirlerinin sınıflarını URL ile açmayı deneyin. İki deneme de başarısız olmalı.
5. İçe aktarma. Gerçek elektronik tablonuzu bir kopyaya aktarın, eşleşmeyen sütunları düzeltin, ardından canlıya geçmeye hazır olup olmadığınıza karar verin.
6. Notlar. Değerlendirmeleri ve not defterini ekleyin. Ortalamayı elle hesapladığınız bir örnekle test edin.
7. Raporlar. Bir tarih aralığı için öğrenci ve sınıf bazında yoklama yüzdesi: yöneticilerin en çok istenen rapor budur.
8. Gerekirse veli erişimi. Velayet sahibi girişlerini en sona bırakın; salt okunur görünümler ve en sıkı izin testleriyle.

Sık yapılan hatalar

• Sınıfı öğrencinin üzerinde saklamak. Tarihli kayıtlar kullanın, yoksa geçmiş kaybolur.
• İzinleri yalnızca arayüzde tutmak. Gizli düğmeler güvenlik değildir. URL ve API üzerinden test edin.
• Yavaş yoklama ekranı. Yoklama almak kâğıttan uzun sürerse öğretmenler kullanmayı bırakır.
• Test sırasında gerçek veriler. İzinler kanıtlanana kadar uydurma isimler kullanın.
• Öğrencileri silmek. Bunun yerine ayrıldı olarak işaretleyin. Geçmiş yoklamalar ve notlar okulun kayıtlarına hâlâ aittir.
• Her şeyi aynı anda yapmaya çalışmak. Ders programı, ücretler, mesajlaşma, karne ve veli uygulaması birlikte bir yıllık iştir. Önce yoklamayı yayınlayın.
• Denetim izinin olmaması. Bir not değiştiğinde birisi kimin, ne zaman değiştirdiğini soracaktır. Kaydedin.

Hazır bir ürün daha iyi seçenek olduğunda

Köklü okul yönetimi ve öğrenci bilgi sistemleri, özel bir yapının zorlanacağı işleri yönetir: devlet ve sınav kurulu raporlaması, karmaşık ders programı, öğrenme platformlarıyla entegrasyonlar, ücret tahsilatı ve yıllardır biriken uç durumlar. Büyük bir okul yönetiyorsanız, yasal raporlama yükümlülükleriniz varsa veya destek ve uyumluluğu üstlenecek bir satıcıya ihtiyacınız varsa, birini satın alın.

İhtiyaçlarınız daha dar veya alışılmadık olduğunda oluşturmak mantıklıdır: seansları ve ilerlemeyi takip eden bir etüt merkezi, sürekli kaydı olan bir dil okulu, dönemlerle çalışan bir eğitim sağlayıcısı veya pahalı bir sistemin yalnızca beşte birini kullanan küçük bir okul. İş akışınızın tam olarak karşılığı olan odaklı bir araç, her gün mücadele ettiğiniz büyük bir sistemden daha iyi olabilir. Ödünleşimi yazılımı kendiniz mi yapmalı, satın mı almalı rehberimizde ele alıyoruz; personele özel sürüm için dahili araç nasıl oluşturulur rehberine bakın.

Mythex ile oluşturmak

Mythex'te sistemi sohbette anlatır ve canlı bir önizlemede şekillenişini izlersiniz. Herhangi bir kod yazılmadan önce tablolar ve roller üzerinde anlaşmak için önce Plan modunu kullanın. Uygulama ihtiyaç duyduğunda Mythex bir ayrılmış veritabanı ekler; öğrenci profillerine belge eklemek isterseniz dosya depolama da ekler. Personel ve veliler için giriş, uygulamanızın kendi girişidir: Mythex yerleşik bir oturum açma ürünü sunmaz, bu yüzden ajan sizin seçtiğiniz bir yaklaşımı bağlar; bkz. uygulamanıza giriş ekleyin. mythex.ai bağlantısıyla veya Pro planda kendi alan adınızla yayınlayın. Adres herkese açık olduğundan, kayıtları özel tutan şey uygulamanızın giriş ve izin kontrolleridir. Başlangıç noktası olarak öğretmen not verme aracı şablonuna veya etüt merkezi oluşturucu sayfasına bakabilirsiniz.

Sorular