Kako napraviti sistem za upravljanje školom

Sistem za upravljanje školom čuva zapise na kojima škola radi: ko su učenici, u kojim su odeljenjima, da li su dolazili i kako napreduju. Koristna prva verzija je manja nego što većina ljudi misli – učenici, odeljenja, prisustvo i ocene, sa zasebnim prijavama za administratore, nastavnike i roditelje. Dobro to napravite, pažljivo testirajte dozvole i dodajte raspored, naplatu i poruke kasnije.

Ovaj vodič je za male škole, centre za podučavanje, jezičke škole, vannastavne programe i centre za obuku koji smatraju da su veliki sistemi preteški ili preskupi za ono što im treba.

Šta sistem za upravljanje školom treba da ima

Podaci

Većina sistema zavisi od šest tabela:

Dodajte procene (test ili zadatak u odeljenju, sa najvišim brojem bodova i težinom) i ocene (rezultat jednog učenika na jednoj proceni) kada prisustvo radi.

Tabela upisa je važnija nego što izgleda. Učenici tokom perioda menjaju odeljenja. Ako „odeljenje” čuvate direktno kod učenika, gubite istoriju i vaši izveštaji o prisustvu prestaju da se slažu.

Stranice

• Administratorska tabla: današnje prisustvo na prvi pogled, učenici kojima nedostaje evidencija, nedavne izmene.
• Lista učenika i profil: pretraga, filtriranje po odeljenju ili godini i profil sa odeljenjima, prisustvom i ocenama.
• Stranica odeljenja: spisak, dnevna evidencija i tabela ocena.
• Ekran za evidenciju: onaj koji nastavnici koriste svakodnevno. Treba da traje sekunde na telefonu ili tabletu – svi se podrazumevano označavaju kao prisutni, a dodirom se menja.
• Tabela ocena: procene kao kolone, učenici kao redovi, sa izračunatim prosekom.
• Prikaz za roditelje: samo prisustvo, ocene i obaveštenja njihove dece.

Dozvole

Tu školski sistemi uspevaju ili propadaju. Zapišite pravila pre pravljenja:

• Administratori vide i menjaju sve.
• Nastavnici vide i menjaju samo odeljenja koja predaju i samo učenike u njima.
• Roditelji vide samo svoju decu, samo za čitanje.
• Učenici (ako se uopšte prijavljuju) vide samo svoje zapise.

„Samo” mora da se sprovede na serveru, a ne samo sakrivanjem dugmadi. Roditelj koji promeni broj u adresi stranice ne sme da otvori profil drugog deteta. Naš vodič o kontroli pristupa zasnovanoj na ulogama pokriva obrazac.

Odluke pre početka

Ko se prijavljuje u prvoj verziji? Samo osoblje je mnogo jednostavnije. Roditelji i učenici umnožavaju slučajeve dozvola i zahteve za podršku. Mnoge škole počinju sa prijavama za osoblje i šalju roditeljima štampani ili imejl izveštaj dok osnova ne bude stabilna.

Kako se računaju ocene? Ponderisani prosek, izostavljanje najnižih rezultata, opsezi slovnih ocena, položeno/nije položeno – izaberite jednu šemu i zapišite je sa primerom. Logika ocenjivanja je deo koji najviše vredi proveriti ručno.

Šta je „period”? Odeljenja, upisi i izveštaji svi zavise od toga. Odlučite da li koristite trimestre, semestre ili jednu školsku godinu, i napravite to kao tabelu, a ne kao tekstualno polje.

Uvoz, a ne ponovno kucanje. Verovatno već imate učenike u tabeli. Isplanirajte uvoz CSV fajla za učenike, staratelje i upise od prvog dana. Pogledajte kako pretvoriti tabelu u aplikaciju.

Gde se podaci čuvaju i ko ih vidi. Evidencije učenika su osetljive. Na mnogo mesta na njih se odnose posebna pravila – FERPA u SAD, GDPR u EU i Velikoj Britaniji i drugde. Proverite šta se odnosi na vas pre nego što učitate prava imena, i zatražite savet ako niste sigurni. Najmanje: privatno podrazumevano, beleženje ko je šta promenio i način da se izveze ili ukloni podatak o učeniku.

Prvi upit koji radi

Napravi veb aplikaciju za upravljanje školom za malu školu. Osoblje se prijavljuje imejlom i lozinkom; uloge su administrator i nastavnik. Podaci: učenici (ime, datum rođenja, godina, status), staratelji povezani sa učenicima, osoblje, periodi, odeljenja (naziv, predmet, nastavnik, period, nedeljni raspored) i upisi koji povezuju učenike sa odeljenjima, sa datumima početka i kraja. Nastavnici vide samo odeljenja koja predaju i učenike upisane u njih; administratori vide sve. Napravi stranicu odeljenja sa spiskom i dnevnom evidencijom gde su svi podrazumevano prisutni, a nastavnik dodirom označava odsutan, kasni ili opravdano, sa opcionom napomenom. Administratori dobijaju tablu koja pokazuje koja odeljenja još nisu uzela evidenciju za danas. Dodaj CSV uvoz za učenike i staratelje. Čuvaj sve u bazi. Ocene, prijave roditelja i naplatu ostavi za kasnije.

Primetite šta upit radi: imenuje uloge, jednom rečenicom iskazuje pravilo o dozvolama, detaljno opisuje ekran koji se najviše koristi i kaže šta da se ostavi za kasnije.

Koraci pravljenja

1. Model podataka i probni podaci. Tražite tabele i malu, jasno lažnu školu – dva perioda, pet odeljenja, četrdeset učenika. Nikada ne koristite prave evidencije učenika dok pravite.
2. Administratorski ekrani. Lista učenika, profil, lista odeljenja, izmena upisa. Proverite da premeštanje učenika u drugo odeljenje čuva stari upis sa datumom kraja.
3. Prijave nastavnika i evidencija. Prijavite se kao nastavnik i potvrdite da vidite samo svoja odeljenja. Uzmite evidenciju na ekranu veličine telefona.
4. Testovi dozvola. Prijavite se kao dva različita nastavnika i pokušajte da otvorite tuđa odeljenja preko adrese. Oba pokušaja treba da propadnu.
5. Uvoz. Uvezite pravu tabelu u kopiju, popravite kolone koje se ne poklapaju, pa odlučite da li ste spremni za puštanje u rad.
6. Ocene. Dodajte procene i tabelu ocena. Proverite prosek na primeru koji ste sami izračunali.
7. Izveštaji. Procenat prisustva po učeniku i po odeljenju za period – izveštaj koji administratori najčešće traže.
8. Pristup roditelja, ako ga treba. Dodajte prijave za staratelje na kraju, sa prikazima samo za čitanje i najstrožim proverama dozvola.

Česte greške

• Čuvanje odeljenja kod učenika. Koristite upise sa datumima, inače istorija nestaje.
• Dozvole samo u sučelju. Sakrivena dugmad nisu bezbednost. Testirajte preko adrese i preko API-ja.
• Spora evidencija. Ako uzimanje prisustva traje duže nego na papiru, nastavnici će prestati da koriste sistem.
• Pravi podaci u testiranju. Koristite izmišljena imena dok dozvole nisu dokazane.
• Brisanje učenika. Umesto toga označite ih kao napustivše. Prošlo prisustvo i ocene i dalje pripadaju evidenciji škole.
• Pravljenje svega odjednom. Raspored, naplata, poruke, izveštaji o napredovanju i aplikacija za roditelje zajedno su godinu dana posla. Prvo isporučite evidenciju.
• Nema traga o izmenama. Kada se ocena promeni, neko će pitati ko ju je promenio i kada. Zabeležite to.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Ustaljeni sistemi za upravljanje školom i informacioni sistemi za učenike rade stvari koje prilagođen razvoj teško može da zameni: izveštavanje državi i komisiji za ispite, složeno raspoređivanje časova, integracije sa platformama za učenje, naplatu i godine posebnih slučajeva. Ako vodite veliku školu, imate zakonske obaveze izveštavanja ili vam treba dobavljač koji preuzima podršku i usklađenost, kupite jedan.

Pravljenje ima smisla kada su vam potrebe uže ili neobične: centar za podučavanje koji prati časove i napredak, jezička škola sa upisom tokom godine, centar za obuku sa grupama ili mala škola koja koristi samo petinu skupog sistema. Fokusiran alat koji radi tačno vaš tok rada može biti bolji od velikog koji se svakodnevno borite. Naš vodič o izboru između pravljenja i kupovine softvera objašnjava kompromis, a kako napraviti interni alat pokriva verziju samo za osoblje.

Pravljenje sa Mythex-om

Na Mythex-u opišete sistem u razgovoru i gledate kako dobija oblik u živom pregledu. Prvo koristite režim Plan da se dogovorite o tabelama i ulogama pre nego što se napiše kod. Mythex dodaje namensku bazu podataka kada aplikaciji treba, i skladište fajlova ako želite da priložite dokumente uz profile učenika. Prijava za osoblje i roditelje je deo vaše aplikacije: Mythex nema ugrađen proizvod za prijavu, pa agent povezuje pristup koji vi izaberete – pogledajte dodavanje prijave u aplikaciju. Objavite na mythex.ai link ili na sopstvenom domenu na Pro planu – adresa je javna, pa su prijava i provere dozvola u vašoj aplikaciji ono što čuva evidencije privatnima. Za polaznu tačku pogledajte šablon aplikacije za ocenjivanje nastavnika ili stranicu za pravljenje centra za podučavanje.

Pitanja