સ્કૂલ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ કેવી રીતે બનાવવી

સ્કૂલ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ શાળા ચલાવે છે તે રેકોર્ડ રાખે છે: વિદ્યાર્થીઓ કોણ છે, તેઓ કયા વર્ગમાં છે, તેઓ આવ્યા કે નહીં, અને તેઓ કેવું કરી રહ્યા છે. ઉપયોગી પહેલું સંસ્કરણ મોટાભાગના લોકો ધારે છે તેના કરતાં નાનું છે — વિદ્યાર્થીઓ, વર્ગો, હાજરી અને ગ્રેડ, એડમિન, શિક્ષકો અને માતા-પિતા માટે અલગ લોગિન સાથે. તેને સારી રીતે બનાવો, પરવાનગીઓ સખત ટેસ્ટ કરો, અને ટાઇમટેબલ, ફી અને મેસેજિંગ પછીથી ઉમેરો.

આ માર્ગદર્શિકા નાની શાળાઓ, ટ્યુટરિંગ સેન્ટર, ભાષા શાળાઓ, શાળા પછીના પ્રોગ્રામ અને તાલીમ આપતી સંસ્થાઓ માટે છે, જેમને મોટી સિસ્ટમો તેમની જરૂરિયાત કરતાં ભારે કે ખૂબ મોંઘી લાગે છે.

સ્કૂલ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમને શું જોઈએ

ડેટા

સિસ્ટમના મોટાભાગના ભાગો છ ટેબલ પર આધારિત છે:

હાજરી કામ કરે પછી આકારણી (વર્ગમાં કસોટી કે અસાઇનમેન્ટ, મહત્તમ ગુણ અને વજન સાથે) અને ગ્રેડ (એક વિદ્યાર્થીનું એક આકારણીમાં પરિણામ) ઉમેરો.

નોંધણી ટેબલ દેખાય છે તેના કરતાં વધુ મહત્વનું છે. વિદ્યાર્થીઓ ટર્મ વચ્ચે વર્ગ બદલે છે. જો "વર્ગ" સીધો વિદ્યાર્થી પર સાચવો, તો ઇતિહાસ ખોવાઈ જાય છે અને હાજરી અહેવાલો મેળ ખાતા નથી.

પેજ

• એડમિન ડેશબોર્ડ: આજની હાજરી એક નજરે, રજિસ્ટર ગુમ થયેલા વિદ્યાર્થીઓ, તાજેતરના ફેરફારો.
• વિદ્યાર્થી યાદી અને પ્રોફાઇલ: શોધ, વર્ગ કે વર્ષ પ્રમાણે ફિલ્ટર, અને વર્ગો, હાજરી અને ગ્રેડ બતાવતી પ્રોફાઇલ.
• વર્ગ પેજ: રોસ્ટર, આજનું રજિસ્ટર, અને ગ્રેડબુક.
• રજિસ્ટર સ્ક્રીન: જે શિક્ષકો દરરોજ વાપરે છે. ફોન કે ટેબ્લેટ પર તે સેકન્ડોમાં થવું જોઈએ — દરેક ડિફોલ્ટ રીતે હાજર હોય, ટૅપ કરીને બદલી શકાય.
• ગ્રેડબુક: આકારણીઓ કૉલમ તરીકે, વિદ્યાર્થીઓ પંક્તિ તરીકે, ગણતરી કરેલી સરેરાશ સાથે.
• વાલી દૃશ્ય: ફક્ત તેમના પોતાના બાળકોની હાજરી, ગ્રેડ અને સૂચનાઓ.

પરવાનગીઓ

આ સ્થળે શાળા સિસ્ટમો સફળ કે નિષ્ફળ થાય છે. બનાવતા પહેલાં નિયમો લખી લો:

• એડમિન બધું જુએ અને સંપાદિત કરે.
• શિક્ષકો ફક્ત તેઓ ભણાવતા હોય તે વર્ગો, અને ફક્ત તે વર્ગોના વિદ્યાર્થીઓ જુએ અને સંપાદિત કરે.
• વાલીઓ ફક્ત તેમના પોતાના બાળકો જુએ, ફક્ત વાંચવા માટે.
• વિદ્યાર્થીઓ (જો તેઓ લોગ ઇન કરે તો) ફક્ત તેમના પોતાના રેકોર્ડ જુએ.

"ફક્ત" નો નિયમ સર્વર પર લાગુ થવો જોઈએ, માત્ર બટન છુપાવીને નહીં. જો વાલી પેજના સરનામામાં કોઈ નંબર બદલે, તો તે બીજા બાળકની પ્રોફાઇલ ખોલી ન શકે. રોલ-આધારિત ઍક્સેસ નિયંત્રણ માર્ગદર્શિકા આ પેટર્ન આવરી લે છે.

શરૂ કરતા પહેલા લેવાના નિર્ણયો

પહેલા સંસ્કરણમાં કોણ લોગ ઇન કરે? માત્ર સ્ટાફ હોય તો ઘણું સરળ છે. માતા-પિતા અને વિદ્યાર્થીઓ કેસ અને સપોર્ટ વિનંતીઓ વધારે છે. ઘણી શાળાઓ સ્ટાફ લોગિનથી શરૂ કરે છે અને કોર સ્થિર થાય ત્યાં સુધી માતા-પિતાને છાપેલો કે ઇમેઇલ કરેલો અહેવાલ મોકલે છે.

ગ્રેડ કેવી રીતે ગણાય? ભારિત સરેરાશ, સૌથી ઓછા ગુણ દૂર કરવા, અક્ષર-ગ્રેડ બેન્ડ, પાસ/ફેલ — એક યોજના પસંદ કરો અને ઉદાહરણ સાથે લખો. ગ્રેડિંગ તર્ક એ ભાગ છે જે હાથે તપાસવા સૌથી વધુ યોગ્ય છે.

"ટર્મ" એટલે શું? વર્ગો, નોંધણીઓ અને અહેવાલો બધા તેના પર આધારિત છે. નક્કી કરો કે તમે ટર્મ, સેમેસ્ટર કે એક શૈક્ષણિક વર્ષ વાપરો છો, અને તેને ટેક્સ્ટ ફીલ્ડને બદલે ટેબલ બનાવો.

ફરી ટાઇપ કરવાને બદલે આયાત કરો. તમારી પાસે લગભગ ચોક્કસ વિદ્યાર્થીઓ સ્પ્રેડશીટમાં પહેલેથી છે. પહેલા દિવસથી વિદ્યાર્થીઓ, વાલીઓ અને નોંધણીઓ માટે CSV આયાત યોજનામાં રાખો. જુઓ સ્પ્રેડશીટને એપમાં કેવી રીતે ફેરવવી.

ડેટા ક્યાં રહે અને કોણ જોઈ શકે. વિદ્યાર્થી રેકોર્ડ સંવેદનશીલ છે. ઘણી જગ્યાએ તે ખાસ નિયમો હેઠળ આવરી લેવાય છે — યુએસમાં FERPA, EU અને UK માં GDPR, અને અન્યત્ર બીજા. વાસ્તવિક નામ લોડ કરતા પહેલાં તમને શું લાગુ પડે તે તપાસો, અને શંકા હોય તો સલાહકારને પૂછો. ઓછામાં ઓછું: ડિફોલ્ટ રીતે ખાનગી, કોણે શું બદલ્યું તેનું ઓડિટ, અને વિદ્યાર્થીનો ડેટા નિકાસ કરવા કે દૂર કરવાની રીત.

કામ કરે તેવો પહેલો પ્રોમ્પ્ટ

નાની શાળા માટે સ્કૂલ મેનેજમેન્ટ વેબ એપ બનાવો. સ્ટાફ ઇમેઇલ અને પાસવર્ડથી લોગ ઇન કરે; ભૂમિકાઓ એડમિન અને શિક્ષક છે. ડેટા: વિદ્યાર્થીઓ (નામ, જન્મતારીખ, વર્ષ જૂથ, સ્થિતિ), વિદ્યાર્થીઓ સાથે જોડાયેલા વાલીઓ, સ્ટાફ, ટર્મ, વર્ગો (નામ, વિષય, શિક્ષક, ટર્મ, સાપ્તાહિક સમયપત્રક) અને વિદ્યાર્થીઓને વર્ગો સાથે જોડતી નોંધણીઓ શરૂઆત અને અંતની તારીખો સાથે. શિક્ષકો ફક્ત તે વર્ગો જુએ જે તેઓ ભણાવે અને તેમાં નોંધાયેલા વિદ્યાર્થીઓ; એડમિન બધું જુએ. રોસ્ટર અને દૈનિક રજિસ્ટર સાથેનું વર્ગ પેજ બનાવો, જ્યાં દરેક ડિફોલ્ટ રીતે હાજર હોય અને શિક્ષક ગેરહાજર, મોડા અથવા મંજૂર રજા માટે ટૅપ કરે, વૈકલ્પિક નોંધ સાથે. એડમિનને ડેશબોર્ડ મળે જે બતાવે કે કયા વર્ગોએ આજનું રજિસ્ટર નથી લીધું. વિદ્યાર્થીઓ અને વાલીઓ માટે CSV આયાત ઉમેરો. બધું ડેટાબેઝમાં સાચવો. ગ્રેડ, વાલી લોગિન અને ફી પછી માટે રાખો.

નોંધો કે પ્રોમ્પ્ટ શું કરે છે: તે ભૂમિકાઓનું નામ આપે છે, એક વાક્યમાં પરવાનગીનો નિયમ જણાવે છે, સૌથી વધુ વપરાતી સ્ક્રીનનું વિગતવાર વર્ણન કરે છે, અને શું છોડવું તે કહે છે.

બિલ્ડ પગલાં

1. ડેટા મોડેલ અને નમૂના ડેટા. ટેબલ અને એક નાની, સ્પષ્ટપણે નકલી શાળા માંગો — બે ટર્મ, પાંચ વર્ગો, ચાલીસ વિદ્યાર્થીઓ. બિલ્ડ કરતી વખતે ક્યારેય વાસ્તવિક વિદ્યાર્થી રેકોર્ડ ન વાપરો.
2. એડમિન સ્ક્રીન. વિદ્યાર્થી યાદી, પ્રોફાઇલ, વર્ગ યાદી, નોંધણી સંપાદન. ચકાસો કે વિદ્યાર્થીને વર્ગો વચ્ચે ખસેડતા જૂની નોંધણી અંતની તારીખ સાથે રહે છે.
3. શિક્ષક લોગિન અને રજિસ્ટર. શિક્ષક તરીકે લોગ ઇન કરો અને ખાતરી કરો કે તમે ફક્ત તમારા વર્ગો જુઓ છો. ફોન કદની સ્ક્રીન પર રજિસ્ટર લો.
4. પરવાનગી ટેસ્ટ. બે અલગ શિક્ષકો તરીકે લોગ ઇન કરો અને URL દ્વારા એકબીજાના વર્ગ ખોલવાનો પ્રયાસ કરો. બંને પ્રયાસ નિષ્ફળ જવા જોઈએ.
5. આયાત. તમારી વાસ્તવિક સ્પ્રેડશીટ નકલમાં આયાત કરો, નકશો ન બનતી કૉલમ ઠીક કરો, પછી નક્કી કરો કે લાઇવ થવા તૈયાર છો કે નહીં.
6. ગ્રેડ. આકારણીઓ અને ગ્રેડબુક ઉમેરો. તમે હાથે ગણેલા કાર્યકારી ઉદાહરણ વડે સરેરાશ ટેસ્ટ કરો.
7. અહેવાલો. દરેક વિદ્યાર્થી અને દરેક વર્ગ માટે તારીખ શ્રેણી પ્રમાણે હાજરી ટકાવારી — જે અહેવાલ એડમિનને સૌથી વધુ પૂછવામાં આવે છે.
8. વાલી ઍક્સેસ, જો જોઈએ તો. વાલી લોગિન છેલ્લે ઉમેરો, માત્ર-વાંચન દૃશ્યો અને સૌથી કડક પરવાનગી ટેસ્ટ સાથે.

સામાન્ય ભૂલો

• વિદ્યાર્થી પર વર્ગ સંગ્રહવો. તારીખો સાથે નોંધણીઓ વાપરો, નહીંતર ઇતિહાસ ગાયબ થઈ જાય છે.
• ફક્ત ઇન્ટરફેસમાં પરવાનગીઓ. છુપાયેલા બટન સુરક્ષા નથી. URL દ્વારા અને API દ્વારા ટેસ્ટ કરો.
• ધીમું રજિસ્ટર. જો હાજરી લેવામાં કાગળ કરતાં વધુ સમય લાગે, તો શિક્ષકો તેનો ઉપયોગ બંધ કરશે.
• ટેસ્ટિંગમાં વાસ્તવિક ડેટા. પરવાનગીઓ સાબિત ન થાય ત્યાં સુધી કાલ્પનિક નામ વાપરો.
• વિદ્યાર્થીઓને કાઢી નાખવા. તેના બદલે "છોડી ગયા" તરીકે ચિહ્નિત કરો. ભૂતકાળની હાજરી અને ગ્રેડ હજી શાળાના રેકોર્ડનો ભાગ છે.
• બધું એકસાથે બનાવવું. ટાઇમટેબલિંગ, ફી, મેસેજિંગ, રિપોર્ટ કાર્ડ અને વાલી એપ એકસાથે એક વર્ષનું કામ છે. પહેલા રજિસ્ટર શિપ કરો.
• ઓડિટ ટ્રેઇલ નહીં. જ્યારે ગ્રેડ બદલાય, ત્યારે કોઈ પૂછશે કે કોણે અને ક્યારે બદલ્યો. તે રેકોર્ડ કરો.

ક્યારે તૈયાર ઉત્પાદન વધુ સારી પસંદગી છે

સ્થાપિત સ્કૂલ મેનેજમેન્ટ અને વિદ્યાર્થી માહિતી સિસ્ટમો એવી બાબતો સંભાળે છે જે કસ્ટમ બિલ્ડને મેળ ખાવી મુશ્કેલ પડે: સરકારી અને પરીક્ષા બોર્ડના રિપોર્ટિંગ, જટિલ ટાઇમટેબલિંગ, લર્નિંગ પ્લેટફોર્મ સાથે ઇન્ટિગ્રેશન, ફી કલેક્શન, અને વર્ષોના એજ કેસ. જો તમે મોટી શાળા ચલાવો, કાયદેસર રિપોર્ટિંગ ફરજો હોય, અથવા સપોર્ટ અને પાલન ઉપાડવા માટે વિક્રેતા જોઈએ, તો એક ખરીદો.

જ્યારે તમારી જરૂરિયાતો સાંકડી કે અસામાન્ય હોય ત્યારે બનાવવું અર્થપૂર્ણ છે: ટ્યુટરિંગ સેન્ટર જે સત્રો અને પ્રગતિ ટ્રેક કરે, રોલિંગ નોંધણી ધરાવતી ભાષા શાળા, કોહોર્ટ ધરાવતી તાલીમ સંસ્થા, અથવા મોંઘી સિસ્ટમનો માત્ર પાંચમો ભાગ વાપરતી નાની શાળા. જે સિસ્ટમ તમારા ચોક્કસ વર્કફ્લોને કરે તે મોટી સિસ્ટમ કરતાં વધુ સારી હોઈ શકે જેની સામે તમે રોજ લડો છો. ટ્રેડ-ઓફ સમજવા માટે, બનાવો વિરુદ્ધ ખરીદો સોફ્ટવેર માર્ગદર્શિકા જુઓ, અને માત્ર-સ્ટાફ સંસ્કરણ માટે આંતરિક ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું જુઓ.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex પર તમે ચેટમાં સિસ્ટમનું વર્ણન કરો છો અને તે લાઇવ પ્રીવ્યૂમાં આકાર લેતી જુઓ છો. કોઈ કોડ લખાય તે પહેલાં ટેબલ અને ભૂમિકાઓ સંમત કરવા માટે પહેલા Plan મોડ વાપરો. જ્યારે એપને તેની જરૂર હોય ત્યારે Mythex સમર્પિત ડેટાબેઝ ઉમેરે છે, અને જો તમે વિદ્યાર્થી પ્રોફાઇલ સાથે દસ્તાવેજ જોડવા માગો તો ફાઇલ સ્ટોરેજ. તમારા સ્ટાફ અને વાલીઓ માટેનું લોગિન એપનું પોતાનું છે: Mythex ઇન-બિલ્ટ સાઇન-ઇન પ્રોડક્ટ આપતું નથી, તેથી એજન્ટ તમે પસંદ કરેલો અભિગમ જોડે છે — જુઓ તમારી એપમાં લોગિન ઉમેરો. Mythex link પર પ્રકાશિત કરો, અથવા Pro પર તમારું પોતાનું ડોમેન. સરનામું જાહેર છે, તેથી તમારી એપનું લોગિન અને પરવાનગી તપાસ જ રેકોર્ડ ખાનગી રાખે છે. શરૂઆત માટે, ટીચર ગ્રેડિંગ ટૂલ ટેમ્પલેટ અથવા ટ્યુટરિંગ સેન્ટર બિલ્ડર પેજ જુઓ.

પ્રશ્નો