Як створити систему управління школою

Система управління школою веде записи, на яких тримається робота школи: хто учні, у яких класах вони навчаються, чи були вони присутні і як вони встигають. Корисна перша версія менша, ніж більшість людей уявляє: учні, класи, відвідуваність і оцінки, з окремими обліковими записами для адміністраторів, вчителів і батьків. Зробіть це добре, ретельно протестуйте права доступу, а розклад, оплату та повідомлення додавайте пізніше.

Цей посібник для малих шкіл, центрів репетиторства, мовних шкіл, позашкільних програм і навчальних центрів, яким великі системи здаються занадто важкими або дорогими для їхніх потреб.

Що потрібно системі управління школою

Дані

Більшість системи тримається на шести таблицях:

Додайте оцінювання (контрольну або завдання в класі з максимальним балом і вагою) та оцінки (результат одного учня за одне оцінювання), щойно відвідуваність запрацює.

Таблиця зарахувань важливіша, ніж здається. Учні змінюють класи протягом семестру. Якщо зберігати «клас» безпосередньо в учневі, ви втратите історію, і звіти про відвідуваність перестануть сходитися.

Сторінки

• Панель адміністратора: відвідуваність за сьогодні одним поглядом, учні, які не мають журналу, останні зміни.
• Список учнів і профіль: пошук, фільтр за класом або роком навчання, а профіль показує класи, відвідуваність і оцінки.
• Сторінка класу: список учнів, журнал відвідуваності на сьогодні та журнал оцінок.
• Екран реєстрації відвідуваності: той, яким щодня користуються вчителі. Він має займати лічені секунди на телефоні або планшеті: за замовчуванням усі присутні, натисніть, щоб змінити.
• Журнал оцінок: оцінювання як стовпці, учні як рядки, з обчисленим середнім балом.
• Перегляд для батьків: лише відвідуваність, оцінки та повідомлення їхніх дітей.

Права доступу

Тут шкільні системи або вдаються, або провалюються. Запишіть правила, перш ніж почати створювати:

• Адміністратори бачать і редагують усе.
• Вчителі бачать і редагують лише ті класи, які вони викладають, і лише учнів у них.
• Батьки бачать лише своїх дітей і лише для читання.
• Учні (якщо взагалі входять у систему) бачать лише власні записи.

«Лише» має забезпечуватися на сервері, а не лише прихованими кнопками. Батько, який змінює число в адресі сторінки, не має змогти відкрити профіль іншої дитини. Наш посібник про контроль доступу на основі ролей розповідає про цей шаблон.

Рішення, які варто ухвалити перед стартом

Хто входить у систему у першій версії? Лише персонал — набагато простіше. Батьки й учні множать випадки доступу та запити до підтримки. Багато шкіл починають із входу для персоналу, а батькам надсилають роздрукований або електронний звіт, доки основа не стане стабільною.

Як розраховуються оцінки? Зважені середні, відкидання найнижчих балів, діапазони буквених оцінок, зараховано/не зараховано — оберіть одну схему і запишіть її з прикладом. Логіка оцінювання — саме та частина, яку найкорисніше перевірити вручну.

Що таке «семестр»? Від нього залежать класи, зарахування та звіти. Вирішіть, чи використовуєте ви семестри, триместри або один навчальний рік, і зробіть це окремою таблицею, а не текстовим полем.

Імпорт, а не повторне введення. Імовірно, учні вже є у вашій таблиці. Заплануйте імпорт CSV для учнів, опікунів і зарахувань з першого дня. Див. як перетворити таблицю на застосунок.

Де зберігаються дані та хто їх бачить. Дані учнів чутливі. Багато в чому на них поширюються спеціальні правила: FERPA у США, GDPR у ЄС і Великій Британії та інші де-інде. Перевірте, що застосовується до вас, перш ніж завантажувати справжні імена, і зверніться до консультанта, якщо не впевнені. Щонайменше: приватність за замовчуванням, журнал змін (хто що змінив) і спосіб експортувати або видалити дані учня.

Перший промпт, який працює

Створи вебзастосунок для управління школою для невеликої школи. Персонал входить через електронну пошту й пароль; ролі — адміністратор і вчитель. Дані: учні (ім’я, дата народження, рік навчання, статус), опікуни, прив’язані до учнів, персонал, семестри, класи (назва, предмет, вчитель, семестр, тижневий розклад) і зарахування, які пов’язують учнів із класами з датами початку та завершення. Вчителі бачать лише класи, які викладають, і учнів, зарахованих до них; адміністратори бачать усе. Створи сторінку класу зі списком учнів і щоденним журналом відвідуваності, де всі за замовчуванням присутні, а вчитель натисканням позначає відсутніх, запізнілих або відсутніх з поважної причини, з необов’язковою приміткою. Адміністратори отримують панель, яка показує, які класи ще не заповнили журнал сьогодні. Додай імпорт CSV для учнів і опікунів. Зберігай усе в базі даних. Оцінки, вхід для батьків і оплату залиш на потім.

Зверніть увагу, що робить промпт: він називає ролі, формулює правило доступу одним реченням, детально описує найчастіше використовуваний екран і каже, що залишити за межами.

Кроки створення

1. Модель даних і прикладові дані. Попросіть таблиці та невелику, явно вигадану школу — два семестри, п’ять класів, сорок учнів. Ніколи не використовуйте справжні записи учнів під час створення.
2. Екрани адміністратора. Список учнів, профіль, список класів, редагування зарахувань. Перевірте, що переведення учня між класами зберігає старе зарахування із датою завершення.
3. Входи вчителів і журнал відвідуваності. Увійдіть як вчитель і переконайтеся, що бачите лише свої класи. Заповніть журнал на екрані розміром із телефон.
4. Тести прав доступу. Увійдіть як два різні вчителі та спробуйте відкрити класи один одного за URL. Обидві спроби мають провалитися.
5. Імпорт. Імпортуйте свою справжню таблицю в копію, виправте стовпці, які не зіставляються, і тоді вирішіть, чи готові запускати систему.
6. Оцінки. Додайте оцінювання та журнал оцінок. Перевірте середній бал на прикладі, який ви порахували вручну.
7. Звіти. Відсоток відвідуваності для кожного учня та кожного класу за діапазон дат — звіт, який адміністратори просять найчастіше.
8. Доступ для батьків, якщо він потрібен. Додайте вхід для опікунів останнім, з переглядом лише для читання та найсуворішими тестами прав доступу.

Типові помилки

• Зберігати клас в учневі. Використовуйте зарахування з датами, інакше історія зникає.
• Права доступу лише в інтерфейсі. Приховані кнопки — це не безпека. Тестуйте за URL і через API.
• Повільна реєстрація відвідуваності. Якщо відмічати відвідуваність займає більше часу, ніж на папері, вчителі перестануть користуватися системою.
• Справжні дані під час тестування. Використовуйте вигадані імена, доки права доступу не доведено.
• Видалення учнів. Позначайте їх як таких, що вибули. Минула відвідуваність і оцінки все одно належать до записів школи.
• Створення всього одразу. Розклад, оплата, повідомлення, табелі та батьківський застосунок разом — це рік роботи. Спочатку випустіть журнал відвідуваності.
• Немає журналу змін. Коли оцінку змінюють, хтось неодмінно запитає, хто і коли це зробив. Записуйте це.

Коли краще готовий продукт

Усталені системи управління школою та інформаційні системи для учнів справляються з тим, з чим власна розробка важко зрівняється: звітність для державних органів і екзаменаційних рад, складне складання розкладу, інтеграції з навчальними платформами, збір оплати та роки виняткових випадків. Якщо ви керуєте великою школою, маєте законодавчі обов’язки щодо звітності або потрібен постачальник, який відповідає за підтримку й відповідність вимогам, купуйте готову систему.

Створення має сенс, коли ваші потреби вужчі або незвичні: центр репетиторства, який веде облік занять і прогресу, мовна школа з безперервним набором, навчальний провайдер із потоками або мала школа, яка використовує лише п’яту частину дорогої системи. Сфокусований інструмент, який робить саме ваш робочий процес, може перевершити велику систему, з якою ви щодня боретеся. Наш посібник купити чи створити програмне забезпечення розглядає цей компроміс, а як створити внутрішній інструмент — версію лише для персоналу.

Створення у Mythex

У Mythex ви описуєте систему в чаті та спостерігаєте, як вона формується в живому превʼю. Спочатку використайте режим Plan, щоб узгодити таблиці та ролі до написання коду. Mythex додає окрему базу даних, коли застосунку вона потрібна, і файлове сховище, якщо ви хочете прикріплювати документи до профілів учнів. Вхід для вашого персоналу та батьків — це власна автентифікація застосунку: Mythex не надає готового продукту для входу, тож агент налаштовує підхід, який ви обираєте, — див. додати вхід до застосунку. Публікуйте на посиланні mythex.ai або на власному домені на тарифі Pro — адреса публічна, тож безпеку даних забезпечують вхід застосунку та перевірки прав. Як відправну точку подивіться шаблон інструмента для оцінювання вчителя або сторінку конструктора порталу для центру репетиторства.

Запитання