چگونه یک سیستم مدیریت مدرسه بسازیم

یک سیستم مدیریت مدرسه سوابقی را نگه می‌دارد که مدرسه بر اساس آن کار می‌کند: دانش‌آموزان چه کسانی هستند، در کدام کلاس‌اند، حاضر بوده‌اند یا نه، و وضعیتشان چطور است. نسخه اول مفید بسیار کوچک‌تر از چیزی است که بیشتر مردم فکر می‌کنند — دانش‌آموزان، کلاس‌ها، حضور و غیاب و نمرات، با ورودهای جداگانه برای مدیران، معلمان و والدین. این را خوب بسازید، مجوزها را سخت‌گیرانه آزمایش کنید، و برنامه زمانی، شهریه و پیام‌رسانی را بعداً اضافه کنید.

این راهنما برای مدارس کوچک، مراکز آموزش خصوصی، مدارس زبان، برنامه‌های بعد از مدرسه و ارائه‌دهندگان آموزش است که سیستم‌های بزرگ را برای نیازهایشان سنگین یا گران می‌بینند.

یک سیستم مدیریت مدرسه چه چیزهایی لازم دارد

داده

بیشتر سیستم به شش جدول وابسته است:

وقتی حضور و غیاب کار کرد، ارزیابی‌ها (آزمون یا تکلیفی در یک کلاس، با حداکثر نمره و وزن) و نمرات (نتیجه یک دانش‌آموز در یک ارزیابی) را اضافه کنید.

جدول ثبت‌نام از آنچه به نظر می‌رسد مهم‌تر است. دانش‌آموزان وسط ترم کلاس عوض می‌کنند. اگر «کلاس» را مستقیم روی دانش‌آموز ذخیره کنید، تاریخچه را از دست می‌دهید و گزارش‌های حضور و غیاب دیگر جمع نمی‌شوند.

صفحات

• داشبورد مدیر: حضور امروز در یک نگاه، دانش‌آموزانی که دفتر حضور ندارند، تغییرات اخیر.
• فهرست و پروفایل دانش‌آموز: جست‌وجو، فیلتر بر اساس کلاس یا سال، و پروفایلی با کلاس‌ها، حضور و نمرات.
• صفحه کلاس: فهرست اعضا، دفتر حضور امروز و دفتر نمرات.
• صفحه دفتر حضور: همان که معلمان هر روز استفاده می‌کنند. باید روی گوشی یا تبلت در چند ثانیه انجام شود — همه به‌طور پیش‌فرض حاضر هستند و با یک لمس تغییر می‌دهند.
• دفتر نمرات: ارزیابی‌ها به صورت ستون، دانش‌آموزان به صورت سطر، با میانگین محاسبه‌شده.
• نمای والدین: فقط حضور، نمرات و اطلاعیه‌های فرزندان خودشان.

مجوزها

اینجاست که سیستم‌های مدرسه موفق یا شکست می‌خورند. قواعد را پیش از ساخت بنویسید:

• مدیران همه چیز را می‌بینند و ویرایش می‌کنند.
• معلمان فقط کلاس‌هایی را می‌بینند و ویرایش می‌کنند که تدریس می‌کنند، و فقط دانش‌آموزان همان کلاس‌ها را.
• والدین فقط فرزندان خودشان را می‌بینند، فقط‌خواندنی.
• دانش‌آموزان (اگر اصلاً وارد شوند) فقط سوابق خودشان را می‌بینند.

«فقط» باید روی سرور اعمال شود، نه فقط با پنهان کردن دکمه‌ها. والدینی که عددی را در آدرس صفحه عوض می‌کند نباید بتواند پروفایل فرزند دیگری را باز کند. راهنمای ما درباره کنترل دسترسی مبتنی بر نقش این الگو را پوشش می‌دهد.

تصمیم‌هایی که پیش از شروع باید بگیرید

در نسخه اول چه کسانی وارد می‌شوند؟ فقط کارکنان بسیار ساده‌تر است. والدین و دانش‌آموزان حالت‌های مجوز و درخواست‌های پشتیبانی را چندبرابر می‌کنند. بسیاری از مدارس با ورود کارکنان شروع می‌کنند و تا پایدار شدن هسته سیستم، گزارش را به والدین چاپی یا ایمیلی می‌فرستند.

نمرات چطور محاسبه می‌شوند؟ میانگین وزنی، حذف کمترین نمرات، بازه‌های نمره حرفی، قبول/مردود — یک روش را انتخاب کنید و با یک مثال بنویسیدش. منطق نمره‌دهی بخشی است که بیشترین ارزش را دارد با دست بررسی شود.

«ترم» یعنی چه؟ کلاس‌ها، ثبت‌نام‌ها و گزارش‌ها همه به آن وابسته‌اند. تصمیم بگیرید از ترم، نیمسال یا یک سال تحصیلی واحد استفاده می‌کنید، و آن را به صورت یک جدول نگه دارید نه یک فیلد متنی.

وارد کنید، دوباره تایپ نکنید. تقریباً حتماً دانش‌آموزان را از قبل در یک صفحه گسترده دارید. از روز اول یک وارد کردن CSV برای دانش‌آموزان، سرپرستان و ثبت‌نام‌ها برنامه‌ریزی کنید. چگونه صفحه گسترده را به اپ تبدیل کنیم را ببینید.

داده کجا نگه‌داری می‌شود و چه کسی آن را می‌بیند. سوابق دانش‌آموزان حساس است. در بسیاری از جاها قوانین مشخصی آن را پوشش می‌دهد — FERPA در آمریکا، GDPR در اتحادیه اروپا و بریتانیا، و موارد دیگر در جاهای دیگر. پیش از وارد کردن نام‌های واقعی ببینید چه قوانینی برای شما اعمال می‌شود، و اگر مطمئن نیستید از یک مشاور بپرسید. حداقل: پیش‌فرض خصوصی بودن، ثبت اینکه چه کسی چه چیزی را تغییر داده، و راهی برای خروجی گرفتن یا حذف داده‌های یک دانش‌آموز.

یک پرامپت اول که کار می‌کند

یک وب‌اپ مدیریت مدرسه برای یک مدرسه کوچک بسازید. کارکنان با ایمیل و رمز وارد می‌شوند؛ نقش‌ها مدیر و معلم هستند. داده‌ها: دانش‌آموزان (نام، تاریخ تولد، گروه سنی، وضعیت)، سرپرستانی که به دانش‌آموزان متصل‌اند، کارکنان، ترم‌ها، کلاس‌ها (نام، درس، معلم، ترم، برنامه هفتگی) و ثبت‌نام‌هایی که دانش‌آموزان را با تاریخ شروع و پایان به کلاس‌ها وصل می‌کنند. معلمان فقط کلاس‌هایی را که تدریس می‌کنند و دانش‌آموزان ثبت‌نام‌شده در آن‌ها را می‌بینند؛ مدیران همه چیز را می‌بینند. صفحه کلاس با فهرست اعضا و دفتر حضور روزانه بسازید که همه به طور پیش‌فرض حاضر باشند و معلم با لمس، غایب، دیرآمده یا موجه را ثبت کند، با یادداشت اختیاری. مدیران داشبوردی بگیرند که نشان دهد کدام کلاس‌ها دفتر حضور امروز را پر نکرده‌اند. یک وارد کردن CSV برای دانش‌آموزان و سرپرستان اضافه کنید. همه چیز را در پایگاه داده ذخیره کنید. نمرات، ورود والدین و شهریه را برای بعد بگذارید.

این پرامپت به چه کاری توجه دارد: نقش‌ها را نام می‌برد، قاعده مجوز را در یک جمله می‌گوید، پرکاربردترین صفحه را با جزئیات توصیف می‌کند و می‌گوید چه چیزی باید کنار گذاشته شود.

گام‌های ساخت

1. مدل داده و داده نمونه. جداول و یک مدرسه نمونه کوچک و آشکارا جعلی بخواهید — دو ترم، پنج کلاس، چهل دانش‌آموز. هنگام ساخت هرگز از سوابق واقعی دانش‌آموزان استفاده نکنید.
2. صفحات مدیر. فهرست دانش‌آموزان، پروفایل، فهرست کلاس‌ها، ویرایش ثبت‌نام. بررسی کنید که جابه‌جایی دانش‌آموز بین کلاس‌ها، ثبت‌نام قدیمی را با تاریخ پایان نگه می‌دارد.
3. ورود معلم و دفتر حضور. با یک حساب معلم وارد شوید و تأیید کنید که فقط کلاس‌های خودتان را می‌بینید. دفتر حضور را روی صفحه‌ای به اندازه گوشی بگیرید.
4. آزمون مجوزها. با دو معلم مختلف وارد شوید و سعی کنید کلاس‌های یکدیگر را با آدرس باز کنید. هر دو تلاش باید شکست بخورد.
5. وارد کردن. صفحه گسترده واقعی خود را روی یک کپی وارد کنید، ستون‌هایی را که نگاشت نمی‌شوند درست کنید، و سپس تصمیم بگیرید آماده راه‌اندازی هستید یا نه.
6. نمرات. ارزیابی‌ها و دفتر نمرات را اضافه کنید. میانگین را با یک مثال کاملاً محاسبه‌شده با دست آزمایش کنید.
7. گزارش‌ها. درصد حضور به تفکیک دانش‌آموز و کلاس برای یک بازه تاریخی — گزارشی که مدیران بیشتر از همه درخواست می‌کنند.
8. دسترسی والدین، در صورت نیاز. ورود سرپرستان را آخر اضافه کنید، با نمای فقط‌خواندنی و سخت‌گیرانه‌ترین آزمون‌های مجوز.

اشتباهات رایج

• ذخیره کلاس روی دانش‌آموز. از ثبت‌نام با تاریخ استفاده کنید، وگرنه تاریخچه ناپدید می‌شود.
• مجوزها فقط در رابط کاربری. دکمه‌های پنهان امنیت نیستند. با آدرس و با API آزمایش کنید.
• دفتر حضور کند. اگر گرفتن حضور بیشتر از کاغذ طول بکشد، معلمان از آن دست برمی‌دارند.
• داده واقعی در آزمایش. تا وقتی مجوزها ثابت نشده‌اند از نام‌های ساختگی استفاده کنید.
• حذف دانش‌آموزان. به جای آن، آن‌ها را ترک‌کرده علامت بزنید. حضور و نمرات گذشته هنوز جزو سوابق مدرسه است.
• ساختن همه چیز یک‌جا. برنامه زمانی، شهریه، پیام‌رسانی، کارنامه و یک اپ والدین با هم یک سال کار است. ابتدا دفتر حضور را تحویل دهید.
• نبود ردپای بازبینی. وقتی نمره‌ای تغییر کند، کسی می‌پرسد چه کسی و چه زمانی آن را تغییر داده. آن را ثبت کنید.

کی محصول آماده بهتر است

سیستم‌های مدیریت مدرسه و اطلاعات دانش‌آموزی جاافتاده کارهایی را انجام می‌دهند که یک ساخت اختصاصی به سختی به آن‌ها می‌رسد: گزارش‌دهی به دولت و هیئت امتحانات، برنامه‌ریزی پیچیده زمان، یکپارچه‌سازی با پلتفرم‌های یادگیری، جمع‌آوری شهریه و سال‌ها موارد خاص. اگر مدرسه بزرگی دارید، تعهدات گزارش‌دهی قانونی دارید، یا به فروشنده‌ای برای پشتیبانی و انطباق نیاز دارید، یکی را بخرید.

ساختن وقتی منطقی است که نیازهایتان محدودتر یا غیرمعمول باشد: یک مرکز آموزشی که جلسات و پیشرفت را دنبال می‌کند، یک مدرسه زبان با ثبت‌نام مداوم، یک ارائه‌دهنده آموزش با گروه‌های دوره‌ای، یا یک مدرسه کوچک که فقط یک‌پنجم یک سیستم گران را استفاده می‌کند. ابزار متمرکزی که دقیقاً گردش کار شما را انجام می‌دهد می‌تواند از یک سیستم بزرگ که هر روز با آن می‌جنگید بهتر باشد. راهنمای ما درباره ساختن در برابر خریدن نرم‌افزار این مبادله را بررسی می‌کند، و چگونه ابزار داخلی بسازیم نسخه فقط‌کارکنان را پوشش می‌دهد.

ساخت آن با Mythex

در Mythex سیستم را در چت توصیف می‌کنید و شکل گرفتنش را در پیش‌نمایش زنده می‌بینید. ابتدا از حالت Plan استفاده کنید تا جداول و نقش‌ها پیش از نوشتن هر کدی توافق شوند. وقتی اپ به آن نیاز داشته باشد، Mythex یک پایگاه داده اختصاصی اضافه می‌کند، و اگر بخواهید مدارک را به پروفایل دانش‌آموزان پیوست کنید، فضای ذخیره‌سازی فایل. ورود کارکنان و والدین مال خود اپ شماست: Mythex محصول ورود داخلی ندارد، پس عامل یک روش انتخابی شما را وصل می‌کند — افزودن ورود به اپ را ببینید. روی یک لینک mythex.ai منتشر کنید، یا در Pro روی دامنه خودتان — آدرس عمومی است، پس ورود و بررسی مجوزهای اپ شماست که سوابق را خصوصی نگه می‌دارد. برای نقطه شروع، قالب ابزار نمره‌دهی معلم یا صفحه سازنده پورتال مرکز آموزشی را ببینید.

پرسش‌ها