Logiciel de location d'autos et sites web que vous créez en décrivant votre flotte

Avec Mythex, une entreprise de location d'autos peut créer son propre site de réservation, son suivi de flotte et son portail pour les locataires en les décrivant dans le clavardage. Vous obtenez une application fonctionnelle avec une vraie base de données : catégories de véhicules, disponibilités par période, délai entre deux locations, options comme les sièges d'enfant, et photos de prise en charge et de retour associées à chaque réservation.

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Ce dont une flotte de location indépendante a besoin dans un logiciel

La location est un jeu d'utilisation : une auto ne rapporte que les jours où elle est sortie. La question à laquelle vous répondez toute la journée est donc quelle voiture, dans quelle catégorie, est libre du vendredi au mardi, et si elle sera nettoyée et ravitaillée à temps. Les calendriers muraux et les réservations par téléphone craquent dès qu'on dépasse quelques dizaines de voitures; les locations à sens unique dispersent la flotte entre les succursales, et les formulaires papier de dommages se perdent le jour où on en a besoin. Les locataires veulent voir le dépôt, la politique de carburant et les règles d'âge avant d'arriver au comptoir, pas après. Derrière le comptoir, il faut suivre le kilométrage, les dates d'entretien et les renouvellements d'assurance par auto, parce qu'un entretien oublié devient une panne pendant les vacances de quelqu'un.

Disponibilités par catégorie de véhicule sur une période, avec un délai après chaque retour
État, niveau de carburant et kilométrage à la prise en charge et au retour, avec photos
Dépôts, options et frais de sens unique retenus sur la réservation
Fiches par auto : plaque, NIV, kilométrage, entretien dû, renouvellement d'assurance
Comptes d'entreprise avec tarifs négociés et conducteurs désignés
Une liste de non-location avec une raison consignée

Un site de location qui affiche les règles à côté des tarifs

Présentez chaque catégorie de véhicule avec le nombre de sièges, les bagages, la boîte de vitesses et un modèle type, puis affichez les tarifs quotidiens et hebdomadaires à partir d'un seul tableau des catégories que le formulaire de réservation utilise aussi. Placez l'âge minimal du conducteur, les années de permis, le montant du dépôt, la limite de kilométrage et la politique de carburant sur la même page que les prix. Ajoutez chaque point de prise en charge avec ses heures d'ouverture et les instructions de rencontre à l'aéroport, pour que le comptoir cesse de les expliquer au téléphone.

Créez un site web pour mon entreprise de location d'autos avec des catégories de véhicules (économique, compacte, VUS, 7 places, fourgonnette) qui affichent les sièges, les bagages, la transmission et les tarifs quotidiens et hebdomadaires. Ajoutez une section sur les exigences de location : âge minimal de 23 ans, permis détenu depuis 2 ans, un dépôt par catégorie et une politique carburant plein-pour-plein, ainsi que deux points de prise en charge avec leurs heures d'ouverture.

Une réservation par période qui compte les autos, pas les plages horaires

La location se réserve d'une date et d'une heure de prise en charge jusqu'à une date et une heure de retour; la disponibilité doit donc vérifier combien d'autos d'une catégorie sont libres pendant toute la période. Mythex peut ajouter un délai de nettoyage et de ravitaillement après chaque retour, limiter les options comme les sièges d'enfant et les barres de toit aux unités que vous possédez, facturer des frais de sens unique lorsque la succursale de retour est différente, et prélever un dépôt avec le solde payable à la prise en charge.

Créez un système de réservation pour la location d'autos. Les clients choisissent un lieu de prise en charge, un lieu de retour, les dates et heures de prise en charge et de retour, puis voient seulement les catégories de véhicules qui ont une auto libre pendant toute la période, avec un délai de 2 heures après chaque retour. Ajoutez des options à stock limité (siège d'enfant x6, barre de toit x2, conducteur additionnel), des frais de sens unique et un dépôt.

Un portail pour locataires pour les permis et les photos d'état

Permettez aux locataires de téléverser leur permis et leur pièce d'identité avant d'arriver, de voir leur réservation, leurs options et leur dépôt, et de lire les instructions de prise en charge de leur succursale. Au départ, votre personnel ajoute des photos de chaque côté de l'auto et de la jauge de carburant, et le locataire peut les voir dans le portail. Lorsque les deux parties ont regardé les mêmes photos du premier jour, la discussion au retour est beaucoup plus courte.

Ajoutez un portail pour locataires où les clients se connectent, voient leur réservation, leurs options, leur dépôt et leurs instructions de prise en charge, et téléversent leur permis de conduire et leur pièce d'identité avant la prise en charge. Le personnel peut joindre à la réservation les photos de départ et de retour, le kilométrage et le niveau de carburant, et le locataire peut les consulter.

Un registre de flotte avec les dates d'entretien et d'assurance

Tenez une fiche pour chaque auto : plaque, NIV, catégorie, kilométrage actuel, kilométrage du prochain entretien, date d'inspection, renouvellement d'assurance et historique des dommages avec photos. Le kilométrage consigné à chaque retour alimente la liste d'entretien, ce qui vous montre quelles autos approchent de l'échéance avant qu'elles ne soient réservées pour un voyage de deux semaines. Les sièges d'enfant et les GPS peuvent être suivis par unité de la même façon.

Créez un registre de flotte pour mes autos de location avec la plaque, le NIV, la catégorie, le kilométrage, l'intervalle d'entretien, le kilométrage du dernier entretien, la date d'inspection et la date de renouvellement d'assurance. Mettez à jour le kilométrage à chaque retour et affichez la liste des autos à entretenir dans les 1 000 prochains milles ou dont l'assurance se renouvelle dans les 30 prochains jours.

Utilisation et revenus par auto

Une catégorie très demandée peut quand même être sous-évaluée, et une auto qui sort rarement vaut peut-être la peine d'être vendue. Un tableau de bord construit à partir de vos réservations peut afficher par semaine, pour chaque catégorie, les jours réservés divisés par les jours disponibles, les revenus par auto, les autos hors circulation pour réparation, et les prises en charge et retours du jour par succursale. Ces quelques chiffres vous indiquent quoi acheter avant l'été et quoi retirer après.

Créez un tableau de bord à partir de mes réservations et de ma flotte : l'utilisation par catégorie de véhicule et par semaine (jours réservés / jours disponibles), les revenus par auto des 90 derniers jours, les autos actuellement hors circulation, et les prises en charge et retours du jour par lieu.

Locataires fidèles et comptes d'entreprise

Conservez les locataires réguliers avec leur catégorie habituelle et l'échéance de leur permis, les comptes d'entreprise avec leur propre table de tarifs et la liste de leurs conducteurs autorisés, ainsi qu'un drapeau de non-location qui consigne la raison. Chaque membre du personnel, dans n'importe quelle succursale, applique alors la même règle, et un entrepreneur qui réserve douze fourgonnettes par année obtient le tarif convenu sans que quiconque ait à le chercher.

Créez un CRM pour mes clients de location d'autos avec l'échéance du permis, la catégorie préférée et l'historique de location, des comptes d'entreprise avec un tarif négocié par catégorie et une liste de conducteurs autorisés, et un drapeau de non-location avec une raison obligatoire.

Du calendrier mural au logiciel de réservation de location

La plupart des indépendants commencent avec le calendrier mural, parce qu'il montre toute la flotte d'un coup d'œil. Conservez cette vue : demandez à Mythex un calendrier de flotte avec une ligne par auto et les réservations sous forme de barres sur les dates, de couleur selon le statut. Chargez ensuite votre flotte depuis un tableur, saisissez les réservations du mois suivant et faites fonctionner le calendrier et l'application côte à côte pendant une semaine. Quand rien du mur ne manque à l'écran, offrez la réservation en ligne d'abord pour une seule catégorie, habituellement celle qui se vend en premier.

Importez les autos depuis un CSV : plaque, catégorie, kilométrage
Demandez une vue calendrier avec une ligne par auto
Ouvrez la réservation en ligne pour une catégorie, puis les autres

Fermez la facture au comptoir

Le manque de carburant, le kilométrage excédentaire, les péages et les retours tardifs se règlent mieux pendant que le locataire est encore au comptoir, avec la feuille de retour. Demandez un écran de retour qui consigne le kilométrage et le carburant, calcule les frais supplémentaires à partir de la réservation et produit la facture finale sur place. Les lignes de dommages peuvent contenir les photos de retour et une estimation de réparation. Le paiement par carte exige un fournisseur de paiement que vous connectez avec votre propre compte.

Une consigne pour commencer

Créez une application de location d'autos pour une flotte de 30 véhicules et deux succursales. Les clients réservent par catégorie sur une période, avec un délai de nettoyage de 2 heures après chaque retour, des options à stock limité comme les sièges d'enfant, des frais de sens unique et un dépôt. Le personnel obtient un calendrier de flotte avec une ligne par auto, des écrans de prise en charge et de retour avec kilométrage, carburant et photos, ainsi qu'une liste des autos à entretenir.

Questions

Peut-on empêcher qu'une même auto soit réservée deux fois?

Oui. Demandez que la disponibilité vérifie le nombre d'autos d'une catégorie sur toute la période, de la prise en charge au retour, y compris le délai de préparation. Le formulaire de réservation n'offre alors que les catégories qui ont une auto libre.

Puis-je percevoir un dépôt en ligne?

Oui, par l'entremise d'un fournisseur de paiement que vous connectez avec votre propre compte. La réservation conserve le dépôt, le solde et les options, de sorte que le comptoir voit ce qui reste dû.

Les locataires peuvent-ils réserver à partir de leur téléphone?

Le site publié fonctionne dans n'importe quel navigateur mobile. Avec le forfait Pro, Mythex peut aussi en faire des applis Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée, de sorte que chaque mise à jour que vous publiez leur parvient aussi.

Peut-on gérer les prises en charge à l'aéroport avec les numéros de vol?

Oui. Ajoutez un numéro de vol et l'heure d'arrivée aux réservations d'aéroport, et affichez-les sur la liste de prise en charge du personnel pour ce lieu, pour que quelqu'un attende lorsqu'un vol retardé atterrit.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous décrivez la flotte, les succursales et les règles en langage courant, et Mythex écrit l'application, avec un aperçu en direct que vous modifiez en clavardant. Il existe un forfait gratuit avec des crédits quotidiens; le forfait Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute la modification du code, l'exportation et un domaine personnalisé.

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