Logiciel et sites de location de voitures que vous construisez en décrivant votre flotte

Avec Mythex, une société de location de voitures peut construire son propre site de réservation, son suivi de flotte et un espace locataire en les décrivant dans le chat. Vous obtenez une application fonctionnelle avec une vraie base de données : catégories de véhicules, disponibilités par période, délai de remise en état entre deux locations, options comme les sièges enfant, et photos d'état des lieux enregistrées sur chaque réservation.

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Ce qu'une flotte de location indépendante attend d'un logiciel

La location est un jeu de taux d'utilisation. Une voiture ne rapporte que les jours où elle est sortie, donc la question à laquelle vous répondez toute la journée est de savoir quel véhicule, dans quelle catégorie, est libre du vendredi au mardi, et s'il sera nettoyé et fait le plein à temps. Les plannings muraux et les réservations par téléphone atteignent leurs limites au-delà de deux douzaines de véhicules, les locations à sens unique dispersent la flotte entre plusieurs agences, et les constats de dommages sur papier se perdent le jour où on en a besoin. Les locataires veulent voir la caution, la politique carburant et les conditions d'âge avant d'arriver au comptoir, pas après. Derrière le comptoir, il faut suivre le kilométrage, les dates d'entretien et les renouvellements d'assurance par véhicule, car un entretien oublié devient une panne pendant les vacances de quelqu'un.

Disponibilités par catégorie sur une période, avec un délai après chaque retour
État, niveau de carburant et kilométrage à la prise et à la restitution, avec photos
Cautions, options et frais de restitution dans une autre agence attachés à la réservation
Fiche par véhicule : immatriculation, VIN, kilométrage, entretien prévu, renouvellement d'assurance
Comptes professionnels avec tarifs négociés et conducteurs désignés
Une liste de locataires refusés avec le motif enregistré

Un site de location qui affiche les règles à côté des tarifs

Présentez chaque catégorie de véhicule avec le nombre de places, les bagages, la boîte de vitesses et un modèle indicatif, puis affichez les tarifs journaliers et hebdomadaires à partir d'un tableau unique que lit aussi le formulaire de réservation. Placez l'âge minimum du conducteur, le nombre d'années de permis, le montant de la caution, le forfait kilométrique et la politique carburant sur la même page que les prix. Ajoutez chaque lieu de retrait avec ses horaires et les instructions d'accueil à l'aéroport, pour que le comptoir n'ait plus à les expliquer au téléphone.

Créez un site pour ma société de location de voitures avec des catégories de véhicules (économique, compacte, SUV, 7 places, utilitaire) affichant le nombre de places, de bagages, la boîte de vitesses et les tarifs journaliers et hebdomadaires. Ajoutez une section sur les conditions de location : âge minimum 23 ans, permis détenu depuis 2 ans, une caution par catégorie et une politique carburant plein pour plein, ainsi que deux lieux de retrait avec leurs horaires d'ouverture.

Réservation par période qui compte les voitures, pas les créneaux horaires

La location se réserve du jour et de l'heure de prise en charge jusqu'au jour et à l'heure de restitution, donc la disponibilité doit vérifier combien de voitures d'une catégorie sont libres sur toute la période. Mythex peut ajouter un délai de nettoyage et de plein après chaque retour, limiter les options comme les sièges enfant et les coffres de toit aux unités que vous possédez, facturer des frais pour une restitution dans une autre agence, et prélever une caution avec le solde dû à la prise en charge.

Créez un système de réservation pour la location de voitures. Les clients choisissent un lieu de prise en charge, un lieu de restitution, les dates et heures de prise et de restitution, puis ne voient que les catégories ayant une voiture libre pour toute la période, avec un délai de 2 heures après chaque retour. Ajoutez des options en stock limité (siège enfant x6, coffre de toit x2, conducteur supplémentaire), des frais pour une location à sens unique et une caution.

Un espace locataire pour les permis et les photos d'état

Permettez aux locataires de téléverser leur permis et leur pièce d'identité avant de venir, de voir leur réservation, leurs options et leur caution, et de lire les instructions de prise en charge de leur agence. À la prise du véhicule, votre personnel ajoute des photos de chaque côté de la voiture et du compteur de carburant, que le locataire peut consulter dans l'espace. Lorsque les deux parties ont regardé les mêmes photos dès le départ, l'échange au retour est beaucoup plus court.

Ajoutez un espace locataire où les clients se connectent, voient leur réservation, leurs options, leur caution et les instructions de prise en charge, et téléversent leur permis de conduire et leur pièce d'identité avant la prise en charge. Le personnel peut joindre à la réservation les photos de prise et de restitution, le kilométrage et le niveau de carburant, que le locataire peut consulter.

Un registre de flotte avec les dates d'entretien et d'assurance

Tenez chaque voiture à jour dans une fiche : immatriculation, VIN, catégorie, kilométrage actuel, kilométrage du prochain entretien, date du contrôle technique, renouvellement d'assurance et historique des dommages avec photos. Le kilométrage relevé à chaque retour alimente la liste des entretiens, ce qui permet de repérer les véhicules proches de l'échéance avant qu'ils ne partent pour un voyage de deux semaines. Les sièges enfant et les GPS peuvent être suivis unité par unité de la même façon.

Créez un registre de flotte pour mes voitures de location avec immatriculation, VIN, catégorie, kilométrage, intervalle d'entretien, kilométrage du dernier entretien, date du contrôle technique et date de renouvellement d'assurance. Mettez le kilométrage à jour à chaque retour et affichez la liste des voitures à entretenir dans les 1 000 prochains miles, ou dont l'assurance se renouvelle dans les 30 prochains jours.

Taux d'utilisation et chiffre d'affaires par voiture

Une catégorie très demandée peut rester sous-tarifée, et une voiture qui sort rarement vaut peut-être la peine d'être vendue. Un tableau de bord construit à partir de vos réservations peut afficher, par semaine, les jours réservés divisés par les jours disponibles par catégorie, le chiffre d'affaires par voiture, les véhicules immobilisés pour réparation, et les prises en charge et restitutions du jour par agence. Ces quelques chiffres vous indiquent ce qu'il faut acheter avant l'été et ce qu'il faut sortir de la flotte après.

Créez un tableau de bord à partir de mes réservations et de ma flotte : taux d'utilisation par catégorie de véhicule et par semaine (jours réservés / jours disponibles), chiffre d'affaires par voiture sur les 90 derniers jours, véhicules actuellement immobilisés, et prises en charge et restitutions du jour par lieu.

Locataires fidèles et comptes professionnels

Conservez les locataires réguliers avec leur catégorie habituelle et la date d'expiration de leur permis, les comptes professionnels avec leur propre grille tarifaire et leur liste de conducteurs autorisés, ainsi qu'un indicateur de refus de location qui enregistre le motif. Chaque membre du personnel, dans n'importe quelle agence, applique alors la même règle, et un prestataire qui réserve douze utilitaires par an obtient le tarif convenu sans que personne ait à le chercher.

Créez un CRM pour mes clients de location de voitures avec la date d'expiration du permis, la catégorie préférée et l'historique des locations, des comptes professionnels avec un tarif négocié par catégorie et une liste de conducteurs autorisés, ainsi qu'un indicateur de refus de location dont le motif est obligatoire.

Du planning mural au logiciel de réservation de location

La plupart des loueurs indépendants commencent avec un planning, parce qu'il montre toute la flotte d'un coup d'œil. Gardez cette vue : demandez à Mythex un calendrier de flotte avec une ligne par voiture et les réservations sous forme de barres sur les dates, colorées selon le statut. Importez ensuite votre flotte depuis un tableur, saisissez les réservations du mois suivant et utilisez le planning et l'application côte à côte pendant une semaine. Une fois que rien ne manque à l'écran par rapport au mur, ouvrez les réservations en ligne d'abord pour une seule catégorie, en général celle qui se vend en premier.

Importer les voitures depuis un CSV : immatriculation, catégorie, kilométrage
Demander une vue planning avec une ligne par voiture
Ouvrir la réservation en ligne pour une catégorie, puis pour les autres

Clôturer la facture au comptoir

Le manque de carburant, le kilométrage supplémentaire, les péages et les retours tardifs sont mieux ajoutés pendant que le locataire est encore au comptoir, avec la fiche de restitution. Demandez un écran de restitution qui enregistre le kilométrage et le carburant, calcule les frais supplémentaires à partir de la réservation et produit la facture finale sur place. Les lignes de dommages peuvent contenir les photos de restitution et un devis de réparation. L'encaissement par carte nécessite un prestataire de paiement que vous connectez avec votre propre compte.

Un prompt pour démarrer

Créez une application de location de voitures pour une flotte de 30 véhicules avec deux agences. Les clients réservent par catégorie sur une période, avec un délai de nettoyage de 2 heures après chaque retour, des options en stock limité comme les sièges enfant, des frais pour une location à sens unique et une caution. Le personnel dispose d'un planning de flotte avec une ligne par voiture, d'écrans de prise et de restitution avec kilométrage, carburant et photos, et d'une liste des voitures à entretenir.

Questions

Peut-on empêcher qu'une même voiture soit réservée deux fois ?

Oui. Demandez que la disponibilité vérifie le nombre de voitures d'une catégorie sur toute la période, de la prise en charge à la restitution, y compris le délai de remise en état. Le formulaire de réservation ne propose alors que les catégories ayant une voiture libre.

Puis-je encaisser une caution en ligne ?

Oui, par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement que vous connectez avec votre propre compte. La réservation conserve la caution, le solde et les options, afin que le comptoir voie ce qui reste dû.

Les locataires peuvent-ils réserver depuis leur téléphone ?

Le site publié fonctionne dans n'importe quel navigateur mobile. Avec Pro, Mythex peut aussi le transformer en applications Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée, de sorte que chaque mise à jour que vous publiez leur parvient également.

Peut-on gérer les prises en charge à l'aéroport avec le numéro de vol ?

Oui. Ajoutez un numéro de vol et une heure d'arrivée aux réservations d'aéroport et affichez-les sur la liste de prise en charge du personnel pour ce lieu, afin que quelqu'un attende lorsqu'un vol en retard atterrit.

Faut-il savoir coder ?

Non. Vous décrivez la flotte, les agences et les règles en langage courant, et Mythex écrit l'application, avec un aperçu en direct que vous modifiez en discutant. Il existe un forfait Gratuit avec des crédits quotidiens ; Pro coûte 25 $/mois pour la modification du code, l'export et un domaine personnalisé.

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