PTAのサイト、ボランティア申込み、バザーのチケット。次の委員会にも引き継げる

Mythexを使えば、PTA（保護者と先生の会）は自分たちのウェブサイトをつくれます。1時間単位のボランティア申込み、クラス別に並べたディスコやバザーのチケット、中古制服の注文、会計担当者向けのシンプルな資金台帳も作成できます。学校の一年間の活動をチャットで説明し、プレビューで確認して公開すれば、次の委員会は紙の束ではなく、動くアプリを引き継げます。

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ボランティア委員会がツールに求めるもの

PTAは善意と限られた時間で動いています。夏のバザーには40人の手伝いが必要ですが、クラスのチャットで呼びかけても返信は3件ほどです。ディスコのチケットは紙の券を現金と一緒に封筒に入れて売られるため、誰が参加しているかの名簿がありません。制服の注文には、子どものクラスが書かれていないことがあります。会計担当者は、図書室に使えるお金がいくら残っているかを聞かれると、銀行の明細から一年分を組み直します。そして会長が退任すると、そのノウハウも一緒に去ってしまいます。PTAには、どの保護者もスマホで使える簡単なツールと、役員が交代しても消えない記録、そして正しい人だけが見られる連絡先が必要です。

漠然とした呼びかけではなく、1時間単位のボランティア枠
アレルギーの注意を含めて、クラス別に並べたイベントのチケット
子どものクラスを記録した制服や物品の注文
すべての支払いを資金ごとに記録
クラス代表のアクセスは自分のクラスに限定
寄付者や業者の情報を、引き継ぎ後も残る記録として保存

保護者が実際に引き受けるバザーのボランティア枠

各ブースと作業を、1時間単位の枠で表示します。例えば、くじ引きは2時から3時、ケーキ屋台は1時から2時、門の受付は12時から1時といった具合です。保護者は1分ほどで枠を選び、他に誰が参加しているかを確認して、前日にリマインダーを受け取れます。委員会は空いている枠をひと目で把握でき、最後の1時間と後片付けは委員会で担当できます。

学校の夏のバザーのボランティア申込みをつくってください。各ブースには12時から4時までの1時間単位の枠があり、必要な手伝いの人数を設定します。保護者は名前、子どものクラス、電話番号を入力して申し込み、同じ枠に他に誰がいるかを見られるようにしてください。委員会には、まだ空いている枠を表示してください。

前日に締め切るチケット

ディスコ、映画会、バザーのリストバンドのチケットを、子どもの名前、クラス、アレルギーの注意とともにオンラインで販売します。販売は前日に締め切り、入口や給食のテーブルにいる先生のために、クラス順に並んだ名簿を印刷できます。

学校PTAのイベントのチケット販売をつくってください。各チケットには子どもの名前、クラス、アレルギーの注意を持たせてください。販売はイベントの24時間前に締め切ってください。アレルギーの注意を強調した、クラス順に並んだ印刷可能な一覧を作成してください。

クラス別の制服と学校グッズの注文

中古の制服、子どもの絵をあしらった布巾、年賀状を販売します。すべての注文に子どものクラスを記録し、注文はクラスごとにまとめて袋に入れ、先生が配れるようにします。

中古の制服と学校グッズを販売するPTAのショップをつくってください。各注文では子どもの名前とクラスを入力してもらってください。委員会には、クラスごとにまとめた梱包リストを用意し、手提げ袋で配れるようにしてください。

資金ごとに分類された会計担当者の台帳

すべての収入と支出を、一般会計、図書室、遊具などの資金ごとに記録し、領収書もアップロードします。会計担当者は「図書室に残っているお金はいくらか」という質問に数秒で答えられ、年次総会では整理された記録を引き継げます。

シンプルなPTAの会計台帳をつくってください。各収入や支出には、日付、行事、金額、資金（一般、図書室、遊具）、領収書の写真を持たせてください。資金ごとの残高と、行事ごとの年間集計を表示してください。

寄付金が何に使われたかを示すサイト

PTAが資金を出したものを、使用中の写真とともに随時一覧にします。年間の行事カレンダーや参加方法も掲載します。保護者は、新しいベンチが見えると寄付を増やしやすくなります。

小学校のPTA用のウェブサイトをつくってください。年間の行事、写真と金額付きの「PTAが支援したもの」のページ、委員会メンバーを紹介するページ、ボランティア申込みへのリンクを含めてください。

子どもの情報と、それを見られる人

PTAのアプリには、子どもの名前、クラス、場合によってはアレルギーの情報が含まれます。クラス代表には自分のクラスだけが見えるログインを与え、保護者の電話番号は他の保護者から見えないようにし、必要がなくなったイベントの名簿は終了後に削除してください。PTAが何を保管するかは学校と合意し、お住まいの地域に適用される個人情報保護のルールを確認してください。

クラス代表のログインは1つのクラスに限定
連絡先の一覧は公開しない
イベントの名簿は使い終わったら消去

引き継ぎを簡単にする

寄付者、業者、くじの景品の提供者、前年のイベントの結果は、誰かの受信箱ではなくアプリに入れておきましょう。新しい委員会が引き継ぐときは、書類の箱ではなくログインを受け取ります。来年の抽選会の案内は、前回協力してくれた企業に送れます。

ここから始められるプロンプト

学校のPTA向けのアプリをつくってください。保護者は夏のバザーの1時間単位のボランティア枠に申し込み、子どものクラスとアレルギーの注意を付けてイベントのチケットを購入し、中古の制服をクラスごとの配送で注文できるようにしてください。会計担当者は資金ごとの収入と支出を記録します。クラス代表はログインして、自分のクラスの情報だけを見られるようにしてください。

よくある質問

PTAでも無料で使えますか？

はい。無料プランはカードの登録なしで、つくって公開できます。独自ドメイン、追加のクレジット、コードの書き出しが必要な場合は、Proが月額25ドルです。

保護者はチケットをオンラインで支払えますか？

はい。PTAが自分たちの決済サービスのアカウントを接続すれば可能です。多くのPTAでは、受付で行う現金販売も同じ一覧に記録しています。

クラス代表は自分のクラスしか見られませんか？

はい。クラス単位のクラス代表アカウントを依頼すれば、Mythexが各代表に見せる範囲を制限します。

委員のみなさんに技術的なスキルは必要ですか？

いいえ。変更はチャットで内容を説明すれば行えるため、どの委員もバザーの枠を更新したり、イベントを追加したりできます。

保護者はスマホで使えますか？

はい。公開したサイトはスマホのブラウザで動作します。多くの保護者はこの方法で使うでしょう。

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