Kako pokrenuti računovodstveni servis za knjigovodstvo: vještine, klijenti i postavke

Da biste pokrenuli knjigovodstveni biznis, pobrinite se da su vaše vještine i sva obavezna registracija na mjestu, odlučite koje usluge nudite i kome, postavite fiksne mjesečne cijene na osnovu posla koji obavljate i pridobijte prve klijente kroz svoju mrežu, računovođe i lokalne poslovne grupe. Postavite sigurne sisteme za podatke klijenata od prvog dana — to je dio onoga za šta klijenti plaćaju.

Knjigovodstvo je stabilna usluga s ponavljajućim prihodom i niskim početnim troškovima. Više nagrađuje tačnost, pouzdanost i dobre procese nego prodajne vještine.

Uvjerite se da možete obaviti posao

Klijenti vam predaju svoje finansijske evidencije i vjeruju da ćete ih tačno sređivati. Prije nego što se oglasite:

• Poznajte osnove: dvojno knjigovodstvo, usklađivanja, obaveze i potraživanja, zatvaranje mjeseca i osnove poreza na promet ili PDV-a koji važe tamo gdje su vaši klijenti.
• Poznajte softver koji vaši ciljni klijenti koriste. Mnoge male firme sada koriste cloud računovodstvene alate; certifikat ili sigurnost u jednom ili dva od njih je prednost pri prodaji.
• Razmislite o priznatoj kvalifikaciji. Može biti obavezna u vašem području i daje klijentima sigurnost.
• Poznajte svoje granice. Budite jasni šta je knjigovodstvo, a šta su porez, revizija ili finansijski savjeti, za koje može biti potrebna druga kvalifikacija ili licenca.

Provjerite pravila tamo gdje radite

Ovo se mnogo razlikuje od države do države, zato ova pitanja tretirajte kao pitanja na koja treba odgovoriti lokalnim izvorima, profesionalnom tijelu ili savjetniku:

• Da li knjigovođe moraju da se registruju kod regulatora ili nadzornog tijela?
• Postoje li obaveze u sprječavanju pranja novca, poput provjere identiteta klijenta?
• Koje usluge (obračun plata, poreske prijave) zahtijevaju dodatnu kvalifikaciju ili registraciju?
• Koje osiguranje treba imati, poput profesionalne odgovornosti?
• Koja pravila o zaštiti podataka važe za čuvanje finansijskih i ličnih podataka klijenata?

Sredite ovo prije prvog klijenta; kasnije je mnogo teže ispraviti.

Izaberite usluge i nišu

Uobičajene knjigovodstvene usluge:

Specijalizacija pomaže. Knjigovođe koji se fokusiraju na jednu industriju — zanati, restorani, online prodavci, kreativni freelanceri, iznajmljivači nekretnina — upoznaju njene tipične transakcije, softver i probleme i mogu raditi brže i tačnije. Preporuke se također dobro šire unutar industrije.

Odredite cijene svojih usluga

Obračun po satu je jednostavan, ali ograničava prihod i čini klijente nervoznim zbog svakog e-maila. Mnogi knjigovođe prelaze na fiksne mjesečne naknade, postavljene prema:

• Broju bankovnih i kartičnih računa.
• Mjesečnom obimu transakcija.
• Broju zaposlenih, ako radite obračun plata.
• Koliko je klijent organizovan (računi na vrijeme ili se stalno prati).
• Koje su usluge uključene i koliko često izvještavate.

Naplatite čišćenje posebno, nakon što pogledate evidencije. Često je mnogo veće nego što klijent očekuje.

Zapišite šta je uključeno u svaki paket i šta košta dodatno. To štiti odnos kada klijent zatraži „samo brzi“ dodatni izvještaj svake sedmice.

Postavite svoje sisteme

Vaš proces je vaš proizvod. Postavite:

• Uvođenje: pismo o angažmanu, provjere identiteta ako su potrebne, pristup računima, kontrolnu listu dokumenata za prikupljanje.
• Mjesečna rutina: kontrolna lista zatvaranja za svakog klijenta, s rokovima.
• Prikupljanje dokumenata: bezbjedan način da klijenti šalju račune i izvode — ne prilozi u e-mailu raspršeni po inboxovima.
• Komunikacija: jedno mjesto za pitanja („šta je ova uplata?“) da se ništa ne izgubi.
• Sigurnost: menadžer lozinki, dvofaktorska prijava na svakom nalogu, šifrovano skladištenje i pravilo da se lozinke nikada ne dijele e-poštom ili chatom.

Klijentski portal rješava nekoliko ovih stvari odjednom: klijenti otpremaju dokumente, odgovaraju na upite i vide izvještaje na jednom mjestu.

Pronađite prve klijente

• Vaša mreža. Recite ljudima šta radite i za koju vrstu biznisa.
• Računovođe. Mnogi računovođe više vole klijente čije knjige stižu uredne, a neki prosljeđuju knjigovodstveni posao dalje. Izgradite nekoliko odnosa.
• Lokalne poslovne grupe i privredne komore.
• Zajednice vaše niše, online i offline.
• Direktorijumi partnera za softver, ako vaš izabrani računovodstveni softver navodi certifikovane knjigovođe.
• Jednostavan web sajt koji govori kome pomažete, šta je uključeno i kako zakazati razgovor. Kako napraviti web sajt za mali biznis pokriva šta uključiti.

Počnite s besplatnim ili jeftinim pregledom knjiga potencijalnog klijenta; to pokazuje vašu vještinu i često otkrije projekat čišćenja.

Rastite pažljivo

Rast u knjigovodstvu uglavnom znači više klijenata po satu rada:

• Standardizujte — isti softver, kontrolne liste i mjesečnu rutinu za sve gdje je moguće.
• Automatizujte bankovne feedove, pravila za ponavljajuće transakcije i podsjetnike.
• Podignite cijene za klijente koji stalno kasne ili su neorganizovani.
• Zaposlite ili angažujte podizvođače kada su vaši procesi zapisani, i provjerite svoje obaveze kao poslodavca i u vezi sa zaštitom podataka.

Vaših prvih 90 dana

Praktičan redoslijed posla za prva tri mjeseca:

1. Potvrdite pravila u vašem području i dogovorite registraciju i osiguranje.
2. Izaberite nišu i softver i postanite sigurni ili certifikovani u njemu.
3. Napišite pakete i cijene, uključujući šta je isključeno.
4. Pripremite šablone: pismo o angažmanu, kontrolnu listu za uvođenje, kontrolnu listu za zatvaranje mjeseca, upitnik za klijenta.
5. Postavite sigurnost: menadžer lozinki, dvofaktorska prijava svuda, bezbjedno dijeljenje fajlova.
6. Objavite jednostavan web sajt i profil u direktorijumima koje vaši kupci koriste.
7. Kontaktirajte računovođe i svoju mrežu i ponudite nekoliko pregleda knjiga.
8. Prvo preuzmite mali broj klijenata i doradite proces prije nego što rastete.

Vodite bilješke o tome koliko svaki klijent zaista traje svakog mjeseca. Nakon nekoliko mjeseci to vam govori koji su klijenti profitabilni i jesu li vaše cijene ispravne.

Česte greške

• Preuzimanje svakog klijenta po svakoj cijeni, pa ostajete zaglavljeni s nesređenim poslom koji slabo plaća.
• Nema pisma o angažmanu, pa su obim i odgovornosti nejasni kada nešto pođe po zlu.
• Potcjenjivanje čišćenja bez prethodnog pregleda evidencija.
• Slaba sigurnost — zajedničke lozinke, fajlovi u ličnoj e-pošti, bez dvofaktorske prijave.
• Zalazak u poslove poreza ili savjetovanja za koje niste kvalifikovani ili registrovani.
• Mjesečno jurenje dokumenata e-poštom umjesto jasnog sistema.

Gdje se uklapa Mythex

Mythex je AI alat za izradu aplikacija: opišete aplikaciju običnim jezikom, a on napravi funkcionalnu web aplikaciju s bazom podataka, koju možete pregledati i objaviti. Knjigovođa može napraviti sajt za praksu, formular za prijem novih klijenata ili portal u kojem klijenti vide koji dokumenti još nedostaju — slično ovom izrađivaču klijentskog portala za računovodstvene firme. Prijava i skladištenje fajlova moraju se pažljivo postaviti kada su podaci finansijski, zato pročitajte kontrolnu listu sigurnosti za aplikacije izgrađene AI-jem prije nego što u bilo šta što izgradite stavite stvarne podatke klijenata. Vodič za klijentski portal pokazuje osnovne korake.

Pitanja