Kako pokrenuti knjigovodstveni biznis: veštine, klijenti i postavka

Da biste pokrenuli knjigovodstveni biznis, proverite da li su vaše veštine i eventualna obavezna registracija na mestu, odlučite koje usluge nudite i kome, postavite fiksne mesečne cene zasnovane na obimu posla i pribavite prve klijente kroz mrežu, računovođe i lokalne poslovne grupe. Postavite bezbedne sisteme za podatke klijenata od prvog dana, jer je to deo onoga za šta klijenti plaćaju.

Knjigovodstvo je stabilna usluga sa ponavljajućim prihodom i malim početnim troškovima. Nagrađuje tačnost, pouzdanost i dobre procese više nego prodajne veštine.

Uverite se da možete da radite posao

Klijenti vam predaju svoje finansijske evidencije i veruju da ćete ih ispravno voditi. Pre nego što počnete da oglašavate:

• Znajte osnove: dvojno knjigovodstvo, usklađivanje (reconciliation), obaveze i potraživanja, zatvaranje meseca i osnove poreza na promet ili PDV-a koji važe tamo gde su vaši klijenti.
• Znajte softver koji vaši ciljni klijenti koriste. Mnoge male firme sada koriste cloud računovodstvene alate; sertifikat ili sigurnost u jedan ili dva od njih je prednost pri prodaji.
• Razmotrite priznatu kvalifikaciju. Može biti obavezna u vašem kraju i umiruje klijente.
• Znajte svoje granice. Budite jasni šta je knjigovodstvo, a šta su porez, revizija ili finansijski savet, što može zahtevati drugu kvalifikaciju ili licencu.

Proverite pravila tamo gde radite

Ovo se mnogo razlikuje od zemlje do zemlje, pa ovo tretirajte kao pitanja koja treba da proverite lokalnim izvorima, stručnim udruženjem ili savetnikom:

• Da li knjigovođe moraju da se registruju kod regulatornog ili nadzornog tela?
• Da li postoje obaveze sprečavanja pranja novca, na primer provera identiteta klijenta?
• Koje usluge (obračun plata, poreske prijave) zahtevaju dodatnu kvalifikaciju ili registraciju?
• Koje osiguranje treba da imate, na primer profesionalnu odgovornost?
• Koja pravila o zaštiti podataka važe za čuvanje finansijskih i ličnih podataka klijenata?

Rešite ovo pre prvog klijenta; kasnije je mnogo teže popraviti.

Izaberite usluge i nišu

Uobičajene knjigovodstvene usluge:

Specijalizacija pomaže. Knjigovođe koji se fokusiraju na jednu industriju, na primer zanatstvo, restorane, onlajn prodavce, kreativne freelancere ili vlasnike nekretnina, poznaju njene tipične transakcije, softver i probleme, pa rade brže i tačnije. Preporuke takođe dobro putuju unutar industrije.

Odredite cene usluga

Obračun po satu je jednostavan, ali ograničava prihod i čini klijente nervoznim zbog svake poruke. Mnogi knjigovođe prelaze na fiksne mesečne naknade, postavljene prema:

• Broju bankovnih i kartičnih računa.
• Mesečnom obimu transakcija.
• Broju zaposlenih, ako radite obračun plata.
• Tome koliko je klijent organizovan (računi na vreme ili se podseća svakog meseca).
• Tome koje su usluge uključene i koliko često izveštavate.

Sređivanje stanja cenite posebno, posle pregleda evidencija. Često je mnogo veće nego što klijent očekuje.

Zapišite šta je uključeno u svaki paket i šta košta dodatno. To štiti odnos kad klijent zatraži „samo kratak“ dodatni izveštaj svake nedelje.

Postavite svoje sisteme

Vaš proces je vaš proizvod. Postavite:

• Uvođenje: ugovor o angažovanju, provera identiteta ako treba, pristup nalozima, spisak dokumenata koje treba prikupiti.
• Mesečna rutina: kontrolna lista zatvaranja za svakog klijenta, sa rokovima.
• Prikupljanje dokumenata: bezbedan način da klijenti šalju račune i izvode, a ne priloge u emailu raštrkane po sandučićima.
• Komunikacija: jedno mesto za pitanja („šta je ova uplata?“), da ništa ne bude izgubljeno.
• Bezbednost: menadžer lozinki, dvofaktorska prijava na svakom nalogu, šifrovano skladištenje i pravilo da se lozinke nikada ne šalju emailom ili porukom.

Klijentski portal rešava nekoliko ovih stvari odjednom: klijenti otpremaju dokumente, odgovaraju na upite i vide izveštaje na jednom mestu.

Nađite prve klijente

• Vaša mreža. Recite ljudima šta radite i za koju vrstu biznisa.
• Računovođe. Mnogi računovođe više vole klijente čije knjige stižu uredne, a neki preporučuju knjigovodstveni posao dalje. Gradite nekoliko takvih odnosa.
• Lokalne poslovne grupe i privredne komore.
• Zajednice vaše niše, onlajn i uživo.
• Direktorijumi partnera softvera, ako vaš izabrani računovodstveni softver navodi sertifikovane knjigovođe.
• Jednostavan sajt koji kaže kome pomažete, šta je uključeno i kako da zakažu poziv. Kako napraviti sajt za mali biznis objašnjava šta da uključite.

Počnite sa besplatnim ili jeftinim pregledom knjiga mogućeg klijenta. To pokazuje vašu veštinu i često otkrije projekat sređivanja.

Rastite pažljivo

Rast u knjigovodstvu uglavnom znači više klijenata po satu rada:

• Standardizujte: isti softver, kontrolne liste i mesečna rutina za sve, gde god je moguće.
• Automatizujte bankovne feedove, pravila za ponavljajuće transakcije i podsetnike.
• Podignite cene klijentima koji stalno kasne ili nisu organizovani.
• Zaposlite ili podizvođačite kad su vaši procesi zapisani, i proverite svoje obaveze kao poslodavac i u pogledu zaštite podataka.

Prvih 90 dana

Praktičan redosled rada za prva tri meseca:

1. Potvrdite pravila u vašem regionu i obezbedite registraciju i osiguranje.
2. Izaberite nišu i softver i postanite sigurni ili sertifikovani u njemu.
3. Napišite pakete i cene, uključujući šta je isključeno.
4. Pripremite šablone: ugovor o angažovanju, kontrolnu listu uvođenja, kontrolnu listu za kraj meseca, upitnik za klijente.
5. Postavite bezbednost: menadžer lozinki, dvofaktorska prijava svuda, bezbedno deljenje fajlova.
6. Objavite jednostavan sajt i profil u direktorijumima koje vaši kupci koriste.
7. Kontaktirajte računovođe i svoju mrežu i ponudite nekoliko pregleda knjiga.
8. Uzmite mali broj klijenata na početku i doterajte proces pre nego što rastete.

Vodite beleške koliko svaki klijent zaista traži rada svakog meseca. Posle nekoliko meseci to vam govori koji su klijenti profitabilni i da li su vaše cene ispravne.

Uobičajene greške

• Uzimanje bilo kog klijenta po bilo kojoj ceni, pa ste zaglavljeni sa neurednim, slabo plaćenim poslom.
• Nema ugovora o angažovanju, pa su obim i odgovornosti nejasni kada nešto krene naopako.
• Potcenjivanje sređivanja bez prethodnog pregleda evidencija.
• Slaba bezbednost: deljene lozinke, fajlovi u ličnom emailu, nema dvofaktorske prijave.
• Skretanje u poreski posao ili savetovanje za koje nemate kvalifikaciju ili registraciju.
• Mesečno jurenje dokumenata emailom umesto jasnog sistema.

Gde se uklapa Mythex

Mythex je AI alat za pravljenje aplikacija: opišete aplikaciju običnim jezikom, a on napravi radnu veb aplikaciju sa bazom podataka, koju možete pregledati i objaviti. Knjigovođa može da napravi sajt prakse, obrazac za prijem novih klijenata ili portal u kome klijenti vide koji dokumenti još nedostaju, slično ovom alatu za klijentski portal za računovodstvene firme. Prijava i skladištenje fajlova moraju pažljivo da se podese kada su podaci finansijski, pa pročitajte bezbednosnu checklistu za aplikacije izgrađene uz AI pre nego što u bilo šta što napravite stavite prave podatke klijenata. Vodič kroz klijentski portal pokazuje osnovne korake.

Pitanja