Kirjanpitoyrityksen perustaminen: taidot, asiakkaat ja järjestelyt

Kirjanpitoyrityksen perustamiseksi varmista, että taitosi ja mahdollinen vaadittu rekisteröinti ovat kunnossa, päätä mitä palveluita tarjoat ja kenelle, aseta kiinteät kuukausihinnat työn mukaan ja hanki ensimmäiset asiakkaat verkostosi, kirjanpitäjien ja paikallisten yritysryhmien kautta. Rakenna turvalliset järjestelmät asiakastiedoille ensimmäisestä päivästä lähtien — se kuuluu siihen, mistä asiakkaat maksavat.

Kirjanpito on vakaa, toistuvan liikevaihdon palvelu, jonka aloituskustannukset ovat pienet. Se palkitsee tarkkuuden, luotettavuuden ja hyvät prosessit enemmän kuin myyntitaidot.

Varmista, että osaat tehdä työn

Asiakkaat antavat sinulle taloudelliset tietonsa ja luottavat siihen, että teet ne oikein. Ennen mainostamista:

• Osaa perusasiat: kaksoiskirjanpito, täsmäytykset, ostovelat ja myyntisaamiset, kuukausittainen tilinpäätös ja myynti- tai arvonlisäveron perusteet siellä, missä asiakkaasi toimivat.
• Osaa ohjelmisto, jota kohdeasiakkaasi käyttävät. Monet pienyritykset käyttävät nykyään pilvikirjanpito-ohjelmia; sertifioitu tai varma osaaminen yhdessä tai kahdessa niistä on myyntivaltti.
• Harkitse tunnustettua pätevyyttä. Se voi olla vaadittu alueellasi, ja se rauhoittaa asiakkaita.
• Tunne rajasi. Ole selvä siitä, mikä on kirjanpitoa ja mikä veroa, tilintarkastusta tai talousneuvontaa, johon voi tarvita eri pätevyyden tai luvan.

Tarkista säännöt siellä, missä työskentelet

Tämä vaihtelee paljon maittain, joten käsittele näitä kysymyksinä, jotka vastataan paikallisilla lähteillä, ammattijärjestöllä tai neuvonantajalla:

• Pitääkö kirjanpitäjien rekisteröityä sääntelyviranomaiselle tai valvovalle taholle?
• Onko rahanpesun torjuntaan liittyviä velvollisuuksia, kuten asiakkaan henkilöllisyyden tarkistus?
• Mitkä palvelut (palkanlaskenta, veroilmoitukset) vaativat lisäpätevyyttä tai rekisteröinnin?
• Mitä vakuutusta sinun pitää kantaa, kuten ammatillista vastuuvakuutusta?
• Mitkä tietosuojasäännöt koskevat asiakkaiden taloudellisten ja henkilötietojen säilyttämistä?

Selvitä tämä ennen ensimmäistä asiakasta; sitä on paljon vaikeampi korjata jälkikäteen.

Valitse palvelusi ja markkinarakosi

Yleisiä kirjanpitopalveluita:

Erikoistuminen auttaa. Kirjanpitäjät, jotka keskittyvät yhteen toimialaan — rakennusalaan, ravintoloihin, verkkomyyjiin, luovien alojen freelancereihin, vuokranantajiin — oppivat sen tyypilliset tapahtumat, ohjelmistot ja ongelmat ja voivat työskennellä nopeammin ja tarkemmin. Suosittelut kulkevat myös hyvin saman alan sisällä.

Hinnoittele palvelusi

Tuntiveloitus on yksinkertaista, mutta se rajoittaa tuloja ja tekee asiakkaista hermostuneita jokaisesta sähköpostista. Monet kirjanpitäjät siirtyvät kiinteisiin kuukausimaksuihin, jotka määritetään seuraavien mukaan:

• Pankki- ja korttitilien lukumäärä.
• Kuukausittainen tapahtumamäärä.
• Työntekijöiden lukumäärä, jos teet palkanlaskentaa.
• Kuinka järjestelmällinen asiakas on (kuitit ajoissa vai jahdattu joka kuukausi).
• Mitkä palvelut sisältyvät ja kuinka usein raportoit.

Hinnoittele siivoustyö erikseen tietueiden tarkastelun jälkeen. Se on usein paljon suurempi kuin asiakas odottaa.

Kirjoita jokaiseen pakettiin ylös, mitä siihen kuuluu ja mikä maksaa lisää. Se suojaa suhdetta, kun asiakas pyytää "vain nopean" lisäraportin joka viikko.

Rakenna järjestelmäsi

Prosessisi on tuotteesi. Rakenna:

• Aloitus: toimeksiantokirje, henkilöllisyyden tarkistukset tarvittaessa, pääsy tileille ja tarkistuslista asiakirjoista, jotka kerätään.
• Kuukausirutiini: kuukausittainen sulkemistarkistuslista per asiakas, eräpäivien kanssa.
• Asiakirjojen kerääminen: turvallinen tapa asiakkaille lähettää kuitit ja tiliotteet — ei sähköpostiliitteitä, jotka leviävät ympäri postilaatikoita.
• Viestintä: yksi paikka kysymyksille ("mikä tämä maksu on?"), jotta mikään ei katoa.
• Turvallisuus: salasanahallinta, kaksivaiheinen kirjautuminen jokaisella tilillä, salattu tallennus ja sääntö, ettei salasanoja koskaan jaeta sähköpostitse tai chatissa.

Asiakasportaali ratkaisee useita näistä kerralla: asiakkaat lataavat asiakirjoja, vastaavat kysymyksiin ja näkevät raportit yhdessä paikassa.

Löydä ensimmäiset asiakkaasi

• Verkostosi. Kerro ihmisille, mitä teet ja minkä tyyppisille yrityksille.
• Kirjanpitäjät. Monet kirjanpitäjät suosivat asiakkaita, joiden kirjat tulevat siististi, ja jotkut ohjaavat kirjanpitotyötä eteenpäin. Rakenna muutama suhde.
• Paikalliset yritysryhmät ja kauppakamarit.
• Markkinarakosi yhteisöt, verkossa ja paikan päällä.
• Ohjelmistokumppanien hakemistot, jos valitsemasi kirjanpito-ohjelmisto listaa sertifioituja kirjanpitäjiä.
• Yksinkertainen verkkosivu, joka kertoo, keitä autat, mitä siihen kuuluu ja miten varata puhelu. Miten rakennat pienen yrityksen verkkosivun kertoo, mitä siihen kannattaa laittaa.

Aloita ilmaisella tai edullisella mahdollisen asiakkaan kirjojen tarkastelulla; se näyttää osaamisesi ja paljastaa usein siivousprojektin.

Kasva huolellisesti

Kirjanpidossa kasvu tarkoittaa pääosin enemmän asiakkaita tuntia työtä kohden:

• Standardoi — sama ohjelmisto, tarkistuslistat ja kuukausisulkeminen kaikille, missä mahdollista.
• Automatisoi pankkisyötteet, toistuvien tapahtumien säännöt ja muistutukset.
• Nosta hintoja asiakkaille, jotka ovat johdonmukaisesti myöhässä tai epäjärjestelmällisiä.
• Palkkaa tai alihankkija, kun prosessisi on kirjoitettu ylös, ja tarkista velvollisuutesi työnantajana ja tietosuojassa.

Ensimmäiset 90 päivää

Käytännöllinen työjärjestys ensimmäisille kolmelle kuukaudelle:

1. Varmista säännöt alueellasi ja hanki rekisteröinti ja vakuutus kuntoon.
2. Valitse markkinarakosi ja ohjelmisto ja tule varmaksi tai sertifioituneeksi siinä.
3. Kirjoita paketit ja hinnat, myös se, mikä on rajattu pois.
4. Valmistele pohjat: toimeksiantokirje, aloitustarkistuslista, kuukausisulkemistarkistuslista, asiakaskysely.
5. Aseta turvallisuus: salasanahallinta, kaksivaiheinen kirjautuminen kaikkialla, turvallinen tiedostojen jako.
6. Julkaise yksinkertainen verkkosivu ja profiili hakemistoissa, joita ostajasi käyttävät.
7. Ota yhteyttä kirjanpitäjiin ja verkostoosi ja tarjoa muutama kirjojen tarkastelu.
8. Ota alussa vain muutama asiakas ja hio prosessiasi ennen kasvua.

Pidä kirjaa siitä, kuinka kauan kukin asiakas oikeasti vie kuukaudessa. Muutaman kuukauden jälkeen se kertoo, mitkä asiakkaat ovat kannattavia ja ovatko hintasi oikein.

Yleisiä virheitä

• Minkä tahansa asiakkaan ottaminen mihin tahansa hintaan, jolloin jäät kiinni sotkuiseen, huonosti maksavaan työhön.
• Ei toimeksiantokirjettä, joten laajuus ja vastuut ovat epäselviä, kun jotain menee pieleen.
• Siivouksen hinnoittelu liian alhaiseksi ilman, että tietueet on ensin nähty.
• Heikko turvallisuus — jaetut salasanat, tiedostot henkilökohtaisessa sähköpostissa, ei kaksivaiheista kirjautumista.
• Veroihin tai neuvontaan siirtyminen työhön, johon et ole pätevä tai rekisteröitynyt.
• Asiakirjojen kiristäminen sähköpostitse joka kuukausi sen sijaan, että olisi selkeä järjestelmä.

Missä Mythex sopii

Mythex on tekoälysovellusrakentaja: kuvaat sovelluksen tavallisella kielellä ja se rakentaa toimivan verkkosovelluksen tietokannalla, jonka voit esikatsella ja julkaista. Kirjanpitäjä voisi rakentaa toimiston verkkosivun, uusien asiakkaiden vastaanottolomakkeen tai portaalin, jossa asiakkaat näkevät, mitkä asiakirjat puuttuvat — samankaltaisena kuin tämä tilitoimiston asiakasportaalirakentaja. Kirjautuminen ja tiedostojen tallennus pitää rakentaa huolellisesti, kun data on taloudellista, joten lue tietoturvatarkistuslista tekoälyllä rakennetuille sovelluksille ennen kuin laitat mitään oikeaa asiakasdataa rakentamaasi. Asiakasportaalin läpikäynti näyttää perusvaiheet.

Kysymykset