Så startar du ett bokföringsföretag: kompetens, kunder och uppsättning

För att starta ett bokföringsföretag, se till att din kompetens och eventuell nödvändig registrering finns på plats, bestäm vilka tjänster du vill erbjuda och till vem, sätt fasta månadspriser utifrån arbetet och skaffa de första kunderna genom ditt nätverk, revisorer och lokala företagsgrupper. Sätt upp säkra system för kunddata från första dagen. Det är en del av det kunderna betalar för.

Bokföring är en stadig tjänst med återkommande intäkter och låga startkostnader. Den belönar noggrannhet, pålitlighet och bra processer mer än säljförmåga.

Se till att du kan göra jobbet

Kunder lämnar sina finansiella underlag till dig och litar på att du gör rätt. Innan du annonserar:

• Kunna grunderna: dubbel bokföring, avstämningar, leverantörs- och kundreskontra, månadsbokslut och de grunder för moms eller försäljningsskatt som gäller där dina kunder finns.
• Kunna programvaran som dina målkunder använder. Många småföretag använder numera molnbaserade redovisningsverktyg. Att vara certifierad eller trygg i ett eller två av dem är en försäljningsfördel.
• Överväg en erkänd utbildning. Den kan krävas i ditt område och ger kunderna trygghet.
• Känna dina gränser. Var tydlig med vad som är bokföring och vad som är skatt, revision eller finansiell rådgivning. Det kan kräva en annan utbildning eller tillstånd.

Kontrollera reglerna där du arbetar

Det varierar mycket mellan länder, så behandla följande som frågor att besvara med lokala källor, en branschorganisation eller en rådgivare:

• Måste bokförare registrera sig hos en tillsynsmyndighet eller branschorganisation?
• Finns det skyldigheter mot penningtvätt, till exempel kontroll av kundens identitet?
• Vilka tjänster (lön, skattedeklarationer) kräver extra utbildning eller registrering?
• Vilken försäkring bör du ha, till exempel ansvarsförsäkring för yrkesverksamma?
• Vilka dataskyddsregler gäller för lagring av kunders finansiella och personliga uppgifter?

Kontrollera detta innan din första kund. Det är mycket svårare att rätta till efteråt.

Välj dina tjänster och din nisch

Vanliga bokföringstjänster:

Specialisering hjälper. Bokförare som fokuserar på en bransch, som hantverkare, restauranger, e-handlare, kreativa frilansare eller fastighetsägare, lär sig branschens typiska transaktioner, programvara och problem och kan arbeta snabbare och noggrannare. Hänvisningar reser också bra inom en bransch.

Prissätt dina tjänster

Timdebitering är enkelt, men det begränsar din inkomst och gör kunderna nervösa för varje mejl. Många bokförare övergår till fasta månadsavgifter, satta utifrån:

• Antal bank- och kortkonton.
• Antal transaktioner per månad.
• Antal anställda, om du gör lön.
• Hur organiserad kunden är (underlag i tid, eller att du jagar dem varje månad).
• Vilka tjänster som ingår och hur ofta du rapporterar.

Prissätt uppstädning separat, efter att du tittat på underlagen. Den är ofta mycket större än kunden väntar sig.

Skriv ner vad som ingår i varje paket och vad som kostar extra. Det skyddar relationen när en kund ber om en ”liten” extra rapport varje vecka.

Sätt upp dina system

Din process är din produkt. Sätt upp:

• Onboarding: uppdragsbrev, identitetskontroll om det krävs, åtkomst till konton och en checklista över underlag att samla in.
• Månadsrutin: en avslutningschecklista per kund, med förfallodatum.
• Dokumentinsamling: ett säkert sätt för kunder att skicka kvitton och kontoutdrag, inte bilagor som ligger utspridda i olika inkorgar.
• Kommunikation: en plats för frågor (”vad är den här betalningen?”) så att inget försvinner.
• Säkerhet: en lösenordshanterare, tvåfaktorsinloggning på varje konto, krypterad lagring och en regel om att aldrig dela lösenord via mejl eller chatt.

En kundportal löser flera av dessa på en gång: kunder laddar upp underlag, svarar på frågor och ser rapporter på ett ställe.

Hitta dina första kunder

• Ditt nätverk. Berätta vad du gör och för vilken typ av företag.
• Revisorer. Många revisorer föredrar kunder vars räkenskaper kommer in rena, och vissa hänvisar bokföringsuppdrag vidare. Bygg några relationer.
• Lokala företagsgrupper och handelskammare.
• Gemenskaperna i din nisch, online och offline.
• Kataloger för programvarupartners, om den redovisningsprogramvara du valt listar certifierade bokförare.
• En enkel webbplats som säger vem du hjälper, vad som ingår och hur man bokar ett samtal. Så bygger du en webbplats för ett litet företag beskriver vad den bör innehålla.

Börja med en gratis eller billig genomgång av en potentiell kunds räkenskaper. Det visar din skicklighet och avslöjar ofta ett uppstädningsuppdrag.

Växa med eftertanke

Tillväxt inom bokföring handlar oftast om fler kunder per arbetad timme:

• Standardisera: samma programvara, checklistor och månadsrutin för alla där det är möjligt.
• Automatisera bankflöden, regler för återkommande transaktioner och påminnelser.
• Höj priserna för kunder som konsekvent är sena eller oorganiserade.
• Anställ eller anlita underleverantörer när dina processer är nedskrivna, och kontrollera ditt ansvar som arbetsgivare och för dataskydd.

Dina första 90 dagar

En praktisk arbetsordning för de första tre månaderna:

1. Bekräfta reglerna i ditt område och ordna registrering och försäkring.
2. Välj din nisch och programvara, och skaffa dig säkerhet eller certifiering i den.
3. Skriv dina paket och priser, inklusive vad som inte ingår.
4. Förbered dina mallar: uppdragsbrev, onboardingchecklista, månadsbokslutschecklista, kundformulär.
5. Sätt upp säkerheten: lösenordshanterare, tvåfaktorsinloggning överallt, säker fildelning.
6. Publicera en enkel webbplats och en profil i de kataloger dina köpare använder.
7. Kontakta revisorer och ditt nätverk och erbjud några gratis genomgångar av räkenskaper.
8. Ta på dig ett litet antal kunder först och förfina din process innan du växer.

För anteckningar om hur lång tid varje kund faktiskt tar varje månad. Efter några månader visar det vilka kunder som är lönsamma och om dina priser stämmer.

Vanliga misstag

• Att ta vilken kund som helst till vilket pris som helst, och sedan sitta fast med rörigt, lågbetalt arbete.
• Inget uppdragsbrev, så att omfattning och ansvar är oklara när något går fel.
• Underprissatt uppstädning utan att först se underlagen.
• Svag säkerhet: delade lösenord, filer i privat mejl, ingen tvåfaktorsinloggning.
• Att glida in i skatte- eller rådgivningsarbete som du inte är kvalificerad eller registrerad för.
• Att jaga underlag via mejl varje månad i stället för att ha ett tydligt system.

Var Mythex passar in

Mythex är en AI-appbyggare: du beskriver en app med vanliga ord, och den bygger en fungerande webbapp med en databas, som du kan förhandsgranska och publicera. En bokförare kan bygga en webbplats för sin byrå, ett inlämningsformulär för nya kunder eller en portal där kunder ser vilka underlag som fortfarande saknas, i likhet med byggaren för kundportaler för redovisningsbyråer. Inloggning och filhantering måste sättas upp noggrant när datan är finansiell, så läs säkerhetschecklistan för AI-byggda appar innan du lägger riktiga kunddata i något du bygger. Genomgången av kundportalen visar de grundläggande stegen.

Frågor