Defter Tutma (Muhasebe Hizmeti) İşi Nasıl Kurulur: Beceriler, Müşteriler ve Kurulum

Bir defter tutma işi kurmak için becerilerinizin ve gerekli kaydın tamam olduğundan emin olun, hangi hizmetleri kimlere vereceğinize karar verin, yapılan işe göre sabit aylık fiyatlar belirleyin ve ilk müşterilerinizi çevrenizden, muhasebecilerden ve yerel iş gruplarından kazanın. Müşteri verileri için ilk günden güvenli sistemler kurun — müşterilerin ödediği şeyin bir parçası da budur.

Defter tutma, düşük başlangıç maliyetli, düzenli gelirli bir hizmettir. Satış becerisinden çok doğruluğu, güvenilirliği ve iyi süreçleri ödüllendirir.

İşi yapabildiğinizden emin olun

Müşteriler size mali kayıtlarını verir ve bunları doğru tutacağınıza güvenir. Reklam vermeden önce:

• Temelleri bilin: çift taraflı kayıt, mutabakatlar, alacak ve borç hesapları, ay sonu kapanışı ve müşterilerinizin bulunduğu yerde geçerli olan KDV ya da satış vergisinin temelleri.
• Hedef müşterilerinizin kullandığı yazılımı bilin. Birçok küçük işletme artık bulut muhasebe araçları kullanıyor; bir ya da iki tanesinde sertifikalı ya da özgüvenli olmak bir satış avantajıdır.
• Tanınmış bir yeterliliği düşünün. Bölgenizde gerekli olabilir ve müşterilere güven verir.
• Sınırlarınızı bilin. Defter tutmanın nerede bittiğini ve vergi, denetim ya da mali danışmanlığın nerede başladığını net bilin; bunlar farklı bir yeterlilik ya da lisans gerektirebilir.

Çalıştığınız yerdeki kuralları kontrol edin

Bu, ülkeye göre büyük farklılık gösterir; bunları yerel kaynaklarla, bir meslek kuruluşuyla ya da bir danışmanla yanıtlanacak sorular olarak ele alın:

• Defter tutucuların bir düzenleyici ya da denetleyici kurula kaydolması gerekiyor mu?
• Müşteri kimliğini kontrol etmek gibi kara para aklamayla mücadele yükümlülükleri var mı?
• Hangi hizmetler (bordro, vergi beyannameleri) ek yeterlilik ya da kayıt gerektiriyor?
• Mesleki sorumluluk sigortası gibi hangi sigortayı yaptırmalısınız?
• Müşterilerin mali ve kişisel verilerini saklamaya hangi veri koruma kuralları uygulanır?

Bunu ilk müşterinizden önce doğru yapın; sonradan düzeltmek çok daha zordur.

Hizmetlerinizi ve nişinizi seçin

Yaygın defter tutma hizmetleri:

Uzmanlaşmak yardımcı olur. Tek bir sektöre odaklanan defter tutucular — esnaf ve zanaatkârlar, restoranlar, e-ticaret satıcıları, yaratıcı serbest çalışanlar, mülk sahipleri — o sektörün tipik işlemlerini, yazılımını ve sorunlarını öğrenir ve daha hızlı ve doğru çalışabilir. Tavsiyeler de bir sektörün içinde iyi yayılır.

Hizmetlerinizi fiyatlandırın

Saatlik faturalandırma basittir ama gelirinizi sınırlar ve müşterileri her e-postadan endişelendirir. Birçok defter tutucu sabit aylık ücretlere geçer; bu ücretler şunlara göre belirlenir:

• Banka ve kart hesaplarının sayısı.
• Aylık işlem hacmi.
• Bordro yapıyorsanız çalışan sayısı.
• Müşterinin ne kadar düzenli olduğu (makbuzlar zamanında mı geliyor, yoksa her ay takip mi gerekiyor).
• Hangi hizmetlerin dahil olduğu ve ne sıklıkla rapor verdiğiniz.

Toparlama işini kayıtlara baktıktan sonra ayrıca fiyatlandırın. Genellikle müşterinin beklediğinden çok daha büyük olur.

Her paketin neleri içerdiğini ve neyin ek ücrete tabi olduğunu yazılı hale getirin. Bir müşteri her hafta "sadece kısa bir" ek rapor istediğinde bu ilişkiyi korur.

Sistemlerinizi kurun

Süreciniz sizin ürününüzdür. Şunları kurun:

• Oryantasyon: hizmet sözleşmesi, gerekiyorsa kimlik kontrolleri, hesaplara erişim, toplanacak belgelerin kontrol listesi.
• Aylık rutin: müşteri başına, son tarihleriyle birlikte bir kapanış kontrol listesi.
• Belge toplama: müşterilerin makbuz ve ekstreleri gönderebileceği güvenli bir yol — gelen kutularına dağılmış e-posta ekleri değil.
• İletişim: hiçbir şeyin kaybolmaması için sorular ("bu ödeme nedir?") için tek bir yer.
• Güvenlik: bir şifre yöneticisi, her hesapta iki adımlı giriş, şifrelenmiş depolama ve şifrelerin e-posta ya da sohbetle asla paylaşılmaması kuralı.

Bir müşteri portalı bunların birkaçını birden çözer: müşteriler belgeleri yükler, sorulara yanıt verir ve raporları tek bir yerde görür.

İlk müşterilerinizi bulun

• Çevreniz. İnsanlara ne yaptığınızı ve hangi tür işletmeye hizmet ettiğinizi anlatın.
• Muhasebeciler. Birçok muhasebeci kayıtları temiz gelen müşterileri tercih eder ve bazıları defter tutma işini dışarı yönlendirir. Birkaç ilişki kurun.
• Yerel iş grupları ve ticaret odaları.
• Nişinizin toplulukları, çevrimiçi ve çevrimdışı.
• Yazılım ortağı dizinleri, seçtiğiniz muhasebe yazılımı sertifikalı defter tutucuları listeliyorsa.
• Basit bir web sitesi; kime yardım ettiğinizi, neleri içerdiğini ve bir görüşmenin nasıl ayarlanacağını anlatan. Neleri içermesi gerektiği için küçük işletme web sitesi nasıl oluşturulur bakın.

Bir adayın defterinin ücretsiz ya da düşük ücretli bir incelemesiyle başlayın; bu becerinizi gösterir ve genellikle bir temizlik projesini ortaya çıkarır.

Dikkatli büyüyün

Defter tutmada büyüme çoğunlukla bir saatlik çalışmada daha fazla müşteri demektir:

• Standartlaştırın — mümkün olduğunda herkes için aynı yazılım, kontrol listeleri ve ay sonu rutini.
• Otomatikleştirin: banka beslemeleri, tekrarlayan işlemler için kurallar ve hatırlatıcılar.
• Sürekli geç kalan ya da düzensiz müşteriler için fiyatları artırın.
• Süreçleriniz yazılı olduğunda işe alın ya da taşeron çalıştırın; bir işveren olarak ve veri koruma açısından sorumluluklarınızı kontrol edin.

İlk 90 gününüz

İlk üç ay için pratik bir iş sırası:

1. Bölgenizdeki kuralları doğrulayın, kayıt ve sigortayı tamamlayın.
2. Nişinizi ve yazılımınızı seçin, bunda özgüvenli ya da sertifikalı olun.
3. Paketlerinizi ve fiyatlarınızı yazın, hariç tutulanlar dahil.
4. Şablonlarınızı hazırlayın: hizmet sözleşmesi, oryantasyon kontrol listesi, ay sonu kontrol listesi, müşteri anketi.
5. Güvenliği kurun: şifre yöneticisi, her yerde iki adımlı giriş, güvenli dosya paylaşımı.
6. Basit bir web sitesi ve alıcılarınızın kullandığı dizinlerde bir profil yayınlayın.
7. Muhasebecilere ve çevrenize ulaşın, birkaç defter incelemesi teklif edin.
8. Önce az sayıda müşteri alın ve büyümeden önce sürecinizi iyileştirin.

Her müşterinin her ay gerçekte ne kadar zaman aldığına dair notlar tutun. Birkaç ay sonra bu, hangi müşterilerin kârlı olduğunu ve fiyatlarınızın doğru olup olmadığını size gösterir.

Sık yapılan hatalar

• Her fiyata her müşteriyi kabul etmek, sonra dağınık, düşük ücretli işlerde sıkışıp kalmak.
• Hizmet sözleşmesi olmaması, bir şey ters gittiğinde kapsamın ve sorumlulukların belirsiz kalması.
• Önce kayıtlara bakmadan toparlama işlerini düşük fiyatlandırmak.
• Zayıf güvenlik — paylaşılan şifreler, kişisel e-postada dosyalar, iki adımlı giriş olmaması.
• Yeterli ya da kayıtlı olmadığınız vergi ya da danışmanlık işine kaymak.
• Net bir sistem kurmak yerine her ay belgeleri e-postayla takip etmek.

Mythex nerede devreye girer?

Mythex bir yapay zekâ uygulama oluşturucudur: bir uygulamayı sade bir dille anlatırsınız ve veritabanı olan, önizleyebileceğiniz ve yayınlayabileceğiniz çalışan bir web uygulaması oluşturur. Bir defter tutucu bir uygulama sitesi, yeni müşteriler için bir kabul formu ya da müşterilerin hangi belgelerin hâlâ eksik olduğunu gördüğü bir portal oluşturabilir — buna benzer bir muhasebe firmaları için müşteri portalı oluşturucu. Veriler mali olduğunda giriş ve dosya depolama dikkatle kurulmalıdır; bu yüzden oluşturduğunuz hiçbir şeye gerçek müşteri verisi koymadan önce AI ile oluşturulmuş uygulamalar için güvenlik kontrol listesini okuyun. Müşteri portalı adım adım rehberi temel adımları gösterir.

Sorular