Si të nisni një biznes kontabiliteti bazë: Aftësitë, klientët dhe konfigurimi

Për të nisur një biznes kontabiliteti bazë, sigurohuni që aftësitë dhe çdo regjistrim i kërkuar të jenë në rregull, vendosni cilat shërbime do të ofroni dhe për kë, caktoni çmime fikse mujore të bazuara në punën e përfshirë, dhe fitoni klientët e parë përmes rrjetit tuaj, kontabilistëve dhe grupeve lokale të biznesit. Vendosni sisteme të sigurta për të dhënat e klientëve që nga dita e parë — kjo është pjesë e asaj për të cilën paguajnë klientët.

Kontabiliteti bazë është një shërbim me të ardhura të rregullta dhe të përsëritura, me kosto të ulët fillestare. Shpërblen saktësinë, besueshmërinë dhe proceset e mira më shumë sesa shitjen.

Sigurohuni që mund ta bëni punën

Klientët ju japin regjistrat e tyre financiarë dhe ju besojnë që t'i bëni të saktë. Përpara se të reklamoni:

• Njihni bazat: kontabilitetin me dyfish hyrje, rikonciliimet, llogaritë e pagueshme dhe të arkëtueshme, mbylljen e fundit të muajit, dhe bazat e TVSH-së ose taksës së shitjes që zbatohen aty ku janë klientët tuaj.
• Njihni softuerin që përdorin klientët e synuar. Shumë biznese të vogla përdorin tani mjete kontabiliteti në cloud; të jesh i certifikuar ose i sigurt në një apo dy prej tyre është një pikë shitjeje.
• Merrni parasysh një kualifikim të njohur. Mund të kërkohet në zonën tuaj dhe u jep siguri klientëve.
• Njihni kufijtë tuaj. Jini të qartë për atë që është kontabilitet bazë dhe atë që është taksë, auditim ose këshillë financiare, që mund të kërkojë një kualifikim ose licencë tjetër.

Kontrolloni rregullat aty ku punoni

Kjo ndryshon shumë sipas vendit, prandaj trajtojini këto si pyetje për t'u përgjigjur me burime lokale, një organ profesional ose një këshilltar:

• A duhet kontabilistët bazë të regjistrohen te një rregullator ose organ mbikëqyrës?
• A ka detyrime kundër pastrimit të parave, si verifikimi i identitetit të klientit?
• Cilat shërbime (paga, deklarimet tatimore) kërkojnë kualifikime ose regjistrim shtesë?
• Çfarë sigurimi duhet të mbani, si sigurimi i përgjegjësisë profesionale?
• Cilat rregulla të mbrojtjes së të dhënave zbatohen për ruajtjen e të dhënave financiare dhe personale të klientëve?

Bëjeni këtë siç duhet përpara klientit të parë; është shumë më e vështirë ta rregulloni më vonë.

Zgjidhni shërbimet dhe nishen

Shërbimet e zakonshme të kontabilitetit bazë:

Specializimi ndihmon. Kontabilistët bazë që përqendrohen në një industri — zanatet, restorantet, shitësit e e-commerce-it, lirancerët kreativë, pronarët e pronave me qira — mësojnë transaksionet, softuerin dhe problemet tipike të saj, dhe mund të punojnë më shpejt dhe më saktë. Referimet udhëtojnë mirë edhe brenda një industrie.

Caktoni çmimet e shërbimeve

Faturimi me orë është i thjeshtë, por kufizon të ardhurat tuaja dhe e bën klientin nervoz për çdo email. Shumë kontabilistë bazë kalojnë në tarifa fikse mujore, të caktuara sipas:

• Numrit të llogarive bankare dhe me kartë.
• Volumit mujor të transaksioneve.
• Numrit të punonjësve, nëse bëni pagat.
• Sa të organizuar është klienti (faturat në kohë, ose të ndjekura çdo muaj).
• Cilat shërbime janë të përfshira dhe sa shpesh raportoni.

Çmoni pastrimin veç, pasi të keni parë regjistrat. Shpesh është shumë më i madh sesa pret klienti.

Shkruani çfarë përfshihet në çdo paketë dhe çfarë kushton shtesë. Kjo e mbron marrëdhënien kur një klient kërkon "vetëm një raport të shpejtë" shtesë çdo javë.

Konfiguroni sistemet tuaja

Procesi juaj është produkti juaj. Konfiguroni:

• Fillimin: letër angazhimi, kontrollet e identitetit nëse kërkohen, qasje në llogari, një listë kontrolli të dokumenteve për t'u mbledhur.
• Rutinën mujore: një listë kontrolli mbylljeje për çdo klient, me afate.
• Mbledhja e dokumenteve: një mënyrë e sigurt për klientët të dërgojnë faturat dhe deklaratat — jo bashkëngjitje emailesh të shpërndara nëpër kutitë postare.
• Komunikimi: një vend për pyetjet ("çfarë është ky pagesë?") që asgjë të mos humbet.
• Siguria: një menaxher fjalëkalimesh, hyrje me dy faktorë në çdo llogari, ruajtje e enkriptuar, dhe rregull për të mos ndarë kurrë fjalëkalime me email ose chat.

Një portal klienti zgjidh disa nga këto njëherësh: klientët ngarkojnë dokumente, përgjigjen pyetjeve dhe shohin raportet në një vend.

Gjeni klientët e parë

• Rrjeti juaj. Tregojini njerëzve çfarë bëni dhe për çfarë lloj biznesi.
• Kontabilistët. Shumë kontabilistë preferojnë klientë regjistrat e të cilëve vijnë të pastër, dhe disa i referojnë punën e kontabilitetit bazë. Ndërtoni disa marrëdhënie.
• Grupet lokale të biznesit dhe dhomat e tregtisë.
• Komunitetet e nishës suaj, online dhe offline.
• Direktoritë e partnerëve të softuerit, nëse softueri juaj i zgjedhur liston kontabilistë bazë të certifikuar.
• Një faqe e thjeshtë që thotë kujt i ndihmoni, çfarë përfshihet dhe si rezervohet një telefonatë. Si të ndërtoni një faqe interneti për biznes të vogël shpjegon çfarë duhet përfshirë.

Filloni me një rishikim falas ose me kosto të ulët të regjistrave të një klienti të mundshëm; tregon aftësinë tuaj dhe shpesh zbulon një projekt pastrimi.

Rritni me kujdes

Rritja në kontabilitet bazë do të thotë kryesisht më shumë klientë për orë pune:

• Standardizoni — i njëjti softuer, lista kontrolli dhe rutina e mbylljes së muajit për të gjithë, aty ku është e mundur.
• Automatizoni rrjedhat bankare, rregullat për transaksionet e përsëritura dhe kujtesat.
• Ngritni çmimet për klientët që vonojnë ose janë të pa-organizuar vazhdimisht.
• Punësoni ose nënkontraktoni kur proceset tuaja janë shkruar, dhe kontrolloni përgjegjësitë tuaja si punëdhënës dhe për mbrojtjen e të dhënave.

90 ditët e para

Një renditje praktike e punës për tre muajt e parë:

1. Konfirmoni rregullat në zonën tuaj dhe vendosni regjistrimin dhe sigurimin.
2. Zgjidhni nishën dhe softuerin, dhe bëhuni të sigurt ose të certifikuar në të.
3. Shkruani paketat dhe çmimet tuaja, duke përfshirë atë që përjashtohet.
4. Përgatitni shabllonet: letrën e angazhimit, listën e fillimit, listën e mbylljes mujore, pyetësorin e klientit.
5. Konfiguroni sigurinë: menaxher fjalëkalimesh, hyrje me dy faktorë kudo, ndarje e sigurt skedarësh.
6. Publikoni një faqe të thjeshtë dhe një profil në direktoritë që përdorin blerësit tuaj.
7. Kontaktoni kontabilistët dhe rrjetin tuaj, dhe ofroni disa rishikime librash falas.
8. Merrni fillimisht një numër të vogël klientësh, dhe përmirësoni procesin përpara se të rriteni.

Mbani shënime për sa kohë i merr në të vërtetë çdo klienti çdo muaj. Pas disa muajsh, kjo ju tregon cilët klientë janë fitimprurës dhe nëse çmimet tuaja janë të sakta.

Gabimet e zakonshme

• Pranimi i çdo klienti me çdo çmim, pastaj mbeteni të bllokuar me punë të çrregullt dhe me pagesë të ulët.
• Pa letër angazhimi, kështu që shtrirja dhe përgjegjësitë janë të paqarta kur diçka shkon keq.
• Çmime shumë të ulëta për pastrimet, pa parë fillimisht regjistrat.
• Siguria e dobët — fjalëkalime të ndara, skedarë në email personal, pa hyrje me dy faktorë.
• Rrëshqitja drejt punës së taksave ose këshillës për të cilën nuk jeni të kualifikuar ose të regjistruar.
• Ndjekja e dokumenteve me email çdo muaj në vend që të keni një sistem të qartë.

Ku hyn Mythex

Mythex është një ndërtues aplikacionesh me AI: përshkruani një aplikacion me fjalë të thjeshta dhe ai ndërton një aplikacion web që funksionon, me një bazë të dhënash, që mund ta parapamni dhe publikoni. Një kontabilist bazë mund të ndërtojë një faqe praktike, një formular pranimi për klientë të rinj, ose një portal ku klientët shohin cilat dokumente mungojnë akoma — të ngjashëm me ndërtuesin e portalit të klientit për firma kontabiliteti. Hyrja dhe ruajtja e skedarëve duhet konfiguruar me kujdes kur të dhënat janë financiare, prandaj lexoni listën e sigurisë për aplikacionet e ndërtuara me AI përpara se të vendosni të dhëna reale klientësh në çfarëdo që ndërtoni. Udhëzuesi i portalit të klientit tregon hapat bazë.

Pyetje