Kako začeti podjetje za knjigovodstvo: veščine, stranke in ureditev

Za začetek knjigovodskega podjetja poskrbite, da imate veščine in morebitno zahtevano registracijo, odločite se, katere storitve boste ponujali in komu, določite fiksne mesečne cene glede na obseg dela ter prve stranke pridobite prek svoje mreže, računovodij in lokalnih poslovnih skupin. Varne sisteme za podatke strank postavite že prvi dan – to je del tega, za kar stranke plačujejo.

Knjigovodstvo je stabilna storitev s ponavljajočim prihodkom in nizkimi začetnimi stroški. Nagrajuje natančnost, zanesljivost in dobre postopke bolj kot prodajne spretnosti.

Poskrbite, da znate delo opraviti

Stranke vam izročijo svoje finančne evidence in vam zaupajo, da jih boste pravilno vodili. Preden začnete oglaševati:

• Poznajte osnove: dvojno knjigovodstvo, uskladitve, obveznosti do dobaviteljev in terjatve do kupcev, zaključek meseca ter osnove davka na promet ali DDV, ki veljajo tam, kjer so vaše stranke.
• Poznajte programsko opremo, ki jo uporabljajo vaše ciljne stranke. Mnoga mala podjetja danes uporabljajo oblačna računovodska orodja; če ste v enem ali dveh od njih certificirani ali samozavestni, je to prednost pri prodaji.
• Razmislite o priznani kvalifikaciji. Na vašem območju je morda zahtevana, stranke pa tudi pomirja.
• Poznajte svoje meje. Jasno povejte, kaj je knjigovodstvo in kaj je davčno, revizijsko ali finančno svetovanje, ki morda zahteva drugo kvalifikacijo ali licenco.

Preverite pravila tam, kjer delate

To se zelo razlikuje po državah, zato to obravnavajte kot vprašanja, na katera odgovorite z lokalnimi viri, strokovnim združenjem ali svetovalcem:

• Ali se morajo knjigovodje registrirati pri regulatorju ali nadzornem organu?
• Ali veljajo dolžnosti pri preprečevanju pranja denarja, na primer preverjanje identitete stranke?
• Katere storitve (obračun plač, davčne prijave) zahtevajo dodatno kvalifikacijo ali registracijo?
• Kakšno zavarovanje naj imate, na primer poklicno odgovornost?
• Katera pravila o varstvu podatkov veljajo za shranjevanje finančnih in osebnih podatkov strank?

To uredite, preden sprejmete prvo stranko; kasneje je to veliko težje popraviti.

Izberite storitve in nišo

Pogoste knjigovodske storitve:

Specializacija pomaga. Knjigovodje, ki se osredotočajo na eno panogo – gradbeništvo, gostinstvo, spletne prodajalce, ustvarjalne samostojne podjetnike, lastnike nepremičnin –, se naučijo tipičnih transakcij, programske opreme in težav te panoge ter lahko delajo hitreje in natančneje. Priporočila se v panogi tudi dobro širijo.

Cenite svoje storitve

Zaračunavanje po urah je preprosto, vendar omejuje vaš dohodek in stranke so zaradi vsakega e-poštnega sporočila nervozne. Mnogi knjigovodje preidejo na fiksne mesečne pristojbine, določene glede na:

• število bančnih in kartičnih računov;
• mesečni obseg transakcij;
• število zaposlenih, če delate obračun plač;
• kako urejena je stranka (računi pravočasno, ali jo lovite vsak mesec);
• katere storitve so vključene in kako pogosto poročate.

Urejanje preteklih evidenc zaračunajte posebej, potem ko si evidence pogledate. Pogosto je veliko obsežnejše, kot stranka pričakuje.

Zapišite, kaj je vključeno v vsak paket in kaj stane dodatno. To varuje odnos, ko stranka zahteva »samo še hitro« dodatno poročilo vsak teden.

Postavite svoje sisteme

Vaš postopek je vaš izdelek. Nastavite:

• Vključevanje: dopisno pismo o naročilu, preverjanje identitete, če je zahtevano, dostop do računov, kontrolni seznam dokumentov za zbiranje.
• Mesečna rutina: kontrolni seznam zaključka za vsako stranko z roki.
• Zbiranje dokumentov: varen način, kako stranke pošiljajo račune in izpiske – ne priloge v e-pošti, raztresene po nabiralnikih.
• Komunikacija: eno mesto za vprašanja (»kaj je to plačilo?«), da se nič ne izgubi.
• Varnost: upravitelj gesel, dvostopenjska prijava na vsakem računu, šifrirana shramba in pravilo, da gesel nikoli ne delite prek e-pošte ali klepeta.

Portal za stranke reši več teh stvari naenkrat: stranke naložijo dokumente, odgovarjajo na poizvedbe in vidijo poročila na enem mestu.

Pridobite prve stranke

• Vaša mreža. Povejte ljudem, kaj počnete in za kakšno vrsto podjetij.
• Računovodje. Mnogi računovodje raje sprejmejo stranke, katerih knjige pridejo urejene, in nekateri del knjigovodskega dela napotijo naprej. Zgradite nekaj takšnih odnosov.
• Lokalne poslovne skupine in trgovinske zbornice.
• Skupnosti vaše niše, na spletu in v živo.
• Imeniki partnerjev programske opreme, če vaša izbrana računovodska programska oprema navaja certificirane knjigovodje.
• Preprosta spletna stran, ki pove, komu pomagate, kaj je vključeno in kako rezervirati klic. Kako zgraditi spletno stran za majhno podjetje pojasni, kaj naj vključuje.

Začnite z brezplačnim ali poceni pregledom knjig potencialne stranke; to pokaže vaše znanje in pogosto odkrije projekt urejanja preteklih evidenc.

Rastite previdno

Rast v knjigovodstvu večinoma pomeni več strank na uro dela:

• Standardizirajte – isto programsko opremo, kontrolne sezname in mesečno rutino za vse, kjer je mogoče.
• Avtomatizirajte bančne vire, pravila za ponavljajoče se transakcije in opomnike.
• Dvignite cene za stranke, ki so dosledno zamudne ali nepospravljene.
• Zaposlite ali oddajte podizvajalcu, ko so vaši postopki zapisani, in preverite svoje odgovornosti kot delodajalec ter glede varstva podatkov.

Vaših prvih 90 dni

Praktičen vrstni red dela za prve tri mesece:

1. Potrdite pravila na vašem območju in uredite registracijo ter zavarovanje.
2. Izberite nišo in programsko opremo ter postanite samozavestni ali certificirani v njej.
3. Napišite svoje pakete in cene, vključno s tem, kaj je izključeno.
4. Pripravite predloge: dopisno pismo o naročilu, kontrolni seznam vključevanja, kontrolni seznam zaključka meseca, vprašalnik za stranke.
5. Nastavite varnost: upravitelj gesel, dvostopenjska prijava povsod, varno deljenje datotek.
6. Objavite preprosto spletno stran in profil v imenikih, ki jih uporabljajo vaši kupci.
7. Stopite v stik z računovodji in svojo mrežo, ponudite nekaj pregledov knjig.
8. Sprejmite majhno število strank najprej in izboljšajte svoj postopek, preden rastete.

Beležite, koliko časa vsaka stranka dejansko potrebuje na mesec. Po nekaj mesecih vam to pokaže, katere stranke so donosne in ali so vaše cene prave.

Pogoste napake

• Sprejemanje katere koli stranke po kateri koli ceni, nato pa ste obtičali z zmedenim, slabo plačanim delom.
• Brez dopisnega pisma o naročilu, zato so obseg in odgovornosti nejasni, ko gre kaj narobe.
• Podcenjevanje urejanja preteklih evidenc brez prej pregledanih evidenc.
• Šibka varnost – skupna gesla, datoteke v osebni e-pošti, brez dvostopenjske prijave.
• Zdrsnitev v davčno delo ali svetovanje, za katero niste kvalificirani ali registrirani.
• Mesečno dopisovanje za dokumente namesto jasnega sistema.

Kje se Mythex prilega

Mythex je orodje za gradnjo aplikacij z umetno inteligenco: aplikacijo opišete v običajnem jeziku, orodje pa zgradi delujočo spletno aplikacijo s podatkovno bazo, ki jo lahko predogledate in objavite. Knjigovodja lahko zgradi predstavitveno spletno stran prakse, obrazec za sprejem novih strank ali portal, kjer stranke vidijo, kateri dokumenti še manjkajo – podobno temu gradniku portala za stranke za računovodska podjetja. Prijava in shranjevanje datotek morata biti pri finančnih podatkih nastavljena previdno, zato preberite kontrolni seznam varnosti za aplikacije, zgrajene z umetno inteligenco, preden v karkoli, kar zgradite, daste prave podatke strank. Vodnik za portal za stranke prikazuje osnovne korake.

Vprašanja