Cách mở dịch vụ kế toán sổ sách: kỹ năng, khách hàng và thiết lập

Để mở dịch vụ kế toán sổ sách, hãy đảm bảo bạn có đủ kỹ năng và mọi đăng ký cần thiết, quyết định bạn sẽ cung cấp những dịch vụ nào và cho ai, đặt giá cố định hàng tháng dựa trên khối lượng công việc, và giành khách hàng đầu tiên qua mạng lưới quan hệ, kế toán viên và các nhóm doanh nghiệp địa phương. Hãy thiết lập hệ thống an toàn cho dữ liệu khách hàng ngay từ ngày đầu — đó cũng là một phần điều khách hàng đang trả tiền để có.

Kế toán sổ sách là dịch vụ có doanh thu định kỳ ổn định với chi phí khởi nghiệp thấp. Nó đề cao sự chính xác, độ tin cậy và quy trình tốt hơn là kỹ năng bán hàng.

Đảm bảo bạn làm được công việc

Khách hàng đưa cho bạn hồ sơ tài chính và tin tưởng bạn xử lý đúng. Trước khi quảng cáo:

• Nắm vững nền tảng: kế toán kép, đối soát, khoản phải trả và phải thu, khóa sổ cuối tháng, và kiến thức cơ bản về thuế bán hàng hoặc VAT áp dụng ở nơi khách hàng của bạn hoạt động.
• Biết phần mềm mà khách hàng mục tiêu dùng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện dùng công cụ kế toán đám mây; có chứng chỉ hoặc tự tin với một hai công cụ trong số đó là một điểm mạnh khi bán dịch vụ.
• Cân nhắc một bằng cấp được công nhận. Nó có thể được yêu cầu tại khu vực của bạn và giúp khách hàng yên tâm.
• Biết giới hạn của mình. Hãy rõ ràng về phần nào là kế toán sổ sách và phần nào là thuế, kiểm toán hoặc tư vấn tài chính, vì những phần đó có thể cần bằng cấp hoặc giấy phép khác.

Kiểm tra quy định tại nơi bạn làm việc

Điều này khác nhau rất nhiều theo quốc gia, nên hãy coi đây là những câu hỏi cần trả lời bằng nguồn địa phương, hiệp hội nghề nghiệp hoặc cố vấn:

• Người làm sổ sách có cần đăng ký với cơ quan quản lý hoặc tổ chức giám sát không?
• Có nghĩa vụ phòng chống rửa tiền nào không, ví dụ kiểm tra danh tính khách hàng?
• Những dịch vụ nào (bảng lương, nộp thuế) cần bằng cấp hoặc đăng ký bổ sung?
• Bạn nên mua bảo hiểm nào, ví dụ bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp?
• Quy định bảo vệ dữ liệu nào áp dụng cho việc lưu trữ dữ liệu tài chính và cá nhân của khách hàng?

Hãy làm đúng những điều này trước khi có khách hàng đầu tiên; sửa lại sau này khó hơn nhiều.

Chọn dịch vụ và phân khúc

Các dịch vụ kế toán sổ sách phổ biến:

Chuyên môn hóa giúp ích. Người làm sổ sách tập trung vào một ngành — thợ xây dựng và dịch vụ, nhà hàng, người bán hàng thương mại điện tử, freelancer sáng tạo, chủ cho thuê bất động sản — sẽ nắm được các giao dịch, phần mềm và vấn đề điển hình của ngành đó, và có thể làm nhanh và chính xác hơn. Giới thiệu cũng lan truyền tốt trong cùng một ngành.

Định giá dịch vụ

Tính phí theo giờ đơn giản nhưng giới hạn thu nhập của bạn và khiến khách hàng lo lắng về từng email. Nhiều người làm sổ sách chuyển sang phí cố định hàng tháng, đặt theo:

• Số tài khoản ngân hàng và thẻ.
• Khối lượng giao dịch hàng tháng.
• Số nhân viên, nếu bạn làm bảng lương.
• Mức độ ngăn nắp của khách hàng (chứng từ đúng hạn, hay phải nhắc mỗi tháng).
• Những dịch vụ nào được bao gồm và bạn báo cáo bao lâu một lần.

Hãy định giá việc dọn dẹp sổ cũ riêng, sau khi đã xem sổ sách. Công việc này thường lớn hơn nhiều so với khách hàng nghĩ.

Hãy ghi rõ những gì bao gồm trong mỗi gói và những gì tính thêm phí. Điều đó bảo vệ mối quan hệ khi khách hàng yêu cầu "chỉ thêm một báo cáo nhỏ" mỗi tuần.

Thiết lập hệ thống

Quy trình của bạn chính là sản phẩm. Hãy thiết lập:

• Tiếp nhận khách hàng: thư thỏa thuận dịch vụ, kiểm tra danh tính nếu cần, quyền truy cập tài khoản, danh sách chứng từ cần thu thập.
• Thói quen hàng tháng: danh sách khóa sổ cho từng khách hàng, kèm hạn chót.
• Thu thập chứng từ: một cách an toàn để khách hàng gửi hóa đơn và sao kê — không phải các file đính kèm email nằm rải rác trong hộp thư.
• Trao đổi: một nơi duy nhất cho các câu hỏi ("khoản thanh toán này là gì?") để không có gì bị thất lạc.
• Bảo mật: trình quản lý mật khẩu, xác thực hai lớp trên mọi tài khoản, lưu trữ được mã hóa, và quy tắc không bao giờ chia sẻ mật khẩu qua email hay chat.

Cổng thông tin khách hàng giải quyết nhiều việc trong số này cùng lúc: khách hàng tải chứng từ lên, trả lời câu hỏi và xem báo cáo ở một nơi.

Tìm khách hàng đầu tiên

• Mạng lưới của bạn. Cho mọi người biết bạn làm gì và cho loại doanh nghiệp nào.
• Kế toán viên. Nhiều kế toán viên thích khách hàng có sổ sách sạch sẽ, và một số chuyển công việc kế toán sổ sách cho người khác. Hãy xây dựng vài mối quan hệ.
• Các nhóm doanh nghiệp địa phương và phòng thương mại.
• Cộng đồng trong ngành bạn chọn, trực tuyến và ngoài đời.
• Danh bạ đối tác phần mềm, nếu phần mềm kế toán bạn chọn có liệt kê người làm sổ sách được chứng nhận.
• Một website đơn giản nêu rõ bạn giúp ai, bao gồm những gì và cách đặt lịch gọi. Cách xây dựng website cho doanh nghiệp nhỏ trình bày những gì nên có.

Bắt đầu bằng việc xem xét sổ sách miễn phí hoặc chi phí thấp của khách hàng tiềm năng; điều này thể hiện kỹ năng của bạn và thường cho thấy một dự án dọn dẹp sổ cũ.

Phát triển cẩn thận

Tăng trưởng trong kế toán sổ sách chủ yếu có nghĩa là nhiều khách hàng hơn trên mỗi giờ làm việc:

• Chuẩn hóa — cùng phần mềm, danh sách kiểm tra và thói quen khóa sổ cuối tháng cho mọi người khi có thể.
• Tự động hóa nguồn cấp dữ liệu ngân hàng, quy tắc cho các giao dịch định kỳ và nhắc nhở.
• Tăng giá với khách hàng thường xuyên trễ hạn hoặc thiếu ngăn nắp.
• Thuê hoặc thuê ngoài khi quy trình của bạn đã được viết ra, và kiểm tra trách nhiệm của bạn với tư cách người sử dụng lao động và về bảo vệ dữ liệu.

90 ngày đầu tiên của bạn

Thứ tự công việc thực tế cho ba tháng đầu:

1. Xác nhận quy định tại khu vực của bạn và hoàn tất đăng ký và bảo hiểm.
2. Chọn phân khúc và phần mềm của bạn, và tự tin hoặc được chứng nhận trong đó.
3. Viết gói dịch vụ và bảng giá của bạn, kèm những gì không bao gồm.
4. Chuẩn bị mẫu: thư thỏa thuận dịch vụ, danh sách tiếp nhận, danh sách khóa sổ cuối tháng, bảng câu hỏi khách hàng.
5. Thiết lập bảo mật: trình quản lý mật khẩu, xác thực hai lớp ở mọi nơi, chia sẻ file an toàn.
6. Xuất bản một website đơn giản và hồ sơ trong các danh bạ mà khách hàng của bạn sử dụng.
7. Liên hệ kế toán viên và mạng lưới của bạn, và đề nghị xem xét sổ sách một vài khách hàng.
8. Nhận một số ít khách hàng trước, và tinh chỉnh quy trình trước khi mở rộng.

Ghi chú thời gian thực tế mỗi khách hàng mất bao lâu mỗi tháng. Sau vài tháng, điều đó cho bạn biết khách hàng nào có lãi và giá của bạn có đúng hay không.

Các lỗi thường gặp

• Nhận bất kỳ khách hàng nào với bất kỳ mức giá nào, rồi mắc kẹt với công việc lộn xộn, trả thấp.
• Không có thư thỏa thuận dịch vụ, nên phạm vi và trách nhiệm không rõ ràng khi có sự cố.
• Định giá dọn dẹp sổ cũ quá thấp mà chưa xem sổ sách trước.
• Bảo mật yếu — chia sẻ mật khẩu, file trong email cá nhân, không có xác thực hai lớp.
• Trôi sang công việc thuế hoặc tư vấn mà bạn không có bằng cấp hoặc đăng ký để làm.
• Đòi chứng từ qua email mỗi tháng thay vì có một hệ thống rõ ràng.

Mythex phù hợp ở đâu

Mythex là công cụ xây app bằng AI: bạn mô tả một app bằng ngôn ngữ thường và nó xây dựng một web app hoạt động có cơ sở dữ liệu, bạn có thể xem trước và xuất bản. Một người làm sổ sách có thể xây dựng website văn phòng, form tiếp nhận khách hàng mới, hoặc một cổng thông tin nơi khách hàng thấy chứng từ nào còn thiếu — tương tự công cụ xây cổng khách hàng cho công ty kế toán. Đăng nhập và lưu trữ file cần được thiết lập cẩn thận khi dữ liệu là tài chính, vì vậy hãy đọc danh sách kiểm tra bảo mật cho app do AI xây dựng trước khi đưa dữ liệu khách hàng thật vào bất cứ thứ gì bạn xây dựng. Hướng dẫn cổng khách hàng trình bày các bước cơ bản.

Câu hỏi thường gặp