Hvernig stofnar þú bókhaldsþjónustu: færni, viðskiptavinir og uppsetning

Til að stofna bókhaldsþjónustu skaltu ganga úr skugga um að færnin þín og öll nauðsynleg skráning sé í lagi, ákveða hvaða þjónustu þú býður og við hverja, setja föst mánaðarverð sem miðast við vinnuna sem í henni felst og vinna fyrstu viðskiptavinina í gegnum tengslanetið þitt, endurskoðendur og staðbundna viðskiptahópa. Settu upp örugg kerfi fyrir gögn viðskiptavina frá fyrsta degi — það er hluti af því sem viðskiptavinir eru að borga fyrir.

Bókhald er stöðug þjónusta með endurteknum tekjum og lágum stofnkostnaði. Það umbunar nákvæmni, áreiðanleika og góðum ferlum frekar en sölufærni.

Gakktu úr skugga um að þú getir unnið verkið

Viðskiptavinir afhenda þér fjárhagsskrár sínar og treysta þér til að hafa þær réttar. Áður en þú auglýsir:

• Kunnðu undirstöðuatriðin: tvíhliða bókhald, afstemmingar, skuldir og kröfur, lokun mánaðar og grunnatriði söluskatts eða virðisaukaskatts þar sem viðskiptavinir þínir eru.
• Kunnðu hugbúnaðinn sem markviðskiptavinir þínir nota. Mörg lítil fyrirtæki nota nú skýjabókhaldsverkfæri; að vera vottaður eða öruggur í einu eða tveimur þeirra er söluatriði.
• Íhugaðu viðurkennda menntun. Hún kann að vera krafist á þínu svæði og hún veitir viðskiptavinum öryggi.
• Þekktu takmörk þín. Vertu skýr/ur um hvað telst bókhald og hvað er skattur, endurskoðun eða fjármálaráðgjöf, sem gæti krafist annarrar menntunar eða leyfis.

Athugaðu reglurnar þar sem þú starfar

Þetta er mjög mismunandi eftir löndum, svo meðhöndlaðu þetta sem spurningar sem þarf að svara með staðbundnum heimildum, fagfélagi eða ráðgjafa:

• Þurfa bókarar að skrá sig hjá eftirlitsaðila eða eftirlitsstofnun?
• Eru skyldur gegn peningaþvætti, til dæmis að staðfesta deili á viðskiptavinum?
• Hvaða þjónusta (launavinnsla, skattaskil) krefst aukinnar menntunar eða skráningar?
• Hvaða tryggingu ættir þú að hafa, til dæmis starfsábyrgðartryggingu?
• Hvaða reglur um persónuvernd gilda um geymslu fjár- og persónuupplýsinga viðskiptavina?

Fáðu þetta rétt áður en fyrsti viðskiptavinurinn kemur; það er miklu erfiðara að laga það síðar.

Veldu þjónustu og sérsvið

Algeng bókhaldsþjónusta:

Sérhæfing hjálpar. Bókarar sem einbeita sér að einni atvinnugrein — iðnaðarmönnum, veitingastöðum, netverslunarseljendum, skapandi sjálfstæðum starfsmönnum, leigusölum fasteigna — kynnast dæmigerðum færslum, hugbúnaði og vandamálum hennar, og geta unnið hraðar og nákvæmar. Tilvísanir ferðast einnig vel innan atvinnugreinar.

Verðlegðu þjónustuna þína

Tímagjald er einfalt en það takmarkar tekjurnar og gerir viðskiptavini kvíðna yfir hverjum tölvupósti. Margir bókarar færa sig yfir í föst mánaðargjöld, ákveðin út frá:

• Fjölda banka- og kortareikninga.
• Mánaðarlegu magni færslna.
• Fjölda starfsmanna, ef þú sinnir launavinnslu.
• Hversu skipulagður viðskiptavinurinn er (kvittanir á réttum tíma, eða eltar í hverjum mánuði).
• Hvaða þjónusta er innifalin og hversu oft þú skilar skýrslum.

Verðleggðu hreinsunarvinnu sér, eftir að hafa skoðað skrárnar. Hún er oft miklu stærri en viðskiptavinurinn býst við.

Skrifaðu niður hvað er innifalið í hverri pakkningu og hvað kostar aukalega. Það verndar sambandið þegar viðskiptavinur biður um „bara smá“ aukaskýrslu í hverri viku.

Settu upp kerfin þín

Ferlið þitt er varan þín. Settu upp:

• Innleiðingu: þjónustusamning, auðkennisathuganir ef krafist er, aðgang að reikningum, gátlista yfir skjöl sem þarf að safna.
• Mánaðarlega rútínu: lokunargátlista fyrir hvern viðskiptavin, með gjalddögum.
• Söfnun skjala: örugga leið fyrir viðskiptavini til að senda kvittanir og yfirlit — ekki viðhengi í tölvupósti sem dreifast um pósthólf.
• Samskipti: einn stað fyrir spurningar („hvað er þessi greiðsla?“) svo ekkert týnist.
• Öryggi: lykilorðastjóra, tveggja þátta innskráningu á hverjum aðgangi, dulkóðaða geymslu og þá reglu að deila aldrei lykilorðum í tölvupósti eða spjalli.

Viðskiptavinagátt leysir nokkur af þessum atriðum í einu: viðskiptavinir hlaða upp skjölum, svara fyrirspurnum og sjá skýrslur á einum stað.

Finndu fyrstu viðskiptavinina þína

• Tengslanetið þitt. Segðu fólki hvað þú gerir og fyrir hvers konar fyrirtæki.
• Endurskoðendur. Margir endurskoðendur kjósa viðskiptavini sem koma með hreint bókhald, og sumir vísa bókhaldsvinnu út. Byggðu upp nokkur sambönd.
• Staðbundnir viðskiptahópar og verslunarráð.
• Samfélög í þinni sérgrein, á netinu og utan þess.
• Samstarfsskrár hugbúnaðarfyrirtækja, ef bókhaldshugbúnaðurinn sem þú valdir skráir vottaða bókara.
• Einfalda vefsíðu sem segir hverja þú aðstoðar, hvað er innifalið og hvernig eigi að bóka símtal. Hvernig þú býrð til vefsíðu fyrir lítil fyrirtæki fjallar um hvað eigi að vera með.

Byrjaðu með ókeypis eða ódýrri yfirferð á bókhaldi mögulegs viðskiptavinar; það sýnir færni þína og afhjúpar oft hreinsunarverkefni.

Vaxtu af varkárni

Vöxtur í bókhaldi felst að mestu í fleiri viðskiptavinum á hverja vinnustund:

• Staðlaðu — sama hugbúnað, gátlista og mánaðarlok fyrir alla þar sem hægt er.
• Sjálfvirknivæddu bankastrauma, reglur fyrir endurteknar færslur og áminningar.
• Hækkaðu verð fyrir viðskiptavini sem eru stöðugt seinir eða óskipulagðir.
• Ráddu eða undirverktakaðu þegar ferlin þín eru skrifuð niður, og athugaðu ábyrgð þína sem vinnuveitandi og samkvæmt reglum um persónuvernd.

Fyrstu 90 dagarnir þínir

Hagnýt röð verka fyrstu þrjá mánuðina:

1. Staðfestu reglurnar á þínu svæði og komdu skráningu og tryggingu í lag.
2. Veldu sérsvið og hugbúnað, og náðu öryggi eða vottun í honum.
3. Skrifaðu pakkningar og verð, þar með talið hvað er ekki innifalið.
4. Útbúðu sniðmát: þjónustusamning, innleiðingargátlista, mánaðarlokagátlista, spurningalista fyrir viðskiptavini.
5. Settu upp öryggi: lykilorðastjóra, tveggja þátta innskráningu alls staðar, örugga skráadeilingu.
6. Birtu einfalda vefsíðu og prófíl á þeim skráasöfnum sem kaupendurnir þínir nota.
7. Hafðu samband við endurskoðendur og tengslanetið þitt, og bjóddu fram nokkrar yfirferðir á bókhaldi.
8. Taktu á þig fáa viðskiptavini fyrst, og fínstilltu ferlið áður en þú vex.

Haltu skrár yfir hversu langan tíma hver viðskiptavinur tekur í raun á mánuði. Eftir nokkra mánuði segir það þér hvaða viðskiptavinir eru arðbærir og hvort verðin þín eru rétt.

Algeng mistök

• Taka hvaða viðskiptavin sem er á hvaða verði sem er, og sitja síðan uppi með óskipulega, illa borgaða vinnu.
• Enginn þjónustusamningur, þannig að umfang og ábyrgð eru óljós þegar eitthvað fer úrskeiðis.
• Of lágt verð á hreinsunarverkefnum án þess að hafa séð skrárnar fyrst.
• Veikt öryggi — sameiginleg lykilorð, skrár í persónulegum tölvupósti, engin tveggja þátta innskráning.
• Renna yfir í skatta- eða ráðgjafarvinnu sem þú hefur ekki réttindi eða skráningu til að sinna.
• Elta skjöl í tölvupósti í hverjum mánuði í stað þess að hafa skýrt kerfi.

Hvar Mythex kemur inn

Mythex er gervigreindarsmíðatól fyrir öpp: þú lýsir appi með einföldum orðum og það smíðar virkt vefapp með gagnagrunni, sem þú getur forskoðað og birt. Bókari gæti smíðað vefsíðu fyrir starfsemina, innlestrareyðublað fyrir nýja viðskiptavini, eða gátt þar sem viðskiptavinir sjá hvaða skjöl vantar enn — svipað og þessi smíðatól fyrir viðskiptavinagátt endurskoðunarskrifstofa. Innskráning og skráageymsla þarf að setja upp af varkárni þegar gögnin eru fjárhagsleg, svo lestu öryggisgátlistann fyrir öpp smíðuð með gervigreind áður en þú setur raunveruleg gögn viðskiptavina í eitthvað sem þú smíðar. Leiðsögn um viðskiptavinagátt sýnir grunnskrefin.

Spurningar