Een sollicitatietracker bouwen voor je sollicitatieproces

Een sollicitatietracker is een kleine persoonlijke app die elke sollicitatie op één plek bewaart: het bedrijf, de functie, de fase, de volgende stap en de datum daarvan, de cv die je hebt gestuurd, en je notities. Het nuttigste scherm is een lijst „vandaag te doen” die laat zien wie je moet opvolgen en waar je je op moet voorbereiden, plus een bordweergave van je sollicitatieproces. Je kunt binnen een middag met een AI-app-builder een eenvoudige privéversie maken. De waarde zit in het vastleggen van de volgende actie bij elke sollicitatie, niet in de functies.

Waarom sollicitaties bijhouden

Een sollicitatieproces raakt snel in de war. Na een paar tientallen sollicitaties vergeet je makkelijk welke cv-versie waarheen is gegaan, mis je een opvolging, of loop je een gesprek in zonder te weten waar de functie over ging. Een tracker lost drie problemen op:

• Niets raakt kwijt, omdat elke openstaande sollicitatie een volgende stap met datum heeft.
• Je bereidt je beter voor, omdat de vacature, je notities en de mensen met wie je hebt gesproken op één plek staan.
• Je leert van je zoektocht: welke bronnen tot gesprekken leiden, en waar sollicitaties blijven hangen.

Wat de tracker nodig heeft

Gegevens

Fasen

Een eenvoudige reeks werkt het beste: Opgeslagen → Gesolliciteerd → Screening → In gesprek → Aanbod → Afgesloten (met een uitkomst zoals afgewezen, teruggetrokken, geaccepteerd of geen reactie). Voeg niet voor elke gespreksronde een fase toe; leg rondes vast als notities of gebeurtenissen binnen „In gesprek”.

Pagina's

• Vandaag: volgende acties die vandaag vervallen en te laat zijn, plus komende gesprekken
• Bord: een kanbanweergave met een kolom per fase; sleep een kaart om hem te verplaatsen
• Detail van de sollicitatie: alle velden, de opgeslagen functieomschrijving, contactpersonen, bestanden en een tijdlijn van wat er is gebeurd
• Tabel: sorteerbaar en filterbaar, om te bekijken en te exporteren
• Inzichten: aantallen per fase en per bron, met responspercentages. Houd het eenvoudig.

Rechten

Meestal alleen jij, achter een inlog. Als een loopbaancoach of mentor meehelpt, geef die alleen leestoegang in plaats van je wachtwoord te delen.

Beslissingen en afwegingen

Spreadsheet, sjabloon of eigen app?

Een spreadsheet is prima voor een korte, gerichte zoektocht. Ga over op een app wanneer je het scherm „vandaag te doen” wilt, een bord waarop je kaarten kunt slepen, bestanden per sollicitatie, of een tijdlijn per sollicitatie. Als je nu al in een spreadsheet bijhoudt, kun je die importeren; zie hoe je een spreadsheet in een app verandert.

Herinneringen

Een lijst „vandaag te doen” op het startscherm dekt de meeste behoeften en is makkelijk te bouwen. Herinneringen per e-mail of push vereisen een e-mailprovider of meldingsinstelling, en iets dat volgens een schema draait, wat extra werk is. Begin met de lijst en bekijk hem elke ochtend.

Documenten

Cv- en motivatiebestanden per sollicitatie opslaan is nuttig, maar vereist bestandsopslag. Een lichtere optie is de naam van de versie vastleggen („cv v3 – product”) en de bestanden elders bewaren.

Vacatures snel toevoegen

Het traagste onderdeel van bijhouden is het invoeren van nieuwe vacatures. Opties, van het eenvoudigst: een kort formulier „snel toevoegen” met alleen bedrijf, functie en link; de hele functieomschrijving in een tekstvak plakken en opslaan; of een AI-model met je eigen API-sleutel gebruiken om bedrijf, functietitel, locatie en salaris uit de geplakte tekst te halen. Dat laatste is handig, maar optioneel.

Een eerste prompt voor een AI-builder

Bouw een privé sollicitatietracker voor mijn eigen sollicitatieproces, achter een inlog alleen voor mij. Elke sollicitatie heeft: bedrijf, functie, link naar de vacature, geplakte functieomschrijving, bron (vacaturesite, verwijzing, recruiter, website van het bedrijf), datum van solliciteren, fase (Opgeslagen, Gesolliciteerd, Screening, In gesprek, Aanbod, Afgesloten), uitkomst voor afgesloten sollicitaties, volgende actie met vervaldatum, locatie en werkvorm, salarisrange, cv-versie en notities. Elke sollicitatie kan contactpersonen hebben (naam, functie, e-mail, notities) en een tijdlijn van gebeurtenissen (gesolliciteerd, gesprek, interview, opvolging). Pagina's: Vandaag (acties die vandaag vervallen en te laat zijn, komende gesprekken), Bord (kanban per fase, slepen om te verplaatsen), Tabel (sorteerbaar, filterbaar, CSV-export) en een detailpagina. Voeg een eenvoudige pagina Inzichten toe met aantallen per fase en bron. Sla alles op in een database. Rustig, overzichtelijk ontwerp dat op een telefoon werkt.

Bouw het stap voor stap

1. Bepaal je fasen en velden eerst op papier; minder is beter.
2. Bouw het datamodel en de detailpagina, en voeg daarna een paar echte sollicitaties toe.
3. Voeg het scherm Vandaag toe. Dit is de functie die je dagelijks gebruikt, dus die moet goed zijn.
4. Voeg de bord- en tabelweergave toe.
5. Importeer je bestaande spreadsheet, als je die hebt, en los de rommelige gegevens op.
6. Voeg inloggen toe en controleer dat de pagina's en gegevens niet zichtbaar zijn zonder in te loggen.
7. Optionele extra's: bestandsuploads voor cv's, een formulier „snel toevoegen”, een AI-helper die details uit een geplakte vacature haalt.
8. Gebruik hem een week, en verwijder daarna de velden die je nooit invult.

Veelgemaakte fouten

• Te veel bijhouden. Als het toevoegen van een sollicitatie vijf minuten kost, hou je ermee op.
• Geen volgende actie. Een sollicitatie zonder volgende stap en datum is waar opvolging verloren gaat.
• De functieomschrijving niet opslaan. Die verdwijnt net voordat je hem nodig hebt voor het gesprek.
• Te veel fasen. „Tweede gesprek” en „derde gesprek” zijn gebeurtenissen, geen fasen.
• Een openbare link. Trackers bevatten persoonlijke contacten en salarisgegevens; houd die van jou privé.
• Functies bouwen in plaats van solliciteren. De tracker moet tijd besparen, niet het project worden.

Wanneer een kant-en-klaar product beter is

Spreadsheetsjablonen, notitie-apps met bordweergaven en gespecialiseerde sollicitatietrackers (sommige ingebouwd in vacaturesites of browserextensies die een vacature met één klik opslaan) werken voor de meeste mensen goed. Gebruik er zo'n product als je vandaag wilt beginnen en niets bijzonders nodig hebt. Bouw zelf als je precies jouw fasen en velden wilt, wilt dat het samenwerkt met andere tools die je gebruikt, wilt leren apps te bouwen als bijkomend voordeel, of een tracker bouwt voor anderen, zoals een loopbaandienst, bootcamp of coachingpraktijk. Dan heb je accounts voor meerdere gebruikers en toegang voor coaches nodig, en dat komt eerder in de buurt van een CRM dan van een persoonlijk hulpmiddel.

Bouwen met Mythex

Mythex is een AI-app-builder: je beschrijft de tracker en hij bouwt de pagina's, het bord en de database in een live voorbeeld dat je op telefoonformaat kunt controleren. Het voegt een Postgres-database aan het project toe zodra je app gegevens moet opslaan, en bestandsopslag als je cv's wilt koppelen. Inloggen gebruikt een authenticatieaanpak die jij kiest; het recept voor authenticatie heeft een startprompt. Een AI-helper die geplakte vacatures leest, gebruikt je eigen API-sleutel van een model.

Je kunt publiceren op het Free-abonnement naar een adres als jouwnaam.mythex.app; houd hem achter het inloggen. Het sjabloon voor een applicant tracking system is bedoeld voor werkgevers en niet voor sollicitanten, maar het pijplijnbord is een bruikbare startlay-out. Voor een algemene kanbanapp, zie hoe je een taakbeheerapp bouwt.

Veelgestelde vragen