Logiciel pour banque alimentaire : références, stock et horaires de bénévoles, créé avec l'IA

Avec Mythex, une banque alimentaire crée son propre portail de références pour les organismes partenaires, un suivi du stock par catégorie et date de durabilité minimale, des modèles de colis qui retirent le stock selon la taille du ménage, et un horaire de bénévoles que les gens remplissent eux-mêmes. Vous décrivez le fonctionnement de votre banque alimentaire, vérifiez le tout dans un aperçu en direct et publiez l'app avec une vraie base de données.

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Ce dont une banque alimentaire a besoin pour fonctionner

La nourriture arrive par vagues irrégulières : des bacs de collecte dans les épiceries, une fête des récoltes à l'école, une entreprise qui donne une palette. Avant chaque séance, des bénévoles doivent trier, vérifier les dates et ranger les denrées, puis les compter sur un bloc-notes pour que la coordonnatrice sache ce qui peut sortir. De l'autre côté, les organismes de référence envoient des ménages avec leur taille et leurs besoins alimentaires, et le colis doit correspondre. La demande grimpe en hiver et pendant les congés scolaires, justement quand les bénévoles se font rares. Le papier et les tableurs fonctionnent jusqu'au jour où la séance manque de viande en conserve alors que quarante colis restent à préparer. Un logiciel aide quand le stock, les références et les bénévoles sont réunis au même endroit.

Références soumises par les organismes partenaires avec la taille du ménage et les besoins alimentaires
Stock par catégorie avec dates de durabilité minimale, les plus anciens sortent en premier
Colis standard selon la taille du ménage qui retirent le stock au moment de l'emballage
Quarts de bénévoles avec des rôles qui exigent une formation
Liste des besoins les plus pressants pour les donateurs, mise à jour chaque semaine
Chiffres demandés par les bailleurs de fonds : colis, personnes aidées, heures de bénévolat

Un portail de références pour les organismes partenaires

Chaque organisme, comme un agent de logement, une école ou un cabinet de médecin de famille, obtient son propre accès, soumet des références avec la taille du ménage, les besoins alimentaires et le mode de cueillette ou de livraison, et ne voit que ses propres références et leur état. Demandez seulement ce dont vous avez besoin pour préparer un colis adapté : moins de renseignements personnels signifie moins à protéger et un traitement plus rapide.

Crée un portail de références pour ma banque alimentaire. Chaque organisme partenaire a son propre accès et soumet des références avec un numéro de référence, le nombre d'adultes et d'enfants, les besoins alimentaires, et une séance de cueillette ou une livraison. Les organismes ne voient que leurs propres références et leur état. Le personnel de la banque alimentaire voit toutes les références de chaque séance.

Un stock compté au fil de l'emballage, pas avec un bloc-notes

Enregistrez les dons à leur arrivée, par catégorie, source et date de durabilité minimale. Définissez des colis standard pour une personne, deux personnes, trois à quatre personnes et cinq personnes et plus; chaque colis emballé retire son contenu du stock. Les produits réfrigérés et congelés ont leur propre liste. La coordonnatrice voit ce qui manquera avant la prochaine séance.

Crée une app de stock pour une banque alimentaire. Enregistre les dons par catégorie, source et date de durabilité minimale. Définis des modèles de colis selon la taille du ménage qui retirent le stock au moment de l'emballage. Affiche le stock par catégorie avec le nombre de semaines d'approvisionnement à la consommation actuelle, et mets en évidence les articles dont la date de durabilité minimale est dans les 30 jours.

Un horaire de bénévoles où les gens s'inscrivent eux-mêmes

Les bénévoles choisissent des quarts pour le tri, l'emballage, la distribution et la conduite, et les rôles qui exigent une formation en entrepôt ou en protection de la jeunesse ne s'affichent qu'aux personnes formées. Un rappel la veille, envoyé par le courriel ou la messagerie que vous connectez, réduit les absences. Les coordonnatrices voient à l'avance les trous des semaines de congé scolaire.

Crée un horaire de bénévoles pour ma banque alimentaire avec des quarts de tri, d'emballage, de distribution et de conduite. Les bénévoles se connectent et s'inscrivent eux-mêmes; les quarts de conduite et d'entrepôt ne sont ouverts qu'aux bénévoles marqués comme formés. Montre aux coordonnatrices les quarts non pourvus pour les deux prochaines semaines.

Un site qui explique comment obtenir de l'aide, avec douceur

Expliquez clairement comment fonctionnent les références, qui peut référer, quand ont lieu les séances et quoi apporter, avec des mots qui ne font sentir jugé personne, et dans les principales langues parlées localement. Mettez les points de dépôt et une courte liste des besoins les plus pressants sur la page d'accueil, et changez-la chaque semaine.

Crée un site web pour notre banque alimentaire avec une page « Obtenir de l'aide » qui explique les références et les heures des séances en langage simple, une page « Donner de la nourriture » avec les points de dépôt et une liste des besoins les plus pressants que je peux mettre à jour chaque semaine, un formulaire d'inscription des bénévoles, et une version en arabe et en polonais de la page d'aide.

Semaines d'approvisionnement par catégorie et chiffres demandés par les bailleurs

Affichez combien de semaines de chaque catégorie vous avez en réserve à la consommation actuelle, pour savoir qu'il faut lancer un appel pour du poisson en conserve plutôt que des pâtes. Ajoutez les colis par semaine et par taille de ménage, les dons par source et les heures de bénévolat par mois : les chiffres que la plupart des bailleurs de fonds et des rapports annuels exigent.

Crée un tableau de bord pour une banque alimentaire qui affiche les colis distribués par semaine selon la taille du ménage, les semaines d'approvisionnement par catégorie de stock, les dons reçus par source ce mois-ci, et le total des heures de bénévolat par mois.

Des journées de collecte avec des créneaux de deux heures

Pour les collectes en épicerie et les campagnes alimentaires communautaires, les bénévoles s'inscrivent à de courts créneaux dans un magasin précis, ce qui facilite le remplissage des quarts. Chaque page d'événement indique le lieu, les heures et ce qu'il faut recueillir.

Crée une page d'inscription pour les journées de collecte en épicerie de notre banque alimentaire. Chaque collecte compte plusieurs magasins, chacun avec des créneaux de bénévoles de deux heures et un maximum de trois bénévoles par créneau. Affiche la liste des besoins les plus pressants sur la page.

Des renseignements personnels sur des personnes dans le besoin

Les détails des références décrivent des personnes dans des situations difficiles : la composition du ménage, des régimes alimentaires liés à la santé, parfois la raison de la référence. Gardez-les séparés des dossiers des donateurs et des bénévoles, derrière une connexion, avec chaque organisme limité à ses propres références et les bénévoles ne voyant que ce dont ils ont besoin pour emballer. Supprimez ou anonymisez les anciennes références selon un calendrier que vous choisissez. Mythex crée l'app; vous demeurez responsable des règles de protection des données et de salubrité alimentaire qui s'appliquent là où vous exercez.

Ne recueillir que ce dont vous avez besoin pour emballer un colis
Accès par organisme pour chaque référence
Données des clients gardées à part des dossiers des donateurs

Du bloc-notes à l'app, une séance à la fois

Commencez par le stock. Faites un premier dénombrement à l'ancienne, saisissez-le, puis préparez la séance suivante à partir des modèles de colis et comparez le stock restant avec un bref dénombrement après coup. Quand les chiffres concordent, ouvrez le portail de références à un ou deux organismes partenaires avant d'inviter les autres. L'horaire des bénévoles peut être lancé en même temps, puisqu'il ne dépend pas des autres.

Une consigne pour commencer

Crée une app pour notre banque alimentaire. Les organismes partenaires se connectent pour soumettre des références avec la taille du ménage et les besoins alimentaires pour une séance. Suis le stock par catégorie et date de durabilité minimale, avec des modèles de colis selon la taille du ménage qui retirent le stock au moment de l'emballage. Ajoute un horaire de bénévoles où les gens s'inscrivent pour les quarts de tri, d'emballage et de distribution, et une liste publique des besoins les plus pressants.

Questions

Les organismes partenaires peuvent-ils soumettre des références en ligne?

Oui. Chaque organisme obtient son propre accès pour soumettre et suivre uniquement ses propres références. Comme les renseignements sont sensibles, limitez l'accès de façon stricte et vérifiez les règles sur les données qui s'appliquent là où vous exercez.

Les bénévoles peuvent-ils s'inscrire à des quarts sur leur téléphone?

Oui. L'horaire est une app web qui fonctionne dans n'importe quel navigateur de téléphone. Les courriels ou textos de rappel nécessitent un service de courriel ou de messagerie connecté avec votre propre compte.

Peut-on montrer aux donateurs ce dont nous avons le plus besoin?

Oui. Ajoutez sur le site web une liste des besoins les plus pressants que vous mettez à jour dans l'administration, ou une liste calculée à partir des catégories dont le stock est le plus bas.

Pouvons-nous accepter des dons en argent?

Oui, en reliant un fournisseur de dons ou de paiement que vous configurez dans le compte de votre propre organisme. La page peut afficher l'objectif de la campagne et sa progression.

C'est gratuit pour un organisme de bienfaisance?

Vous commencez gratuitement, sans carte, en utilisant les crédits quotidiens pour créer et publier. Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute un domaine personnalisé, la modification du code et l'exportation; il n'existe pas de forfait distinct pour les organismes de bienfaisance.

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