Software para bancos de alimentos: derivaciones, stock y turnos de voluntarios, creado con IA

Con Mythex, un banco de alimentos puede crear su propio portal de derivaciones para las entidades colaboradoras, un control de stock por categoría y fecha de consumo preferente, plantillas de lotes que descuentan stock según el tamaño del hogar y un cuadrante de voluntarios que ellos mismos completan. Describes cómo funciona tu banco de alimentos, lo revisas en una vista previa en vivo y lo publicas con una base de datos real.

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Lo que necesita un banco de alimentos para seguir funcionando

Los alimentos llegan en oleadas irregulares: contenedores de recogida de supermercados, una campaña escolar de recogida, una empresa que dona un palé. Antes de cada jornada, los voluntarios tienen que clasificarlos, revisar fechas y colocarlos en las estanterías, y contarlos en una hoja para que la coordinadora sepa qué se puede repartir. Del otro lado, las entidades derivan hogares indicando su tamaño y sus necesidades dietéticas, y el lote tiene que ajustarse a ellas. La demanda sube en invierno y en vacaciones escolares, justo cuando hay menos voluntarios. El papel y las hojas de cálculo funcionan hasta que una jornada se queda sin conservas de carne con cuarenta lotes todavía por preparar. El software ayuda cuando el stock, las derivaciones y los voluntarios están en un mismo sitio.

Derivaciones enviadas por las entidades colaboradoras, con tamaño del hogar y necesidades dietéticas
Stock por categoría con fechas de consumo preferente, primero lo que caduca antes
Lotes estándar por tamaño del hogar que descuentan stock al prepararse
Turnos de voluntarios con funciones que requieren formación
Lista de lo más necesario para donantes, actualizada cada semana
Cifras que piden los financiadores: lotes, personas atendidas, horas de voluntariado

Un portal de derivaciones para las entidades colaboradoras

Cada entidad, como un servicio de vivienda, un colegio o un centro de salud, tiene su propio acceso, envía derivaciones con el tamaño del hogar, las necesidades dietéticas y la recogida o el reparto, y solo ve sus propias derivaciones y su estado. Pide únicamente lo necesario para preparar un lote adecuado: cuantos menos datos personales, menos que proteger y una derivación más rápida.

Crea un portal de derivaciones para mi banco de alimentos. Cada entidad colaboradora tiene su propio acceso y envía derivaciones con un número de referencia, número de adultos y niños, necesidades dietéticas y jornada de recogida o reparto. Las entidades solo ven sus propias derivaciones y estado. El personal del banco de alimentos ve todas las derivaciones de cada jornada.

Stock contado al preparar los lotes, no con una hoja

Registra las donaciones al llegar, por categoría, origen y fecha de consumo preferente. Define lotes estándar para una, dos, tres o cuatro personas y cinco o más, y cada lote preparado descuenta su contenido. El producto refrigerado y congelado va en su propia lista. La coordinadora ve qué va a faltar antes de la próxima jornada.

Crea una app de stock para un banco de alimentos. Registra las donaciones por categoría, origen y fecha de consumo preferente. Define plantillas de lotes por tamaño del hogar que descuenten stock al prepararse. Muestra el stock por categoría con semanas de cobertura al ritmo de uso actual y resalta los productos que caducan en menos de 30 días.

Un cuadrante de voluntarios que se apuntan ellos mismos

Los voluntarios eligen turnos de clasificación, preparación, reparto y conducción, y los puestos que requieren formación en almacén o en protección de menores solo se muestran a quienes están formados. Un recordatorio el día antes, enviado por el correo o la cuenta de mensajería que conectes, reduce las ausencias. Las coordinadoras ven con antelación los huecos de las semanas de vacaciones escolares.

Crea un cuadrante de voluntarios para mi banco de alimentos con turnos de clasificación, preparación, reparto y conducción. Los voluntarios entran y se apuntan ellos mismos; los turnos de conducción y de almacén solo están abiertos a voluntarios marcados como formados. Muestra a las coordinadoras los turnos sin cubrir de las próximas dos semanas.

Una web que explica con calma cómo pedir ayuda

Explica con claridad cómo funcionan las derivaciones, quién puede derivar, cuándo son las jornadas y qué llevar, con palabras que no hagan sentir juzgado a nadie y en los principales idiomas que se hablan en la zona. Pon los puntos de entrega y una lista breve de lo más necesario en la página de inicio y cámbiala cada semana.

Crea una web para nuestro banco de alimentos con una página «Pedir ayuda» que explique las derivaciones y los horarios de las jornadas en lenguaje sencillo, una página «Donar alimentos» con los puntos de entrega y una lista de lo más necesario que pueda actualizar cada semana, un formulario para apuntarse como voluntario y una versión en árabe y en polaco de la página de ayuda.

Semanas de cobertura por categoría y las cifras que piden los financiadores

Muestra cuántas semanas de cada categoría tienes al ritmo de uso actual, para saber que hay que pedir atún y no pasta. Añade lotes por semana y tamaño del hogar, donaciones por origen y horas de voluntariado al mes: las cifras que suelen pedir los financiadores y las memorias anuales.

Crea un panel para un banco de alimentos que muestre los lotes entregados por semana según el tamaño del hogar, las semanas de cobertura por categoría de stock, las donaciones recibidas por origen este mes y el total de horas de voluntariado al mes.

Días de recogida con turnos de dos horas

Para las recogidas en supermercados y las campañas comunitarias de alimentos, los voluntarios se apuntan a turnos cortos en un establecimiento concreto, lo que facilita cubrir los puestos. Cada página de evento muestra el lugar, los horarios y qué hay que recoger.

Crea una página de inscripción para los días de recogida en supermercados de nuestro banco de alimentos. Cada recogida tiene varios establecimientos, cada uno con turnos de voluntarios de dos horas y un máximo de tres voluntarios por turno. Muestra en la página la lista de lo más necesario.

Datos personales de personas en situación de necesidad

Los datos de las derivaciones describen a personas en circunstancias difíciles: composición del hogar, dietas relacionadas con la salud y, a veces, el motivo de la derivación. Guárdalos separados de los registros de donantes y voluntarios, detrás de un acceso con contraseña, con cada entidad limitada a sus propias derivaciones y con los voluntarios viendo solo lo que necesitan para preparar los lotes. Elimina o anonimiza las derivaciones antiguas según un calendario que tú elijas. Mythex crea la app; tú sigues siendo responsable de las normas de protección de datos y de seguridad alimentaria del lugar donde operas.

Recoge solo lo necesario para preparar un lote
Acceso por entidad en cada derivación
Datos de las personas atendidas separados de los registros de donantes

Del papel a la app, una jornada cada vez

Empieza por el stock. Haz un recuento de la forma habitual, introdúcelo y luego prepara la siguiente jornada con las plantillas de lotes, y compara después el stock restante con un recuento rápido. Cuando las cifras coincidan, abre el portal de derivaciones a una o dos entidades colaboradoras antes de invitar al resto. El cuadrante de voluntarios puede lanzarse a la vez, porque no depende de los demás.

Un prompt para empezar

Crea una app para nuestro banco de alimentos. Las entidades colaboradoras entran para enviar derivaciones con el tamaño del hogar y las necesidades dietéticas de cada jornada. Controla el stock por categoría y fecha de consumo preferente, con plantillas de lotes por tamaño del hogar que descuenten stock al prepararse. Añade un cuadrante de voluntarios donde la gente se apunte a turnos de clasificación, preparación y reparto, y una lista pública de lo más necesario.

Preguntas

¿Las entidades colaboradoras pueden enviar derivaciones en línea?

Sí. Cada entidad tiene su propio acceso para enviar y consultar solo sus derivaciones. Como los datos son sensibles, limita el acceso con rigor y revisa las normas de protección de datos que se aplican donde operas.

¿Los voluntarios pueden apuntarse a turnos desde el móvil?

Sí. El cuadrante es una app web que funciona en el navegador de cualquier móvil. Los correos o mensajes de recordatorio requieren un servicio de correo o mensajería conectado con tu propia cuenta.

¿Puede mostrar a los donantes lo que más necesitamos?

Sí. Puedes pedir una lista de lo más necesario en la web, que actualizas desde el panel de administración, o una lista calculada a partir de las categorías con menos stock.

¿Podemos aceptar donaciones en dinero?

Sí, conectando un proveedor de donaciones o de pagos que configures en la cuenta de tu propia organización. La página puede mostrar el objetivo de la campaña y el progreso.

¿Es gratis para una entidad benéfica?

Empiezas gratis, sin tarjeta, usando los créditos diarios para crear y publicar. Pro cuesta $25/mes y añade un dominio propio, edición de código y exportación; no hay un plan específico para entidades benéficas.

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