Logiciel pour centres de plein air : réservations de groupes, plannings d'encadrants et carnets de matériel, créés avec l'IA

Avec Mythex, un centre d'activités de plein air peut créer son propre système de réservation de groupes, un espace où les responsables transmettent effectifs et fiches médicales, un planning d'encadrants qui sait qui peut diriger une séance de canoë-kayak, et un carnet de contrôle du matériel pour baudriers et cordes. Vous décrivez le fonctionnement de votre centre dans le chat, vérifiez-le dans l'aperçu en direct, puis publiez-le à une adresse web réelle.

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Ce qu'un centre qui accueille classes et séjours a vraiment besoin

L'essentiel du travail se fait avant l'arrivée du car. Un séjour de classe de CM2 suppose une liste de participants avec âges, allergies et notes médicales, un acompte, des effectifs définitifs à une date limite et un programme qui donne envie aux parents. Le matin même, le plan change : la rivière est trop haute, le vent ferme les parcours en hauteur, et le responsable de service doit reconstruire la journée en sachant quel encadrant détient quel brevet et quels taux d'encadrement s'appliquent. Les entreprises qui organisent des journées de cohésion veulent un devis par personne en un jour. Les centres de vacances veulent que les parents du quartier réservent en deux minutes. Rien de tout cela ne fonctionne quand les qualifications sont dans un classeur et les formulaires dans une boîte mail.

Réservations de groupes avec responsable, effectif, activités et dates
Listes de participants avec notes médicales et alimentaires avant l'arrivée
Qualifications des encadrants et dates d'expiration liées aux activités
Taux d'encadrement par activité vérifiés lors de la planification des séances
Historique des contrôles pour le matériel d'escalade, de cordes et de pagaie
Devis par élève avec places gratuites pour les encadrants affichées

Des réservations de groupes qui demandent la liste des participants tôt

Un établissement scolaire ou un groupe de jeunes choisit ses dates, une journée ou un séjour avec hébergement, et les activités souhaitées, puis reçoit une liste de contrôle : noms et âges des participants, régimes alimentaires, notes médicales et autorisations, à fournir deux semaines avant l'arrivée. Le personnel voit quels groupes sont complets et lesquels ne le sont pas, et le plan de séance s'appuie sur les effectifs réels plutôt que sur le chiffre donné en janvier.

Créez un système de réservation de groupes pour mon centre d'activités de plein air. Un responsable de groupe réserve une journée ou un séjour de 3 nuits, choisit des activités comme canoë-kayak, parcours en hauteur et escalade, et indique l'effectif. Deux semaines avant l'arrivée, il doit téléverser une liste des participants avec âges, régimes alimentaires et notes médicales. Montrez au personnel les réservations qui manquent encore d'informations.

Une page par responsable de groupe, avec ce qui manque

Chaque enseignant ou responsable scout se connecte et voit son séjour : dates, programme, acompte versé, effectifs définitifs attendus, formulaires en attente et régimes alimentaires. Quand un parent envoie tardivement une fiche médicale, le responsable la téléverse ici au lieu d'écrire au secrétariat. Votre équipe voit l'état de chaque groupe sur un seul écran.

Créez un espace responsable de groupe pour un centre de plein air. Chaque responsable ne voit que sa propre réservation : dates, programme, état de l'acompte, date limite des effectifs définitifs et liste de contrôle des éléments manquants comme les fiches médicales. Il peut téléverser des fichiers et écrire à notre service réservations. Le personnel voit tous les groupes et peut marquer les éléments comme terminés.

Un planning qui sait qui peut encadrer quelle activité

Enregistrez les brevets de chaque encadrant et leurs dates d'expiration, et reliez chaque activité aux qualifications requises. Quand le responsable déplace le canoë en salle d'escalade à cause de la météo, le planning ne propose que les personnes qualifiées pour l'animer et signale les brevets expirés ou les taux d'encadrement non respectés.

Créez un planning d'encadrants pour un centre de plein air. Chaque encadrant a des qualifications avec dates d'expiration. Chaque activité indique la qualification requise et le taux d'encadrement. Quand j'affecte une séance, ne montrez que les encadrants qualifiés, signalez les brevets expirés et marquez les séances qui ne respectent pas le taux.

Carnets de contrôle pour baudriers, cordes et gilets de sauvetage

Chaque baudrier, casque, corde et gilet de sauvetage a une fiche avec sa date d'achat, sa durée de vie annoncée par le fabricant et son historique de contrôle. Les encadrants enregistrent leurs contrôles depuis un téléphone au magasin de matériel, et une liste indique les articles à contrôler ou à retirer ce mois-ci.

Créez un inventaire de matériel pour un centre de plein air. Chaque article, comme un baudrier, une corde, un casque ou un gilet de sauvetage, a un identifiant, un type, une date d'achat, une date de retrait et un journal de contrôle. Les encadrants enregistrent les contrôles depuis un téléphone. Affichez les articles à contrôler ce mois-ci et ceux qui ont dépassé leur date de retrait.

Des devis par élève qu'un chef d'établissement peut valider

Chiffrez les séjours au prix par élève, avec les places gratuites pour les accompagnateurs, les repas et les options de transport. Les enseignants reportent le montant directement dans le courrier aux familles. Les journées de cohésion d'entreprise reçoivent un devis par personne avec restauration optionnelle et une date d'expiration fixe.

Créez un outil de devis pour un centre de plein air. Les devis scolaires affichent le prix par élève, le nombre de places gratuites pour les accompagnateurs, les nuitées, les repas et les activités. Les devis d'entreprise affichent le prix par personne et le déjeuner optionnel. Chaque devis a une date d'expiration et le client peut l'accepter en ligne.

Une page pour les vacances, destinée aux familles du quartier

Quand les groupes scolaires repartent pendant les vacances, une page simple présente les stages à la journée aux familles voisines : âges, activités quotidiennes, horaires de dépose, affaires à prévoir et un formulaire de réservation limité par le nombre de places. Elle permet aux encadrants de travailler pendant ces périodes creuses.

Créez une page de destination pour nos stages d'été pour les 8 à 14 ans. Affichez le programme de la semaine, les horaires de dépose et de reprise, les affaires à prévoir, et un formulaire de réservation avec nom de l'enfant, âge, notes médicales et contact d'urgence. Fermez chaque semaine quand elle est complète.

Météo : prévoir la solution de repli avant d'en avoir besoin

Donnez à chaque activité en eau ou en hauteur une alternative sèche et peu venteuse, dans l'application, avec la qualification qu'elle exige. Quand le contrôle du matin indique que la rivière n'est pas praticable, le responsable choisit la solution de repli et le planning se met à jour avec les encadrants capables de l'assurer. Enregistrez aussi la raison de chaque annulation. Au bout d'une saison, vous saurez combien de séances de canoë-kayak vous perdez, ce qui justifie un investissement dans un mur d'escalade couvert.

Une activité de repli pour chaque séance en extérieur
Motif d'annulation enregistré à chaque fois
Un bilan de saison des séances perdues par activité

Données médicales des enfants

Les listes de participants contiennent des informations de santé sur des enfants. Demandez des connexions pour les responsables et le personnel, gardez les dossiers de chaque groupe visibles seulement pour ce groupe et le personnel, et décidez combien de temps vous conservez les fiches après le séjour. Vérifiez les règles de protection des données et de protection de l'enfance applicables là où vous exercez ; Mythex construit ce que vous décrivez, mais ne décide pas à votre place de votre politique de conservation.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon centre d'activités de plein air. Les écoles et groupes réservent des journées ou des séjours avec des activités comme le canoë-kayak, les parcours en hauteur et l'escalade, puis téléversent les listes de participants avec âges, notes médicales et régimes alimentaires via un espace responsable de groupe. Le personnel planifie les séances sur un planning qui ne propose que les encadrants qualifiés pour chaque activité et signale les brevets expirés. Ajoutez un carnet de matériel pour baudriers et cordes avec les dates de contrôle.

Questions

Les responsables de groupe peuvent-ils téléverser des fiches médicales et d'autorisation ?

Oui. Mythex fournit un vrai stockage de fichiers, donc un responsable peut téléverser formulaires et listes de participants sur la réservation de son groupe. Demandez des connexions responsables pour que chaque groupe ne voie que ses propres dossiers.

Le planning peut-il vérifier les qualifications des encadrants ?

Oui, si vous le décrivez. Enregistrez les brevets avec leurs dates d'expiration, reliez chaque activité au brevet requis, et demandez au planning de masquer les encadrants non qualifiés et de signaler ceux dont le brevet a expiré.

Les écoles peuvent-elles verser un acompte en ligne ?

Oui, via un prestataire de paiement que vous connectez avec votre propre compte. Beaucoup de centres facturent plutôt les établissements, et l'application peut produire ces factures avec les dates de l'acompte et du solde.

Faut-il savoir coder ?

Non. Vous décrivez le centre en termes simples et vous modifiez les choses en discutant avec l'assistant. Le code est là si vous ou un développeur voulez le consulter.

Est-ce gratuit ?

Vous pouvez créer et publier sur le forfait Free sans carte bancaire, avec des crédits quotidiens. Pro coûte $25 par mois pour davantage de crédits, un domaine personnalisé, l'édition de code et l'export.

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