Logiciel pour rédacteurs de subventions : base de données des bailleurs de fonds, portail client et calendrier des échéances

Avec Mythex, une firme de rédaction de subventions peut créer un CRM où les bailleurs de fonds sont des fiches avec leurs notes d'admissibilité et les dates des rondes, un portail client qui conserve l'ébauche de chaque demande, son statut et les documents standards que les bailleurs de fonds réclament sans cesse, ainsi qu'un calendrier unique des échéances pour tous les clients. Décrivez votre façon de travailler dans le clavardage, vérifiez l'aperçu en direct et publiez.

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Vingt clients, quarante échéances, un seul calendrier

La rédaction de subventions se déroule au rythme des dates des autres. Les rondes des fondations, les programmes gouvernementaux et les fonds d'entreprises ouvrent et ferment selon leurs propres cycles, et trois clients peuvent courir après le même. Les ébauches font l'aller-retour par courriel jusqu'à ce que personne ne sache quelle version les administrateurs ont approuvée. Chaque bailleur de fonds demande les mêmes pièces jointes (états financiers, acte constitutif, politique de protection des personnes, liste du conseil d'administration), et quelqu'un doit toujours tout chercher la veille. La recherche faite pour un client se perd au lieu d'être réutilisée pour le suivant, et les subventions obtenues entraînent leurs propres échéances de rapport.

Bailleurs de fonds enregistrés une seule fois avec leurs axes d'intervention, les montants accordés et les rondes
Chaque demande liée à un client, un bailleur de fonds, une échéance et un montant
Une bibliothèque de documents par client, réutilisée d'une soumission à l'autre
Commentaires sur les ébauches conservés avec la version à laquelle ils se rapportent
Échéances de rapport pour les subventions déjà obtenues
Heures par demande comparées aux honoraires facturés

Des bailleurs de fonds comme fiches, non comme signets

Chaque bailleur de fonds a ses axes d'intervention, sa zone géographique, son montant habituel, ses notes d'admissibilité, les dates des rondes, ses contacts et les commentaires reçus lors de soumissions passées. Les clients ont leur mission, leur emplacement, leur revenu annuel et leurs bailleurs de fonds antérieurs. Les demandes relient les deux, de sorte que la présélection des bailleurs de fonds pour un nouveau client prend quelques minutes.

Créez un CRM pour ma firme de rédaction de subventions. Les bailleurs de fonds ont leurs axes d'intervention, leurs régions, leur fourchette de montants habituels, leurs notes d'admissibilité, les dates d'ouverture et de fermeture des rondes, et leurs contacts. Les clients ont leur mission, leur emplacement, leur revenu annuel et leurs bailleurs de fonds antérieurs. Les demandes relient un client à un bailleur de fonds avec l'échéance, le montant demandé, le statut et le résultat. Permettez-moi de filtrer les bailleurs de fonds par axe d'intervention et par plafond de revenu pour faire une présélection pour un client.

Un portail où la bonne ébauche saute aux yeux

Les clients se connectent pour voir l'échéance, le statut et l'ébauche actuelle de chaque demande, laisser des commentaires sur cette version précise, et téléverser une fois pour toutes leurs états financiers, politiques et budgets pour les réutiliser. Les subventions obtenues affichent leurs dates de rapport.

Créez un portail client pour ma firme de rédaction de subventions. Les clients voient leurs demandes avec le bailleur de fonds, l'échéance, le statut et l'ébauche actuelle, et peuvent commenter une version précise de l'ébauche. Ils téléversent une fois les documents standards (états financiers, acte constitutif, politiques, liste du conseil) dans une bibliothèque que je peux joindre à toute demande. Affichez les échéances de rapport pour les subventions qu'ils ont obtenues.

Chaque échéance sur un seul calendrier

Les échéances à venir pour tous les clients, pour que les conflits apparaissent des semaines à l'avance, le taux de réussite par bailleur de fonds et par secteur, le total des fonds obtenus et les heures par demande comparées aux honoraires.

Créez un tableau de bord pour ma firme de rédaction de subventions avec un calendrier des échéances à venir pour tous les clients pour les 90 prochains jours, le taux de réussite par bailleur de fonds et par secteur, le total des fonds obtenus cette année, et les heures consignées par rapport aux honoraires pour chaque demande.

Des soumissions définies selon le formulaire de demande

Chaque soumission nomme le bailleur de fonds, l'échéance et la portée (recherche, rédaction, budget, révision), tarifée selon le type de demande plutôt qu'une estimation horaire approximative, et indique que la décision de financement revient au bailleur de fonds.

Créez une application de soumissions pour la rédaction de subventions. Chaque soumission nomme le client, le bailleur de fonds, l'échéance et les éléments de portée (recherche sur le bailleur de fonds, rédaction complète, texte budgétaire, révision de la demande), avec des prix fixes selon la taille de la demande : petite fondation, fiducie de taille moyenne, grande demande gouvernementale. Ajoutez une ligne indiquant que les décisions de financement relèvent du bailleur de fonds.

Une partie à l'avance, le reste à la soumission

Des honoraires de projet fixes répartis entre un paiement initial et un solde à la soumission, des tarifs journaliers pour la recherche et les révisions, et des forfaits annuels couvrant plusieurs demandes par année, avec les références dont les équipes financières d'organismes à but non lucratif ont besoin.

Créez la facturation pour un rédacteur de subventions : honoraires de projet répartis à 50 % à l'avance et à 50 % à la soumission, factures au tarif journalier pour la recherche et les révisions, forfaits annuels facturés chaque trimestre, et un champ pour le bon de commande ou la référence d'approbation du client.

Un site qui explique comment vous facturez

Avec qui vous travaillez (organismes de bienfaisance, entreprises sociales, équipes de recherche), les services allant de la recherche de bailleurs de fonds aux rapports d'impact, des exemples de projets financés partagés avec permission, et un énoncé clair de votre approche en matière d'honoraires.

Créez un site web pour ma firme de rédaction de subventions avec des pages sur la recherche de bailleurs de fonds, les demandes complètes, les révisions de demandes et les rapports d'impact, les secteurs dans lesquels je travaille, des études de cas de projets financés, une page expliquant mon approche à honoraires fixes, et un formulaire de demande de renseignements demandant le type d'organisme, le revenu annuel et l'axe du projet.

Des brouillons dans la boîte de réception à un registre partagé

Commencez par saisir les demandes en cours et leurs échéances, puis les bailleurs de fonds que vous utilisez le plus. Déplacez les documents standards de chaque client dans le portail lors de votre prochain contact, et demandez aux clients de commenter là plutôt que par courriel. En une ronde ou deux, vous aurez une liste de bailleurs de fonds où faire votre présélection et un historique de ce qui a été obtenu et pourquoi.

Échéances en cours saisies en premier
Principaux bailleurs de fonds avec leurs notes d'admissibilité
Documents des clients recueillis une seule fois

Un mot sur les honoraires

Beaucoup de bailleurs de fonds et d'ordres professionnels déconseillent de payer les rédacteurs de subventions en pourcentage du montant accordé. Une soumission et une facture fondées sur des honoraires fixes par demande, payables à la soumission plutôt qu'au résultat, préservent l'indépendance de vos conseils et la prévisibilité de vos revenus.

Une consigne pour commencer

Créez une application pour ma firme de rédaction de subventions. Conservez les bailleurs de fonds avec leurs axes d'intervention, leurs montants accordés et leurs échéances de ronde, les clients avec leur revenu et leur mission, et les demandes qui les relient avec le montant demandé et le statut. Les clients se connectent pour voir leurs demandes, commenter les ébauches et téléverser une fois leurs documents standards. Montrez-moi chaque échéance de tous les clients sur un seul calendrier.

Questions

Les clients peuvent-ils commenter les ébauches dans le portail?

Oui. Les commentaires peuvent être liés à une version précise de l'ébauche, de sorte que les commentaires sur la version deux ne se mélangent pas avec ceux de la version trois.

Puis-je tenir une base de données des bailleurs de fonds?

Oui. Les bailleurs de fonds peuvent avoir leur propre fiche avec leurs axes d'intervention, leur admissibilité, leurs montants accordés et leurs dates de ronde, réutilisée pour tous les clients.

Peut-elle me rappeler les échéances?

Oui. Le tableau de bord affiche les échéances à venir, et des courriels de rappel peuvent être envoyés si vous reliez un service de courriel.

Puis-je vendre un cours sur la rédaction de demandes?

Oui. Un volet de cours avec des leçons sur les budgets, les résultats et les preuves peut se trouver dans le même projet, et des places peuvent être achetées par un organisme pour plusieurs employés.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous expliquez dans le clavardage comment vous suivez les bailleurs de fonds et les ébauches, et Mythex le construit. Le forfait gratuit ne coûte rien et ne demande aucune carte; Pro, à 25 $ par mois, place le portail sur le domaine de votre firme.

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