Logiciel pour centres de tutorat : horaires, portails parents et factures de session

Mythex construit ce qu'un centre de tutorat garde d'habitude dans des feuilles de calcul séparées : un horaire qui place tuteurs, locaux et élèves dans les heures après l'école, un portail parent avec les notes de session et les factures, la facturation trimestrielle avec rabais de fratrie, et des pages d'atterrissage pour les cours d'examen. Décrivez le fonctionnement de votre centre et publiez-le avec une vraie base de données.

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Ce dont un centre de tutorat a besoin d'un logiciel

Tout se passe entre 15 h 30 et 19 h en semaine et le samedi matin, donc quelques heures doivent contenir chaque tuteur, chaque local et chaque élève. Les inscriptions montent au début du trimestre et dans les semaines précédant les examens; les cours de vacances remplissent les congés. Plusieurs tuteurs sont des étudiants universitaires ou des enseignants avec leur propre horaire. Les parents paient, les élèves assistent aux cours, et les deux veulent savoir si ça fonctionne. La plupart des centres tiennent l'horaire dans un tableur, les factures dans un autre et le suivi des élèves dans un fil de messages. Ce qui aide, c'est un dossier par élève qui relie son créneau hebdomadaire, son tuteur, ses notes et la facture de sa famille.

Créneaux hebdomadaires réservés pour tout un trimestre, et non un à la fois
Disponibilité des tuteurs par matière et niveau, plus la capacité des locaux
Notes de session que les parents peuvent lire
Factures trimestrielles avec rabais de fratrie et crédits de reprise
Du cours d'essai jusqu'à l'inscription
Rétention d'un trimestre à l'autre

Un horaire trimestriel qui respecte tuteurs et locaux

Recueillez la disponibilité de chaque tuteur pour tout le trimestre, avec les matières et niveaux qu'il enseigne, ainsi que la capacité de chaque local. Les élèves sont placés dans un créneau hebdomadaire fixe, et l'application vous avertit lorsqu'un groupe dépasse la taille d'un local ou qu'un tuteur est réservé pendant sa propre semaine d'examens. Les dates du trimestre et les relâches sont définies une seule fois.

Créez une application d'horaire pour mon centre de tutorat. Les tuteurs ont des matières, des niveaux et une disponibilité hebdomadaire pour le trimestre; les locaux ont une capacité. Placez les élèves dans des créneaux hebdomadaires récurrents pour tout le trimestre, avertissez-moi des conflits de local ou de tuteur, et sautez les dates de relâche et de vacances que je définis.

Des factures trimestrielles aux parents, et non des reçus par cours

Le paiement à la séance crée des dizaines de petites factures et plus d'annulations. Facturez chaque famille par trimestre à l'avance, avec une option de paiement mensuel, appliquez automatiquement les rabais de fratrie et les prix forfaitaires, créditez les séances manquées selon votre propre politique de reprise, et facturez séparément les cours de vacances.

Créez une application de facturation pour un centre de tutorat. Facturez chaque famille par trimestre pour toutes les séances hebdomadaires de ses enfants, avec une option de paiement mensuel, un rabais de fratrie automatique, des crédits pour les séances manquées selon ma politique de reprise, et des factures séparées pour les cours de vacances. Affichez les factures impayées par famille.

Un portail parent avec deux lignes après chaque séance

Demandez aux tuteurs d'écrire ce qui a été vu et ce qu'il faut pratiquer après chaque séance. Les parents voient ces notes, les présences, les prochaines séances et les factures de chaque enfant, avec une seule connexion. Les élèves peuvent avoir leur propre vue avec les devoirs et les ressources, sans la facturation.

Créez un portail parent pour mon centre de tutorat. Les parents se connectent et voient les prochaines séances, les présences, les notes du tuteur après chaque séance, les devoirs et les factures de chaque enfant. Une seule connexion couvre plusieurs enfants. Les tuteurs peuvent publier des notes et des devoirs seulement pour leurs propres élèves.

Des pages de cours d'examen avec les places restantes

Faites une page par cours d'examen avec les dates, les heures, la taille des groupes et un compte visible des places restantes. Une page d'évaluation gratuite qui demande l'année, la matière et la principale préoccupation de l'élève attire les familles qui ne sont pas encore prêtes à s'engager.

Créez une page d'atterrissage pour notre cours de préparation aux examens avec les dates du cours, les heures de séance, la taille des groupes, un compte en direct des places restantes, les profils des tuteurs et un formulaire de réservation pour les parents.

Des cours d'essai qui se transforment en inscriptions

Les familles essaient plus d'un centre. Suivez chaque demande, de l'essai réservé à l'essai fait, puis à l'inscription; reliez les frères et sœurs à la même famille, et rappelez au personnel d'envoyer les notes du tuteur et un plan suggéré dans la journée suivant l'essai.

Créez un CRM pour un centre de tutorat avec les familles, les élèves (école, année scolaire, matières, objectifs, résultats d'évaluation) et les étapes des demandes : essai réservé, essai fait, inscrit, perdu. Rappelez-moi de faire le suivi dans les 24 heures suivant chaque essai.

Réinscriptions par matière et par tuteur

Les nouvelles demandes attirent l'attention, mais la rétention fait les profits. Présentez en graphique le nombre d'élèves qui reviennent chaque trimestre, par matière et par tuteur, à côté de l'utilisation des locaux aux heures de pointe et des frais impayés.

Créez un tableau de bord pour mon centre de tutorat qui montre les inscriptions par matière et niveau, les réinscriptions d'un trimestre à l'autre par tuteur, l'utilisation des locaux de 15 h 30 à 19 h, et les factures impayées par famille.

Données des enfants et protection

Un centre de tutorat conserve les noms, les écoles et les notes de progrès de mineurs, ainsi que les coordonnées des parents. Exigez une connexion pour chaque compte, limitez les tuteurs à leurs propres élèves, et stockez les fichiers d'évaluation en privé. Ne mentionnez les vérifications d'antécédents sur votre site que dans la mesure où elles s'appliquent là où vous exercez. Mythex intègre les règles d'accès à l'application; les règles de protection de l'enfance et de données de votre pays vous incombent.

De deux tableurs à un seul dossier

Commencez par importer votre horaire actuel comme élèves, tuteurs et créneaux hebdomadaires, puis générez les factures du trimestre à partir de là. Une fois que l'horaire et la facture proviennent du même endroit, le portail et le tableau de bord ne sont que des vues de ces données.

Importer la feuille de calcul de l'horaire
Générer les factures trimestrielles à partir des créneaux inscrits
Ensuite, ouvrir le portail parent

Une consigne pour commencer

Créez une application pour mon centre de tutorat. Les tuteurs ont des matières, des niveaux et une disponibilité pour le trimestre; les locaux ont une capacité. Inscrivez les élèves dans un créneau hebdomadaire fixe pour le trimestre, facturez chaque famille par trimestre avec rabais de fratrie et crédits de reprise, et donnez aux parents une connexion pour voir les séances, les notes du tuteur et les factures de chaque enfant.

Questions

Les parents peuvent-ils réserver un cours d'essai en ligne?

Oui. Ajoutez un formulaire de réservation d'essai avec l'année scolaire de l'élève, la matière et la préoccupation principale, limité aux plages où un tuteur et un local convenables sont libres.

Puis-je facturer les parents par trimestre avec des rabais de fratrie?

Oui. Décrivez vos frais trimestriels, votre rabais et vos règles de reprise, et Mythex les intègre à la génération des factures. Les paiements par carte passent par un fournisseur de paiement sur votre propre compte.

Les tuteurs peuvent-ils publier des notes de session pour les parents?

Oui. Les tuteurs se connectent, ne voient que leurs élèves et ajoutent des notes et des devoirs qui apparaissent dans le portail parent.

Les parents peuvent-ils utiliser ça comme appli sur téléphone?

Avec Pro, Mythex transforme votre application publiée en applis Android et iPhone qui l'ouvrent, afin que les parents puissent consulter les notes et les factures depuis leur écran d'accueil.

Est-ce gratuit?

Le forfait Gratuit ne demande pas de carte de crédit et donne des crédits quotidiens, suffisants pour créer et publier une première version. Pro coûte 25 $US par mois.

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