Logiciel pour centres de soutien scolaire : emplois du temps, espace parents et factures de trimestre

Mythex construit les outils qu'un centre de soutien scolaire garde d'habitude dans des tableurs séparés : un planning qui place tuteurs, salles et élèves dans les créneaux de l'après-midi, un espace parents avec notes de séance et factures, une facturation trimestrielle avec remises fratrie, et des pages d'atterrissage pour les cours de préparation aux examens. Décrivez le fonctionnement de votre centre et publiez-le avec une vraie base de données.

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Ce qu'un centre de soutien attend d'un logiciel

Tout se passe entre 15 h 30 et 19 h en semaine et le samedi matin, donc quelques heures doivent contenir chaque tuteur, chaque salle et chaque élève. Les inscriptions grimpent à la rentrée de trimestre et dans les semaines qui précèdent les examens ; les stages de vacances remplissent les congés. Beaucoup de tuteurs sont des étudiants ou des enseignants avec leur propre emploi du temps. Les parents paient, les élèves viennent, et les deux veulent savoir si ça marche. La plupart des centres tiennent le planning dans un tableur, les factures dans un autre et le suivi des progrès dans un fil WhatsApp. Ce qui aide, c'est une fiche par élève qui relie son créneau hebdomadaire, son tuteur, ses notes et la facture de sa famille.

Créneaux hebdomadaires réservés pour tout un trimestre, pas un par un
Disponibilités des tuteurs par matière et niveau, et capacité des salles
Notes de séance que les parents peuvent lire
Factures trimestrielles avec remises fratrie et avoirs de rattrapage
Suivi de la séance d'essai jusqu'à l'inscription
Réinscription d'un trimestre à l'autre

Un planning trimestriel qui respecte tuteurs et salles

Recueillez la disponibilité de chaque tuteur pour tout le trimestre, avec les matières et niveaux qu'il enseigne, et la capacité de chaque salle. Les élèves sont placés dans un créneau hebdomadaire fixe, et l'app signale quand une salle dépasse la taille de son groupe ou qu'un tuteur est pris pendant sa propre semaine d'examens. Les dates de trimestre et les vacances intermédiaires sont saisies une seule fois.

Construis une app de planning pour mon centre de soutien scolaire. Les tuteurs ont des matières, des niveaux et une disponibilité hebdomadaire pour le trimestre ; les salles ont une capacité. Place les élèves dans des créneaux hebdomadaires récurrents pour tout le trimestre, préviens-moi des conflits de salle ou de tuteur, et ignore les dates de vacances intermédiaires et de congés que j'ai saisies.

Des factures de trimestre aux parents, pas des reçus par cours

Le paiement à la séance crée des dizaines de petites factures et davantage d'annulations. Facturez chaque famille par trimestre à l'avance, avec la possibilité de payer par mois, appliquez automatiquement les remises fratrie et les prix de forfait, créditez les séances manquées selon votre propre règle de rattrapage, et facturez séparément les stages de vacances.

Crée une app de facturation pour un centre de soutien scolaire. Facture chaque famille par trimestre pour toutes les séances hebdomadaires de ses enfants, avec la possibilité de payer en mensualités, une remise fratrie automatique, des avoirs pour les séances manquées selon ma règle de rattrapage, et des factures séparées pour les stages de vacances. Affiche les factures impayées par famille.

Un espace parents avec deux lignes après chaque séance

Demandez aux tuteurs d'écrire ce qui a été vu et ce qu'il faut travailler après chaque séance. Les parents voient ces notes, les présences, les prochaines séances et les factures de chaque enfant avec une seule connexion. Les élèves peuvent avoir leur propre vue avec devoirs et ressources, sans la partie facturation.

Construis un espace parents pour mon centre de soutien scolaire. Les parents se connectent et voient les prochaines séances, les présences, les notes du tuteur après chaque séance, les devoirs et les factures de chaque enfant. Une seule connexion couvre plusieurs enfants. Les tuteurs peuvent publier des notes et des devoirs uniquement pour leurs propres élèves.

Des pages de cours d'examen avec les places restantes

Créez une page par cours de préparation aux examens avec les dates, les horaires, la taille du groupe et un nombre de places restantes visible. Une page d'évaluation gratuite qui demande l'année, la matière et la principale difficulté de l'élève attire les familles qui ne sont pas encore prêtes à s'engager.

Crée une page d'atterrissage pour notre cours de préparation aux examens avec les dates du cours, les horaires des séances, la taille du groupe, un compteur en direct des places restantes, les profils des tuteurs et un formulaire de réservation pour les parents.

Des séances d'essai qui deviennent des inscriptions

Les familles essaient souvent plusieurs centres. Suivez chaque demande depuis la séance d'essai réservée jusqu'à la séance effectuée puis l'inscription, reliez les frères et sœurs à la même famille, et rappelez à l'équipe d'envoyer les notes du tuteur et un programme suggéré dans la journée qui suit l'essai.

Crée un CRM pour un centre de soutien scolaire avec les familles, les élèves (établissement, année, matières, objectifs, notes d'évaluation) et les étapes des demandes : essai réservé, essai effectué, inscrit, perdu. Rappelle-moi de faire le suivi dans les 24 heures après chaque essai.

Réinscription par matière et par tuteur

Les nouvelles demandes attirent l'attention, mais la fidélisation fait le bénéfice. Représentez le nombre d'élèves qui reviennent chaque trimestre, ventilé par matière et par tuteur, à côté de l'occupation des salles aux heures de pointe et des frais impayés.

Crée un tableau de bord pour mon centre de soutien scolaire affichant les inscriptions par matière et par niveau, la réinscription d'un trimestre à l'autre par tuteur, le taux d'occupation des salles de 15 h 30 à 19 h, et les factures impayées par famille.

Données des enfants et protection de l'enfance

Un centre de soutien conserve les noms, les établissements et les notes de progression de mineurs, ainsi que les coordonnées des parents. Demandez une connexion pour chaque compte, des tuteurs limités à leurs propres élèves, et un stockage privé pour les fichiers d'évaluation. Ne mentionnez les vérifications d'antécédents sur votre site que dans la mesure où elles s'appliquent là où vous exercez. Mythex intègre les règles d'accès dans l'app ; les règles de protection de l'enfance et de données personnelles de votre pays restent à vérifier de votre côté.

De deux tableurs à une seule fiche

Commencez par importer votre planning actuel sous forme d'élèves, de tuteurs et de créneaux hebdomadaires, puis générez les factures du trimestre à partir de là. Une fois que le planning et la facture viennent de la même source, l'espace parents et le tableau de bord ne sont que des vues de ces données.

Importer le tableur du planning
Générer les factures du trimestre à partir des créneaux inscrits
Ouvrir ensuite l'espace parents

Un prompt pour démarrer

Construis une app pour mon centre de soutien scolaire. Les tuteurs ont des matières, des niveaux et une disponibilité pour le trimestre ; les salles ont une capacité. Inscris les élèves dans un créneau hebdomadaire fixe pour le trimestre, facture chaque famille par trimestre avec les remises fratrie et les avoirs de rattrapage, et donne aux parents une connexion pour voir les séances, les notes des tuteurs et les factures de chaque enfant.

Questions

Les parents peuvent-ils réserver une séance d'essai en ligne ?

Oui. Demandez un formulaire de réservation d'essai avec l'année, la matière et la principale difficulté de l'élève, limité aux créneaux où un tuteur et une salle adaptés sont libres.

Puis-je facturer les parents par trimestre avec des remises fratrie ?

Oui. Décrivez vos tarifs de trimestre, votre remise et votre règle de rattrapage, et Mythex les intègre à la génération des factures. Les paiements par carte passent par un prestataire de paiement sur votre propre compte.

Les tuteurs peuvent-ils publier des notes de séance pour les parents ?

Oui. Les tuteurs se connectent, ne voient que leurs élèves et ajoutent des notes et des devoirs qui apparaissent dans l'espace parents.

Les parents peuvent-ils utiliser une app sur téléphone ?

Avec Pro, Mythex transforme votre app publiée en applications Android et iPhone qui l'ouvrent, pour que les parents consultent les notes et les factures depuis leur écran d'accueil.

Est-ce gratuit ?

Le plan Free ne demande pas de carte bancaire et donne des crédits quotidiens, suffisants pour créer et publier une première version. Pro coûte $25/month.

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