Kita-Apps für Wartelisten, Tagesberichte und Betreuungsschlüssel, mit KI gebaut

Mythex baut Kita-Software aus einer einfachen Beschreibung: eine Warteliste, sortiert danach, wann jedes Kind tatsächlich einen Platz braucht, eine Eltern-App mit Tagesberichten, die das Personal per Antippen ausfüllt, Allergie- und Abholdaten in jeder Kinderakte und ein Dienstplan, der sich aus den Kindern richtet, die in jeder Gruppe gebucht sind. Eine Website mit Besichtigungsbuchung gehört dazu, und alles wird über einen Link veröffentlicht, den Sie steuern.

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Was der Betrieb einer Kita von Ihrer Software verlangt

Eine Kita lebt von Betreuungsschlüsseln, festen Abläufen und Vertrauen. Jede Gruppe hat eine gesetzliche Obergrenze an Kindern pro Erwachsenem, daher muss jede Buchung, jede Zusatzstunde und jeder freie Tag einer Fachkraft gegen die Kinder geprüft werden, die an diesem Tag da sind. Eltern wollen wissen, wie ihr Kind gegessen und geschlafen hat, meist auf dem Heimweg, und Papierzettel gehen verloren. Allergien und Medikamente müssen dort stehen, wo beim Mittagessen serviert wird. Ein Kind darf nur von benannten Erwachsenen abgeholt werden. Dahinter steht eine Warteliste von Familien, die unterschiedliche Gruppen zu unterschiedlichen Zeiten wollen, monatliche Beiträge aus Anwesenheitstagen und geförderten Stunden und eine Aufnahme im September, bei der alle Gruppen gleichzeitig neu sortiert werden.

Warteliste nach Gruppe und gewünschtem Beginn, nicht nach Anfragedatum
Tagesbericht pro Kind: Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln, Aktivitäten, eine Notiz
Allergien, Medikamente und Abholberechtigte in jeder Akte
Belegung der Gruppen gegen den Betreuungsschlüssel geprüft
Monatsbeiträge mit geförderten Stunden und Geschwisterrabatten
Vorfallsprotokolle, die Eltern bestätigen

Eine Eltern-App mit dem Tagesbericht

Bezugspersonen erfassen Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln und Aktivitäten mit wenigen Antippern am Tablet im Gruppenraum und ergänzen eine Zeile Freitext. Eltern lesen den Bericht zur Abholzeit in ihrem Portal. Vorfall- und Unfallprotokolle erscheinen dort ebenfalls, und Eltern bestätigen sie in der App, statt an der Tür ein Blatt zu unterschreiben.

Baue ein Elternportal für meine Kita. Das Personal füllt pro Kind einen Tagesbericht am Tablet per Antippen aus: Mahlzeiten (alles, etwas, nichts), Schlafbeginn und -ende, Wickeln, Aktivitäten, dazu eine kurze Notiz. Eltern sehen den heutigen und frühere Berichte und bestätigen jedes Vorfallprotokoll.

Eine Warteliste, sortiert nach dem Termin, an dem der Platz gebraucht wird

Jede Anfrage erfasst Geburtsdatum des Kindes, gewünschten Beginn und benötigte Tage, sodass Sie sehen, in welche Gruppe es kommt und ob der Schlüssel passt. Familien durchlaufen Besichtigung, Angebot, Anzahlung und Start. Geschwister sind verknüpft, und jedes aufgenommene Kind zeigt, in welche Gruppe es als Nächstes wechselt und wann.

Erstelle ein Kita-CRM mit Warteliste. Erfasse Name und Geburtsdatum des Kindes, Kontakt des Sorgeberechtigten, gewünschten Beginn und Tage. Berechne, in welche Gruppe das Kind am Starttermin nach Alter käme. Stufen: Anfrage, Besichtigung, Angebot, Anzahlung bezahlt, gestartet. Verknüpfe Geschwister.

Ein Dienstplan, der sich aus den gebuchten Kindern ergibt

Gehen Sie davon aus, wie viele Säuglinge, Kleinkinder und Vorschulkinder jeden Tag kommen, berechnen Sie das Personal, das jede Gruppe braucht, und tragen Sie dann die Namen ein. Der Plan markiert jede Schicht ohne ausgebildete Ersthelferin oder Ersthelfer vor Ort und prüft Urlaubsanträge gegen die Buchungen dieses Tages.

Erstelle einen Dienstplan für meine Kita. Nutze für jeden Tag die gebuchten Kinder pro Gruppe (Säuglinge 1:3, Kleinkinder 1:4, Vorschule 1:8), um den benötigten Personalbedarf zu zeigen, und lass mich dann Personal zuweisen. Warne, wenn in der Schicht von Öffnung bis Schließung keine Ersthelferin oder kein Ersthelfer ist oder ein freier Tag den Schlüssel bricht.

Monatsbeiträge mit getrennt ausgewiesenen geförderten Stunden

Stellen Sie zu Monatsbeginn für die Tage, an denen jedes Kind da ist, die Rechnung aus. Geschwisterrabatte werden angewendet, und geförderte Stunden oder Zuschüsse stehen auf eigenen Zeilen. Späte Abholungen und Ferienbetreuung aus dem Vormonat kommen auf dieselbe Rechnung, damit Familien eine vorhersehbare Zahlung haben.

Baue die Rechnungsstellung für meine Kita. Monatsrechnungen pro Familie nach Anwesenheitstagen, ein Geschwisterrabatt, geförderte Stunden als eigener Abzug und Extras des Vormonats (Gebühren für späte Abholung, Ferienbetreuungstage). Erhaltene Kautionen werden beim Austritt verrechnet und zurückgezahlt.

Eine Kita-Website mit Besichtigungsbuchung

Erklären Sie jede Gruppe und Altersstufe, die Öffnungszeiten, die Betreuungszeiten und was inbegriffen ist, etwa Mahlzeiten. Beschreiben Sie einen typischen Tag Stunde für Stunde und stellen Sie die Gruppenleitungen mit Vornamen vor. Ein Besichtigungsformular bucht Familien für einen Besuch, und Ihr Prüf- oder Betriebserlaubnis-Status steht klar da.

Baue eine Website für meine Kita mit Seiten für jede Gruppe (Krabbelgruppe, Kleinkinder, Vorschule, Hort), Öffnungszeiten und Betreuungsarten, was inbegriffen ist, einen typischen Tag, unsere letzte Prüfbewertung und ein Formular für die Besichtigung mit festen Zeitfenstern.

Belegung nach Wochentag

Sehen Sie die Belegung pro Gruppe für jeden Wochentag, die Schlüssel über den Tag, anstehende Abgänge und Gruppenwechsel der nächsten drei Monate sowie unbezahlte Beiträge pro Familie. Viele Einrichtungen sind mittwochs voll und montags und freitags halb leer, und wenn Sie das klar sehen, können Sie ein Paket Montag bis Freitag anbieten.

Baue ein Dashboard für meine Kita mit der Belegung pro Gruppe nach Wochentag, Kindern, die in den nächsten 3 Monaten die Gruppe wechseln oder gehen, freien Plätzen pro Gruppe ab September und unbezahlten Beiträgen pro Familie.

Kinderdaten und Kinderschutz

Eine Kita verwahrt einige der sensibelsten Daten überhaupt: Gesundheit der Kinder, Allergien, Familienverhältnisse, Fotos und wer sie abholen darf. Richten Sie Konten für das Personal nach Rolle ein, damit nur Menschen, die mit einem Kind arbeiten, dessen Daten sehen, und begrenzen Sie Eltern auf die eigenen Kinder. Halten Sie für jedes Kind die Fotoeinwilligung fest und veröffentlichen Sie ohne sie keine erkennbaren Fotos. Bewahren Sie Vorfall- und Kinderschutznotizen in eingeschränkten Akten auf, nicht im Tagesbericht. Halten Sie sich an die Vorgaben Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde und an das Datenschutzrecht; Mythex gibt Ihnen die Werkzeuge, Zugriffe festzulegen, macht eine Einrichtung aber nicht von selbst konform.

Rollenbasierter Zugriff für das Personal; Eltern sehen nur ihre eigenen Kinder
Abholberechtigte mit Fotos, für das Personal sichtbar
Fotoeinwilligung pro Kind erfasst
Kinderschutznotizen getrennt von den Berichten für Eltern

Papierzettel bei der Abholung ersetzen

Beginnen Sie mit einer Gruppe. Stellen Sie dort ein Tablet auf, richten Sie die Kinder mit Allergien und Abholberechtigten ein und lassen Sie die Bezugsperson eine Woche lang die Berichte ausfüllen. Das Personal lässt alles weg, was mehr als eine Minute pro Kind dauert, daher halten Sie das Formular auf Antippen und einen Satz. Sobald Eltern die Berichte lesen, fügen Sie Warteliste und Rechnungsstellung hinzu.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für meine Kita. Jedes Kind hat eine Akte mit Geburtsdatum, Gruppe, Betreuungstagen, Allergien, Medikamenten und Abholberechtigten. Das Personal füllt per Antippen einen Tagesbericht aus (Mahlzeiten, Schlaf, Wickeln, Aktivitäten, eine Notiz), den Eltern im eigenen Login sehen. Füge eine Warteliste hinzu, sortiert nach gewünschtem Beginn und Gruppe, und einen rollenbasierten Zugriff, damit das Personal nur die Kinder seiner Gruppe sieht.

Fragen

Können Eltern die Tagesberichte auf dem Handy sehen?

Ja. Eltern melden sich im Handy-Browser an und lesen den heutigen Bericht. Im Pro-Tarif kann Mythex die App außerdem in Android- und iPhone-Apps verwandeln, die Ihre veröffentlichte App öffnen.

Kann ich unsere Warteliste darin verwalten?

Ja. Jede Anfrage erfasst Geburtsdatum des Kindes, gewünschten Beginn und Tage, und die Liste lässt sich nach Gruppe und Starttermin sortieren, sodass Sie Plätze anbieten, wenn Kinder aufrücken.

Sind die Daten der Kinder privat?

Ihre App hat eine eigene Datenbank und eigene Logins, und Sie können einen rollenbasierten Zugriff verlangen, damit Personal und Eltern nur sehen, was sie sehen dürfen. Für die Einhaltung des lokalen Datenschutzes und der Kita-Vorgaben sind Sie dennoch selbst verantwortlich.

Braucht das Personal eine Schulung?

Sehr wenig, wenn die Formulare kurz bleiben. Sie bauen die App, indem Sie sie beschreiben, und das Personal tippt sich nur durch Listen und Formulare.

Ist es kostenlos?

Der kostenlose Tarif braucht keine Karte und umfasst tägliche Credits und das Veröffentlichen. Pro kostet 25 $ im Monat für eine eigene Domain, Code-Bearbeitung, Handy-Apps und mehr Credits.

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