Calendly vs. Cal.com: Welches Terminplanungstool solltest du nutzen?

Wähle Calendly, wenn du das vertrauteste und ausgereifteste Terminplanungstool willst, mit starken Vertriebsfunktionen wie Lead-Routing und CRM-Anbindungen, und wenn du gern pro Platz zahlst. Wähle Cal.com, wenn du einen großzügigen kostenlosen Tarif, niedrigere Teampreise oder die Möglichkeit zum Self-Hosting von Open-Source-Software willst. Für eine Einzelperson bietet der kostenlose Tarif von Cal.com Stand Oktober 2026 mehr: unbegrenzte Termintypen und Kalender statt jeweils einem bei Calendly. Für Teams beginnt Cal.com bei 12 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Calendly Teams bei 16 $ pro Platz und Monat.

Calendly vs. Cal.com auf einen Blick

Quellen: Calendly-Preise und Cal.com-Preise, geprüft im Oktober 2026.

So haben wir verglichen

Wir haben die Tarife, Preise und Funktionen verglichen, die auf den eigenen Preisseiten von Calendly und Cal.com stehen, Stand Oktober 2026, in US-Dollar. Die Seite von Calendly zeigt einen Preis pro Platz und nennt eine Ersparnis von 17 % bei jährlicher Abrechnung im Standard-Tarif und 20 % im Teams-Tarif, ohne die genauen Jahrespreise im erfassten Text aufzuführen. Cal.com nennt Jahrespreise und gibt an, dass sie 25 % gegenüber der monatlichen Abrechnung sparen. Wir haben keine praktischen Tests durchgeführt. Wir haben geschaut, was eine Einzelperson kostenlos bekommt, was ein Team zahlt, welche Vertriebsfunktionen es gibt und wie viel Kontrolle über deine Daten du hast.

Preise Stand Oktober 2026

Calendly

• Kostenlos: ein Termintyp, eine Kalenderverbindung, Einzeltermine, eine anpassbare Buchungsseite und eine Browser-Erweiterung.
• Standard: 10 $ pro Platz und Monat. Unbegrenzte Termintypen, bis zu 6 Kalenderverbindungen, Automatisierungen und Erinnerungen, HubSpot- und Mailchimp-Anbindungen sowie Zahlungen über Stripe und PayPal.
• Teams: 16 $ pro Platz und Monat. Ergänzt Round-Robin und Teamplanung, Lead-Routing, zentral verwaltete Termintypen, Marketo- und Pardot-Anbindungen sowie das Übertragen von Terminen nach Salesforce, mit optionalem SSO-Zusatz.
• Enterprise: ab 15.000 $ pro Jahr, ab 50 Plätzen. Ergänzt Routing per Salesforce-Suche, Microsoft Dynamics, SSO und SAML, Domänenkontrolle, Audit-Protokolle und einen persönlichen Support.
• Zusatzfunktion: Notetaker (Zusammenfassungen und Transkripte von Besprechungen) und Callie (KI-gestützte Terminplanung per E-Mail, in der Beta) werden als Zusatz verkauft.

Calendly gibt an, dass die jährliche Abrechnung im Standard-Tarif 17 % und im Teams-Tarif 20 % spart. Siehe Calendly-Preise.

Cal.com

• Kostenlos: 0 $ für einen Nutzer. Unbegrenzte Termintypen und Kalender, E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, über 100 App-Integrationen, mobile App und Browser-Erweiterung, Zahlungen über Stripe und PayPal, bidirektionale Synchronisation mit Salesforce und HubSpot sowie der Import von Calendly mit einem Klick.
• Teams: 12 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Ein Team mit gemeinsamer Verfügbarkeit, Round-Robin, verwaltete und kollektive Termintypen, wiederkehrende Termine, Routing-Formulare, Buchungsauswertungen und ohne Cal.com-Branding.
• Organizations: 28 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Unbegrenzte Unterteams, Routing per individueller Variablen, eine Firmen-Subdomain, SAML-SSO und SCIM sowie Compliance nach SOC 2, HIPAA und ISO 27001.
• Enterprise: individuell, jährliche Preise, mit eigener Datenbank und SLAs.

Cal.com gibt an, dass seine Jahrespreise 25 % sparen. Siehe Cal.com-Preise.

Was das in der Praxis bedeutet: Eine Freelancerin, die einige Terminarten braucht und Zahlungen annehmen möchte, kann beim kostenlosen Tarif von Cal.com bleiben. Bei Calendly braucht dieselbe Einrichtung den Standard-Tarif für 10 $ im Monat. Für ein Vertriebsteam mit 10 Personen kostet Cal.com Teams bei jährlicher Abrechnung 120 $ im Monat; Calendly Teams kostet zum angegebenen Platzpreis 160 $ im Monat, bei jährlicher Abrechnung weniger.

Bedienung

Calendly ist das Tool, über das die meisten Menschen schon einmal einen Termin gebucht haben, und diese Vertrautheit ist wichtig. Die Einrichtung ist einfach und die Buchungsseiten sind übersichtlich.

Cal.com deckt denselben Kernablauf ab, mit Buchungsseite, Termintypen, Verfügbarkeit und Kalendersynchronisation, und ist ebenfalls leicht einzurichten. Es bietet außerdem mehr Optionen, die Power-User schätzen und die manche Einsteiger unübersichtlich finden.

Team- und Vertriebsfunktionen

Beide können Teamplanung in den bezahlten Tarifen: Round-Robin verteilt Termine auf Vertriebsmitarbeitende, und kollektive Termine brauchen mehrere Personen, die gleichzeitig frei sind.

Calendly geht im Vertrieb weiter. Teams ergänzt Lead-Routing und Anbindungen an Salesforce, Marketo und Pardot, und Enterprise ergänzt Routing per Salesforce-Suche und Microsoft Dynamics. Wenn dein Vertriebsprozess auf Salesforce läuft, ist Calendlys Tiefe dort ein starker Grund, es zu wählen.

Cal.com enthält Routing-Formulare im Teams-Tarif und nennt die bidirektionale Synchronisation mit Salesforce und HubSpot sogar im kostenlosen Tarif. Organizations ergänzt Routing per individueller Variablen und Unterteams. Zur Wahl des CRM selbst siehe HubSpot vs. Salesforce.

Open Source und Self-Hosting

Das ist der deutlichste Unterschied von Cal.com. Die Preisseite von Cal.com verlinkt eine Self-Hosting-Option, das GitHub-Repository und die Docker-Anleitung. Wenn du strenge Regeln hast, wo Daten liegen, oder das Produkt selbst anpassen willst, ist Self-Hosting eine Option, die Calendly nicht bietet.

In der Praxis ist Self-Hosting nicht kostenlos: Du betreibst Server, Datenbank, E-Mail-Versand und Updates. Lies die Lizenz im Repository, bevor du es kommerziell nutzt. Die meisten Teams nutzen die gehosteten Tarife von Cal.com.

Wann du einen eigenen Buchungsablauf bauen solltest

Terminplanungstools sind um einen Termin herum aufgebaut: Zeit wählen, Kalendereinladung erhalten. Manche Unternehmen brauchen mehr. Eine Praxis braucht Patientenakten und Anamnesebögen. Ein Vermietungsgeschäft braucht Bestand und Kautionen. Ein Salon braucht Personal, Leistungen unterschiedlicher Dauer und eine Kundenhistorie.

Wenn die Buchung Teil eines größeren Prozesses ist, kann eine eigene Buchungs-App besser passen. Mit Mythex beschreibst du die App im Chat, einschließlich Leistungen, Personal, Verfügbarkeitsregeln und Zahlungen, und sie wird mit Datenbank und Anmeldung gebaut, inklusive Live-Vorschau. Du veröffentlichst sie mit einem Klick unter einer URL. Der kostenlose Tarif gibt dir 5 Credits am Tag, Pro beginnt bei 25 $ im Monat. Siehe Wie du eine Buchungs-App baust, Wie du ein System für Praxistermine baust oder den Buchungs-App-Builder.

Für einen einfachen Link nach dem Motto "Buch einen Anruf mit mir" sind Calendly oder Cal.com schneller und günstiger als jede Eigenentwicklung. Kalendersynchronisation, Zeitzonen und Erinnerungen sind knifflig, und diese Tools haben sie bereits gelöst.

Fragen vor der Wahl

Wenige Minuten mit diesen Fragen klären meist alles:

1. Wie viele Personen brauchen eine eigene Buchungsseite? Bei einer Person ändert sich die Rechnung komplett, weil der kostenlose Tarif von Cal.com die meisten Bedürfnisse von Einzelpersonen abdeckt.
2. Nimmst du die Zahlung bei der Buchung an? Bei Calendly braucht das einen bezahlten Tarif; bei Cal.com ist es im kostenlosen Tarif enthalten.
3. Welches CRM nutzt du? Wenn es Salesforce ist und du Routing auf Basis von CRM-Daten brauchst, schau dir die Funktionen von Calendly Teams und Enterprise genau an.
4. Gibt es Regeln, wo Daten gespeichert werden? Dann kann die Self-Hosting-Option von Cal.com wichtig sein.
5. Wer bucht bei dir? Wenn deine Kunden Calendly-Links gewohnt sind, hat diese Vertrautheit einen gewissen Wert.

Beide haben kostenlose Tarife, richte also in beiden deine echten Termintypen ein und schick einem Freund eine Testbuchung.

Wer welches Tool wählen sollte

• Freelancer oder Berater, einfache Buchungsseite, eventuell bezahlte Sitzungen: Cal.com kostenlos.
• Du willst das vertrauteste Tool für Menschen, die dich buchen: Calendly.
• Vertriebsteam auf Salesforce: Calendly Teams oder Enterprise.
• Preisbewusstes Team, das Round-Robin braucht: Cal.com Teams.
• Strenge Datenanforderungen oder Anpassungsbedarf, technisches Team: selbst gehostetes Cal.com.
• Buchung ist nur ein Teil eines größeren Geschäftsprozesses: eine eigene Buchungs-App.

Für weitere Optionen siehe unsere Calendly-Alternativen.

Fazit

Cal.com bietet mehr fürs Geld und kostet Teams weniger, und es ist das einzige der beiden Tools, das du selbst hosten kannst. Calendly ist das etabliertere Produkt, mit tieferen Vertriebs- und Enterprise-Funktionen. Einzelpersonen sollten zuerst den kostenlosen Tarif von Cal.com testen; Vertriebsteams, die tief in Salesforce arbeiten, sollten Calendly genau prüfen.

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