Logiciel pour destruction de documents : chaque certificat provient d'une vraie collecte

Mythex permet à un service de destruction de documents de construire une réservation de purge ponctuelle tarifée au sac ou au carton, un espace client où chaque certificat de destruction est généré à partir de sa fiche de collecte, des tournées de conteneurs selon la fréquence, et des factures qui citent le numéro de certificat. Décrivez vos tournées et vos prestations, puis publiez avec une base de données.

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Les clients de destruction achètent une preuve, pas des confettis de papier

Les clients réguliers font vider leurs bacs verrouillés chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois, selon des tournées fixes. Les purges ponctuelles montent en flèche à la clôture de l'exercice et lors des déménagements de bureaux, et les interventions sur site dépendent de la possibilité de garer le camion. Chaque prestation se termine par un certificat de destruction que le service conformité du client classe pour les audits. Beaucoup de prestataires gèrent leurs tournées sur tableur et remplissent les certificats à partir d'un modèle, ce qui fonctionne jusqu'au jour où un auditeur demande une copie de mars dernier et où quelqu'un la recrée de mémoire. Le logiciel dont a besoin une entreprise de destruction relie chaque certificat à une collecte réellement effectuée : date, site, chauffeur, bacs vidés et quantité.

Clients reliés à des sites, et sites reliés aux numéros de bacs
Tournées fixes selon la fréquence de collecte
Informations d'accès : stationnement, escaliers, ascenseurs, quais de chargement
Certificats générés à partir de la fiche de collecte
Factures qui citent les numéros de certificat
Capacité de tournée disponible autour de la clôture de l'exercice

Un espace de certificats que les auditeurs peuvent consulter

Les clients se connectent pour télécharger les certificats de destruction par date, site ou numéro de certificat, consulter l'historique de chaque passage avec les bacs vidés et les sacs collectés, et demander des collectes ou des bacs supplémentaires. Les clients multisites voient chaque lieu séparément.

Construisez un espace client pour mon entreprise de destruction de documents. Les clients se connectent pour voir chaque collecte par site avec la date, le chauffeur, les bacs vidés et les sacs ou le poids collectés, télécharger le certificat de destruction généré à partir de cette collecte, et demander des collectes ou des bacs supplémentaires. Les clients ayant plusieurs sites voient chacun séparément.

Purge réservée et tarifée au volume

Les clients ponctuels indiquent le nombre de sacs ou de cartons, choisissent une intervention sur site ou un enlèvement, répondent aux questions sur le stationnement, les escaliers et les ascenseurs, puis choisissent une date. La confirmation explique quoi faire des documents avant l'arrivée du camion.

Créez un système de réservation pour les destructions ponctuelles. Les clients choisissent une intervention sur site ou un enlèvement, indiquent le nombre de sacs ou de cartons d'archives et voient le prix, répondent aux questions sur le stationnement du camion, les escaliers et les ascenseurs, puis choisissent une date. Confirmez avec les consignes de préparation.

Tournées selon la fréquence avec de la place pour les purges

Les bacs programmés sont placés sur des tournées hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles, chauffeurs et camions sont affectés ensemble, les collectes peuvent être déplacées quand un site est fermé, et les purges ponctuelles viennent combler les trous ou obtiennent leur propre créneau de camion.

Construisez une application de planification des tournées pour mon service de destruction avec des sites clients sur des tournées hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles, un chauffeur et un camion par jour de tournée, des collectes qui peuvent être déplacées quand un site est fermé, et des créneaux libres où insérer des purges ponctuelles.

Sites, bacs et clients de purge à convertir

Les clients sont reliés à leurs sites, et les sites à leurs numéros de bacs. Chaque site enregistre le contact pour l'accès et le contact pour les certificats, souvent différents, et les clients de purge ponctuelle reçoivent une relance pour leur proposer un bac et un service programmé.

Créez un CRM pour une entreprise de destruction de documents avec les clients, leurs sites, les bacs de chaque site avec leurs numéros, la fréquence de collecte et la tournée, des contacts distincts pour l'accès et pour les certificats, et des clients de purge ponctuelle avec une date de relance pour leur proposer un bac et un service programmé.

Des factures qui correspondent aux certificats

Les clients programmés sont facturés chaque mois par bac ou par collecte, les prestations ponctuelles par sac, carton ou poids, la location de bacs et les bacs endommagés figurent sur des lignes séparées, et chaque ligne de facture porte son numéro de certificat.

Construisez la facturation d'un service de destruction : des factures mensuelles par client listant chaque collecte avec son numéro de certificat, des prestations ponctuelles facturées par sac ou par carton, la location des bacs sur une ligne séparée, et les frais pour bacs endommagés.

Devis de purge avec un tarif pour les cartons supplémentaires

Un service programmé est chiffré selon le nombre de bacs et la fréquence, une purge d'archives selon un nombre estimé de cartons avec un total et un tarif par carton pour tout volume supplémentaire, avec les options sur site ou hors site, et les hypothèses d'accès écrites noir sur blanc.

Créez une application de devis pour mon entreprise de destruction avec des devis de service programmé selon le nombre de bacs et la fréquence de collecte, des devis de purge d'archives avec un nombre estimé de cartons, un total et un tarif par carton pour tout volume supplémentaire, des options sur site et hors site, et les hypothèses d'accès indiquées.

Faire du certificat un enregistrement, pas un document

Générez chaque certificat à partir de la collecte elle-même : numéro de certificat, client, site, date, chauffeur, bacs ou sacs, méthode et étape de signature. Si une collecte n'a pas de certificat dans la journée, signalez-la. Quand les auditeurs demandent un document, les clients le téléchargent depuis l'espace client au lieu que vous le recréiez.

Certificat construit à partir des données de collecte
Certificats manquants signalés chaque jour
Recherche par numéro, date ou site

Ce qu'il faut charger en premier

Les clients, les sites et les numéros de bacs, puis la tournée et la fréquence de chaque site. Lancez les tournées de la semaine suivante dans l'application, les chauffeurs enregistrant les collectes sur téléphone, et émettez les certificats de la semaine à partir de ces enregistrements. Les anciens certificats peuvent être téléversés en fichiers dans l'historique de chaque client.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon entreprise de destruction de documents. Les clients ont des sites, chacun avec des bacs sur une tournée hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Les chauffeurs enregistrent chaque collecte sur téléphone avec les bacs vidés et les sacs collectés, et un certificat de destruction est généré à partir de cet enregistrement. Les clients se connectent pour télécharger les certificats par site et par date, et les clients ponctuels réservent des purges tarifées au sac ou au carton.

Questions

Comment les clients peuvent-ils obtenir des copies de certificats de destruction passés ?

Un espace client conserve chaque certificat rattaché à sa collecte, consultable par date, site ou numéro. Les clients doivent vérifier les règles qui s'appliquent là où ils exercent pour la durée de conservation.

Les clients peuvent-ils réserver une collecte de destruction en ligne ?

Oui. Une application de réservation recueille les volumes, les informations d'accès et une date, puis confirme un créneau. Le paiement peut être encaissé via un prestataire que vous connectez avec votre propre compte.

Les chauffeurs peuvent-ils l'utiliser sur téléphone ?

Oui, l'application fonctionne dans le navigateur d'un téléphone, les chauffeurs peuvent donc enregistrer les collectes sur la tournée. Avec Pro, elle peut aussi devenir des applications Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée.

Le numéro de certificat peut-il apparaître sur la facture ?

Oui. Demandez que chaque ligne de facture renvoie au numéro de certificat de sa collecte, ce que les services financiers et conformité vérifient ensemble.

Faut-il savoir coder ?

Non. Vous décrivez vos tournées, vos prestations et vos certificats dans le chat, et Mythex construit les applications. Vous les ajustez en demandant.

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