የወጪ መከታተያ አፕ እንዴት መስራት እንደሚቻል፦ ደረሰኞች፣ ማጽደቅ እና ተመላሽ ክፍያዎች

የወጪ መከታተያ ምን ገንዘብ፣ በምን ላይ፣ በማን እንደወጣ ከደረሰኝ ጋር አብሮ ይመዘግባል። ለነጻ ሰራተኛ ይህ ለታክስ ጊዜ ንጹህ መዝገብ ነው። ለቡድን ደግሞ ከ«ይህን ከፍዬ ነበር» ወደ «ተመላሽ ተደርጎልሃል» የሚደርስ ፍሰት ነው፦ ማስገባት፣ ማጽደቅ፣ መክፈል፣ ኤክስፖርት ማድረግ። እሱን ለመገንባት ከስልክ ፈጣን ምዝገባ፣ የደረሰኝ ሰቀላ፣ ምድቦች፣ ለቡድን የማጽደቅ ደረጃ እና ሂሳብ ባለሙያህ የሚጠቀምበት ኤክስፖርት ያስፈልግሃል። የምዝገባ ገጹን ፈጣን አድርግ፤ ወጪ መመዝገብ ከአንድ ደቂቃ በላይ ከወሰደ ሰዎች ማስገባት ያቆማሉ።

ለግል፣ ለነጻ ሥራ ወይስ ለቡድን?

የምትፈልገው ወርሃዊ ወጪን ከዒላማ ጋር ማቀድ ከሆነ፣ በምትኩ የበጀት አፕ እንዴት መስራት እንደሚቻል ተመልከት። የተቀረው መመሪያ በነጻ ሰራተኛ እና በቡድን ወጪ መከታተያ ላይ ያተኩራል።

የወጪ መከታተያ ምን ያስፈልገዋል

ገጾች

• ወጪ ጨምር — መጠን፣ ገንዘብ ዓይነት፣ ቀን፣ ነጋዴ፣ ምድብ፣ ማስታወሻ፣ የደረሰኝ ፎቶ። በስልክ ላይ ካሜራውን በቀጥታ ክፈት።
• የኔ ወጪዎች — ዝርዝር ከሁኔታው ጋር (ረቂቅ፣ ገብቷል፣ ጸድቋል፣ ውድቅ ተደርጓል፣ ተመላሽ ተደርጓል) እና ማጣሪያዎች።
• የወጪ ሪፖርት (አማራጭ) — ከአንድ ጉዞ ወይም ወር የሚመጡ ወጪዎችን አንድ ላይ ቧድነህ አንድ ጊዜ አስገባ።
• ማጽደቆች — ለአስተዳዳሪዎች፤ በመጠባበቅ ላይ ያሉ ዕቃዎች ደረሰኙ ከታች እየታየ፣ በምክንያት ማጽደቅ ወይም ውድቅ ማድረግ።
• የፋይናንስ እይታ — የጸደቁ ዕቃዎች ተመላሽ እስኪደረጉ፣ እንደተከፈሉ ምልክት ማድረጊያና ኤክስፖርት።
• ቅንብሮች — ምድቦች፣ የፖሊሲ ገደቦች፣ አጽዳቂዎች፣ ገንዘብ ዓይነቶች።

ዳታ

• ተጠቃሚዎች — ስም፣ ሚና፣ አስተዳዳሪ (ወጪዎቹን የሚያጸድቅ ሰው)።
• ወጪዎች — ተጠቃሚ፣ ቀን፣ ነጋዴ፣ መጠን (በኢንቲጀር ሳንቲም)፣ ገንዘብ ዓይነት፣ የታክስ መጠን፣ ምድብ፣ ፕሮጀክት ወይም ደንበኛ፣ ለደንበኛ ሊከፈል የሚችል ምልክት፣ ማስታወሻ፣ ሁኔታ፣ ሪፖርት።
• ደረሰኞች — ወጪ፣ ፋይል፣ የተሰቀለበት ቀን።
• ሪፖርቶች — ተጠቃሚ፣ ርዕስ፣ ጊዜ፣ ሁኔታ።
• የማጽደቅ ክስተቶች — ወጪ ወይም ሪፖርት፣ ማን፣ ምን እርምጃ፣ ምክንያት፣ ጊዜ።
• ምድቦችና ፖሊሲዎች — ለምሳሌ «ምግብ፦ በቀን እስከ የተወሰነ መጠን፤ ከገደብ በላይ ደረሰኝ ያስፈልጋል»።

ሁኔታን ከመጻፍ ይልቅ ሁልጊዜ የማጽደቅ ክስተቶችን የሚመዘግብ መዝገብ (append-only log) አቆይ። «ይህን ማን አጸደቀው?» ብለው ሲጠይቁ መልሱ በመዝገቡ ውስጥ ይገኛል።

ፈቃዶች

• ሠራተኞች የራሳቸውን ወጪዎች የሚያዩትና የሚያስተካክሉት ረቂቅ ወይም ውድቅ የሆኑ ሲሆን ብቻ ነው።
• አጽዳቂዎች የቡድናቸውን የገቡ ወጪዎች ያያሉ።
• ፋይናንስ ወይም አስተዳዳሪዎች ሁሉንም ያያሉ፤ ተመላሽ ያደርጋሉ እና ኤክስፖርት ያደርጋሉ።

የጸደቀ ወጪ ይቆለፋል፦ ከተጸደቀ በኋላ መጠኑን መቀየር ወጪውን ለማጽደቅ እንደገና ይመልሰዋል። እነዚህን ሚናዎች እንዴት መገንባት እንደሚቻል በሚናን መሰረት ያደረገ መዳረሻ ቁጥጥር መመሪያ ውስጥ ይገኛል።

ውሳኔዎችና ምርጫዎች

ነጠላ ወጪዎች ወይም ሪፖርቶች። እያንዳንዱን ወጪ በራሱ ማስገባት ቀላል ነው። በሪፖርት መቧደን ለጉዞና ለወርሃዊ ጥያቄዎች ይሻላል። ቡድንህ አስቀድሞ በሪፖርት የሚሠራ ካልሆነ በነጠላ ወጪዎች ጀምር።

አንድ ደረጃ ወይስ ሁለት ደረጃ ማጽደቅ። ለአብዛኞቹ ትናንሽ ቡድኖች የአስተዳዳሪ ማጽደቅ በቂ ነው። መጠኖቹ ትልቅ ሲሆኑ ወይም ፖሊሲው ሲፈልግ የፋይናንስ ደረጃ ጨምር።

የፖሊሲ ፍተሻዎች። ቀላል ህጎች፦ የምድብ ገደቦች፣ ከመጠን በላይ ደረሰኝ ያስፈልጋል፣ የሳምንት መጨረሻ ምግብ የለም — ወጪዎችን በራስ-ሰር ምልክት ሊያደርጉ ይችላሉ። አግድ ሳይሆን ምልክት አድርግ፤ ውሳኔውን አጽዳቂዎቹ ይወስናሉ።

የደረሰኝ ንባብ። AI ሞዴሎችና OCR አገልግሎቶች ነጋዴውን፣ ቀኑንና ጠቅላላ ድምሩን ከፎቶ ማንበብ ይችላሉ። ትየባን ያድናል፤ ነገር ግን ስህተት ያደርጋሉ፤ ስለዚህ ቅጹን አስቀድመህ ሙላ እና ሰውየው እንዲያረጋግጥ ጠይቅ። የAI አቅራቢው ቁልፍ በአገልጋዩ ላይ መቆየት አለበት። ይመልከቱ AI ባህሪያትን ወደ አፕህ እንዴት መጨመር እንደሚቻል።

ገንዘብ ዓይነቶች። ሰዎች የሚጓዙ ከሆነ፣ ያለውን የገንዘብ መጠንና ገንዘብ ዓይነት፣ እንዲሁም በተጠቀምንበት ምንዛሬ የተቀየረውን መጠን እና የምንዛሬው ቀን አስቀምጥ።

ሰዎችን መመለስ። መከታተያው ተመላሽ መደረጉን ይመዘግባል፤ ትክክለኛው ክፍያ ብዙውን ጊዜ በደመወዝ ስርዓት ወይም በባንክህ ይፈጸማል። መጀመሪያ እንደዚያ ይቆይ።

የምሳሌ የመጀመሪያ ጥያቄ

ለ20 ሠራተኞች ላለ ኩባንያ የወጪ መከታተያ አፕ ገንባ። ሠራተኞች ከስልካቸው ወጪ ያስገባሉ፦ መጠን፣ ገንዘብ ዓይነት፣ ቀን፣ ነጋዴ፣ ምድብ፣ ፕሮጀክት፣ ማስታወሻ፣ እና በካሜራ የተነሳ የደረሰኝ ፎቶ። መጠኖችን እንደ ኢንቲጀር ሳንቲም አስቀምጥ። ወጪዎች እንደ ረቂቅ ይጀምራሉ፤ ሠራተኛው ያስገባቸዋል። እያንዳንዱ ሠራተኛ አስተዳዳሪ አለው፤ አስተዳዳሪው የገቡ ወጪዎችን በምክንያት ያጸድቃል ወይም ውድቅ ያደርጋል፤ ደረሰኙን ከዝርዝሩ ጎን ያያል። ከምድብ ገደቡ በላይ ያሉ ወይም ከ25 ዶላር በላይ ደረሰኝ የሌላቸው ወጪዎችን ምልክት አድርግ፤ አግድ አትበል። አንድ ወጪ ከጸደቀ በኋላ ይቆለፋል፤ ማስተካከል እንደገና ማጽደቅ ይጠይቃል። የፋይናንስ ተጠቃሚዎች ሁሉንም የጸደቁ ወጪዎች ያያሉ፣ በቡድን ተመላሽ ያደርጋሉ፣ እና በቀን፣ ሠራተኛ፣ ነጋዴ፣ ምድብ፣ ፕሮጀክት፣ መጠን፣ ገንዘብ ዓይነት፣ ሁኔታና የደረሰኝ አገናኝ ያለው CSV ያወጣሉ። እያንዳንዱን የሁኔታ ለውጥ ማን እና መቼ እንደሆነ መዝግብ። ሚናዎች፦ ሠራተኛ፣ አስተዳዳሪ፣ ፋይናንስ። ኢሜልና የይለፍ ቃል መግቢያ፣ ዳታቤዝ፣ ለደረሰኞች የፋይል ማከማቻ። ሁለት ቡድኖችንና ናሙና ወጪዎችን ጨምር።

የግንባታ ደረጃዎች

1. በስልክ ላይ የወጪ ማስገቢያ ገጽ። የካሜራ ሰቀላ፣ ተገቢ ነባሪ እሴቶች (የዛሬ ቀን፣ ያለፈው ጊዜ የተጠቀምከው ምድብ)፣ ከአንድ ደቂቃ በታች ለመሙላት። ይመልከቱ ፋይል ሰቀላን ወደ አፕህ እንዴት መጨመር እንደሚቻል።
2. የኔ ወጪዎች ዝርዝር ከሁኔታዎች ጋር።
3. ሚናዎችና ማጽደቆች። እንደ ሠራተኛ፣ አስተዳዳሪና ፋይናንስ ግባ፤ እያንዳንዱ ምን ማየትና መቀየር እንደሚችል ፈትሽ።
4. መቆለፍና የኦዲት መዝገብ። የጸደቀ ወጪ ለማስተካከል ሞክር።
5. የፖሊሲ ምልክቶች።
6. ኤክስፖርት። CSV ፋይሉን መጽሐፍህን ለሚይዘው ሰው ስጥና ያለ ችግር ይገባ እንደሆነ ጠይቅ።
7. የደረሰኝ ንባብ (አማራጭ)። በእጅ የሚሠራው ፍሰት ከሠራ በኋላ ጨምረው፤ ግምቶቹን ከእውነተኛ ደረሰኞች ጋር አወዳድር።
8. ለአንድ ቡድን የሙከራ ጊዜ ለአንድ ወር ከመላው ኩባንያ በፊት ሞክረው።

የተለመዱ ስህተቶች

• ቀርፋፋ ማስገባት። እያንዳንዱ ተጨማሪ መስክ ማስገባቶችን ይቀንሳል። መጠን፣ ቀን፣ ምድብና ደረሰኝ ብቻ አስገዳጅ ይሁኑ።
• ደረሰኞች በይፋ መቀመጥ። የደረሰኝ ፋይሎች ያ ወጪ ማየት የተፈቀደላቸው ሰዎች ብቻ ሊደርሱባቸው ይገባል።
• የጸደቁ ወጪዎች መቀየር የሚችሉ መሆን። ቆልፋቸው፤ አለዚያ ማጽደቁ ትርጉም አይኖረውም።
• ሁኔታን መተካት። እያንዳንዱን ለውጥ የሚመዘግብ መዝገብ አቆይ።
• ገንዘብን በነጥብ ቁጥር መያዝ። ኢንቲጀር ሳንቲሞችን ተጠቀም።
• ደረሰኞችን ቶሎ መሰረዝ። የመዝገብ አያያዝ ህጎች ይለያያሉ፤ የአንተን ከሂሳብ ባለሙያ ጋር አረጋግጥ።
• በAI የተነበቡ ጠቅላላ ድምሮችን ያለ ግምገማ ማመን።

ዝግጁ የሆነ የወጪ ሶፍትዌር የሚሻልበት ጊዜ

የወጪ አስተዳደር ምርቶች የካርድ ውህደቶችን፣ በቀጥታ የባንክ መረጃ ምግቦችን፣ የርቀት መከታተያን፣ ከሂሳብ ሶፍትዌር ጋር ማመሳሰልንና የሞባይል አፕሊኬሽኖችን ያቀርባሉ፤ ብዙዎቹም ለብዙ ሀገራት የታክስና የተገዢነት ዝርዝሮችን ይዘዋል። የኩባንያ ካርዶች ወይም ቀጥታ ማመሳሰል ወደ ሂሳብ ሶፍትዌር ከፈለግህ፣ እነሱ የተሻለ ምርጫ ናቸው።

የራስህን ገንባ የማጽደቅ ህጎችህ ወይም ምድቦችህ የማይስማሙ ሲሆኑ፣ ጥቂት ወጪዎችን በወር የሚያስገባ ቡድን የተጠቃሚ ዋጋ ከፍ ያለ ሲሆን፣ ወጪዎች ከራስህ ዳታ (ፕሮጀክቶች፣ ስራዎች፣ ደንበኞች፣ ንብረቶች) ጋር መገናኘት ሲኖርባቸው፣ ወይም መከታተያው የትልቅ የውስጥ መሳሪያ አካል ሲሆን። ለደንበኞች ወጪዎችን መልሰህ የምታስከፍል ከሆነ ከየመጠየቂያ አፕህ ጋር አገናኘው።

በMythex መገንባት

Mythex ከላይ ባለው ጥያቄ መከታተያውን መገንባት ይችላል፦ በቻት ትገልጸዋለህ፣ በቀጥታ ቅድመ-እይታ ትሞክረዋለህ፣ ለቡድንህ ታትመዋለህ። አፑ ሲፈልግ ለደረሰኞች የተለየ Postgres ዳታቤዝ እና የፋይል ማከማቻ ይጨምራል። መግቢያ የራስህ ነው — አቀራረብ ትመርጣለህ፤ ወኪሉም ያስገባዋል፤ የደረሰኝ ንባብ ያለ AI አቅራቢም እንዲሁ የራስህ ነው፤ ቁልፉም እንደ የፕሮጀክት ሚስጥር ይቀመጣል። ለመጀመር የሚቀርብ ነገር ለማግኘት የወጪ ጥያቄ አፕ እና የወጪ ማጽደቅ አብነቶችን ተመልከት።

ጥያቄዎች