Si të ndërtoni një gjurmues shpenzimesh: Faturat, miratimet dhe rimbursimet

Një gjurmues shpenzimesh regjistron çfarë është shpenzuar, për çfarë, nga kush, me faturën bashkëngjitur. Për një punonjës të pavarur është një regjistër i rregullt për kohën e taksave. Për një ekip, është rrjedha nga "e kam paguar këtë" te "ju jeni rimbursuar": dorëzim, miratim, pagesë, eksport. Për ta ndërtuar, ju duhen regjistrim i shpejtë nga telefoni, ngarkim faturash, kategori, një hap miratimi për ekipet dhe një eksport që kontabilisti juaj mund ta përdorë. Mbajeni ekranin e regjistrimit të shpejtë — nëse regjistrimi i një shpenzimi zgjat më shumë se një minutë, njerëzit ndalojnë ta bëjnë.

Personale, të pavarura apo për ekip?

Nëse ajo që doni me të vërtetë është të planifikoni shpenzimet mujore sipas objektivave, lexoni si të ndërtoni një aplikacion buxheti në vend të kësaj. Pjesa tjetër e këtij udhëzuesi përqendrohet te gjurmimi i shpenzimeve për punonjës të pavarur dhe për ekipe.

Çfarë i duhet një gjurmuesi shpenzimesh

Faqet

• Shto shpenzim — shuma, monedha, data, tregtari, kategoria, shënimi, foto e faturës. Në telefona, hapet kamera direkt.
• Shpenzimet e mia — listë me status (draft, dorëzuar, miratuar, refuzuar, rimbursuar) dhe filtra.
• Raport shpenzimesh (opsional) — grupon shpenzimet e një udhëtimi ose muaji dhe i dorëzon bashkë.
• Miratimet — për menaxherët: kërkesat në pritje me faturën të dukshme, miraton ose refuzon me arsye.
• Pamja e financës — shpenzimet e miratuara që presin rimbursim, shënohen si të paguara, eksport.
• Cilësimet — kategoritë, kufijtë e politikës, miratuesit, monedhat.

Të dhënat

• Përdoruesit — emri, roli, menaxheri (kush i miraton shpenzimet e tij).
• Shpenzimet — përdoruesi, data, tregtari, shuma (në centë të plotë), monedha, shuma e taksës, kategoria, projekti ose klienti, shenja e faturueshmërisë, shënimi, statusi, raporti.
• Faturat — shpenzimi, skedari, data e ngarkimit.
• Raportet — përdoruesi, titulli, periudha, statusi.
• Ngjarjet e miratimit — shpenzimi ose raporti, kush, veprimi, arsyeja, koha.
• Kategoritë dhe politikat — për shembull "Ushqim: deri në një shumë në ditë, faturë e detyrueshme mbi një prag".

Mbajeni një regjistër vetëm për shtim të ngjarjeve të miratimit, në vend që thjesht të mbishkruani një status. Kur dikush pyet "kush e miratoi këtë?", përgjigjia është në regjistër.

Lejet

• Punonjësit shohin dhe ndryshojnë vetëm shpenzimet e tyre, dhe vetëm kur janë draft ose të refuzuara.
• Miratuesit shohin shpenzimet e dorëzuara të ekipit të tyre.
• Financa ose administratorët shohin gjithçka, shënojnë rimbursimet dhe bëjnë eksportet.

Një shpenzim i miratuar duhet të kyçet: ndryshimi i shumës pas miratimit e kthen atë për miratim. Udhëzuesi ynë për kontrollin e aksesit sipas roleve mbulon ndërtimin e këtyre roleve.

Vendimet dhe kompromiset

Shpenzime të vetme ose raporte. Dorëzimi i çdo shpenzimi veç e veç është më i thjeshtë. Grupimi në raporte i përshtatet udhëtimeve dhe kërkesave mujore. Nisni me shpenzime të vetme, përveç nëse ekipi juaj tashmë punon me raporte.

Miratim me një ose dy hapa. Miratimi i një menaxheri mjafton për shumicën e ekipeve të vogla. Shtoni një hap financiar kur shumat janë të mëdha ose politika e kërkon.

Kontrolle politike. Rregulla të thjeshta — kufij sipas kategorisë, faturë e detyrueshme mbi një shumë, pa ushqim në fundjavë — mund t'i shënojnë shpenzimet automatikisht. Shënoni, mos bllokoni; miratuesit marrin vendimin.

Leximi i faturave. Modelet AI dhe shërbimet OCR mund të lexojnë tregtarin, datën dhe totalin nga një foto. Kursen shkrimin, por bën gabime, prandaj plotësoni formularin paraprakisht dhe i kërkoni personit ta konfirmojë. Çelësi i ofruesit AI duhet të mbetet në server. Shih si të shtoni veçori AI në aplikacionin tuaj.

Monedhat. Nëse njerëzit udhëtojnë, ruani shumën dhe monedhën origjinale, dhe shumën e konvertuar sipas kursit të përdorur, me datën e atij kursi.

Kthimi i parave te njerëzit. Gjurmuesi regjistron që rimbursimi ka ndodhur; pagesa e vërtetë zakonisht kalon nga paga ose banka juaj. Mbajeni kështu në fillim.

Shembull i kërkesës së parë

Ndërto një aplikacion për gjurmimin e shpenzimeve për një kompani me 20 punonjës. Punonjësit shtojnë shpenzime nga telefoni: shuma, monedha, data, tregtari, kategoria, projekti, shënimi dhe një foto e faturës e bërë me kamerën. Shpenzimet fillojnë si draft; punonjësit i dorëzojnë. Çdo punonjës ka një menaxher që miraton ose refuzon shpenzimet e dorëzuara me arsye, duke parë faturën pranë detajeve. Shëno, por mos blloko, shpenzimet mbi kufirin e kategorisë ose pa faturë mbi 25 dollarë. Pasi miratohet, një shpenzim kyçet; ndryshimi e kthen për miratim. Përdoruesit e financës shohin të gjitha shpenzimet e miratuara, i shënojnë si të rimbursuara me grupe dhe eksportojnë një CSV me datën, punonjësin, tregtarin, kategorinë, projektin, shumën, monedhën, statusin dhe lidhjen e faturës. Regjistro çdo ndryshim statusi me kush dhe kur. Rolet: punonjës, menaxher, financë. Hyrje me email dhe fjalëkalim, një bazë të dhënash dhe hapësirë ruajtjeje për faturat. Krijo dy ekipe dhe shpenzime shembull.

Hapat e ndërtimit

1. Ekrani i shtimit të shpenzimit në telefon. Ngarkim nga kamera, parazgjedhje të arsyeshme (data e sotme, kategoria e fundit e përdorur), më pak se një minutë për ta plotësuar. Shih si të shtoni ngarkime skedarësh në aplikacionin tuaj.
2. Listë e shpenzimeve të mia me statuse.
3. Rolet dhe miratimet. Hyni si punonjës, menaxher dhe financë, dhe kontrolloni çfarë mund të shohë dhe ndryshojë secili.
4. Kyçja dhe regjistri i auditimit. Provoni të ndryshoni një shpenzim të miratuar.
5. Shënimet e politikës.
6. Eksporti. Jepini CSV-në atij që mban librat tuaj dhe pyesni nëse importohet pa probleme.
7. Leximi i faturave (opsional). Shtojeni pasi të funksionojë rrjedha manuale, dhe krahasoni parashikimet me faturat e vërteta.
8. Provë pilot me një ekip për një muaj përpara se ta përhapni.

Gabimet e zakonshme

• Regjistrim i ngadaltë. Çdo fushë shtesë kushton dorëzime. Bëni të detyrueshme vetëm shumën, datën, kategorinë dhe faturën.
• Fatura të ruajtura publikisht. Skedarët e faturave duhet të jenë të arritshëm vetëm për njerëzit që lejohen ta shohin atë shpenzim.
• Shpenzime të miratuara që mund të ndryshohen. Kyçini, ose miratimi nuk ka kuptim.
• Mbishkrimi i statusit. Mbajeni regjistër për çdo ndryshim.
• Para me pikë lundruese. Përdorni centë të plotë.
• Fshirja e faturave shumë herët. Rregullat e mbajtjes së regjistrave ndryshojnë; kontrolloni tuat me një kontabilist.
• Besimi te totalet e lexuara nga AI pa rishikim.

Kur softueri i gatshëm për shpenzime është më i mirë

Produktet e specializuara për menaxhimin e shpenzimeve ofrojnë integrime me karta, feed-e automatike bankare, gjurmim të kilometrazhit, sinkronizim me softuerin e kontabilitetit dhe aplikacione mobile, dhe kanë trajtuar detajet e taksave dhe të pajtueshmërisë për shumë vende. Nëse keni nevojë për karta kompanie ose sinkronizim direkt me softuerin e kontabilitetit, ato janë zgjedhja më e fortë.

Ndërtoni vetë kur rregullat e miratimit ose kategoritë tuaja nuk përshtaten, kur çmimi për përdorues është i lartë për një ekip që dorëzon disa shpenzime në muaj, kur shpenzimet duhet të lidhen me të dhënat tuaja (projekte, punë, klientë, prona), ose kur gjurmuesi është pjesë e një mjeti të brendshëm më të madh. Nëse i rifaturoni shpenzimet te klientët, lidheni me aplikacionin tuaj të faturimit.

Ndërtimi me Mythex

Mythex mund ta ndërtojë gjurmuesin me kërkesën më sipër: e përshkruani në chat, e provoni në pamjen e drejtpërdrejtë dhe e publikoni për ekipin tuaj. Shton një bazë të dhënash Postgres dhe hapësirë ruajtjeje për skedarë për faturat kur aplikacioni ka nevojë. Hyrja është e juaja — zgjidhni një qasje dhe agjenti e lidh — dhe po kështu çdo ofrues AI për leximin e faturave, me çelësin e ruajtur si sekret i projektit. Për të nisur nga diçka e ngjashme, shikoni shablonët aplikacioni i kërkesave për shpenzime dhe miratimi i shpenzimeve.

Pyetje