Kā izveidot izdevumu uzskaites lietotni: čeki, apstiprinājumi un atlīdzināšana

Izdevumu uzskaite reģistrē, cik un par ko iztērēts, kas tērēja, un pievieno čeku. Freelancerim tā ir kārtīga uzskaite nodokļu laikam. Komandai tā ir plūsma no „es to samaksāju” līdz „jums ir atmaksāts”: iesniegt, apstiprināt, samaksāt, eksportēt. Lai izveidotu šādu lietotni, vajag ātru ierakstīšanu no tālruņa, čeku augšupielādi, kategorijas, apstiprinājuma soli komandām un eksportu, ko grāmatvedis var izmantot. Ierakstīšanas ekrānam jābūt ātram — ja izdevuma reģistrēšana aizņem vairāk nekā minūti, cilvēki to pārtrauc darīt.

Personīgs, freelance vai komandas lietojums?

Ja jums patiesībā vajag plānot ikmēneša tēriņus pret mērķiem, tā vietā izlasiet kā izveidot budžeta lietotni. Pārējais šajā ceļvedī pievēršas freelanceru un komandu izdevumu uzskaitei.

Kas nepieciešams izdevumu uzskaites lietotnei

Lapas

• Pievienot izdevumu — summa, valūta, datums, tirgotājs, kategorija, piezīme, čeka fotogrāfija. Tālruņos uzreiz atvērt kameru.
• Mani izdevumi — saraksts ar statusu (melnraksts, iesniegts, apstiprināts, noraidīts, atlīdzināts) un filtriem.
• Izdevumu pārskats (pēc izvēles) — viena komandējuma vai mēneša izdevumu grupēšana un kopīga iesniegšana.
• Apstiprinājumi — vadītājiem: gaidošie ieraksti ar redzamu čeku; apstiprināt vai noraidīt ar iemeslu.
• Finanšu skats — apstiprinātie ieraksti, kas gaida atlīdzināšanu; atzīmēt kā samaksātu un eksportēt.
• Iestatījumi — kategorijas, politikas limiti, apstiprinātāji, valūtas.

Dati

• Lietotāji — vārds, loma, vadītājs (kas apstiprina viņu izdevumus).
• Izdevumi — lietotājs, datums, tirgotājs, summa (veselos centos), valūta, nodokļu summa, kategorija, projekts vai klients, maksājamības atzīme, piezīme, statuss, pārskats.
• Čeki — izdevums, fails, augšupielādes datums.
• Pārskati — lietotājs, nosaukums, periods, statuss.
• Apstiprinājuma notikumi — izdevums vai pārskats, kas, darbība, iemesls, laiks.
• Kategorijas un politikas — piemēram, „Ēdināšana: līdz noteiktai summai dienā, čeks obligāts virs sliekšņa”.

Glabājiet apstiprinājuma notikumu žurnālu, kurā ieraksti tikai papildina, nevis vienkārši pārraksta statusu. Kad kāds jautā „kas to apstiprināja?”, atbilde ir žurnālā.

Piekļuves tiesības

• Darbinieki redz un rediģē tikai savus izdevumus, un tikai tad, ja tie ir melnraksti vai noraidīti.
• Apstiprinātāji redz savas komandas iesniegtos izdevumus.
• Finanšu darbinieki vai administratori redz visu, atzīmē atlīdzināšanas un eksportē.

Apstiprinātu izdevumu vajadzētu bloķēt: ja pēc apstiprināšanas mainīt summu, ieraksts jānosūta atpakaļ apstiprināšanai. Mūsu ceļvedis par lomu piekļuves kontroli izskaidro šo lomu veidošanu.

Lēmumi un kompromisi

Atsevišķi izdevumi vai pārskati. Katra izdevuma iesniegšana atsevišķi ir vienkāršāka. Grupēšana pārskatos der komandējumiem un mēneša prasījumiem. Sāciet ar atsevišķiem izdevumiem, ja vien jūsu komanda jau nestrādā ar pārskatiem.

Viens vai divi apstiprināšanas soļi. Vadītāja apstiprinājums lielākajai daļai mazu komandu ir pietiekams. Pievienojiet finanšu soli, ja summas ir lielas vai to prasa politika.

Politikas pārbaudes. Vienkāršie noteikumi — kategoriju limiti, čeks obligāts virs noteiktas summas, nav ēdināšanas nedēļas nogalēs — var automātiski atzīmēt izdevumus. Atzīmējiet, nebloķējiet; lēmumu pieņem apstiprinātāji.

Čeku nolasīšana. MI modeļi un OCR pakalpojumi var nolasīt tirgotāju, datumu un kopsummu no fotogrāfijas. Tas ietaupa rakstīšanu, bet kļūdās, tāpēc iepildiet veidlapu iepriekš un lūdziet personai apstiprināt. MI pakalpojumu sniedzēja atslēgai jāpaliek serverī. Skatiet kā pievienot MI funkcijas savai lietotnei.

Valūtas. Ja cilvēki ceļo, glabājiet sākotnējo summu un valūtu, kā arī pārrēķināto summu pēc izmantotā kursa un šī kursa datuma.

Naudas atmaksa. Lietotne reģistrē, ka atlīdzināšana notikusi; faktisko maksājumu parasti veic algu sistēma vai jūsu banka. Sākumā paturiet tā.

Piemēra pirmā uzvedne

Izveido izdevumu uzskaites lietotni 20 cilvēku uzņēmumam. Darbinieki pievieno izdevumus no tālruņa: summa, valūta, datums, tirgotājs, kategorija, projekts, piezīme un čeka fotogrāfija, uzņemta ar kameru. Summas glabā veselos centos. Izdevumi sākas kā melnraksti; darbinieki tos iesniedz. Katram darbiniekam ir vadītājs, kas apstiprina vai noraida iesniegtos izdevumus ar iemeslu, redzot čeku blakus informācijai. Atzīmējiet, bet nebloķējiet, izdevumus, kas pārsniedz kategorijas limitu, vai izdevumus bez čeka virs 25 dolāriem. Pēc apstiprināšanas izdevums tiek bloķēts; ja to rediģē, tas tiek nosūtīts atpakaļ apstiprināšanai. Finanšu lietotāji redz visus apstiprinātos izdevumus, atzīmē tos kā atmaksātus partijās un eksportē CSV ar datumu, darbinieku, tirgotāju, kategoriju, projektu, summu, valūtu, statusu un čeka saiti. Katru statusa maiņu reģistrējiet ar to, kas un kad. Lomas: darbinieks, vadītājs, finanses. Pieteikšanās ar e-pastu un paroli, datubāze un failu glabātuve čekiem. Pievienojiet divas komandas un paraugizdevumus.

Būvēšanas soļi

1. Izdevuma pievienošanas ekrāns tālrunī. Čeka augšupielāde ar kameru, saprātīgi noklusējumi (šodienas datums, pēdējā izmantotā kategorija), aizpildīšana mazāk nekā minūtē. Skatiet kā pievienot failu augšupielādi savai lietotnei.
2. Mani izdevumi ar statusiem.
3. Lomas un apstiprinājumi. Pieslēdzieties kā darbinieks, vadītājs un finanšu darbinieks un pārbaudiet, ko katrs var redzēt un mainīt.
4. Bloķēšana un izmaiņu žurnāls. Pamēģiniet rediģēt apstiprinātu izdevumu.
5. Politikas atzīmes.
6. Eksports. Nododiet CSV failu tam, kas kārto jūsu grāmatvedību, un pajautājiet, vai tas tiek importēts bez problēmām.
7. Čeku nolasīšana (pēc izvēles). Pievienojiet to, kad manuālā plūsma darbojas, un salīdziniet tā minējumus ar īstiem čekiem.
8. Izmēģinājums ar vienu komandu mēnesi pirms ieviešanas visiem.

Biežākās kļūdas

• Lēna ierakstīšana. Katrs papildu lauks samazina iesniegumu skaitu. Obligāti padariet tikai summu, datumu, kategoriju un čeku.
• Čeki glabāti publiski. Čeku failiem jābūt pieejamiem tikai tiem, kam ir tiesības redzēt attiecīgo izdevumu.
• Rediģējami apstiprināti izdevumi. Bloķējiet tos, citādi apstiprinājumam nav jēgas.
• Statusa pārrakstīšana. Glabājiet katras izmaiņas žurnālu.
• Naudas vērtības ar peldošo komatu. Izmantojiet veselus centus.
• Čeku dzēšana pārāk agri. Uzskaites noteikumi atšķiras; pārbaudiet savus ar grāmatvedi.
• Uzticēšanās MI nolasītām summām bez pārbaudes.

Kad labāka ir gatava izdevumu programmatūra

Specializētas izdevumu pārvaldības programmas piedāvā karšu integrācijas, automātiskas bankas plūsmas, nobraukuma uzskaiti, sinhronizāciju ar grāmatvedības programmatūru un mobilās lietotnes, un tajās jau ir risināti nodokļu un atbilstības jautājumi daudzās valstīs. Ja jums vajag uzņēmuma kartes vai tiešu sinhronizāciju ar grāmatvedības programmatūru, tās ir stiprāka izvēle.

Veidojiet savu, ja jūsu apstiprināšanas noteikumi vai kategorijas neatbilst, ja maksa par lietotāju ir augsta komandai, kas iesniedz dažus izdevumus mēnesī, ja izdevumiem jābūt saistītiem ar jūsu pašu datiem (projektiem, darbiem, klientiem, īpašumiem) vai ja uzskaite ir daļa no lielāka iekšējā rīka. Ja izdevumus pārrēķināt klientiem, savienojiet to ar savu rēķinu lietotni.

Izveide ar Mythex

Ar Mythex var izveidot uzskaites lietotni iepriekš dotajā uzvednē: aprakstīt to tērzēšanā, izmēģināt tiešajā priekšskatījumā un publicēt savai komandai. Vajadzības gadījumā lietotnei tiek pievienota atsevišķa Postgres datubāze un failu glabātuve čekiem. Pieteikšanos nodrošina pats — izvēlaties pieeju, un aģents to iestrādā; tāpat ir arī ar jebkuru MI pakalpojumu sniedzēju čeku nolasīšanai, un tā atslēga tiek glabāta kā projekta noslēpums. Lai sāktu no kaut kā tuva, apskatiet izdevumu atmaksas lietotnes un izdevumu apstiprināšanas veidnes.

Jautājumi