経費トラッカーの作り方：レシート、承認、精算

経費トラッカーは、何にいくら使ったか、誰が使ったか、レシートを添付して記録するアプリです。フリーランスにとっては確定申告の時期に役立つ整理された記録になります。チームにとっては「立て替えました」から「精算されました」までの流れ、つまり申請、承認、支払い、エクスポートを管理するものです。作るには、スマートフォンからの素早い入力、レシートのアップロード、カテゴリ、チーム向けの承認ステップ、会計士が使えるエクスポートが必要です。入力画面は素早くしてください。経費の登録に1分以上かかると、人は使わなくなります。

個人、フリーランス、チームのどれですか？

毎月の支出を目標に対して計画したいのであれば、代わりに 予算アプリの作り方 を読んでください。このガイドでは、フリーランスとチームの経費管理に焦点を当てます。

経費トラッカーに必要なもの

画面

• 経費を追加 — 金額、通貨、日付、店名、カテゴリ、メモ、レシート写真。スマートフォンではカメラを直接開きます。
• 自分の経費 — ステータス（下書き、申請済み、承認済み、却下、精算済み）とフィルター付きの一覧。
• 経費レポート（任意） — 一回の出張や一か月分の経費をまとめて、一緒に申請します。
• 承認 — 管理者向け。レシートを表示したまま、保留中の項目を確認し、理由を添えて承認または却下します。
• 経理ビュー — 精算待ちの承認済み項目、支払い済みへの変更、エクスポート。
• 設定 — カテゴリ、ポリシーの上限、承認者、通貨。

データ

• ユーザー — 名前、役割、上司（経費を承認する人）。
• 経費 — ユーザー、日付、店名、金額（整数の銭単位）、通貨、税額、カテゴリ、案件またはクライアント、請求対象フラグ、メモ、ステータス、レポート。
• レシート — 経費、ファイル、アップロード日。
• レポート — ユーザー、タイトル、期間、ステータス。
• 承認イベント — 経費またはレポート、誰が、どの操作を、理由、タイムスタンプ。
• カテゴリとポリシー — たとえば「食事：1日あたり一定額まで、一定額を超えたらレシート必須」。

ステータスを上書きするだけでなく、承認イベントは追記のみのログとして残してください。「誰が承認したのか？」と聞かれたとき、答えがログにあります。

権限

• 従業員 は、自分の経費のみを閲覧・編集できます。ただし下書きまたは却下されたものに限ります。
• 承認者 は、チームの申請済みの経費を閲覧できます。
• 経理または管理者 は、すべてを閲覧し、精算を記録し、エクスポートできます。

承認済みの経費はロックしてください。承認後に金額を変えたら、再承認に戻す必要があります。これらのロールを作る方法は、ロールベースのアクセス制御のガイド で解説しています。

判断事項とトレードオフ

単独の経費かレポートか。 経費を一件ずつ申請する方が単純です。出張や月次の申請では、レポートにまとめる方が適しています。チームがすでにレポート形式で作業していない限り、最初は単独の経費から始めてください。

承認は一段階か二段階か。 小規模なチームでは、上司の承認で十分なことがほとんどです。金額が大きい場合やポリシーで求められる場合に、経理の承認を追加します。

ポリシーチェック。 カテゴリの上限、一定額を超えたらレシート必須、週末の食事は不可、といった単純なルールで、経費に自動でフラグを立てられます。フラグは立てるだけで、ブロックはしないでください。最終判断は承認者が行います。

レシートの読み取り。 AIモデルや OCR サービスは、写真から店名、日付、合計を読み取れます。入力の手間は省けますが、誤りもあるため、フォームには事前入力したうえで本人に確認してもらいます。AI プロバイダーのキーはサーバー側に保管してください。詳しくは アプリにAI機能を追加する方法 を参照してください。

通貨。 社員が出張する場合は、元の金額と通貨、そして換算に使ったレートと、そのレートの日付を保存します。

立て替えの精算。 トラッカーが記録するのは精算が行われたという事実です。実際の支払いは通常、給与処理や銀行を通じて行われます。最初はその役割分担のままにしておきましょう。

最初のプロンプトの例

社員20人の会社向けに経費管理アプリを作ってください。社員はスマートフォンから経費を追加します。入力項目は、金額、通貨、日付、店名、カテゴリ、案件、メモ、カメラで撮影したレシート写真です。金額は整数のセント単位で保存してください。経費は最初は下書きとして作成され、社員が申請します。各社員には上司がいて、申請された経費を理由付きで承認または却下します。上司は詳細と並べてレシートを見られます。カテゴリの上限を超えた経費や、25ドルを超えてレシートがない経費には、フラグを立てますがブロックはしないでください。承認後の経費はロックされ、編集すると再承認に戻ります。経理ユーザーは承認済みの経費をすべて見られ、まとめて精算済みに変更でき、日付、社員、店名、カテゴリ、案件、金額、通貨、ステータス、レシートのリンクを含む CSV をエクスポートできます。ステータスの変更はすべて、誰がいつ行ったかを記録してください。ロールは社員、上司、経理の3つです。メールとパスワードでのログイン、データベース、レシート用のファイルストレージを使います。チームを2つと、サンプルの経費を用意してください。

構築の手順

1. スマートフォンで動く経費追加画面。 カメラからのアップロード、適切な初期値（今日の日付、前回使ったカテゴリ）、1分以内で完了できること。ファイルアップロードをアプリに追加する方法 を参照してください。
2. ステータス付きの自分の経費一覧。
3. ロールと承認。 社員、上司、経理としてサインインし、それぞれが何を見て何を変更できるかを確認します。
4. ロックと監査ログ。 承認済みの経費を編集してみてください。
5. ポリシーのフラグ。
6. エクスポート。 CSV を経理担当者に渡し、問題なく取り込めるか確認してもらいます。
7. レシートの読み取り（任意）。手動のフローがうまく動いてから追加し、AI の推測を実際のレシートと比べてください。
8. 一つのチームで一か月パイロット運用してから、全社に展開します。

よくある間違い

• 入力の遅さ。 項目が増えるほど、申請されなくなります。必須にするのは、金額、日付、カテゴリ、レシートだけにしてください。
• レシートが公開状態で保存されている。 レシートのファイルは、その経費を見る権限のある人だけがアクセスできるようにしてください。
• 承認後も編集できる。 ロックしないと、承認に意味がなくなります。
• ステータスの上書き。 すべての変更を記録してください。
• 浮動小数点で金額を扱う。 整数のセント単位を使ってください。
• レシートを早く削除しすぎる。 記録の保存ルールは国や業種によって異なるので、会計士に確認してください。
• AI が読んだ合計を確認せずに信用する。

既製の経費管理ソフトが適している場合

専用の経費管理製品には、法人カードとの連携、銀行口座の自動取り込み、走行距離の記録、会計ソフトとの同期、モバイルアプリなどがあり、多くの国の税務やコンプライアンスの細かい対応も済んでいます。法人カードや会計ソフトへの直接の同期が必要なら、そちらのほうが強い選択肢です。

自作が向いているのは、承認ルールやカテゴリが既製品に合わないとき、チームが月に数件しか経費を申請しないのに利用料金が高いとき、経費を自社のデータ（案件、仕事、クライアント、物件など）に結び付ける必要があるとき、あるいはトラッカーが大きな社内ツールの一部になるときです。経費をクライアントに再請求している場合は、請求書アプリ と連携させてください。

Mythex で作る

Mythex では、上記のプロンプトに書いたトラッカーを作れます。チャットで内容を説明し、ライブプレビューで試してから、チーム向けに公開します。アプリで必要になれば、専用の Postgres データベース と、レシート用の ファイルストレージ が追加されます。ログインは持ち込み型で、どの方法を使うかはあなたが選び、エージェントが組み込みます。レシートの読み取りに使う AI プロバイダーも同様に自分で選べ、そのキーはプロジェクトのシークレットとして保存されます。近い出発点が欲しい場合は、経費精算アプリのテンプレート と 経費承認のテンプレート を見てください。

よくある質問