Како да изградите апликација за следење трошоци: сметки, одобрувања и надоместоци

Апликацијата за трошоци ја евидентира потрошената сума, на што, од кого, со приложена сметка. За слободен работник тоа е уредна евиденција за даночна сезона. За тим тоа е текот од „јас го платив ова“ до „ти ти го надоместивме“: поднесување, одобрување, исплата, извоз. За да ја направите, ви требаат брзо внесување од телефон, прикачување сметки, категории, чекор за одобрување за тимови и извоз што сметководителот може да го користи. Držете го екранот за внесување брз — ако евидентирањето на трошок трае подолго од минута, луѓето престануваат да го прават тоа.

Лична, фриленсерска или тимска?

Ако всушност сакате да го планирате месечното трошење според цели, наместо тоа прочитајте како да изградите апликација за буџет. Остатокот од овој водич се фокусира на следење трошоци за фриленсери и тимови.

Што му треба на една апликација за трошоци

Страници

• Додај трошок — износ, валута, датум, трговец, категорија, белешка, фотографија од сметка. На телефони, отворете ја камерата директно.
• Моите трошоци — листа со статус (нацрт, поднесено, одобрено, одбиено, надоместено) и филтри.
• Извештај за трошоци (опционално) — групирајте трошоци од едно патување или месец и поднесете ги заедно.
• Одобрувања — за менаџери: сите чекачки ставки со видлива сметка, одобрување или одбивање со причина.
• Финансиски преглед — одобрени ставки што чекаат надоместок, означување како платено, извоз.
• Поставки — категории, лимити на политика, одобрувачи, валути.

Податоци

• Корисници — име, улога, менаџер (кој ги одобрува нивните трошоци).
• Трошоци — корисник, датум, трговец, износ (цели центи), валута, износ на данок, категорија, проект или клиент, ознака за наплата, белешка, статус, извештај.
• Сметки — трошок, датотека, датум на прикачување.
• Извештаи — корисник, наслов, период, статус.
• Настани на одобрување — трошок или извештај, кој, дејство, причина, временска ознака.
• Категории и политики — на пример „Оброци: до одреден износ на ден, сметка потребна над праг“.

Водете дневник на настани за одобрување кој само се дополнува, наместо едноставно да го пребришувате статусот. Кога некој ќе праша „кој го одобри ова?“, одговорот е во дневникот.

Дозволи

• Вработените ги гледаат и уредуваат само своите трошоци, и тоа само додека се нацрти или одбиени.
• Одобрувачите ги гледаат поднесените трошоци на својот тим.
• Финансиите или администраторите гледаат сè, означуваат надоместоци и извезуваат.

Одобрен трошок треба да се заклучи: промената на износот по одобрувањето мора да го врати назад на одобрување. Нашиот водич за контрола на пристап според улоги ја опфаќа изградбата на овие улоги.

Одлуки и компромиси

Поединечни трошоци или извештаи. Поднесувањето на секој трошок посебно е поедноставно. Групирањето во извештаи одговара за патувања и месечни побарувања. Почнете со поединечни трошоци, освен ако вашиот тим веќе работи со извештаи.

Едно или двостепено одобрување. Одобрување од менаџер е доволно за повеќето мали тимови. Додајте финансиски чекор кога износите се големи или политиката го бара тоа.

Проверки на политика. Едноставни правила — лимити по категорија, сметка потребна над износ, без оброци за викенд — можат автоматски да означат трошоци. Означете, не блокирајте; одобрувачите одлучуваат.

Читање на сметки. AI модели и OCR услуги можат да прочитаат трговец, датум и вкупен износ од фотографија. Тоа штеди куцање, но прави грешки, па однапред пополнете го формуларот и замолете го корисникот да потврди. Клучот на AI провајдерот мора да остане на серверот. Видете како да додадете AI функции во вашата апликација.

Валути. Ако луѓето патуваат, чувајте го оригиналниот износ и валута, и конвертираниот износ по курсот што е користен, со датумот на тој курс.

Враќање пари на луѓето. Апликацијата ја евидентира дека надоместокот се случил; самата исплата обично минува преку платен список или преку вашата банка. Одржете го вака на почетокот.

Пример за прв промпт

Изгради апликација за следење трошоци за компанија со 20 вработени. Вработените додаваат трошоци од телефонот: износ, валута, датум, трговец, категорија, проект, белешка и фотографија од сметка снимена со камерата. Чувајте ги износите како цели центи. Трошоците почнуваат како нацрти; вработените ги поднесуваат. Секој вработен има менаџер кој одобрува или одбива поднесени трошоци со причина, и ја гледа сметката до деталите. Означете, но не блокирајте, трошоци над лимитот на категоријата или без сметка над 25 долари. Откако ќе се одобри, трошокот се заклучува; уредувањето го враќа на одобрување. Корисниците од финансиите ги гледаат сите одобрени трошоци, ги означуваат како надоместени во групи и извезуваат CSV со датум, вработен, трговец, категорија, проект, износ, валута, статус и врска до сметката. Евидентирајте секоја промена на статус со тоа кој и кога. Улоги: вработен, менаџер, финансии. Најава со е-пошта и лозинка, база на податоци и складирање датотеки за сметките. Вметнете два тима и примерок трошоци.

Чекори за изградба

1. Екран за додавање трошок на телефон. Прикачување од камера, разумни стандардни вредности (денешен датум, последна користена категорија), под една минута за завршување. Видете како да додадете прикачување датотеки во вашата апликација.
2. Листа „Моите трошоци“ со статуси.
3. Улоги и одобрувања. Најавете се како вработен, менаџер и финансии, и проверете што секој може да види и промени.
4. Заклучување и дневник на ревизија. Обидете се да уредите одобрен трошок.
5. Ознаки од политика.
6. Извоз. Дајте го CSV-то на оној што ги води книгите и прашајте дали се увезува чисто.
7. Читање на сметки (опционално). Додајте го откако ќе работи рачниот тек, и споредете ги неговите погодоци со вистински сметки.
8. Пилот со еден тим еден месец пред целосно воведување.

Чести грешки

• Бавно внесување. Секое дополнително поле ги чини поднесувањата. Направете задолжителни само износ, датум, категорија и сметка.
• Сметките складирани јавно. Датотеките со сметки треба да бидат достапни само за луѓето што смеат да го видат тој трошок.
• Уредливи одобрени трошоци. Заклучете ги, инаку одобрувањето нема смисла.
• Пребришување на статус. Чувајте дневник на секоја промена.
• Пари со децимални броеви. Користете цели центи.
• Прерано бришење сметки. Правилата за водење евиденција се разликуваат; проверете ги кај сметководител.
• Верување на AI прочитани вкупни износи без преглед.

Кога е подобар готов софтвер за трошоци

Наменските производи за управување со трошоци нудат интеграции со картички, автоматски банкарски feed-ови, следење на километража, синхронизација со софтвер за сметководство и мобилни апликации, а многу од нив веќе ги покриваат даночните и усогласеноста детали за многу земји. Ако ви требаат фирмени картички или директна синхронизација со софтвер за сметководство, тие се посилниот избор.

Изградете своја кога вашите правила за одобрување или категории не се вклопуваат, кога цената по корисник е висока за тим што поднесува неколку трошоци месечно, кога трошоците мора да се поврзат со вашите сопствени податоци (проекти, работи, клиенти, имоти) или кога следењето е дел од поголема интерна алатка. Ако трошоците ги пренаплаќате на клиенти, поврзете ја со вашата апликација за фактурирање.

Изградба со Mythex

Mythex може да ја изгради апликацијата за следење од промптот погоре: ја опишувате во чат, ја пробувате во живиот преглед и ја објавувате за вашиот тим. Кога апликацијата ги бара, додава посветена Postgres база на податоци и складирање датотеки за сметките. Најавата е донеси-си-сопствена — вие избирате пристап и агентот го вгради — исто важи и за секој AI провајдер за читање сметки, со клучот зачуван како тајна на проектот. За да почнете од нешто блиско, погледнете ги шаблоните апликација за трошочни побарувања и одобрувања на трошоци.

Прашања